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1、活动总结报告活动总结报告活动总结报告活动总结报告 by SUNEVENTS 目录目录 前期执行活动经验前期 准备 执行 评估 活动 流程 经验 总结 前期准备前期准备 从4月1日提交第一份提案开始,共设计了超过4版活动主 画面的设计图以及小物料的平面设计。同时制作会场布置 3D效果图以及会场平面图3D效果图以及会场平面图。 提前去深圳酒店实地考察,确认背板背板尺寸位置,投影幕投影幕 位置。由于会场正中有立柱,在座位安排座位安排上特别留意,确 保每位嘉宾都能有良好的视野。 按照商务会议标准严格管理与要求供应商,保证制作物物 料的质量。料的质量。 前期准备前期准备 现场音响:现场音响:在酒店实地考
2、察时发现酒店的音响设备无法 满足会议需求,也不能和同传设备配合,所以决定自带 所有音响设备。 会场投影会场投影:考虑到酒店有现成的120寸投影幕并且和会场投影会场投影:考虑到酒店有现成的120寸投影幕,并且和 会议背景板位置刚好配合,为控制费用考虑,在实地考 察后决定使用酒店投影。另外自带切换器同投影连接, 确保现场投影切换准确无误。 CD光盘:光盘:将Compass 介绍,Eurest介绍和Medirest记 录短片制作成会议光盘分发给嘉宾,让大家对Compass 有更直观的了解。 PPT:将英文版PPT翻译成中文版并核对排版及更换PPT:将英文版PPT翻译成中文版,并核对排版及更换 部分插
3、图。在台上专家演讲的同时会场两侧投影幕上播 放中文版本PPT,并做到同专家用电脑同步效果。 前期准备前期准备 会议文件:特别制作印有Compass LOGO 拎袋拎袋装会议资 料及会议礼品。会议资料中包括:会议文件套、活动日程表、 专家演讲文稿、 会议文件套、活动日程表、 专家演讲文稿、Medirest宣传册。宣传册。 会议用纸结合本次会议主画面特别制作会议用纸 会议用纸:结合本次会议主画面特别制作会议用纸。 欢迎卡:制作会议欢迎卡欢迎卡于嘉宾入住前放到客房内,让嘉 宾无处不体会到Compass的关怀。 问卷调查:结合会议内容,特别制作问卷调查,期望从另 一个角度了解客户的需求。 前期准备前期
4、准备 前期不断更新 Run Down按照活动议程及时更新各节点 前期不断更新 Run Down,按照活动议程及时更新各节点 工作内容及注意事项。 制作活动Schedule,明确活动准备过程中各项工作及物料 准备的时间节点,确保在计划时间内完成预先约定的事项。 现场制作了诸多的执行文档执行文档指导现场工作,如现场Run Down 分工表、控制台本、AV控台执行手册、礼仪执行手册、 摄影摄像执行手册、物料清单、嘉宾入住表格。 专门为媒体准备了本次活动的新闻稿新闻稿专门为媒体准备了本次活动的新闻稿新闻稿。 执行评估执行评估 活动流程整体控制从嘉宾签到入场引导同 整体 活动流程整体控制,从嘉宾签到,入
5、场引导,同 传设备发放,会议进程控制,投影画面播放,到协 调酒店布置茶歇午餐晚餐及嘉宾入住 评估 调酒店布置茶歇,午餐,晚餐及嘉宾入住。 用标准商务会议的模式,通过会议让嘉宾更深层 为将来作次的了解COMPASS,为将来的合作打下基础。 执行评估执行评估 分类评估 按照施工图搭建出预期设计效果,并在规定时间内完成搭建,现场布置得到客 户满意和认可。 效果图会议室 执行评估执行评估 签到处 效果图效果图 执行评估执行评估 效果图指示牌 执行评估执行评估 分类评估 嘉宾接待环节考虑周全,从到场签到,入场引导SUN制作了周详的接待方案以 及充分的人员配置,保证各个接待环节有序进行。 执行评估执行评估
6、 分类评估 活动前一天晚上做现场彩排,集合酒店技术人员,灯光、音响工作人员、SUN 现场调控人员一同积极配合,保证了现场活动流程的顺畅。 同客户专家及主持人等一起再次确认流程中各注意点。 执行评估执行评估 本次会议邀请到了深圳特区报深圳商报深圳新闻网三家媒体到达会议现场并安排 分类评估 本次会议邀请到了深圳特区报、深圳商报、深圳新闻网三家媒体到达会议现场,并安排 主办及承办方代表接受记者专访。 会后三家媒体分别进行报道为COMPASS进入深圳医疗行业餐饮业务做媒体宣传会后三家媒体分别进行报道,为COMPASS进入深圳医疗行业餐饮业务做媒体宣传。 深圳特区报 深圳商报 版 深圳特区报 2010.
7、5.25 B4版 2010.5.27 B2版 深圳新闻网 2010 5 212010.5.21 活动流程活动流程 签到领导致辞专家讲座 院方代表 发言 小组讨论 签到领导致辞专家讲座 发言Q&A 活动流程活动流程 签到领导致辞专家讲座 院方代表 发言 小组讨论 签到领导致辞专家讲座 发言Q&A 深圳市卫生经济学会秘书长沈东明先生致开场辞后深圳市卫生经济学会后勤保障深圳市卫生经济学会秘书长沈东明先生致开场辞后,深圳市卫生经济学会后勤保障 专业委员会主任委员王天星先生及COMPASS中国区董事总经理尹伟良先生先后上 台致辞。 活动流程活动流程 签到领导致辞专家讲座 院方代表 发言 小组讨论 签到领
8、导致辞专家讲座 发言Q&A COMPASS全球商务发展总监 Mike Iddon 与COMPASS英国Medirest董事Iddon 与COMPASS英国Medirest董事 总经理 Steve Cenci发表专题演讲,介 绍COMPASS集团及其在欧洲市场的成 功经验。 活动流程活动流程 签到领导致辞专家讲座 院方代表 发言 小组讨论 签到领导致辞专家讲座 发言Q&A 深圳市妇幼保健院孟庆春副院长与北京大学深圳医院的肖平副院长代表院方发表 了各自对医疗行业餐饮外包模式的想法。 活动流程活动流程 签到领导致辞专家讲座 院方代表 发言 小组讨论 签到领导致辞专家讲座 发言Q&A 名英专家名院方代
9、表参与由中销售COMPASS两名英国专家及4名院方代表共同参与了由COMPASS中国区销售及 营销总监章涵滨先生主持的小组讨论,期间院方代表提出了各自对医院餐饮外包 的疑虑,两名专家一一解答,大家各抒己见讨论异常激烈。 活动流程活动流程 在全天会议期间安排了2次茶歇,及午餐和晚宴,在会场之外开辟了一个让 COMPASS员工同与会嘉宾之间更直接的接触与更亲切的交流。 经验总结经验总结 在接到客户最新会议资料及信息时及时更新双方信息;按照工作进度表中规定 的各节点完成各项准备工作,并及时同客户沟通,共同推进项目。 信息更 新对齐 SUN内部工作人员分工明确,制定活动分工表,大家各司其职。 深圳当地搭建AV礼仪租车等众多供应商的前期协调项目组多次电话深圳当地搭建、AV、礼仪、租车等众多供应商的前期协调,项目组多次电话 沟通确认,并在去酒店实地勘测当天,同各供应商见面考察。整场活动下来除 背景板搭建效果不甚理想外其他各项供应商均保质完成任务。 项目统 筹管理 嘉宾入住环节,由于人数多,入住时间相对集中,现场造成一定程度拥挤,这 点是在以后活动中要尽量避免的。 Thanksyou! The End PreparedbyLinksus The End & & ThanksThanks by SUNEVENTS
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