发现分析及解决问题的七个步骤ppt课件.ppt
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1、分析及解决问题的基本方法 七步骤 HKTR980306TP-AC “善于解决问题的能力通 常是缜密而系统化思维的 产物,任何一个有才之士 都能获得这种能力。有序 的思维工作方式并不会扼 杀灵感及创造力,反而会 助长灵感及创造力的产生 。” 有关解决问题常见的迷思 “解决问题的高手是天 生的,而不是培养出来 的。有的人生来就有这 个天赋,而有的人却没 有,这是一种天生的创 造能力.是教不出来的 。” 迷思事实 2 解决问题的七个步骤 陈述问题分解问题 (问题树) 去掉所有非关 键问题(漏斗法) 制定详细的 工作计划 进行关键分析综合调查结果, 并建构论证 讲述来龙去脉:在 沟通文件中将数据 及论
2、证联系起来 一周解答, 然后再来 ? 步骤1步骤2步骤3步骤4 步骤5步骤6步骤7 3 第一步-陈述问题 清晰地陈述要解 决的问题 清晰陈述问题的特点 一个主导性的问题或坚定的假设 具体,不笼统 有内容的(而非事实的罗列或一种无可争议的 主张) 可行动的 以决策者下一步所需的行动为重点 4 首要之务是对 问题的准确了解 5 陈述问题的实例-公共图书馆 公共图书馆面临着大家抱怨它不能提供信息 服务的问题 评价 图书馆是否应努力改善对会员的服务? 能否采取不同的图书馆管理方法以改善对 会员的服务? 图书馆有哪些改善会员服务的可能?是通 过延长时间,更好地选择书刊,还是在现 有的预算内改善编辑目录使
3、借阅更加容易 ? 事实的陈述 无可争议 太空泛 具体,可行动的 问题 6 其他方面-问题的 背景情况 1.决策者4.成功的标准 2.影响决策者的主要因素5.主要衡量标准 3.解决问题的时间6.所需的准确度 哪些是他们比较关心的问题? 你如何解决互相冲突的问题? 决策者如何判断是否成功地解决 了问题? 他/她所关心的是什么? 哪些是你的听众? 哪些是衡量成功的主要变数? 多快需要找出解答?需要何种准确度? 7 问题背景情况的实例-公共 图书馆 1.决策者4.成功的标准 2.影响决策者的主要因素5.主要衡量标准 3.解决问题的时间安排6.所需的准确度 图书馆馆长 12个月後需再由市长续聘并由理事会
4、批 准 已任职7年 市长 将在9个月后重新选举,并面临着需增加 赋税但没有提供足够服务的压力 改革必须同图书馆的使命一致 改革计划必须可在6个月内实施 改善成果必须在6个月内可以衡量并有 所显现 因为图书馆的工作人员是主要的改革实 施者,所以他们必须支持改革 图书馆馆长 理事会 市长 不超出预算 客户满意度调查结果有所改善 发给市长、报纸或图书馆长的表扬信 必须在6个月内进行改善,所以必须 在2月内解决问题 对所需变革种类的强有力的指导比细 节的精确度更为重要 但不能超出预算 8 关心听众所急 9 “杰瑞,我根据一个人所穿的鞋来对 他进行评判。” 一定要考虑到决策 者的主要标准 10 注意多快
5、需要答 案 11 步骤2-分解问题 逻辑树 问题陈述 问题/假设1 问题/假设2 问题/假设3 分支问题 分支问题 分支问题 分支问题 分支问题 分支问题 为什么使用逻辑树? 1.将问题分成几个部分使 解决问题的工作可以分成智力上能够 解决的几个部分 不同部分可按轻重缓急区分 工作责任能分派到各人 2.保证问题获得完整地解决 将问题的各个部分解决好,即可解决 整个问题 所分问题的各个部分各不相同,而且 包括了各个方面(即没有重叠没有遗 漏) 3.使项目小组共同了解解决问题的框架 4.协助重点使用组织框架及理论 12 逻辑树的三种类型 类型描述推论的成份 首先定义问题, 再将问题分成不 同的部分
6、 先给出解决问题的 假设方案,然后举 出所需的充足原因 来验证或推翻这个 假设 列出关键问题,使 之能用是或 否来回答,然后 按照需采取之相应 行动的逻辑顺序排 列 推论 以假设 为主 问题图 利用推论及假设 为主的逻辑树来找 出问题 逻辑树的末梢以 问句形式结束 利用问题图来找 出选择方案,通常 在项目后段程序使 用 行动、主 张、标准、 问题、话题 原因 ? ? 什么/ 如何 原因 是 否 13 推论式的逻辑树举例-公共图书馆 图书馆如何能在不超出现 有预算的情况下,通过延 长时间,选择更好书刊或 者改进借阅现有材料的方 法来改善服务? 为什么业绩变差 ? 不采取行动能否 改变? 延长开馆
7、时间 能否有重要的 改善机会? 通过更好地选 择书籍/刊物能 否改善业绩? 使借阅现有材 料更方便能否 改善业绩? 图书馆书刊材料的收集工作有改变吗 ? 图书馆员工有改变吗? 图书馆的布置改变了吗? 图书馆的借阅程序有改变吗? 晚上时间延长? 周末时间延长? 周末提早开馆? 准备更多的当代小说? 不同的专题? 更多的精装而非平装书? 目前图书馆的布置是否最理想? 读者是否非常了解如何借阅资料? 是否备有回答问题的服务? 14 切勿低估协作与团队 合作对解决问题的价 值 15 步骤3-淘汰非关键的问题 淘汰的问题 问题陈述 问题1 问题2 问题3 经常反复推敲过程中的第 一步 假设/理论及数据之
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