文件体系的试运行.ppt
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1、文件体系的试运行,2012年11月,一、组织制度文件学习 二、文件运行中的动态管理 三、运行中记录的留存及要求 四、运行中部门工作目标的制定 五、文件执行中的监督检查,学院质量管理工作的进程: 第一阶段:管理制度进行梳理,完善和优化,定稿,形成文件化体系。 第二阶段:进行文件的运行和实施。 第三阶段:监督检查,内部审核,管理评审。 第四阶段:整改提高,持续改进。,1.ISO9001标准所要求的文件制度 1.1 何为“制度”? 现代汉语词典制度是指: 1)要求人们共同遵守的办事规程或行动准则; 2)在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系。 在一定范围内,具有一定约束力的普遍原则。,1
2、.2 制度的来源 管理是制度文化体系(刚性的)与价值自然体系(柔性的)的最佳结合。 是管理走向成熟的结晶。,2.ISO9001标准要求建立文件的重要性 提高学院管理的效率 增加各项工作的熟练度,降低成本 作为改善管理水平的基础 当作问题解决的依据 应用于授权与例行管理 便于学院各类工作业务技能的积累和提高 符合上级教育部门、学院的顾客和ISO9001标准的要求,3.ISO9001标准有关文件的作用 ISO9000实际上是一个“人本+文本”的管理体系,因此,文件有着极其重要的作用。 (1)阐述、声明作用。 (2)规定和指导作用。 (3)记录和证实作用。,4.文件的使用要达到的目的 过去因过程控制
3、不严密造成工作脱节的现象已杜绝 过去职责不明确的公共事物,现在已有了明确的管理部门 过去只看最后的工作结果,现在不仅要看结果,更要看开展工作的过程,注重工作过程的记录,什么叫试运行?,学院ISO9000工作项目启动以来,经历了文件编写过程,那是一个工作规范的过程。 目前的试运行就是实现“做我所写,记我所做”_也就是文件制度的执行过程。,为什么要试运行?,通过实践来验证前期文件编写的合理性、实用性、有效性。 通过实践来发现学院管理中存在的不足,以便更好地改进和提高管理水平。,如何试运行?,认真执行质量管理体系文件,保证各项要求的落实,一、组织制度文件的学习,1、学习与本部门工作直接有关的文件(要
4、求明确有哪些规章制度文件、记录表格、责任人、完成时间)。 2、学习与本部门工作间接相关的文件 3、通过学习知法懂法,才能守法。 4、了解文件的途径:给各部门下发的制度文本、通过各部门网页、专题网页等。,对部门领导的要求,理解质量方针和质量目标,分解、落实与本部门有关的质量目标; 熟悉本部门的质量职责和相关的质量管理体系文件; 熟悉本部门与相关部门的工作接口; 明确对下属的工作要求; 掌握本部门的质量工作情况。,对教职工的要求,总要求是“写你应做的,做你所写的”,文件写到、说到的一定要做到。 具体表现为: 熟悉所在部门的职能; 明确本人的质量职能和权利; 熟悉掌握工作程序、方法和技能; 在工作中
5、保留好工作痕迹(记录),ISO9001标准中有“4.2.3文件控制”明确规范了文件的动态管理要求。 a)文件的编、审、批后才能进行发布。 b)文件动态评审、及时更新,再批准。 c)文件更改状态要能识别。 d)使用部门使用文件的有效版本(防止新旧版本同时存在或使用作废版本情况)。 e)文件清晰、易于识别。 f)对外来文件(来自上级的政策、国家法律法规等)识别和控制分发。 g)对作废而需要保留的文件要进行标识,防止误用。,二、文件执行中的动态管理,二、文件执行中的动态管理,进一步改进质量管理体系文件,提高文件的符合性、有效性和适宜性 具体表现:在实践中对文件不断修订,要求各部门的内审员在工作中,注
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