公文写作及发文管理0107.ppt
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1、目录,第一部分,公文写作,发文管理,第二部分,总体要求,第一部分 公文写作,第一节 公文种类 第二节 公文格式 第三节 行文规则 第四节 常见问题,第一节 公文种类,上行文,下级机关对具有领导关系的上级机关发文。(报告、请示),平行文,下行文,同级或不相隶属机关之间的发文。(函),上级机关对具有被领导关系的下级机关发文(通知、通报、批复、会议纪要),第一节 公文种类,(一)决定,用于对重要事项或行动作出安排,奖惩有关单位及人员。指令性的语言,用词要十分肯定,不留余地。如:关于追记刘建秋“抗震灾 抢通信”一等功的表彰决定,(二)通知,用于发布规章制度,任免和聘用干部,传达上级机关指示,转(印)发
2、上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级单位的公文、发布要求下属单位办理和有关单位共同执行或周知的事项。,(三)通报,用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。,(四)报告,用于向上级机关或有关主管部门汇报工作,反映情况,答复上级机关或有关主管部门的询问。,第一节 公文种类,(五)请示,用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。,(六)批复,用于答复下级单位的请示事项。,(七)意见,用于对重要问题提出见解和处理办法。,(八)函,用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;请求批准和答复审批事项。,(九)会议纪要,用于记载和传达会议情况和议定事项。,第一节 公文种类 第二节 公文格式 第
3、三节 行文规则 第四节 常见问题,第一部分 公文写作,第二节 公文格式(一),公文格式,秘密等级,保密期限,紧急程度,发文单位标识,发文字号,签发人,标题,主送机关(单位),正文,附件说明,成文日期,印章,附注,附件,主题词,抄送机关,印发日期,第二节 公文格式(二),秘密公文应选择:秘密、企业秘密;紧急公文分别标明“特急”、“急”。 主送单位和抄送单位要使用全称或者规范化的简称,由外到内(福州分公司集团客户部、市区营销服务部、福清分公司、福建省公司)。请示、批复的主送单位只能是一个. 不同类的单位之间用逗号隔开,同类单位之间用顿号。(各县(市)分公司,福州分公司客户响应中心、市区营销服务部)
4、 发文时标题使用宋体二号字,并加粗。正文使用仿宋三号字,段落正文首行缩进2字符,行间距26。,一,一,二,三,四,第二节 公文格式(三),公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。即一般由发文机关、事由和文种三部分组成(但发文机关现往往可省略)。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。 但在特殊情况下,仍需使用诸如引号、括号、顿号、破折号等标点符号。 制作标题时,既要反映文章的主题,文题相符;又要规范格式。 公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空2字符用3号仿宋体标识“附件”,后标全角冒号和名称,序号使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。一句话
5、自动换行时,第二行第一个字应与第一行冒号后第一个字对齐。 附件:1、第一季度投诉量统计表 2、第一季度服务短板项目 表,五,六,第一节 公文种类 第二节 公文格式 第三节 行文规则 第四节 常见问题,第一部分 公文写作,第三节 行文规则,1、标题:关于的通知 2、正文:缘由、事项、要求 3、转发性的通知:标题需省略中间转发的层层过桥,直转最上级领导机关发文标题。(转发省公司关于的通知) 4、结语:(可以不要)常见有:一是各文种专用语如: “特此通知”等。二是希望、号召类。,通知,第三节 行文规则,1、种类:表扬性通报、批评性通报、情况通报 2、标题:关于的通报 3、表扬性通报:正文一般包括先进
6、事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。 先进事迹是这类通报的主要内容。直述式通报在介绍先进事迹时,一要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。二要实事求是,不能任意夸大、渲染。三要重点突出,涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的,就把事实写得详细些,无关紧要的可一笔带过或略而不记。 应在介绍事迹的基础上,说明先进事迹的意义。 表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定,它通常写在通报的末尾部分。 希望和要求,既包括对被表彰者的勉励和期望,又包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神,针对当时形势需要有感而发,力求符合实际,有针对性,概括、鲜明、不
7、千篇一律。” 4、批评性通报:正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。 5、情况通报正文,重在叙事、把重要精神和相关工作情况传达给下级机关。有些还对情况进行简短的分析,预测其发展方向。提出要求和注意事项。,通报,第三节 行文规则,1、特点 陈述性:只要讲工作情况、做法、经验、问题、建议上报即可,很少议论。 汇报性:主要是下级向上级汇报工作,一般不要求批复。 灵活性:以事后行文为主,反映汇报工作;事前报告主要提建议、意见。 及时性:报告必须及时,便于上级掌握情况。 2、标题:关于的报告 3、正文常见: 情况报告:首先,交代基本情况,包括开展工作的依据,主要情况;其次,着重陈述工
8、作进展情况,主要做法和效果、工作中存在的主要问题,做简要分析;最后,提出解决方法和工作要求,结束语可用“特此报告”。 建议报告:首先,开头概述报告背景,原因、目的、情况;其次,针对问题提建议和意见。 送文送物报告(即向上级机关报送非法定文种如工作总结、计划、规划、调查情况、述职情况、决策方案等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送交某一重要物品时随物一同送文的报告):一般交待上报材料或物品的依据,可简要介绍材料主要内容或物品的情况,说明详见材料附件或实物,也或直接将材料具体内容在正文中展开描述,不另加附件。,报告,第三节 行文规则,1、特点 请求性。向上级机关请求批复。如该事项在职权范围内,
9、或已有明确规定可循,不必请示。 单一性。请示事项必须单一,做到一文一事,避免一文多事,给上级机关批复造成难度。请示的主送机关只能是一个;请示应一文一事,同时,不得抄送下级机关。 时限性。请示一般都是需解决的问题,因此有一定的时限要求。 直接性。向直接隶属上级机关请示。 2、标题:关于的请示 3、正文:请示缘由、请示事项、请示结语。正文开头,首先,写为何请求指示,原因和目的。其次,写请示事项,具体写什么问题,要求解决什么问题困难等。最后,一般用“当否,请批复”或“妥否,请批复” 。,请示,第三节 行文规则,“签报”是党政机关、企事业单位内部下级向领导请示、报告工作时使用的一种常见事务性文书(非法
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