【课件】办公室信息资源管理.ppt
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1、项目十二 办公室信息资源管理,http:/ (一)信息收集的范围 信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。信息工作程序包括:收集、整理、传输、存储、反馈和利用。 (二)选择信息收集方法和渠道 1信息收集的方法 (1)观察法。,http:/ (3)询问法。 (4)问卷法。 (5)网络法。 (6)交换法。 (7)购置法。,http:/ (1)大众传播媒介渠道。 (2)图书馆。 (3)互联网渠道。 (4)供应商和客户。 (5)贸易交流渠道。 (6)信息机构渠道。 (7)关系渠道。 (8)调查渠道。,http:/ (一)信息的加工 1信息的筛选 (1)办公室常备的信息资料 (2)阅读筛选信息
2、资料的方法 (3)信息筛选的工作程序 第一,看来源。 第二,看标题 第三,看正文。 第四,决定取舍。,http:/ 信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同,分门别类地组织起来的一种科学方法。 (1)信息分类的方法 信息分类方法主要有:字母分类法;地区分类法主题分类法是数字分类法时间分类法。 (2)信息分类的工作程序 熟悉信息内容。 选择分类方法。根据各种信息分类方法的特点进行选择。 辨类。就是对信息资料进行主题分析,分辨其所属类别。 归类。对收集的信息分门别类地组织起来,使信息条理化。 (3)注意事项 要利用颜色、标签区分类别;要建立交叉参照卡。 3信息的校核,http:/ 信息存储是
3、用科学的管理方法,将有保存价值的信息系统化,以便日后利用。 1信息存储的载体 (1)纸质载体。 (2)磁性载体。磁性载体的类型主要有:软盘;硬盘;磁带;光盘;缩微品。 2信息存储的装具与设备 信息存储装具与设备有:文件夹、文件盒、文件袋、文件柜与文件架(如:直式文件柜、横式文件柜、敞开式资料架、卡片式储存柜、显露式文件柜)。,http:/ 信息存储管理系统有:(1)信息集中管理系统;(2)信息分散管理系统;(3)信息计算机辅助管理系统 4信息存储的要求 (1)选择有使用价值的信息存储。 (2)按信息内容确定存储期,对过期的信息及时进行调整和清理。 (3)分类存储信息。 (4)防止存储信息受到损
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