《精选文档》会计信息系统框架结构.ppt
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1、会计信息系统框架结构,1、基本结构: 财务处理系统+报表处理系统,2、扩展结构: 基本结构+工资核算+材料核算,3、进销存结构:扩展结构+采购管理+销售管理,4、企业信息化环境下的会计信息系统:,+固定资产核算+成本核算等,+存货管理,5、会计信息系统的实施、维护与管理,二、基本结构框架,记账凭证,录入,凭证暂存表,审核,记账,科目汇总表,流水账数据表,日记账数据表,报表系统,会计报表,账后凭证,总分类账,明细分类账,日记账,1特征,2数据表,4讨论,3辅助核算,返回,返回,辅助核算:,辅助核算是在凭证录入过程中,加载辅助信息,记账后,通过辅助信息生成辅助账簿。,辅助核算一般包括四种: (1)
2、个人往来辅助核算; (2)单位往来辅助核算; (3)部门辅助核算; (4)项目核算。,辅助核算的实现原理: (1)在会计科目设置时,对需要进行辅助核算的科目加载辅助核算标志; (2)在凭证录入时,辅助核算科目要求录入辅助信息。,返回,基本结构特征:,1、记账凭证是系统唯一数据入口,是系统加工处理的对象;,2、凭证暂存表存储的记账凭证(账前凭证)可编辑、修改甚至删除,因而是非正式的会计档案;,3、只有审核后的凭证才能进行记账处理;,4、记账是更新科目汇总表以及转储凭证暂存表记录的数据处理过程;,5、科目汇总表、流水账数据表(账后凭证)、日记账表等记录只能查询,不能执行修改和删除操作,因而是正式的
3、会计档案;,6、按固定格式从账后数据表中直接获取数据,生成总分类账、明细分类账、日记账等;,7、会计报表格式具有不确定性,因而需通过报表处理系统定义格式,再生成管理需要的报表。,基本系统涉及的主要数据表:,1、会计科目表;(图表),2、凭证暂存表;(图表),3、科目汇总表(科目发生额及余额表);(图表),4、流水账数据表(账后凭证表);,5、会计期间表。(图表),返回,会计科目表,返回,凭证暂存表,返回,科目汇总表(科目发生额及余额表),返回,会计期间表,返回,讨论-1:,1、电算化财务处理系统与手工会计系统的区别;,下一页,要点: (1)账前凭证处理; (2)记账过程; (3)账簿形成。,2
4、、各种会计核算软件的设计特点;,要点: (1)账后凭证的逆处理过程; (2)账前凭证模拟账后处理过程; (3)专门记账与审核即记账功能; (4)总账-明细表-凭证联查。,3、辅助核算:,要点: (1)辅助核算原理; (2)个人往来辅助核算; (3)单位往来辅助核算(应收应收管理); (4)项目核算。,讨论-2:,返回,4、专用会计核算软件与通用会计核算软件;,要点: (1)初始化差异; (2)管理目标差异。,5、单机版与网络版会计核算系统;,要点: (1)数据处理一致性问题; (2)数据调用与修改控制。,6、基本结构的局限性。,要点: (1)结构简单,仅仅解决账务处理的计算机管理; (2)不能
5、参与企业管理过程。,下一页,三、扩展结构,3-1 扩展结构的构成 扩展结构是在基本结构基础上,将会计部门涉及的其他工作纳入计算机管理。包括: 1、工资核算。建立工资管理系统,计算每一职工工资,并标识职工类别、所在部门,计提福利费,划分成本工资,并按一定分配方式计入产品成本。 2、固定资产核算。建立固定资产管理系统,按卡片管理每一固定资产,划分固定资产类别,定期计提折旧。,3、材料核算。建立材料核算系统,对材料采购业务、生产过程材料耗用、库存材料收发存进行核算。 4、成本核算系统。建立成本核算系统,按成本项目归集和分配生产过程中发生的原材料、直接燃料和动力、直接工资及福利费、辅助生产费、废品损失
6、以及制造费用,计算产品总成本和单位成本。 5、应收应付管理系统。,下一页,3-1-1 工资核算系统,录入,固定工 资文件,人事及工 资变动,职工基 础数据,考勤记录,更新,录入,变动工 资文件,合并,工资文件,福利费文件,分配,工资费用分配表,福利费用计提分配表,转账凭证,输出,工资结算单,结算汇总表,计提,返回,1实现原理,2数据表,3讨论,工资核算实现原理:,1、以职工代码为关健字,将固定工资文件与变动工资文件连接起来,计算应付工资和实发工资,并存储于工资文件;,2、对工资文件按部门、职工类别、费用类别、规定工资组成分类汇总,并按计提比例,计提职工福利费,存储于福利文件;,3、由固定工资文
7、件和变动工资文件输出工资结算单、工资结算汇总表;,4、由工资文件、福利费文件输出工资费用分配表、福利费用计提分配表;,5、由分配表编制转账凭证,传递到财务处理系统。,返回,工资核算涉及的主要数据表:,1、固定工资文件;,2、变动工资文件;,3、工资文件;,4、工资费分配文件;,5、福利费计提文件(结构及作用同工资费用费用分配文件)。,返回,固定工资文件:,字段,职工代码 姓名 姓别 工作时间 基本工资 职务工资 浮动工资 费用类别 固定工资,费用类别是费用类别编码,表明工资的生产成本、管理费用、福利费用、销售费用、在建工程、其他支出等属性,是方便工资分配和汇总设计。,返回,表属性:正式档案,变
8、动工资文件:,职工代码 加班天数 加班工资 奖金 其他补贴 事假天数 事假扣款 费用类别 变动工资,字段,返回,表属性: 正式档案,用途:存储职工变动工资记录。,工资文件:,1、职工代码 2、应发工资 3、实发工资 4、费用类别,字段,表属性: 工作文件,返回,用途:中间计算表。,工资费用分配表:,部门类别 生产成本 制造费用 管理费用 应付福利费 销售费用 在建工程 其他支出,字段,用途: (1)计算成本;(2)登记总账。,表属性: 工作文件,每一部门占一条记录,反映该部门工资总额在不同科目的分配情况。,返回,工资核算讨论:,1、职工代码在工资核算系统中的作用; 例如:9位 第1、2位表明职
9、工类别; 第3、4位表明职工所在部门; 第5、6位表明职工所在班组; 第7-9位表明顺序编码。,2、工资管理系统中的文件属性。 (1) 正式档案属性; (2)工作文件属性。,返回,3-1-2 固定资产核算:,初始化,固定资产卡片文件,增减,固定资产月变动文件,月折旧*,追加修改,变动历史文件,折旧文件,折旧账表处理,折旧明细表,原值及净值表,明细账,卡片,折旧汇总表(部门),折旧汇总表(分类),增减明细表,变动数据,增减汇总表(分类),增减汇总表(部门),转账凭证,返回,1实现原理,2数据表,3讨论,*,固定资产核算实现原理:,1、初始化固定资产卡片,存入固定资产卡片文件;,2、增加和减少固定
10、资产存入固定资产月变动文件;,3、折旧处理过程:(1) 对固定资产变动,追加和修改固定资产卡片;(2)追加和减少固定资产存入固定资产历史变动文件;(3)按“本月增加不提折旧,本月减少仍然计提折旧”原则,计提折旧,存入折旧文件,并修改固定资产卡片累计折旧数据项;(4)清除本月变动文件记录;,4、由折旧文件、卡片文件输出折旧表细明、固定资产原值及净值、固定资产明细账、固定资产卡片;由变动历史文件输出固定资产增减明细表、增减汇总表;,5、由折旧汇总表生成转账凭证。,返回,固定资产核算系统涉及的主要数据表:,1、固定资产卡片文件; 2、固定资产当月变动文件;(工作文件,结构同1) 3、固定资产历史变动
11、文件;(档案文件,结构同1) 4、固定资产折旧文件; 5、固定资产折旧计算公式文件; 6、固定资产工作量文件; 7、固定资产类别定义库; 8、折旧分配借贷方科目对照表;,返回,固定资产卡片文件: (档案文件),1、资产编号 2、资产名称 3、 规格型号 4、计量单位 5、建造单位 6、使用年限 7、使用日期 8、总工作量 9、清理费用 10、预计残值 11、停用日期,12、凭证日期 13、凭证编号 14、摘要 15、原值 16、折旧方式 17、累计折旧 18、已用年限 19、当前状态 20、方向 21、变动状态 ,返回,(1)每一种固定资产占用一条记录,资产编号是系统识别唯一标志;,(2)当前
12、状态:在用、停用、已折旧完;,(4)变动状态:减少时,调出、报废、盘亏;增加时,购建、调入、盘盈。,(3)方向:增加、减少;,固定资产折旧文件: (档案文件),1、资产编号 2、年初累计折旧 3、年折旧额 4、01贷方 5、02贷方 15、12贷方,返回,(1)文件按年设计;,(2)记录长度等于卡片文件;,(3)存放每一种固定资产每一个月的折旧数据。,固定资产折旧计算公式文件:,1、折旧方式号 2、折旧名称 3、折旧算式 4、折旧率,(1)折旧名称:平均年限法、产量法或工作量法、余额递减法、双倍余额递减法、年数总和法等;,(2)折旧算式:如平均年限法, (余额-预计残值+清理费用)/使用年限
13、其他方法略。,(3)折旧率:如工作量法, (余额-预计残值+清理费用)/总工作量,返回,固定资产工作量文件(使用工作量法或产量法折旧使用):,1、资产编号 2、01工作量 3、02工作量 13、12工作量,返回,固定资产类别定义库:,1、类别 2、类别名称 3、折旧类型 4、项目编码,(1)提供分类别的折旧信息, 定义类别个数即为记录长度;,(2)折旧类型:单项折旧、分类折旧、综合折旧;,(3)项目编码:折旧分配对应项目。,返回,折旧分配借贷方科目对照表:,1、项目编码 2、项目名称 3、借方科目 4、贷方科目,例如:,返回,进销存管理结构:,将会计核算过程与进销存业务联系起来。,满足进销销存
14、业务管理需要,同一业务处理,满足会计核算需要,1、销售过程与应收管理联系;,2、采购过程与应付管理联系;,3、存货管理。,返回,3-1 销售与应收管理,销售定单 销售发票 收款单据 退货单 客户资料 其他初始资料,输入,临时销售文件,产品销售主文件,应收账款主文件,客户资料文件,输入,确认,更新,分析预测,查询更新,更新,记账凭证文件,输出,销售日报表 销售费用表 账龄分析表 客户信息表 销售人员业绩表,账务子系统,存货管理系统,销售计划文件,销售分析统计表,2数据文件,返回,1实现原理,3讨论,销售与应收管理主要涉及四类文件:,1、主数据文件 包括:销售主文件、应收账款文件。 是销售与应收管
15、理最基本的两个文件。,2、辅助数据文件 包括:客户资料文件、销售计划文件等。 用于存放销售管理和分析统计所需要的辅助信息。,3、记账凭证文件 用来存放系统生成的记账凭证。,4、其他数据文件 用来存放销售与应收管理所需要的其他数据。,返回,销售主文件的结构:,用于存储每一笔详细销售业务数据,有关销售的统计分析数据均来自于该文件。所以,满足销售管理需要。,表结构:,销售单价 销售数量 总金额 销售费用 税率 应税金额 代垫费用 付款条件 实收金额,产品代码 销售日期 合同号 发票号 客户单位 销售部门 销售人员 销售方式 结算方式,返回,数据来源:确认后的临时销售文件,记录属性: 正式档案,应收账
16、款文件:,用于存放货款结算详细数据。,表结构:,客户代码 合同号 产品代码 合同收款日期 应收金额 实收金额 收款日期,数据来源: 确认后的临时销售文件,文件属性: 正式档案,返回,客户资料文件:,用于存放客户基本信息。,表结构:,客户代码 客户名称 客户地址 开户银行 联系电话 邮政编码 联系人员 信用等级 ,文件属性: 辅助数据文件,文件设计: 当针对不同类型客户有不一同的销售价格管理时,这一文件需分析为若干文件。,返回,销售计划文件:,用于存储销售计划数据。,表结构:,计划起始日期 计划终止日期 商品代码 计划销售数量 计划销售费用 客户代码 计划销售数量 计划销售费用 ,文件属性: 辅
17、助销售管理文件,表结构设计: 按销售管理需要灵活设计。,返回,记账凭证文件:,记账凭证文件用于存储销售业务相关的记账凭证。,表结构:,凭证编号 凭证日期 附件张数 摘要 借方科目 贷方科目 金额 制单人员 复核人员 记账人员 发票号 ,表属性: 暂存记录,但不能对金额、会计科目等数据项进行修改。,与账务处理系统直接关联: 能够通过该文件将凭证记录传递到账务处理系统。,返回,其他数据文件:,存储销售与应收管理所需的其他数据,或者参照其他管理系统数据文件。,参照数据项:,1、结算方式 主要有现金、支票、汇兑、银行汇票、银行本票、托收承付、委托收款等。 不同的结算方式管理要求不同。每种结算方式要求设
18、置对应会计科目,以方便计算机自动生成凭证。,2、付款条件 即折扣条件,包括折中有效期限、对应折扣率、应收账款到期天数等。 需设置专门的数据文件存储。有些企业为了更好促销,将客户分类管理,或根据销售额确定折扣条件,或根据信用情况给予折扣条件等,需增强销售管理功能。,下一页,3、交易方式 确定销售模式,由此定义记账凭证模板,即凭证类型、借贷方科目、摘要等。,销售业务一般划分三种模式: (1)销售业务; (2) 退货业务; (3) 非存货销售业务,如销售过程中发生的运杂费、包装费等。,4、税率 确认销项税率,由销税率自动计算销项税额。 设置销售产品的适应销项税率。由于与每一种货存“一一对应”,一般存
19、储于货存管理系统的存货文件中。,5、销售部门和销售人员 设置专门的数据表存储销售部门、销售人员代码及名称。 目的: (1)统计业绩; (2) 明确凭证生成人员。,下一页,6、价格政策 针对不同客户群体(每一客户)、不同购买数量设置的销售价格。,目的:执行公司销售政策、提高销售管理的效率。,管理方式:一般有二种 其一,划分价格类型管理。如零销价、批发价、特价等。 特点:针对所有客户群体。 其二,划分客户管理。一般公司经营(生产)多种商品、有若干客户,因此,针对客户的销售管理模型为“多对多”关系,包括销售价格、结算方式、结算时间、适用客户等,由此,可提供丰富的销售业务数据。,返回,销售与应收管理的
20、实现原理:,围绕四类单据的处理过程: (1)销售订单(客户订单);(2)销售发票;(3)收款单;(4)退货单。,几类单据的数据传递与利用关系:,客户订单,退货单,销售发票,收款单,下一页,每一环节同时进行两个方面的管理:一是销售业务管理;二是会计数据处理,从而实现会计与业务过程的统一。,销售订单(客户订单)管理:,一般销售业务都是从签订销售合同、输入销售订单开始。钱货两清业务也要求录入销售订单,以规范销售管理过程。,1、销售订单录入的数据项 满足销售管理和会计处理要求。所以,销售订单要求录入销售业务包括的所有数据项。 主要包括:原始单据号、订货日期、收款条件、销售部门、销售人员、客户单位、货品
21、名称、数量、单价、税率等。 (1)有些数据项需手工录入,如销售数量;(2)大多数据项选择录入,如客户代码、价格、货品名称等;(3)有些数据项只能由系统从相关数据文件中提取,如税率等。,2、销售订单的确认 只有确认后的订单才能进行后续业务处理。但实行实时处理(有效好的控制措施)不需要进行订单确认管理。,3、销售订单直接为销售发票提供数据来源。,下一页,销售发票管理:,销售发票是销售单位从会计角度确认销售实现的管理,类似税务机关提供的销售发票。,1、按订单号获取销售发票数据 (1)自动获取数据过程;(2)一张销售发票可能包括多张销售订单。,2、销售发票需确认的数据项 交易方式、结算方式、应收款日期
22、和应收货款或者实际收款日期和实收货款、折扣金额、抵扣预收款等。,3、销售发票确认后,即生成相应凭证,并传递到账务处理系统,凭证模板(产品成本价格来源于库存管理系统): (1) 借:销售成本 (2)借:应收账款 贷:库存产品-XX产品 贷:产品销售收入 贷:应交税金-应交增值税-销项税,下一页,4、销售发票原则上由销售订单生成 对于现货销售和小额销售,也可采用直接输入销售发票方式管理。,5、销售发票与开给客户的发票,是两种不同的凭证 原则上,销售发票就是开给客户的发票,但后者需要使用税务机关统一发票。 目前,税务机关推行适用于用户的计算管理开票系统(增税率开票系统),但不能与销售管理系统进行数据
23、交换,仍然是两个过程。,下一页,收款单管理:,收款单是确认收到货款的凭证。,1、收款单划分三种情况: 其一,钱货两清业务直接按销售发票号提取数据生成; 其二,延期一次性支付同钱货两清业务; 其三,分期支付不能根据销售发票生成,按实际收到货款处理。,2、收款单需处理的数据项 (1)收款说明;(2)销售发票号(提取);(3)实收金额;(4)账扣金额 (5)收款日期;(6)客户名称;(7)收款方式;(8)结算号等。,下一页,3、凭证生成 按收款情况生成记账凭证。,凭证模板: 借:现金或银行存款 贷:应收账款-XX客户 对于存在账扣费用情况,处理过程复杂,一般在账务处理系统中处理。,下一页,退货单管理
24、:,退货管理与企业经营模式直接相关,不同企业采取不同的退货处理方式,相应有不同的会计处理过程。,1、发货后即产生退货情况(未确认销售记录) 一般通过直接修改销售记录解决。 2、已确认销售记录情况 首先录入原销售发票号,由系统自动给出销售记录,再录入退货记录。收款处理时,合并为一种情况处理。,有的系统也采用凡是客户退货,直接进入退货处理流程方式处理,在结算时,扣除货退货款。,返回,销售与应收管理讨论:,1、如何构建一个适合你企业销售与会计管理的系统?,2、在销售与应收管理中为什么没有专门的应收账款核销处理?,返回,采购与应付管理系统:,请购单,生产控制系统,存货系统,录入,请购单文件,库存文件,
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