第五部分沟通公文函教学课件.ppt
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1、,第五节 沟通性公文 函,一、必需知识 (一)函的适用范围及特点 1. 函适用于: 不相隶属机关之间商洽工作, 询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项。 具体来说,函的适用范围包括四个方面: 1)平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。 2)向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 3)业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。 4)机关单位对个人的公务联系,如复群众来信等。,2. 函的主要特点: 1)适用范围广泛,使用灵活方便。 既可用于相互商洽工作,询问答复问题, 又可用于向主管部门请求批准事项 及主管部门审批或答复事项。 2)行文方向具有多向性。
2、 既可平行,又可以上行、下行, 但多作平行文,这是函的独特之处。 3)短小精悍。 函一般较短小,内容单一,语言简洁明了。 有的函只有三言两语。 函有公文“轻骑兵”的称誉。 4)用语具有谦敬性 函常用的词语有: 拟、承蒙、蒙、鼎立相助、承蒙惠允、贵、贵单位、敝,(二)函的主要类型 函的分类标准有三种: 1按照内容和用途,函可分为三类: (1)商洽函。 指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。 如商调干部函、洽谈业务函等。 (2)询问、答复函。 指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。 如:邮电部劳工局就工龄问题,函询国家劳动总局的函 (3)请批、批准函。
3、主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函,以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。 有关机关、单位涉及部门业务工作,需向不相隶属的业务主管部门请求批准, 但又因相互之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文,就应用函。 同理,有关主管部门向不相隶属的机关单位批准某些业务事项, 例如:干部录用、调动、经费拨付等, 也应用复函。但在实际工作中,这类函常常误用为请示、报告、批复。,2按照文面规格,函可分为公函和便函。 (1)公函,按一般公文格式需写上标题、主送机关、正文、落款, 也要编上发文字号,既可由机关办文部门按发文统一编号,也可按函件单独编号。 (2)便函格式灵活、简便,写法较自由,
4、可不写标题、不编文号。 便函不列入正式文件范围。 3按照行文方向,函可分为去函和复函。 去函也叫来函,即是主动发出的函。 复函则是针对来函所提出的问题或事情,被动答复的函。,(三)函的结构和写法 1标题 函的标题主要有两种写法: (1)发文机关 事由 回复函对象 文种, 如“国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函”, 这是较重要的复函常用的标题。 又如“工商局关于产品税收问题给安乐公司的复函(或函)” (2)事由 文种,省略发文机关 去函标题: 如“关于请求拨款举办民间艺术节的函”, 复函标题: 如“关于拨款举办民间艺术节的复函”,,2正文。 (1)去函的正文开头,一般先写
5、商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。 事项部分即主体部分, 应采用叙述和说明的写作方法,要简明扼要,又要交待清楚。 要求部分可多可少,如果事项很简单,可同原由写在一段,一气呵成; 如果事项较复杂,或要求较多,往往要单列一段甚至分条列项写。 不论是哪一种内容,对哪一级,要求的语气都应是谦和的,既不巴结,也不生硬。 如果要对方回复,则还要明确提出“请函复”、“请复”之类的结语。 (2)复函的正文写法同批复正文写法基本一样, 结构为:引语 答复意见。 引语就是引述来函标题及来函文号。 答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复,即表示同意或不同意,不同意是什么原因,或应该怎么
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