学院质量、环境管理体系文件管理手册.doc
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1、目 录0.1管理手册发布令10.2管理者代表任命书20.3 管理体系方针、目标/指标30.4 大学研究生学院概况60.5 管理手册说明71.目的范围92.引用标准93.术语定义104.质量、环境管理体系114.1总要求114.2文件要求115.管理职责125.1管理承诺125.2 关注点135.3 管理方针135.4 策划135.5职责、权限与沟通145.6管理评审1886.资源管理196.1资源提供196.2人力资源196.3 基础设施206.4工作环境207.实现217.1服务实现的策划217.2与顾客有关的过程217.3设计和开发227.4采购237.5服务的提供247.6监视和测量装置
2、的控制248.测量、分析和改进258.2管理体系监视和测量258.3不合格控制268.4数据分析268.5改进27附件一 研究生学院组织结构图29附件二 管理体系要求职能分配表30附件三 管理体系文件编、审、批权限表31附件四 管理体系过程关系图32附件五 管理过程及相互关系简图33 第 33 页 0.1管理手册发布令大学研究生学院根据发展的需要,决定全面实施ISO9001:2008质量管理体系要求和ISO14001:2004环境管理体系要求及使用指南,建立符合国际、国家标准的质量和环境管理体系。依据上述标准的要求,编制研究生学院质量管理和环境管理的管理手册。管理手册阐述了学院的管理方针、质量
3、目标和环境目标,对学院管理体系做出了具体描述,是指导学院实施质量管理和环境管理的纲领性文件和行为准则,现予以发布。学校主管领导: (签名) (日期) 0.2管理者代表任命书 大学研究生学院为贯彻ISO9001:2008质量管理体系要求和ISO14001:2004环境管理体系要求及使用指南标准,现任命李昇平为大学研究生学院管理者代表,其职责为:(1)按照国家相关标准,建立、实施和保持质量和环境管理体系;(2)向学校最高管理者报告质量和环境管理体系的运行情况,包括所需要进行的改进,并与有关管理层就质量和环境管理体系的运行情况进行沟通;(3)提高学院全体员工质量和环境意识,保证学院所有岗位和运行范围
4、执行相关的要求;(4)负责学院质量和环境管理体系方面的业务及与外部的联络。学校主管领导: (签名) (日期)0.3 管理体系方针、目标/指标0.3.1管理方针作为学校学位与研究生教育的行政管理和服务部门,研究生学院在执行各项具体管理和服务过程中秉承规范、公开、高效、绿色的管理理念,协调各学院、学科点及相关部门,努力提高大学学位与研究生教育的综合水平,逐步实现大学“有特色、国际化、受人重视”的发展目标。0.3.2目标/指标0.3.2.1研究生招生工作管理及服务目标/绩效指标(1)招生各环节规章制度完整、规范,招生过程公平、公正、公开;(2)招生各环节办事流程符合国家、省和学校的相关规定;(3)招
5、生各环节文件、资料(含电子文档)齐全,查询便利;(4)招生重要环节(如命题、考试、录取)上无大事故,招生录取中违规行为的投诉为0; (5)招生宣传、咨询、服务、投诉等渠道畅通;(6)研究生生源状况逐年改善;(7)年度顾客满意率不低于85%;0.3.2.2 研究生培养工作管理及服务目标/绩效指标(1)培养各环节制度完整、规范;(2)培养各环节的执行程序公开透明,办事流程符合国家和学校的相关规定;(3)培养各环节文件、资料(含电子文档)齐全,查询和下载便利;(4)每学年至少召开一次学生座谈会,就学校研究生培养各方面工作征求意见,会议有完整记录,有关意见及时向相关部门反映,意见处理结果向学生反馈;(
6、5)对研究生培养管理文件在执行中发现的问题进行及时评估,必要时启动相应的修订程序;(6)年度顾客满意率不低于85%;0.3.2.3 学位工作管理及服务目标/绩效指标(1)学校学位授予制度完整、规范;(2)学位授予各环节的执行程序公开透明,办事流程符合国家和学校的相关规定;(3)学位授予工作的文件、资料(含电子文档)齐全,查询便利;(4)学位授予数据准确,按要求及时报送;(5)学位证书、毕业证书的打印无差错;(6)年度顾客满意率不低于85%;0.3.2.4研究生学生工作管理服务目标/绩效指标(1)学生管理各项规章制度完整、规范;(2)逐步建立以学生自我管理为主的研究生管理模式,充分发挥各党、团、
7、支部及学生组织的在学生自我管理中的作用;(3)学生管理工作的文件、资料(含电子文档)齐全,查询便利;(4)按期进行研究生“三助岗位”、“大学优秀研究生评选”、“研究生科技立项”、“毕业生就业统计”等各项工作;(5)每年召开学生座谈会不少于2次,征求学生对学校及学院的各方面意见,会议有完整记录,有关意见及时向相关部门反映,意见处理结果向学生反馈;(6)年度顾客满意率不低于85%;0.3.2.5研究生学院行政管理服务目标/绩效指标(1)行政管理各项工作制度完整规范;(2)行政办事流程符合学校或学院的相关规定;(3)行政各类文件资料齐全,查询便利;(4)网站运行安全正常,信息发布及时; (5)采用I
8、SO管理方法,逐步完善服务体系,持续改进服务过程,提高服务质量;(6)每年完成至少4期大学学位与研究生教育简报;(7)涉及师生有关“出具证明”等需要加盖学院印章的,符合规定的应在2个工作日内完成,一般咨询应在当天内答复;(8)年度顾客满意率不低于85%;0.3.2.6 研究生学院环境管理目标/绩效指标(1)制定办公室节电、节纸的管理规定并严格实施。(2)学院努力节约电力、水力资源,及时关灯、关水和冷气源。(3)办公室有环保宣传标识;(3)办公场所全面禁烟,实行垃圾分类。学校主管领导: (签名)(日期)0.4 大学研究生学院概况大学研究生学院成立于2007年3月,同年4月成立研究生学院党总支,承
9、担全校研究生招生、培养、学位授予、学科建设以及学生管理等工作。学院下设招生办公室、学位与研究生培养办公室、院办公室、学生工作办公室等。大学研究生教育始于1990年,1993年我校成为硕士学位授权单位,1998年成为博士授权单位。2001年,我校成为同等学力硕士学位授权单位,2009年,我校获得推荐、接收优秀应届本科毕业生免试攻读硕士研究生和面向港澳台地区招收研究生资格。目前,我校拥有一级学科博士学位授权点1个,一级学科硕士学位授权点10个,含一级学科学位点覆盖数,共有二级学科博士学位授权点25个,二级学科硕士学位授权点84个,另有硕士专业学位授权点7个,覆盖了经济学、法学、教育学、文学、理学、
10、工学、医学、管理学等8个学科门类。学校现有博(硕)士研究生导师600多名,在读研究生2300余人。作为学校学位与研究生教育管理部门,研究生学院以“提升培养质量”为目标,积极探索研究生教育管理的新举措,大力推进符合ISO标准要求的研究生管理服务平台建设,努力借鉴国际研究生教育主流成功经验,促进我校学位与研究生教育快速健康发展。地 址: 中国广东省市大学路243号院 长: 李昇平联系电话: 86502435传 真: 86503637 86500635邮政编码: 515063网站:http:/0.5 管理手册说明0.5.1总则研究生学院依据ISO9001:2008质量管理体系要求和ISO14001:
11、2004环境管理体系要求及使用指南编制本管理手册。该手册规定学院的质量和环境方针、目标以及质量和环境策划,并概括描述学院质量和环境管理体系,用以指导和规范学院各项管理活动。通过管理手册,理顺各职能部门之间的关系,分清质量责任,加强协调,使学院质量和环境管理工作实现标准化、科学化、制度化,促进各项工作更有效的开展。本管理手册是大学研究生学院质量管理体系和环境管理体系运行的纲领性文件,各程序文件和作业指导书,是本管理手册的支持性文件,是对本手册实施方式的具体说明和指引。作为管理体系文件的一个组成部分,本管理手册属于受控文件。管理手册在大学研究生学院内具有法规效力,任何单位和个人不得以行政手段干预其
12、实施;每位手册使用者有责任对管理手册中不符合学院实际的内容提出修改意见或建议。管理手册具体内容由研究生学院院长负责解释。0.5.2编制、审核和批准(1)管理手册由研究生学院根据ISO9001:2008质量管理体系要求和ISO14001:2004环境管理体系要求及使用指南标准,结合研究生学院的实际情况组织编制。(2)管理手册由管理者代表审核,经学校主管领导批准后,发布实施。0.5.3发放范围(1)管理手册由研究生学院办公室发放,注明发放编号、持有部门/人,并做好登记、签收工作。(2)发放范围:校领导、管理体系范围内各单位;咨询与认证机构;有此要求的顾客;管理手册在研究生学院网站上公布。0.5.4
13、管理手册的控制(1)手册持有部门/人应妥善保管,未经管理者代表允许不得私自外借、涂改、复制;(2)手册持有人工作调动时,应将手册归还原发放部门;(3)若手册换版,原持有部门/人可交旧换新。0.5.5修改和换版 (1)修改、换版的原则:质量、环境管理体系运行中存在问题;质量、环境管理体系审核中发现问题;上级有关部门颁布质量、环境政策、法规。(2)手册部分章节修改由院办公室组织,大学有关部门参加评审,管理者代表审核,主管校长批准;(3)手册以换页、换版形式进行修改:部分字句修改,由院办公室发出经审批的修改通知单,手册持有人持手册到学院ISO管理员处换页;管理体系结构、方针策略发生重大调整或法律法规
14、有新的要求时,由院办公室组织编制,经管理者代表审核、主管校长批准后印刷,发放新版。(4)手册换页/换版时,有关编制、审核、批准、发布的要求,应与0.5.2中的规定相同;(5)向顾客提供的手册不盖受控章,不负责修改和更换新版,但需登记签收。对外发放手册应严格控制;(6)学院办公室负责手册电子版的修改、换版。1.目的范围1.1目的本手册适用于大学研究生学院在质量和环境方面的管理和控制。通过管理体系的有效实施,包括持续改进体系的有效性,以达到顾客相关方和员工满意。1.2范围1.2.1本手册描述的管理体系要求,适用于大学研究生学院:(1)研究生招生工作事务管理全过程;(2)研究生培养事务管理全过程;
15、(3)学位授予事务管理全过程;(4)学生工作管理全过程;(5)行政办公事务管理全过程;(6)环境管理全过程。通过管理体系的有效实施,包括持续改进体系的有效性,以达到顾客及相关方满意,保护环境,并符合法律法规要求。1.2.2贯彻执行ISO9001:2008质量管理体系要求和ISO14001:2004环境管理体系要求及使用指南标准中的全部要求。2.引用标准本管理手册及其它质量、环境管理体系文件,均依照下列标准制订:GB/T19001-2000,ISO9001:2008质量、环境管理体系要求ISO14001:2004环境管理体系规范及使用指南ISO/IWA2:教育品质管理系统标准解析中华人民共和国教
16、育法中华人民共和国高等教育法中华人民共和国学位管理条例中华人民共和国学位条例暂行实施办法中华人民共和国保密法中华人民共和国职业教育法中华人民共和国教师法广东省实施细则高等学校教学管理要点中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定大学学位工作条例大学博士研究生培养及授予博士学位工作细则大学硕士研究生培养及授予硕士学位工作细则3.术语定义3.1本手册定义如下术语3.1.1顾客:接受大学研究生学院服务和管理的组织或个人。 主要顾客群如下: (1)学生和教师(2)学生家长、社会用人单位、政府部门、来宾、访问学者、网上访客等(3)李嘉诚基金会(4)媒体3.1.2组织:大学研究生学院3.1.3供
17、方:在研究生招生、培养、学位授予、学生管理、行政管理过程中提供证书、资料(包括电子资料)、设施(含硬件和软件)的机构或个人。3.1.4外包方:接受研究生学院委托向学院顾客提供服务的非大学的组织或个人。3.3缩写说明学校大学学院大学研究生学院院长研究生学院院长院办研究生学院办公室招生办研究生学院招生办公室培养办研究生学院研究生培养办公室学位办大学学位办公室学生办研究生学院学生工作办公室4.质量、环境管理体系4.1总要求学院依据ISO9001:2008质量管理体系要求和ISO14001:2004环境管理体系要求及使用指南标准建立完整的一体化管理体系,并加以实施和保持,从而规范学院的各项管理活动,使
18、学院的管理体系实现规范化、标准化、程序化。同时通过内部审核、管理评审、采取纠正措施和预防措施、管理考核等途径,保证体系持续改进的有效性。4.1.1学院明确规定:管理体系过程(包含所有过程) 均采用P-策划、D-实施、C-检查、A-改进即PDCA循环的方法实施和展开,以达到管理体系的持续改进。4.1.2过程的顺序和相互作用通过程序文件表达。4.1.3学院制定相应的程序文件和操作指导性文件,明确了确保过程的有效性和管理所需的准则和方法。4.1.4过程运行、监视和测量所需的资源及信息在相应的程序文件和操作指导性文件中明确,学院可以确保获得这些资源和信息。4.1.5对所确定的过程按程序文件和相应策划活
19、动结果的要求进行监视、测量和分析,以验证过程结果符合规定要求。4.1.6通过本手册规定的质量管理方针、目标、管理方案,以及过程和体系监控、数据分析、信息交流、纠正和预防措施,以实现预期的过程策划结果,并改进过程的有效性。4.1.7在新员工上岗前以及学院组织的有关活动中积极开展环保教育。4.2文件要求4.2.1总则学院制定了质量、环境管理方针和相应目标/指标、管理手册、程序文件及若干个作业指导书,确保管理体系过程的有效策划、运行和控制。4.2.2管理手册管理手册是学院实施管理的纲领性文件和行动准则,学院全体员工必须严格执行。手册包含了以下内容:(1)管理体系的覆盖范围;(2)对管理体系程序文件的
20、引用;(3)管理体系过程之间相互关系的描述。4.2.3文件控制学院确保所有与管理体系有关文件的适用性、完整性和有效性。形成文件的程序明确了以下方面的控制要求:(1)所有文件发布前,由授权人审批,以确保其适宜性和充分性(见附件三管理体系文件编、审、批权限表);(2)必要时对文件进行评审与更新,并重新审批; (3)所有管理体系文件更改和现行修改状态的标识,确保文件的更改和现行修改状态能够识别;(4)确保在使用场所都能获得适用文件的有效版本;(5)文件保证清晰,整洁,有编号、收文、发文登记台帐,易于识别;(6)明确外来文件的识别及管理要求,并控制其分发和使用;(7)对于作废文件、规定及时从使用场所收
21、回。需要时以适当的方式进行标识,防止作废文件的非预期使用。4.2.4记录控制学院对记录的标识、贮存、保护、检索、保存期和处置进行控制,保证记录的及时性、准确性、真实性、完整性,为产品符合要求和管理体系有效运行提供可靠证据。(1)需要控制的记录包括各类登记表、各类审批表等;(2)管理体系运行记录分别由有关部门收集保存;(3)记录的填写要求字迹清晰、做到完整、准确、及时,不得涂改或伪造,使其具备对相关活动或服务的可追溯性;(4)记录依其发生的时间顺序、分专业、分项目进行编号、编目、组卷,使其易于识别和检索;(5)妥善保管记录,防止损坏、丢失或由于贮存环境条件恶劣造成变质腐蚀。保存方式(包括拷贝或电
22、子媒体)便于存取;(6)记录的保存期限按有关规定执行,超过保存期限的,作销毁处置。5.管理职责5.1管理承诺学院以院长为核心的领导层向顾客郑重承诺:学院依据ISO9001:2008质量管理体系要求和ISO14001:2004环境管理体系要求及使用指南标准要求建立、实施管理体系并持续改进体系的有效性,为保证实现上述承诺,学院从以下活动提供证据:(1)及时向学院内部员工传达满足顾客、相关方和法律法规要求的重要性;(2)制定学院质量和环境方针;(3)确保学院质量和环境目标/指标的制定;(4)定期进行管理评审;(5)确保资源的获得。5.2 关注点 5.2.1质量与环境管理体系关注点学院领导层始终以顾客
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