【活动策划】城市化公路改造工程开工典礼策划方案P44.ppt
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1、(1),http:/ 该工程计划于2008年4月下旬开工,值此开工之际,我公司经过精心策划、严谨构思得出一套创意新颖的开工典礼策划方案。整个典礼的仪式“隆重、热烈、欢庆”,力求做到创意独到、节省费用、更具条理性和可操作性,保证此次开工庆典活动取得圆满成功。,(4),(5),活动主题: “布龙路龙景立交至龙华段城市化公路改造工程”开工典礼 主办单位: 深圳市交通局 承办单位: 深圳市公路局 协办单位: 深圳市市政工程总公司 策划单位: 深圳市时代龙音公关顾问有限公司 活动时间: 2008年4月25日(星期五,暂定) 活动地点: (待定) 活动规模: 500人左右 策划宗旨: 通过广泛的外围环境布
2、置,加强对该工程的宣传 通过对活动现场全方位的环境布置,营造现场气氛 通过热烈喜庆的典礼仪式,烘托活动的整体气氛,(6),(7),(8),3月19日,提交策划方案,4月初,承办单位确定合作的公司,双方签署合作协议,4月7日 -10日,确定策划方案细节,完成相关物料设计,由承办方确认,4月11日-21日,活动物料制作,相关用品的准备,4月22日-24日,活动现场安装、布置时间,4月25日上午,开工典礼现场,(9),(10),(一)现场嘉宾名单确认 * 市政府、市交通局、市公路局、市政工程总公司出席领导名单 * 媒体出席嘉宾名单 * 其他出席嘉宾名单 (二)请柬的设计、制作、派送与跟踪 * 政府各
3、有关部门由市政府统一发通知,确定出席庆典的人数 * 其它各单位由承办单位派请柬 * 执行公司负责设计并印刷制作,(11),(三)现场安全、交通安排 * 确定交通组织方案,协调公安、交警进行现场的交通组织与安全工作 * 前期分别制作嘉宾、来宾等停车证,并在会前发到各与会车辆相关人手 上,现场按停车类别证来引导停车 * 停车证在背面将会制作会场路线图 * 确定制作相关导示牌,如路标、停车场导示等 * 根据来宾身份不同、结合现场区域划分,由专人负责各区来宾及车辆的分流、疏导、签到、接待、引导等工作 * 由承办单位与公安交警局协调,出动足够警力,负责活动当天的重要来宾车辆途经道路的交通疏导,(12),
4、(四)现场消防安排 * 结合现场场地布置及活动环节设置,与消防局确认消防设施布置合理方案,以作紧急预案 * 由承办单位与消防部门协调,安排两部消防车,并借调至少10个消防灭火器 * 现场入口、出口、舞台区、通道区、休息区、停车场区等,均要备有消防用品 (五)现场水电安排 * 提供仪式用现场水源(建议饮用矿泉水) * 提供且保证有足够功率的电源,确保现场活动顺利进行,(13),(六)现场医疗、卫生安排 * 现场搭设医疗棚,安排专业医护人员、准备应急医疗药品,应付现场突发医疗事件 * 现场搭设流动洗手间若干 (七)现场媒体安排 * 活动现场合理设置电视转播区、平面媒体拍摄区、媒体专访区,使现场媒体
5、采访工作井然有序 * 为了把这一喜讯全方位告知广大市民,建议采用在深圳特区报、深圳商报、深圳晚报、晶报、南方都市报、深圳广电集团的电视、电台等媒体,做开工的全面宣传报道 * 提前两天在活动周边路段插彩旗、悬挂宣传标语、布置导示牌,为开工仪式的顺利进行做前缀,(14),(八)现场仪式安排 * 确认仪式形式,明确活动中所需制作物品的设计和制作,明确仪式所需采购物品 * 活动所需文稿内容撰写(仪式程序表、发言稿等) * 确认现场工作人员工作职责、人数,责任落实到人 (九)现场区域安排 * 停车区域标识明显化(市政停车区、嘉宾停车区、媒体停车区、公共停车区等) * 休息区域标识明显化(贵宾休息区、嘉宾
6、休息区、媒体休息区等) * 媒体工作区域标识明显化(电视转播区、摄影记者区、媒体专访区等) * 服务功能区域标识明显化(医疗区、流动洗手间等),(15),(十)应急预案安排 * 现场备有医疗、消防、安保、流动洗手间、休息区等功能区域,以备应急 * 每位来宾的资料袋里都备有定制遮阳伞,作为礼品的同时,可预防当天下雨应急所需 * 因活动在外场举行,现场所有物品均作防风处理,避免因当天风大影响 * 现场休息区和舞台区尽可能使用美观的尖顶遮阳篷,一方面可遮挡烈日,一方面避免下雨(尖顶可避免雨水积水带来的隐患),(16),(十一)方案细化、物资准备 * 在各细节确定之后,将方案进行细化,并提供执行方案
7、* 提供详细费用报价 * 现场物料的设计制作 * 明确人员职责分工 * 与相关协作部门的人员做工作协调 * 兼职及礼仪培训 * 灯光、音响等设备确认 * 协作方通气会议,(17),(18),1、 会场布置 2 、仪式流程控制协调 3 、现场秩序维持与控制 *签到区:贵宾、媒体、来宾签到协助 *接待区:现场军乐队、威风锣鼓等的指挥、协调 *休息区:贵宾服务、贵宾引导 *舞台区:流程控制、音响控制、音乐伴奏控制 *停车场:停车引导,1、现场物资的清理 2、外围宣传品的拆除,(待项目确定后提供详细工作计划),(19),(20),项目总控,项目经理,活动管理,媒介管理,客户经理,财务人员,行政人员,负
8、责与客户沟通 传达客户意见 传递项目过程,制订媒体投放计划 媒体沟通与跟进 传播实施 传播监测及效果评估,活动方案策划 供应商联络 活动实施 活动效果评估,项目财务保障,后勤支持,项目策略支持,项目质量控制、项目进度控制,(21),负责现场的执行、实施,共八人 预计兼职人员不少于10人,时代龙音总经理 丰富的市场营销和公关沟通经验 曾历任跨国公司市场部负责人、政府项目负责人,项目总控 戴苑苑,负责客户沟通、项目策划、执行 七年的公关活动工作经验 曾服务于深圳移动、高交会、汇丰银行、福田国土局等客户 丰富的活动策划及实施经验,项目组员 若干,项目经理 赵新宇,(22),项目小组工作分工,(23)
9、,项目小组工作分工,(24),(25),活动时间:2008年4月25日 下午10:30-11:30 活动地点:待定 活动流程: 7:00-9:00 所有项目安装布置全部到位,交通局的筹备小组人员和公关公司工作人员到位;公安、交警人员到达典礼现场检查交通组织和安全保卫情况 9:00-9:30 双方工作人员对所有布置进行最后检查,确保活动顺利进行 9:50-10:25 迎宾(嘉宾车一到位即放8响国际礼炮,其他来宾在到场后凑响军乐队、威风锣鼓) 10:25-10:30 来宾就位(军乐队、威风锣鼓) 10:30-11:10 仪式正式开始,与会嘉宾致辞 11:10-11:15 启动仪式: 启动嘉宾上台,
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