公文基础写作知识.ppt
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1、公文基础写作知识,中国农业银行山东省分行营业部综合管理部 陈晓燕 二0一0年七月,公文基础写作知识,公文基础知识 规范性公文写作 非规范性公文写作,一、公文基础知识,什么是公文 公文的特点 公文的作用 公文的分类 公文文种 发文类别 公文格式,什么是公文,简单地说,就是办理公务活动中形成的文书。 文书,是指行为主体在社会生活中为了一定的目的形成并使用的具有一定格式的文字材料。 文书分为公务文书和私人文书两大类。公务文书简称公文。,什么是公文,从广义上讲,公文是法定机关或组织按照特定的体式、经过一定处理程序制成的书面文字材料,作为传达意图、办理公务和记载工作的一种工具。,什么是公文,国务院定义:
2、行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。,什么是公文,总行定义:各级机关在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书,是传达贯彻党和国家方针政策,上级行工作部署,发布规章制度,报告情况,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,以及进行其他公务活动的重要工具。,公文的特点,政治性。 法定性。 权威性。 时效性。 保密性。 规范性。 实用性。,公文的作用,不可或缺、不可替代 领导和指导作用。 规范和准绳作用。 交流和联系作用。 宣传和教育作用。 依据和凭证作用。 档案和史料作用。,公文的分类,公文的分类,按行文方向分
3、类 上行文。指下级报给上级的公文 下行文。指上级印发、转发给下级的公文 平行文。指平级单位或不相隶属单位之间往来的公文,公文的分类,按时间要求分类 特急公文。 紧急公文。 一般公文。,公文的分类,按机密程度分类 绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文,公文文种,目前使用的公文种类有11种:决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。,公文文种,1、决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关机构及人员,变更或者撤销下级行不适当的决定事项。 2、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 3、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,公文文种,4
4、、通知。适用于传达上级机关的指示和决定,发布规章制度,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级行的公文,传达要求下级行办理和需要周知或者执行的事项,任免和聘用人员。 5、通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 6、报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。,公文文种,7、请示。适用于向上级行机关请求指示、批准事项。 8、批复。适用于答复下级行的请示事项。 9、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 10、函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 11、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。,发文类别,行务
5、发文:发字、复字、任字、函字、综发字、综函字等。 党务发文:党发字、党复字、党任字、党函字、党纪字、党办发字等。 其他发文:工会字、工会函字、团字、团函字。,公文格式,公文格式是由公文的组成部分(要素)及其在公文中的位置、文字规范、书写方式等构成的法定体式,也是公文外形规范化、标准化并区别于其他文体的显著标志。,公文格式,眉首:秘密等级、紧急程度、发文单位标示、发文字号、签发人。 主体:标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、附注。 版记:主题词、抄送、内部发送、印发单位、印发日期。,公文基础知识总结,什么是公文。定义 公文的特点 。政治性、法定性等7个 公文的作用。领导指导、规范准绳等6
6、方面 公文的分类。规范性、非规范性等 公文文种。通知、通报、请示等11种 发文类别。行发文、党发文、其他 公文格式。眉首、主体、版记,二、规范性公文写作,常见规范性公文写作 公文制作中存在的问题 几点要求,常见规范性公文写作,决定 通知 通报 请示 报告 批复 会议纪要,决定,决定的事项一般都是比较重大或重要的表彰或惩处。 特点:行文的权威性,内容的严肃性,事实的准确性。 要求:内容客观、事实准确、有理有据、令人信服,语气坚决、严肃。 注意:作出的结论要有决断性,不能模棱两可,使用要慎重。,通知,类型:指示性通知、周知性通知、转发性通知。 作用多样,使用广泛,内容综合。 写作要领: 行文目的要
7、明确。 提出的措施要切实可行。 结构严谨,层次清晰。,通报,类型:表彰性通报、批评性通报、情况通报、专题通报。 特点:典型性、教育性、指导性。 要求:材料要真实,行文要及时。,报告,一种陈述性的上行文。 类型:工作报告、情况报告、建议报告、回复报告、报送报告。 特点:行文的单向性、内容的广泛性、写法的灵活性。 要领:突出重点,点面结合,一事一报,直陈其事,抓准时机。 注意:不能夹带请示内容。,请示,类型:求教性请示、待决性请示、报批性请示、求改性请示、协调性请示、求援性请示 特点:定向性、单一性 写作要领: 必须一事一请示,不可将多项内容放在同一文中。 未获批准前不得对下级单位发送。 不可多头
8、请示。 严禁越级请示。 简明扼要,语句谦敬,分寸得当。 必须注明联系人姓名和电话,一般为公文起草人。,请示与报告的区别,对上级行要求不同。 行文时间不同。 结尾用语不同。,批复。,批复是回复请示的 特点:单一性、针对性、结论性、时效性。 写作要领: 开头要完全引用来文字号和标题,缺一不可。 只能在职权范围内批复,否则无效。 必须有正式书面请示才能批复。 一般只给来文请示的单位。,会议纪要,标题:会议名称加文种组成。 引言:起止时间、地点、主持人、参加与列席人员、议题、会议进展、主要成果,不可缺少的“七要素”。 主体:把会议的主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况、精神、成果表
9、述出来。,会议纪要,主体写法: 概述法。把会议情况综合到一起,分自然段概括地表述出来,多用于小型会议或讨论问题较集中、意见较一致的会议。 归纳法。会议规模较大,讨论问题较多,涉及面较广,要将会议的原始材料分类整理,进行归纳叙述,有时可分段,标注“一”、“二”、“三”。,会议纪要,写作要领: 突出主题,不能多中心,不要面面俱到。要抓主题、抓主流、抓实质。 要有条理,逻辑性强,观点鲜明,详略得当。要抓观点、抓结论、抓落实。,公文制作中存在的问题,发文单位标识 发文代字 文件标题 主送单位 正文 附件 成文日期 主题词标引 公文格式 处理流程 上行文“请示、报告”,公文制作中存在的问题,1、发文单位
10、标识 发文单位名称不规范 字体字号不规范 比例不规范 明确: 城区行:中国农业银行济南XX支行 郊区行:中国农业银行XX县支行(长清、章丘除外),公文制作中存在的问题,2、发文代字 明确:全部用“发”字,取消部门文件。 复字、任字、函字,党字、工字继续使用。,公文制作中存在的问题,3、文件标题 标题前不加“关于”。 文种使用不当。 上行文中不加“XX支行”。 申请和请示一同使用。,公文制作中存在的问题,4、主送单位 有分支机构的行:“各二级支行、各处(部)” 没有分支机构的行:“各部”。 同时发给行长或有关部室的,在“抄送单位”中体现;也发送营业部的,则在“抄报单位”中注明。 上行文:省行营业
11、部XX部。,公文制作中存在的问题,5、正文 内容要求。主旨必须明确,材料必须真实,结构要清晰,语言要规范。 字体字号。三号仿宋。 结构层次序数。第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)” 。 数字。除成文时间、结构层次序数、词组、惯用语使用汉字外,一般用阿拉伯数字。,公文制作中存在的问题,6、附件 附件在正文之后(不空行),成文日期之前,按顺序注明附件全称。 附件和正文不分。 把附件当成正文。,公文制作中存在的问题,7、成文日期 标注于正文之后的右下方。 用汉字标注日期。不得用阿拉伯数字 成文日期上加盖公章。 成文日期前不得标注支行名称。,公文制作中存在的问题,
12、8、主题词标引 第一层为类别词。经营管理、信贷管理、综合文秘等。 第二层为类属词。领导讲话、信用等级、费用等,也可根据内容整合,最多可以标引2个。 第三层为文种词。通知、通报、请示等。 第四层为归属词。XX支行、济南农行XX支行。上行文标注,下行文不得标注。,公文制作中存在的问题,9、公文格式 题目要居中,用二号小标宋简体。 主送单位要空一行,顶格书写。 正文三号仿宋体,页边距为上下2.8、左右2.5,每行28个字,每页25行。 正文后面是附件名称,不空行。 成文日期署在右下方。 附注在成文日期下一行。,公文制作中存在的问题,10、处理流程 一般文件。拟稿人起草部门负责人审核综合管理部秘书核稿
13、综合管理部经理审核行长签发综合管理部文印。 会签文件。拟稿人起草部门负责人审核会签部室负责人综合管理部秘书核稿综合管理部经理审核行长签发综合管理部文印。,公文制作中存在的问题,11、上行文“请示、报告” 标题前面加“XX支行”。“XX支行关于xx的请示(报告)”。 附注。成文日期下一行,注明部门负责人或公文起草人员的姓名和联系电话。 联系人:XX支行XX, 联系电话:XXXXXXXX 主题词。 XX支行、济南农行XX支行。,几点要求,养成良好习惯。 保证起草公文的质量。 严把公文审核关。 严格执行公文流转程序。 做好传帮带。,规范性公文写作总结,常见规范性公文写作。通知、通报、请示等7种 公文
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