内审员培训最新.ppt
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1、2019/7/23,1,内 审 员 培 训,内部审核,管理体系内部审核是标准所要求审核的一种,它的对象是组织的管理体系,目的就是通过审核来评价管理体系组织运行的实际结果。 通过内部审核,检查组织管理体系是否符合标准要求, 是否符合组织的实际工作。 检查组织的管理体系运行的适宜性、符合性、充分性和有效性程度。(见标准8.2.2条款),2019/7/23,3,审核目标不明确 审核思路不清晰(主线、辅线不清晰) 审核的时间观念不强 对审核全局和宏观的把握不强 对审核的重点没有把握 会认识到不符合,但不能确定不符合的依据 对发现问题的严重程度无法确定 只看到问题的表象,不善于由此挖掘或进行追踪 ,内审
2、员审核时的难点,2019/7/23,4,一、为什么要进行内部审核,是质量、环境体系从策划到实施、检查、改进的重要步骤之一,通过内审实施,可实现整个管理体系的P-D-C-A循环中的检查环节,以证实管理体系的适宜性和有效性 借助内审,可以发现体系中的不足,采取纠正预防措施和跟踪验证其改善效果,是持续改进和自我完善的重要途径 提供了一个交流思想的机会,使得各部门在交叉审核中能看到自己与其它部门的成功经验与不足,便于共同的提高 内部审核是管理体系的标准要求,是进行正式外部认证的必要前提条件,审核的目的,通过对管理体系运行情况的自我检查,来确定公司内部管理体系的运行是否符合标准的要求及组织的各部门是否按
3、照组织所规定的要求在实施。对审核中发现的不符合情况,依据情节的严重程度及需要程度,制定纠正预防措施来确保消除不合格和防止类似事件再次发生,达到不断持续改进的目的。,审核目的一般从以下几方面考虑: a)申请第三方认证; b)调查重大的不合格的原因; c)为外部审核作准备; d)检查管理体系适宜性、充分性和有效性, 寻找改进的机会; e)定期审核(例行审核)。,审核的作用,组织按策划定期地进行审核,以证明组织管理体系运行适宜 、充分、有效。(标准8.2.2条款) 内审是组织管理体系自我完善的一个有力的工具。通过内审检查来保证文件化的管理体系能有效运行。 通过对审核中发现的不合格,制定纠正预防措施来
4、确保消除不合格和防止类似事件再次发生,达到持续改进的目的。 内审是在外部审核发现管理体系运行不合格之前,组织内部率先发现并加以改正的最好办法,8.2.2 内部审核(9001),2019/7/23,8,组织应按策划的时间间隔进行内部审核,以确定质量管理体系是否: a、符合策划的安排(见7.1)、本标准的要求以及组织所确定的质量管理体系的要求; b、得到有效实施与保持。 组织应策划审核方案,策划时应考虑拟审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的结果。应规定审核的准则、范围、频次和方法。审核员的选择和审核的实施应确保审核过程的客观性和公正性。审核员不应审核自己的工作。 应编制形成文件的程序,以规
5、定审核的策划、实施、形成记录以及报告结果的职责和要求。 应保持审核及其结果的记录(见4.2.4) 负责受审核区域的管理者应确保及时采取必要的纠正和纠正措施,以消除所发现的不合格及其原因。后续活动应包括对所采取措施的验证和验证结果的报告(见8.5.2)。 注:作为指南,参见GB/T 19011。,内部管理体系审核的阶段,审核的策划与准备阶段 审核的实施阶段 不符合的提出及审核结论、报告阶段 纠正措施的提出及跟踪验证阶段,审核的定义:,为获得审核证据并对其进行客观评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。 审核准则:用作依据的一组方针、程序或要求; 审核证据:与审核准则
6、有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息; 审核发现:将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果; 审核结论:审核员考虑了审核目的和所有审核发现后所作出的审核结果; 审核方案 针对特定时间段所策划,并具有特定目的的一组(一次或多次)审核;,对审核定义的理解:, 审核是对组织活动和过程进行检查的有效管理工具,审核结果是为管理者采取措施提供信息; 审核主要是通过审核获得组织按照标准的要求建立的管理体系合格运行的证据,并确定满足审核准则的要求程度; 审核准则是审核的依据; 为确保审核的有效性和效率,应坚持审核的正规性、客观性、独立性和系统方法几个核心原则。,审核的要求,a)正规性、系统性、独立
7、性、客观性; b)审核方法是一个抽样的过程; c)审核是一个形成文件的过程。,审核的正规性 a)审核依据公司策划的要求进行; b)审核只能由具有资格的人员进行; c)审核按正式规定程序要求进行; d)审核必须依据客观证据对发现问题作出判定; e)审核结果必须有正式报告和记录。,审核的系统性 审核过程是一个系统的过程,是规范和有序的。 规范 外部审核按合同进行; 内部审核由领导者正式授权进行。 有序的 审核必须有组织、按计划进行;,审核的独立性 a)审核员不能审核自己所承担的工作,即审核员必须与被审核的工作无直接责任; b)在进行第三方认证时,认证公司不能对受审核机构既提供咨询又进行认证审核。
8、审核的客观性: a)尊重客观事实,以发现的客观证据作为判断的依据; b)站在公司的立场不服从于任何部门的利益。,审核又是一个需要形成文件的过程;如: 编制审核计划; 编写审核检查表; 现场审核形成记录; 编写不合格报告; 编写审核报告。,管理体系审核种类,第一方审核:又称内部审核,用于组织内部改进目的,由组织自己或以组织的名义进行,可作为组织自我合格声明的基础。 第二方审核:由组织的相关方(如顾客)或由其他人员以相关方的名义对组织进行的审核。是外部审核的一种。 第三方审核:由外部独立的组织进行。这类组织主要提供符合要求的认证或注册。 联合审核:当两个或两个以上审核组织合作,共同审核同一受审核方
9、的情况。,体系审核的类型,供应商/外协厂,公司/工厂 本 身,主要客户,认证机构,公证单位,第三方 审核,第一方审核,第二方审核,第二方审核,第二方审核,内部审核:第一方审核 外部审核:第二方审核和第三方审核,所以审核的委托方可以是,审核策划与审核准备,管理者授权,任命审核组长成立审核组,文件审查,准备审核文件(审核计划 审核检查表),修改至完善,审核准备结束,不合格,合格,内部审核的时机,正常情况下的常规审核 a)按预先编制的审核计划进行审核; b)管理体系建立并运行一段时间之后; 特殊情况下的追加审核: a)发生严重的问题或客户重大投诉; b)组织机构发生重大变化; c)方针、目标、指标发
10、生改变; d)即将进行第二方、第三方审核; e)第三方审核后获得认证证书,而证书即将到期又希 望继续保持证书而需进行监督审核。,审核的频次如何确定,决定执行审核频次时,主要考虑以下情况: 以往的审核发现 调研 不符合报告 市场信息 所以,一般企业在正常情况下,希望公司在每个组织区域,每年至少应进行两次审核工作,同时亦可根据需要追加审核。,审核组的组成,审核组的要求 a)管理者代表任命审核组长及审核组成员; b)审核组人员必须经过培训取得审核员资格; c)审核员熟悉审核范围的专业知识; d)内部审核员可以为受审核方提供参考建议。,标准的类型 产品/服务以及相关法规的要求 技术专长 审核组的规模和
11、成员 管理技巧(管理审核组所需的技巧) 个人技巧(与受审核方处理问题的技巧) 语言能力 利益冲突(包括现实与潜在的),决定审核组构成的要点,审核组长,审核组长的职责 a)全权负责审核工作; b)协助选择审核组的其他成员; c)制定审核计划,指导编写审核检查表; d)控制审核过程,并对审核观察结果作最后决定; e)提交审核报告; f)组织跟踪审核结果。 审核组长的选定 a)具备审核员资格; b)比较熟悉审核范围的业务; c)具有一定的工作经验; d)具有较强的组织能力。,审核员,审核员的职责 a)应能遵守相应的审核要求; b)能传达和阐明审核要求; c)按计划分工编制审核检查表; d)收集客观证
12、据并将观察结果形成文件; e)报告审核结果; f)验证所采取的纠正措施的有效性; g)配合并支持审核组长的工作。 审核员的选定 a)具备审核员资格; b)熟悉审核范围的业务; c)具备一定的专业知识; d)具备一定的工作协调能力; e)为受审核部门所接受。,审核员的素质,应具有的素质 不应有的素质,严肃认真的 客观公正的 开朗愉快 简明扼要 自律的 善于表达的 耐心的 建设性的,漠不关心 带有偏见 害羞 迟疑不决 散漫的 沉默寡言 主观偏狭的 消极的,审核的形式,集中式审核 集中在某一段时间内完成对管理体系覆盖的所有部门及标准所有要求的审核; 分散式审核 将管理体系覆盖的部门和标准所有要求分散
13、在不同的时间段完成,但一年内至少要完成二次完整的审核。,审核的过程,1、文件审评 查阅文件,评价文件是否符合标准要求,标准所要求的文件有没有,有没有其它的有关文件。文件是否受控。 2、面谈 与被审核部门的主管沟通,了解部门对标准及公司文件的理解程度。是否熟悉文件的规定要求。 3、观察 看现场的操作,作业的形成过程与文件的规定的吻合性 4、查阅 查找记录证据,了解作业过程是否在执行标准及文件的规定要求,是如何记录的,记录是否齐备。 5、验证 了解有关的证据与事实的结果是否一致,有无出入。,审核方法结论,没有一种审核方法是最有效或是最好的,在符合8.2.2要求的前提下,最好的审核方法只能靠自己去摸
14、索。适合自己的就是好的。 但一般的公司在建立和运行标准管理体系的前期大都采用部门+过程的审核方案。 各种审核方法都有其优点,必要时可以综合运用。,审核的方法 按过程或标准条款进行审核: 考虑涉及的部门; 优点是审核全面,不会出现漏项; 缺点审核线路复杂、费时。 按部门进行审核 考虑涉及的主要活动以及涉及标准的相关条款; 优点是减少了时间浪费,效率高; 缺点是易出现漏项。,审核的技巧 顺向追踪:逻辑性、系统性强,可查证接口,但费时; 逆向追溯:针对性强,切实具体,问题复杂时不易理清。,- 逆向和顺向审核方法:从过程的始端查到终端 或从过程的终端查到始端(适用第二方审核) - 自上而下和自下而上的
15、审核方法:(如:文件控制适用自上而下;检验测量和试验适用自下而上) - 按标准条款审核和按部门审核:一般应采用按部门审核为宜,比较小公司/部门较少时可采用按标准要素审核的方法,审核计划的确定,这时要求我们应做到: 每年至少对组织的所有部门进行二次审核; 审核都应覆盖标准的所有要求; 依照审核计划按时由审核小组进行; 是否编制年度审核计划根据需要确定。 审核实施计划: 审核实施计划由审核组长制定,经管理者批准; 通过发放审核计划的方式提前通知受审核部门;,审核计划的内容,应包括以下内容: 1、审核的目的与范围 2、审核组的组成:审核组长、组员 3、审核的依据和审核性质 4、审核时间安排及任务的分
16、配(审核 员、受审核部门/人员、时间、首 次会议、末次会议等) 5、审核计划的制定与批准,审核范围的内容一般从以下几方面考虑 a)全公司范围; b)某一个或几个部门; c)标准的全部或部分条款的要求。,审核的依据包括以下几方面: a)有关的法律、法规; b)标准; C )公司管理体系文件; d)合同.,审核日程安排包括以下几方面: a)首次/末次会议的时间; b)审核组人员及其分配; c)受审核部门及具体时间安排; d)受审核部门主要的审核要点或要素。,例行审核: 滚动式:在一段时间内逐一完成所有部门或全部要 素的审核。 集中式:在较短的时间内完成一次完整的审核。 临时审核 : 有如下情况时进
17、行的审核,公司的管理模式、组织架 构、方针发生重大变更时,管理体系本身存在重大缺陷(如:投诉情况严重、重大的品质环境人身事件等影响管理体系),公司的产品、生产工艺/技术出现重大变动、管理者代表认为有必要时。,年度滚动审核计划案例:,*年度内部审核滚动计划 月份 部门 管理层 销售部 采购部 技术部 生产部 品质部 仓 库 审核已计 划 审核已进行 纠正措施已计划 纠正措施已完成 纠正措施已验证,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12,审核实施计划案例:,内部审核实施计划 一、审核目的 通过对管理体系运行情况的审查,验证管理体系运行的充分性、适宜性、有效性及满足要求的能力;同时寻找
18、改进的机会,为申请认证做准备。 二、审核范围 公司管理层、人事部、销售部、生产部、工程部、采购部、仓库、品质部等与管理体系有关的部门及*产品的生产和服务。 三、审核依据 公司管理体系文件;相关法律、法规; 标准; 合同。 四、审核组成员 组长: A组: B组: 五、审核日期 * 年 * 月 * 日 共*天。 六、审核过程安排:,时间 受审核部门 内容 审核组 09:00-09:30 首次会议 09:30-12:00 管理层 4.1,4.2.1,4.2.2,5.1-5.5, 6.1,7.1,8.1,8.5 B组 品管部 4.2.4,5.4.1,5.5.1,7.5.3, 7.6,8.2.3,8.2
19、.4,8.3,8.4,8.5 A组 12:00-13:30 午间休息 13:30-16:30 人事部 4.2.3,4.2.4,5.5.3,6.2,6.4 A组 市场部 5.4.1,5.5.1,7.2,8.2.1,8.4,8.5 仓库 5.5.1,7.5.3,7.5.5 生产部 4.2.3,5.3,5.4.1,6.3,7.5.1,7.5.2, 7.5.3,7.5.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.4,8.5 B组 采购部 5.5.1,7.4,8.3,8.4) 工程部 4.2.3,5.5.1,7.1,7.3,8.2.4,8.3 16:30-17:00 审核组内部会议 17:00-17:30
20、末次会议 注:此次审核未能对标准5.6/8.2.2条款进行审核,将由B组在 月 日对该条款进行补充审核。 编制: 日期: 审批: 日期:,检查表的作用,a)是指导审核员进行审核的路线图,是进行审核的提纲和工具; b)明确审核的要点和方法,保持审核目标清晰和明确; c)保持审核内容的周密和完整,确保审核的覆盖面; d)保持审核的方向和节奏,确保审核时间的控制; e)减少审核员的偏见和随意性,体现审核的正规化和专业性; f)减少审核员之间不必要的重复性工作; g)作为审核的记录档案。,检查表的内容 a)完整的审核项目和要点明确查什么 b)明确审核的步骤、方法和抽样量明确如何查,编制检查表的要求:
21、a)编写之前,应掌握各部门的工作职能分配情况; b)以管理体系文件为重要依据进行编写; c)选择典型、关键的问题,抽样应具有代表性; d)突出审核区域的主要职能,照顾一般,详略得当; e)注意逻辑顺序,明确审核步骤,具有可操作性。 f)不应只用YES/NO的问答模式; g)时间上应留有余地。,检查表的使用: a)作为审核员的工作文件、备忘录; b)不能死搬硬套、照本宣科; c)可以进行调整,但不能偏离太多; d)利用检查表确保所有方面的要求都已查到。 e)只能作为指南使用.,制定检查表的四要素,查什么 检查要点和检查思路 去哪里 地点 找谁 被审核人 如何检查验证方法,从整体的思路上要考虑审核
22、的主线和辅线 该部门或过程的职责是什么 该过程或该部门识别的顾客或产品要求是什么 制订了什么样的目标进行控制 控制的方法和准则是什么 控制的效果如何 是如何进行监测的 监测的结果如何,有无不符合情况,如何进行整改和持续改进的,内审检查表案例,内部审核检查表 受审核部门/人员 审核编号: 日期: 标准条款 审核内容 审核方法 审核记录 判定 4.2.3 文件审批, 检查文件的审 批是否符合文 件规定的职权? 抽取三份文件查看 是否得到批准 文件发放 检查是否存在文件发放的依 据?发放依据是否报文件规定 检查文件是否有审批 人员审批? , 检查文件的发放是否按文件 抽查文件是否 规定形成发 放的记
23、 录? 有发放登记 文件修改 根据文件清单,检查是否存在 文件修改情况? 如有,抽查2-3份文件 文件修改后重新审批的权限是 否与文件规定一致? 检查文件修改审批 编制: 批准: QR-8.2.2-01-02,审核组内部沟通会议: a)确认审核准备情况; b)讨论疑难问题,明确审核重点; c)提出注意事项。,循环阶段,创造审核气氛,进行检查,确立审核过程,结束,寻找客观证据,审核实施首次会议,一切准备工作就绪后,按照计划执行审核。审核活动可以从首次会议开始。 首次会议的作用 可以借用首次会议来创造审核的气氛 在首次会议上,一些有关保证审核的议题必须提出来, 因为可以极大的减少执行审核的阻力。
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