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1、第三方认证审核前的 注意事项,编制: 时间:, 全员培训的要求,1)达到“做什么的会什么”的要求; 2) 按照文件规定的内容进行培训; 3)讲实效,不走过场 ; 4) 应进行必要的岗位考核,全员培训的安排,1) 以部门为主 ; 2) 针对岗位进行; 3) 可组织一些专项培训(如文件管理、统计技术等);,审核前培训包括哪些内容?, 岗位职责及熟悉文件和记录的培训 1)进一步熟悉本岗位职责; 2)进一步熟悉岗位工作所执行的文件和记录; 3)进一步熟悉质量方针等应知会基本知识;, 审核的应对培训,1)了解质量体系审核及其运作方式; 2)了解审核应对注意的事项; 3)对审核组提出的不合格采取纠正措施的
2、方法和要求。,文件记录如何进行整理?, 文件清理 1)清理全部作废、不使用与质量体系无关的文件和记录; 2)将所有执行的有效文件和应保存的记录放到预定的位置;, 文件准备,1) 清理全部作废、不使用与质量体系无关的文件和记录; 2) 将所有执行的有效文件和应保存的记录放 到预定的位置;, 环境准备,1)打扫卫生; 2)清除无关杂物; 3)所有物资放置在规定位置; 4) 所有标识清楚准确。, 气氛方面的准备包括,1)欢迎审核组条幅或标语; 2)动员全体员工进入受审核状态; 3)制造一种欢迎审核、欢迎提出不合格、快速有效纠正不合格的工作气氛和良好形象, 接受认证审核时,每一位员工必须要做到的是什么
3、?,1)知道应做什么事? 2)知道如何做事; 3)知道做事的依据; 4)用记录证实所做的事;, 接受审核应有的正常心态是什么?,1)不怕出现不合格,发挥出最佳水平; 2)尽可能减少不合格,以提高认证通过的可能性; 3)尽快纠正不合格;, 被审核方聆听时应注意哪些问题?,1)认真听,听不懂必然会回答不准确; 2)不懂就问,审核员会换一个角度询问; 3)一定搞清楚所问的是什么问题;, 接受审核时回答问题的基本原则是什么?,1)依据文件回答问题; 2)依据实际情况回答问题; 3)紧紧围绕提问,不要扯得太远; 4)语言简单明了; 5)不要假设审核员不懂技术问题,审核员的视点是整个体系。, 回答问题时有
4、没有什么技巧?,1)说自己的事,不说别人的事; 2)只说该说的事; 3)用证据说明问题; 4)自信而又不失谦虚; 5)多解释,不争论; 6)有误解时把解释权给更明白的人,最好是直接相关的上级,回答问题时应避免出现哪些现象?,1)不懂装懂; 2)说别人的事; 3)所说的不符合事实; 4) 对其他部门或人员进行诋毁; 5) 争论不休; 6) 不礼貌,可能导致不好的结果, 在审核进行过程中如何采取纠正行动?,1)力争在审核组离开前纠正不合格; 2)当天提出,尽可能当天纠正; 3)自己提方案,自己纠正; 4)经审核员确认可以接受;,在审核前对最高领导有什么要求?,1)了解质量方针的内涵; 2)了解质量
5、目标及其实施方法和实施情况 3)了解本组织各部门的职责和重要的接口方式; 4)了解本组织质量体系的基本情况; 5)了解本组织的质量工作状况;,在审核前对管理者代表有什么要求?,1)熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系; 2)了解相关的其他文件(如技术文件) 3)熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责; 4)熟悉内部质量审核和管理评审的情况; 5)熟悉本组织的质量工作情况;,在审核前对各部门领导有什么要求?,1)了解质量方针、质量目标; 2)熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件 3)熟悉本部门与相关部门的工作接口; 4)熟悉对下属的工作要求; 5)熟悉本部门的质量工作情况;,在审核前对文件管
6、理人员有什么要求?,1)熟悉所管理的文件的范围; 2)熟悉文件管理程序; 3)熟悉文件修改情况; 4)熟悉文件的归档; 5)随时拿出所需的文件,在审核前对重要岗位/关键工序的工作人员有什么要求?,1)熟悉岗位职责; 2)熟悉依据的规范、程序等; 3)熟悉使用的工具、设备等; 4)熟悉使用的统计方法; 5)经过培训,持证上岗,审核前对一般工作人员的最基本要求?,1)熟悉本岗位职责; 2)熟悉从事工作所依据的文件; 3)熟悉工作中需作的质量记录; 4)熟悉工作接口; 5)熟悉本组织的质量方针及和自己工作的关系; 6)熟悉本组织的质量组织(质量责任人、管理者代表等); 7)熟悉实施ISO9000族国
7、际标准的目的及所实施的标准的基本知识。,在审核进行时的陪同人员应具备哪些条件?,1)熟悉陪同区域的工作和文件; 2)态度友善、不卑不亢、反应灵活; 3)认真记录审核情况; 4)及时向领导传递准确的审核信息,正式审核时审核员经常询问哪类问题?,1)你是做什么工作的? 2)你是如何进行工作的? 4)你为什么要这么做? 3)有无记录证明你已正确地进行了工作? 5)你平时填写的表格能不能看一看,回答审核员时的基本点是什么?,1)以本公司制定的质量体系文件为基础; 2)以质量记录为依据; 3)以实际情况为证明;,每一位员工回答问题时的心态应该是什么?,1)自信,相信所做的绝大部分是正确的; 2)谦虚,承认个别情形会存在某些问题; 3)不推卸责任。,正式审核到来之前,怎样做一下突击改善?,1)对现场进行卫生整顿等清理工作; 2)保证现场使用的文件为有效版本; 3)每个部门进行自查自改; 4)每位员工对照文件,熟悉工作职责 5)给每位员工适当减压,使员工有轻松的心情迎接审核,才能发挥出最佳水平。,
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