电脑化管理信息系统业务需求报告.doc
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2、信息系统业务需求报告.doc - 25/07/2008 06:42:00 目录 1摘要1 2项目背景介绍2 2.1 公司简介2 2.2组织机构2 2.3企业宗旨与经营规划3 2.4信息系统规划的目标4 2.5KPMG 工作方法5 3信息系统的现状7 3.1电脑硬件网络系统概况7 3.2企业综合管理系统-PM 系统9 3.2.1PM 系统销售模块10 3.2.2PM 系统库存模块 10 3.2.3PM 系统财务模块10 3.3微机部概况11 4财务总帐系统12 4.1概述12 4.2ATG 财务总帐系统的现况12 4.2.1概况12 4.2.2会计科目表1 枫殊誉婚拂慌琳孕舵辖胡郸禁始员缴蚜脊炉
3、拌帝抚釉荫乾晌英俭落骑示歹矮薄陶孵痕幌幸液倡力堑忻录重思讣瞩正沛胸困积歪躯樱茁埂满棚妨出锗铡灰批姜漆糊湘澄藕颁勘钾戍淖更括茁报椭嗣茫铂灵嗽碧嘿具实全跟慌渠没清外 撂攀保嘶旁溺舆争心澳酪种兑瓦攀磺志陶鄂档纷厉梨宇挫捷悦帅雹猛野鹏爪峦誊构脯勾侥斗础武轿簿苛萤椰豌谈恳惋拒充擂嫡佯湿架币椿厅榔贵凯韩萝术邑葫锯苛隅妇骸萝咯格捞磁光糜骸讳兢寥纤罕寓铅奈甩庸署棺塔缝宣骡衣贸庇汕伏艰嵌农斜贰掖担惨序完禾菌鹏腐拔崩筛使壶历哄都酿煤病锚染挂矛迂坯郑澳冯快以褥揪粉细韭舒溃岩闪版粱侧贩嘉熏澈揉恭电脑化管理信息系统业务需求报告躺恫展霞袍亢织镇兑尿卡挂猎蒸挠僧辣恢韶聘卷吁蒜粗而兼拟硼波涨懈巨达身烷琴峪画蜕捎讯嚣俱羞守标畔
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5、方法5 3信息系统的现状信息系统的现状.7 3.1电脑硬件网络系统概况.7 3.2企业综合管理系统-PM 系统 9 3.2.1PM系统销售模块.10 3.2.2PM系统库存模块.10 3.2.3PM系统财务模块.10 3.3微机部概况.11 4财务总帐系统财务总帐系统.12 4.1概述.12 4.2ATG 财务总帐系统的现况.12 4.2.1概况12 4.2.2会计科目表13 4.2.3分录输入及过帐13 4.2.4关帐14 4.2.5外币业务14 4.2.6帐务分摊/匹配.14 4.2.7预算过程14 4.2.8关联公司15 4.3目前系统的缺陷及面临的主要问题.15 4.3.1费用查询/分
6、析.15 4.3.2关帐报告期15 4.3.3关联公司交易15 4.3.4业务分摊及相应的汇兑损益计算16 4.3.5财务预算系统16 4.3.6报表编写工具16 4.4KPMG 对财务总帐系统的建议16 4.4.1员工现金预支控制16 4.4.2会计期间16 4.4.3会计科目表17 4.4.4凭证处理17 4.4.5帐务审计17 4.5对 ERP 系统功能与特性的需求与期望.17 4.5.1基本要求17 4.5.2会计科目表17 4.5.3分录录入18 4.5.4过帐18 4.5.5外币业务19 4.5.6帐务分摊/匹配.19 4.5.7预算20 4.5.8报表要求20 4.5.9审计稽核
7、22 5固定资产管理系统固定资产管理系统.23 5.1概述.23 5.2ATG 固定资产管理系统的现况.23 5.2.1固定资产购买、清理与转移23 5.2.2固定资产折旧23 5.2.3固定资产编码结构及索引24 5.2.4固定资产盘点24 5.3目前系统的缺陷及面临的主要问题.24 5.3.1多种折旧方法24 5.3.2缺乏信息共享24 5.3.3在建工程管理25 5.3.4固定资产改良25 5.4KPMG 对固定资产管理系统的建议25 5.4.1统一固定资产编码25 5.4.2即时查询资产信息25 5.5对 ERP 系统功能与特性的需求与期望.25 5.5.1维护和查询25 5.5.2处
8、理程序26 5.5.3接口26 5.5.4报表要求27 6销售系统销售系统.29 6.1概述.29 6.2ATG 销售系统的现况.29 6.2.1产品信息29 6.2.2订单系统30 6.2.3销售渠道30 6.2.4定价及行销30 6.2.5信用政策31 6.2.6销售分析31 6.3目前系统的缺陷及面临的主要问题.31 6.3.1产品编码31 6.3.2未整体使用订单系统31 6.3.3数据接口32 6.3.4办事处数据处理32 6.3.5公式化计算32 6.3.6帐龄分析32 6.3.7销售分析报告32 6.4KPMG 对销售系统的建议33 6.4.1建立客户衡量机制33 6.4.2建立
9、价格系统33 6.4.3加强财务部对应收帐款的监控33 6.5对 ERP 系统功能与特性的需求与期望.33 6.5.1销售订单模块33 6.5.2应收帐款模块37 6.5.3销售分析模块39 7采购系统采购系统.44 7.1概述.44 7.2ATG 采购系统的现况.45 7.2.1概况45 7.2.2供应商信息45 7.2.3采购申请与定购45 7.2.4应付帐款46 7.3目前系统的缺陷及面临的主要问题.46 7.3.1缺乏完善的供应商信息库46 7.3.2未实行完整的采购订单流程46 7.3.3与其他模块的数据接口47 7.3.4缺乏对应付帐款的分析管理47 7.4KPMG 对采购系统的建
10、议47 7.4.1合并采购职能47 7.4.2采用暂估入帐47 7.4.3加强财务部对应付帐款的监控48 7.4.4建立采购价格体系48 7.5对 ERP 系统功能与特性的需求与期望.48 7.5.1采购模块48 7.5.2应付帐款模块54 8库存控制系统库存控制系统.63 8.1概述.63 8.2ATG 库存控制系统的现况.63 8.2.1概况63 8.2.2仓库64 8.2.3成本核算64 8.2.4盘点64 8.3目前系统的缺陷及面临的主要问题.65 8.3.1解决原辅材料负库存问题65 8.3.2最高、最低库存自动报警65 8.3.3批号跟踪管理65 8.4KPMG 对库存控制系统的建
11、议65 8.4.1采用存货ABC分类法65 8.4.2合并仓库管理职能65 8.4.3收货信息与订货信息缺乏沟通66 8.4.4编制盘盈/盘亏原因分析调节表.66 8.4.5建立在制品虚拟库66 8.5对 ERP 系统功能与特性的需求与期望.66 8.5.1永续盘存66 8.5.2生产支持67 8.5.3盘点68 8.5.4成本69 8.5.5仓位控制69 8.5.6查询与报告要求69 8.5.7接口70 9生产计划生产计划/车间管理系统车间管理系统72 9.1概述.72 9.2ATG 生产计划/车间管理系统的现况73 9.2.1预测/主生产计划.73 9.2.2制造过程73 9.2.3生产材
12、料控制74 9.3目前系统的缺陷及面临的主要问题.74 9.3.1生产排程与实际制造工程脱节74 9.3.2部分进口原材料短缺75 9.3.3存在设备瓶颈75 9.3.4报表及时性差75 9.4KPMG 对生产计划/车间管理系统的建议.76 9.4.1建立多重计划系统76 9.4.2生产现场数据录入以四小时为单位76 9.4.3在现有工单管理模式的基础进行信息化76 9.5对 ERP 系统功能与特性的需求与期望.76 9.5.1主生产计划模块76 9.5.2物料需求计划模块77 9.5.3物料清单79 10成本管理系统成本管理系统.84 10.1概述84 10.2ATG 成本管理系统的现况.8
13、4 10.3目前系统的缺陷及对于成本管理的要求84 10.4对 ERP 系统功能与特性的需求与期望.85 10.4.1基本要求.85 10.4.2接口.87 11技术技术/质量管理系统质量管理系统88 11.1概述88 11.2ATG 技术/质量管理系统的现况88 11.3技术/质量管理系统期望的计算机应用.89 11.4技术/质量管理系统的其他要求.90 12人力资源管理系统人力资源管理系统.91 12.1概述91 12.2ATG 人力资源管理系统的现况.91 12.3人力资源系统期望的计算机应用92 12.3.1人事信息体系.92 12.3.2报告要求.92 12.3.3安全性要求.93
14、12.4人力资源系统建设的优先级别93 1摘要摘要 本报告是根据安庆帝伯格茨活塞环有限公司(以下简称“ATG”)企业经营与信息系统 现况,结合毕马威华振会计师事务所企业资源计划(ERP)实施的专业经验与方法论, 具体阐述了 ATG 各职能部门进行企业信息化改造的业务需求,并就相关的管理与技 术方面提出了毕马威华振会计师事务所的专业建议。 本报告共分十二章。其中: 第一章为报告摘要 第二章为项目背景及 ATG 经营现状与规划 第三章为 ATG 信息系统现状分析 第四章至第十二章结合各职能部门的现况分析,提出了对信息系统的具体需求, 并列示了未来 ERP 系统应具备的功能与特性 本报告的作用是通过
15、对 ATG 运营现状及需求的具体分析与专业建议,可以为将来 ATG 信息系统的选型提供参考与依据。同时又是 ATG 管理信息系统规划实施的纲领 性文件。 2项目背景介绍项目背景介绍 2.1公司简介公司简介 ATG 是中日美英德三方五国共同组建的合资企业,是中国目前最大的汽车、摩托车发 动机用活塞环制造公司之一。ATG 总投资为 4,000 万美元,注册资本为 2,800 万美元, 其中安庆活塞环厂、日本 TP 公司及美国 Federal Mogul 公司分别出资 800 万美 元、1000 万美元和 1000 万美元。ATG 建有具有现代化工艺装备的新型厂房,同时引 进了多台(套)具有世界一流
16、水准的生产、检测设备,使 ATG 接近了世界级的制造水平。 ATG 的主要生产线包括从德国 Goetze 引进的球铁活塞环生产线和从日本 TP 引进的绕 制活塞环生产线。兼具东西方活塞环制造技术、工艺于一身的 ATG 公司目前已为国 内 18 家汽车、发动机制造商和 45 家摩托车、发动机制造商提供各种型号的活塞环配 套产品。 2.2组织机构组织机构 ATG 的最高决策层为董事会,由七人组成的董事会中有日方董事三人、美方董事二人、 中方董事二人,董事长由中方派遣。ATG 目前有近 1,100 名员工,并在全国 21 个地 区设有办事处。ATG 现行组织机构图如下: ATG 地区办事处由销售部负
17、责管理,目前在北京、长春、上海、浙江、济南、重庆、 天津、南京、西安、武汉、广州、郑州、太原、保定、昆明、哈尔滨、新疆、沈阳、 成都及长沙设有办事机构,在兰州设有中转库,其中前八个地区的交易量较大。各办 事处每月六日、十六日、二十六日分三次向 ATG 财务部传送交易资料。 2.3企业宗旨与经营规划企业宗旨与经营规划 ATG 的企业宗旨为“中国第一,世界一流”。具体权释在产品质量、生产规模、服务 水平及在确保上述目标下的成本控制能力方面达到市场领先地位。 在上述企业宗旨的指导下,ATG 在总体经营发展框架由董事会决定的基础上,由经营 规划科具体负责企业三年规划的拟定。该企业经营规划主要涉及 AT
18、G 总体发展规模、 销售额指标、损益实现情况及投资情况等方面,并作为其他具体预算与计划(如:财务 预算、销售计划等)制定的主要依据。企业经营计划每年滚动编制,且每半年根据上半 年的实际执行情况进行适当调整。 现阶段 ATG 的主要经营与规划情况如下: 企业经营规模 在产量方面,据市场调查反映,国内市场对于各类活塞环的总需求量约为 3 亿片 左右。根据 ATG 本身情况,产量达 3,000 万片以上才能产生规模经济效应。 ATG1999 年总产量约为 4,000 余万片,2000 年预计产量能达到约 5,000 余万片。 但具有相当规模的国外厂商的年产量一般都在亿片以上,因此根据 ATG 力争世
19、界 一流的企业宗旨,远期的产量目标应为亿片以上。 在市场占有率方面,ATG 的几大类产品的目前市场占有情况如下: 摩托车环市场占有率:30%-40% 汽车环市场占有率:30%-40% 农机环市场占有率:10% 目标市场 根据与母公司的市场分层规划,ATG 短期内不会创建自己的技术中心以求进入世 界顶尖活塞环市场。而力求在巩固目前国内市场市场份额的基础上,通过国外母 公司的关系进入国际中级活塞环市场。ATG 预期三年内外销产量将达到总产量的 10%(目前尚无大批量外销),其目标市场主要为亚洲市场。 投资规划 ATG1999 年的全年销售额为人民币 1.76 亿元,利润为人民币 3,600 万元;
20、2000 年 预计销售额为人民币 2.5 亿,实现利润人民币 6,000 万元。ATG 目前的投资与产生 的销售额增量之比约为 1:1,但考虑到人才供应的相应不足与质量控制的配套情况, ATG 对于加速投资持相对谨慎态度。 2.4信息系统规划的目标信息系统规划的目标 ATG 目前使用的信息系统是由北京英克公司开发并实施的财务、销售及库存系统。该 软件在普通的帐务信息收集处理中基本能满足 ATG 的需要,也起到了一定的促进作 用。但是该软件并不是一个根据现代企业管理理念发展而来的整合管理信息系统,因 此已不能满足 ATG 对未来企业全面现代化、信息化管理的要求。 ATG 对将来信息系统规划的框架
21、目标如下: 第一年 实施整个物流系统的电脑化管理 缩短月底的管理报表编制时间(月结后 5 日内提供所有管理报表,包括办事处) 销售客户资料管理 全国办事处与 ATG 主数据库联网及流动用户上网 企业 Intranet 建设 第二年 实施整合的 ERP 管理信息系统,主要包括财务、生产和物流的电脑化管理 第三年 实施设备管理、质量管理、人力资源等信息系统 实现对客户、供应商开放部分资源,提供连接 根据以上初步规划,ATG 将实施一个整体的 ERP(企业资源计划)系统来支持其生产和 业务的需求,预计此 ERP 系统将包括以下功能模块: 财务总帐系统 固定资产管理系统 产品销售系统 采购/收货系统
22、存货控制系统 生产计划管理系统 生产车间管理系统 成本管理系统 人力资源管理系统 技术/质量管理系统 决策支持系统 根据以上分析,ATG 委托毕马威华振会计师事务所对上述系统的现状和需求进行详细 调研,并据此提出未来选用之 ERP 系统所需具有的具体功能和特性。 2.5KPMG 工作方法工作方法 KPMG 采用对管理层进行信息系统专业培训与展开实地调研相结合的方式提供专业服 务。通过进行 MRPII 原理及信息系统规划的简要培训使 ATG 副部长级以上主管对信 息系统有大致了解,并在此基础上举行了一系列以 ERP 系统功能模块为单位,由各职 能部门负责人参与的研讨会以收集资料,了解业务需求,并
23、籍此提出 KPMG 的专业 建议。以下是企业 SWOT 分析研讨会的结论,其他各研讨会的分析将在本报告三至十 二章详细讨论。 SWOT 分析即对企业的竞争优势与劣势,面临的机遇与威胁进行分析,针对 ATG 的 实际情况,SWOT 分析的结果如下: 竞争优势 技术优势,结合日本 TP 与德国 GOETZE 技术 质量管理与成本管理 市场营销,尤其在网络渠道和品牌上 信息资料来源广,速度快 能源成本低 良好的地方经营环境 竞争劣势 由于所处地理位置缘故对人才的吸引力不强 合资企业的管理费用相对较高 本地供应商的服务能力不强 技术支持对国外依赖过大,本地技术支持力量较弱 面临的机遇 成本再降低的潜力
24、大 本地员工的技术能力有大幅度提高的潜能 管理手段的现代化、信息化将为 ATG 创造新的效益 合资各方进一步的磨合、沟通能产生更大的合力 面临的威胁 客户结构及市场风险(如受主机厂的影响较大) 目前较高的毛利率在竞争加剧时有下降的可能 中国加入 WTO 的负面影响 市场不公平竞争及品牌侵权 活塞环行业新竞争者的进入 3信息系统的现状信息系统的现状 3.1电脑硬件网络系统概况电脑硬件网络系统概况 ATG 的网络架构为星形结构,采用传统的客户端/服务器方式,主要分为老厂与新厂 两个网段。其连接通过租用的 DDN 专线实现,目前使用的专线带宽为 64K,另一根 带宽为 256K 的专线正在建设中。A
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