大学文化基础知识第五章.ppt
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1、第5章 中文Excel 2003的应用,5.1 Excel简介 5.2 Excel的基本概念 5.3 Excel的基本操作 5.4 表格的格式化 5.5 使用工作表数据绘制图表 5.6 Excel的数据库应用 5.7 Excel的打印操作 5.8 其他应用技巧,5.1 Excel简介,5.1.1 电子表格与Excel 目前,世界上较为流行的电子表格软件有Microsoft公司的Excel和IBM公司的Lotus 1-2-3等。 5.1.2 Excel的启动与退出 1. 启动 在Windows XP中单击“开始”菜单,选择“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Of
2、fice Excel 2003”命令启动。 如果桌面上有Excel的快捷方式,则直接双击启动Microsoft Excel 2003。 2. 退出 用鼠标双击Excel主窗口左上角的系统菜单框,如果表格中的内容已经存盘,则系统立即关闭;或者选择“文件”“退出”命令退出。,5.2 Excel的基本概念,5.2.1 Excel窗口的基本结构 当启动Excel后,其启动界面和各部分的名称如下图所示。它除了具有普通应用程序应有的元素:标题栏、系统菜单、最大化和最小化按钮、菜单栏等之外,还有工具栏和状态栏。,5.2.2 基本概念 Excel中有一些不同于Word中的概念,包括工作簿、工作表等。分别介绍如
3、下: 1. 工作簿 一个Excel文件称为一个工作簿(Workbook)。在一个工作簿中可以包含若干个工作表。 2. 工作表 工作簿中的每一张表称为工作表(Worksheet)。每个工作表下面都会有一个标签,第一张工作表默认的标签为Sheet1,第二张工作表默认的标签为Sheet2,依此类推。在默认的情况下,新建的工作簿文件默认包含有3张工作表。用户可以根据自己的需要进行增加或删除工作表。,3. 单元格 单元格(Cell)是指表格中的一个格子。单元格的引用一般是通过指定单元格的坐标来实现的。 指定单元格相对坐标的方法是:列号+行号。如:A1、B2、C5等。指定单元格的绝对坐标只要在列号行号前分
4、别加上符号“$”即可,如:$A$1、$B2、C$5等。 另外也可以先对单元格进行命名,然后用指定的名称来引用该单元格。 4. 活动单元格 活动单元格(Active Cell)是指当前正在进行操作的单元格。当一个单元格是活动单元格时,它的边框线变成粗线,这时可以向单元格中输入新的内容或对单元格中原有的内容进行编辑、修改或删除等操作。,5. 表格区域 表格区域(Range)是指工作表中的若干个矩形块。这些矩形块可以是不连续的。当定义了这些区域后便可以对它们进行各种各样的编辑;如剪切、复制和移动等。引用一个区域可以用它的左上角单元格的坐标和右下角单元格的坐标来表示,中间用一个冒号作为分隔符。如:A1
5、:D5。 6. 函数与公式 函数(Function)通常都是用于进行某种目的的计算式子。 Excel提供了一个函数指南(Function Wizard)的功能用于帮助用户在使用函数时指定所要的参数。 公式(Formula)是指由值、单元格引用、名字、函数或运算符组成的式子。它包含于单元格中并从现有值中产生一个新值。公式一般由用户自定义产生。当在一个单元格中键入一个公式时,总是以一个“=”号开始的。 在公式中可用的算术运算符有:幂、乘*、除/、加+、减-五种。在函数与公式中使用相对坐标引用单元格时,被引用的单元格相对函数与公式所在的单元格来定位;如果使用绝对坐标引用单元格,则被引用的单元格相对整
6、个工作表定位。,5.3 Excel的基本操作,5.3.1 新建一个工作簿文件 当刚刚启动Excel时,系统会自动产生一个名为book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件,可以选择“文件”“新建”命令,界面右侧显示“新建工作簿”任务窗格,单击“新建”栏下的“空白工作簿”创建一个新的工作簿。 新建的工作簿文件自动取名为book2、book3等,当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新文件。工作簿文件默认的扩展名为.xls。,5.3.2 打开已有的工作簿文件 启动Excel后,如果要打开原来已经建立了的工作簿文件可以按如下步骤进行:
7、选择“文件”“打开”命令,显示打开“文件”对话框,从中选择或键入要打开的文件名,然后单击“打开”按钮打开已有的工作簿文件。 另外一种打开工作簿文件的方法是直接单击工具栏中的“打开”按钮 5.3.3 在工作表中填入数据 当新建了一个工作簿文件或打开一个已有的工作簿文件后,便可以开始在其中的工作表中输入表格内容。键入的内容会同时出现在活动单元格和编辑栏中,每个单元格可容纳长达32000个字符。 当一个单元格中的内容键入完毕后,可以使用箭头键、或回车键来结束输入。如果使用箭头键则会使相邻的单元格成为活动单元格;如果使用回车键则会使下邻的单元成为活动单元格。,5.3.4 使指定的单元格成为活动单元格
8、使指定的单元格成为活动的单元格通常有三种方式。第一种方法是使用、等箭头键。第二种方法是只要单击指定的单元格,则被单击的单元格便成为活动单元格。 使用第三种方法定位时,每次定位操作,系统都会把当前活动单元格的坐标记录在“定位”对话框中的“定位”列表框中,该功能使得用户可以很方便地返回到定位前的位置。,5.3.5 修改单元格中的数据 修改单元格中的数据首先要把指定的单元格设为活动单元格。然后根据情况可按如下三种方法修改单元格中的数据。 首先,如果要完全重新输入单元格中的内容,则只要输入新内容即可。其次,如果只想修改单元格中的内容则可按F2键进行修改。之后便可使用、和Delete等键对单元格中的数据
9、进行编辑修改。修改完毕后可按回车键结束。最后,如果要删除单元格中的所有内容,则只要把指定的单元格设为活动单元格,然后按Delete键即可。,5.3.6 表格区域的选定 选定一个表格区域通常用于复制、移动和删除等。当一个区域被选定后,该区域会变成黑色的背景。选定表格区域可用鼠标或键盘来进行操作。下面分别介绍其操作方法。 1. 使用鼠标选定区域的操作步骤 将鼠标移到要选区域的左上角,按住鼠标左键,然后把鼠标拖到要选区域的右下角,释放鼠标左键。 2. 使用键盘选定区域操作步骤 使用箭头键、和把活动单元格移到要选区域的左上角,按住Shift键,用箭头键、或选择要选定的区域。,5.3.7 在工作表中插入
10、、删除行或列 在工作表中需要插入或删除行时,可以插入或删除一行或多行。下面按插入和删除两种情形分别介绍具体的操作步骤: 1. 插入或删除行 插入行的操作步骤:选定插入行所在位置的区域,该区域只要包括插入的行即可;然后选择“插入”“行”命令即可在选定行的上方插入一空白行。 删除行的操作步骤:选定一个区域,该区域只要包含所删除的行即可;然后选择“编辑”“删除”命令。,2. 插入或删除列 插入列的操作步骤如下: (1)单击需要插入列的列标。 (2)选择“插入”“列”命令即可在选定列的左侧插入一列。 也可直接右击列标,从弹出的快捷菜单中选择“插入”命令插入列。 删除列的操作步骤如下: (1)单击所要删
11、除的列的列标。 (2)选择“编辑”“删除”命令即可删除选定列。,5.3.8 表格区域的复制、删除和移动 1. 表格区域的复制 在制作表格时,常常会反复使用某些数据。利用Excel的复制功能,可使输入表格数据的工作大为简化,有效地提高工作效率。 下面是进行表格区域复制的操作步骤: (1)选定要复制的区域。 (2)选择“编辑”“复制”命令,选定的要复制内容会出现虚线框框住选定内容。 (3)把复制的目的位置的单元格置为活动单元格。 (4)选择“编辑”“粘贴”命令即可复制所选内容至目标单元格。 2. 表格区域的删除 只是删除一个单元格的内容时,按Delete键即可;类似地也可以删除一个区域中的内容,此
12、时只需选定要删除的区域,按Delete键。 3. 表格区域的移动 有时在进行表格编辑时需要把整个表格从工作表的一个地方移动到工作表的另一个地方。在Excel中实现这种操作是通过它的剪贴功能来实现的。,5.3.9 使用函数和公式 1. 函数 前面已经介绍了函数的概念。在Excel中含有大量的函数以帮助完成各种各样的计算工作。这些函数大体上可以分为如下几类: 常用函数、财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文字函数、逻辑函数、信息函数。 函数的一般格式如下: 函数名(参数1, 参数2, 参数3, ) 键入公式时必须以等号开头。,激活函数指南功能通常有两种方
13、法:其一是单击工具栏上的插入函数按钮;其二是选择“插入”“函数”命令,如下图所示。,1)求和函数SUM 函数格式: SUM(Number1, Number2, .) Number1,Number2,.,是所要求和的130个参数。 功能:返回参数表中所有数值的和。 2)求平均值函数AVERAGE 函数格式: AVERAGE(Number1, Number2, .) Number1,Number2,.,是所要求平均值的130个参数。 功能:返回参数表中所有数值的平均值。,3)求最大值函数MAX 函数格式: MAX(Number1, Number2, .) Number1,Number2,.,是参与
14、求最大值的130个参数。 功能:返回一组数据中的最大值。 4)求最小值函数MIN 函数格式: MIN(Number1, Number2, .) Number1,Number2,.,是参与求最小值的130个参数。 功能:返回一组数据中的最小值。,5)计算数字个数函数COUNT 函数格式: COUNT(Value1, Value2, .) Value1,Value 2,.,是包含各种数据类型的130个参数。 功能:返回参数组中数字条目的数目。 6)四舍五入函数ROUND 函数格式: ROUND(Number, num_digits) Number是要进行四舍五入的数字。 num_digits是四舍
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- 大学 文化 基础知识 第五
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