第4章办公自动化基础.ppt
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1、第4章 办公自动化基础,第4章 办公自动化基础,现代办公所处理的信息类型多种多样,有数值、文字、图片、图像、声音和视频剪辑等,因此,办公自动化软件通常由一系列应用软件构成,包括文字处理、电子表格、演示软件等,熟练应用它们,有助于日常办公事务处理,提高工作效率。,第4章 办公自动化基础,我们在此对于办公自动化过程中最常见的文字处理、电子表格处理、演示文稿制作讲述三个应用软件: 文字处理软件Word 2003 电子表格处理软件 Excel 2003 演示文稿制作软件PowerPoint 2003,4.2 文字处理基础,我们如何进行文字处理,需要什么工具,如何启动和退出该程序呢? 如何利用 word
2、 2003对文档进行管理呢? 如何对文档进行编辑? 如何对文档进行排版呢? 如何进行图文混排呢? 如何插入并制作表格呢? 如何高效进行排版? 如何进行打印?,4.2.1 概述,Word 2003 是Microsoft Office 2003 的主要套件之一,具有Windows的图形操作界面,让用户能方便地管理文档、编辑文档、排版文档、处理图形、制作表格。,4.2.1 概述 启动Word 2003,常规启动 单击 “开始”|“程序” | “Microsoft Word” 快捷启动 双击桌面上的Word快捷方式图标 通过已有文档进入Word 2003,4.2.1 概述 退出Word 2003,单击
3、标题栏右侧的“关闭”按钮。 单击标题栏左侧的“W”图标,在随之打开的快捷菜单中,单击关闭。 双击标题栏左侧的“W”图标。 单击“文件”菜单中的“退出”命令。 按组合键Alt+F4。,标题栏,菜单栏,工具栏,标尺,状态栏,编辑区,4.2.2 文档管理,包括: 如何创建一个新文档? 如何在已有文档中输入内容? 如何保存文档? 如何将已有的文档打开?,4.2.2文档管理 创建新文档(1),创建新文档常有以下三种方法: 单击“文件”菜单的“新建”命令。 按组合键CtrlN。 单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。,4.2.2文档管理 创建新文档(2),例题4.1:利用“现代型信函”模板生成一封信,4.2
4、.2 文档管理,包括: 如何创建一个新文档? 如何在已有文档中输入内容? 如何保存文档? 如何将已有的文档打开?,4.2.2文档管理 输入正文(1),光标表示录入内容时的插入位置。 键盘定位 利用键盘方向键 鼠标定位 在欲插入内容处单击鼠标左键。,4.2.2文档管理 输入正文(2),使用Ctrl+Shift组合键在英文和各种中文输入法之间进行切换。 使用鼠标单击任务栏右侧的语言指示器,在打开的输入法菜单中选择所需输入法。 用Ctrl+空格键在英文和系统首选中文输入法之间进行切换。,4.2.2文档管理 输入正文(3),4.2.2文档管理 输入正文(4),单击“插入”菜单中的“符号”项,出现下图对
5、话框,选择“符号”选项卡,单击“插入”即可。,4.2.2文档管理 输入正文(5),例题4.2:创建一个新文档,写一篇日记 。,在输入过程中,注意“改写”和“插入”状态的不同。 输入常用的标点符号,须切换倒中文输入法状态。 “.”会显示“。” “”会显示顿号“、” “”会显示“”和“” 注意“Enter”和“shift+Enter”的区别。如果要强行换页,可以按CtrlEnter键。 在输入过程中,如果遇到只能输入大写英文字母,不能输入中文的情况,按CapsLock键回到小写输入状态。 用Backspace键删除光标前面的字符,Delete键来删除光标后面的字符。,4.2.2文档管理 输入正文(
6、6),4.2.2 文档管理,包括: 如何创建一个新文档? 如何在已有文档中输入内容? 如何保存文档? 如何将已有的文档打开?,4.2.2文档管理 保存文档(1),单击“文件”菜单中的“保存”项,或单击“常用工具栏”中形如软盘的图标。 当需要将文档改名或者改变存储位置时,单击“文件”/“另存为”项,出现“另存为”对话框。,4.2.2文档管理 保存文档(2),Word 2003还设置了自动保存功能、加密文档功能等。 菜单“工具|保存选项”命令,显示“选项”对话框 。,4.2.2 文档管理,包括: 如何创建一个新文档? 如何在已有文档中输入内容? 如何保存文档? 如何将已有的文档打开?,4.2.2文
7、档管理 打开文档,常用的三种方式: 单击“常用工具栏”中左边第二个按钮,图标为一本打开的书。 单击“文件”菜单中的“打开”选项。 按快捷键“CtrlO”或“CtrlF12”。,4.2.3 文档的编辑,包括: 编辑文档时,部分文档如何移动和复制? 误操作时,如何撤销刚才的误操作? 如何查找文本,如何将内容要替换成别的内容? 如何对输入文本进行拼写检查?,4.2.3文档的编辑选定文本(1),选定部分文本内容的效果,鼠标移到欲选取文本的开头,然后拖曳经过要选择的内容,松开鼠标按钮。 利用选定区 在文本框的左侧有一向下延伸的长条形的空白区域,称为选定区。,4.2.3文档的编辑选定文本(2),选定文本的
8、常用技巧,4.2.3文档的编辑选定文本(3),4.2.3文档的编辑移动和复制(1),4.2.3文档的编辑移动(2),利用剪贴板进行移动操作 选定要移动的文本块,选择“剪切”按钮或命令,后“粘贴”。 直接移动,4.2.3 文档的编辑复制(3),直接复制 在移动文本的同时按住Ctrl键即可。 可利用剪贴板来复制 选定要复制的文本块,选择“复制”按钮或命令,后“粘贴”。,4.2.3文档的编辑移动和复制(4),例题4.3:将一个文档中的内容复制到另一个文档。,4.2.3 文档的编辑,包括: 编辑文档时,部分文档如何移动和复制? 误操作时,如何撤销刚才的误操作? 如何查找文本,如何将内容要替换成别的内容
9、? 如何对输入文本进行拼写检查?,4.2.3文档的编辑撤销和恢复 (1),4.2.3文档的编辑撤销和恢复 (2),单击 “撤销”按钮(命令),使文本恢复原来的状态。 单击“编辑”菜单中的“重复”项来恢复刚执行的“撤销” 操作。,4.2.3 文档的编辑,包括: 编辑文档时,部分文档如何移动和复制? 误操作时,如何撤销刚才的误操作? 如何查找文本,如何将内容要替换成别的内容? 如何对输入文本进行拼写检查?,4.2.3文档的编辑查找与替换(1),4.2.3文档的编辑查找与替换(2),“编辑|替换”命令,打开 “查找与替换”对话框 。,4.2.3文档的编辑查找与替换(3),4.2.3文档的编辑查找与替
10、换(4),例题4.4: 把 “点点日记”中所有的“她”替换为“他” 。 并且将所有的“我”字的格式改为“蓝色”带着重号。,4.2.3 文档的编辑,包括: 编辑文档时,部分文档如何移动和复制? 误操作时,如何撤销刚才的误操作? 如何查找文本,如何将内容要替换成别的内容? 如何对输入文本进行拼写检查?,4.2.3文档的编辑拼写检查,单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“拼写和语法”标签。 选中“在键入的同时检查拼写”和“在键入的同时检查语法”复选框。 单击“确定”按钮。,4.2.4 文档的排版,包括: 如何设置文本字体格式 ? 如何设置行间距、段落间距等段落格式 ? 如何添加项目符号和编号?
11、 如何给文本添加边框和底纹? 如何使用制表位? 如何复制格式? 如何设置页面? 如何分栏和设置首字下沉?,4.2.4 文档排版字体格式 (1),字体格式是指对英文、汉字、数字和各种符号进行关于字符字体、字号、粗体、下划线等外观的修饰。,“字体”对话框 字体 字符间距:字符缩放比例、字符间距、字符位置等。 文字效果:字符动态效果(但效果打印不能显示),4.2.4 文档排版字体格式 (2),工具栏按钮,4.2.4 文档排版字体格式 (3),例题4.6 1)这和在书籍中常常看到的X2 、A3 等文字效果是一样的,可以通过对文字进行上、下标设置轻松实现。,2),4.2.4 文档的排版,包括: 如何设置
12、文本字体格式 ? 如何设置行间距、段落间距等段落格式 ? 如何添加项目符号和编号? 如何给文本添加边框和底纹? 如何使用制表位? 如何复制格式? 如何设置页面? 如何分栏和设置首字下沉?,4.2.4 文档排版段落排版(1),段落格式主要包括段落缩进、文本对齐方式、行间距、段间距等。,4.2.4 文档排版段落排版(2),段落对齐方式 “格式工具栏”上有四个段落对齐按钮,从左到右依次为“两端对齐”、“居中对齐”、“右对齐”、“分散对齐”。,4.2.4 文档排版段落排版(3),段落缩进、首行缩进、悬挂缩进 首行缩进:第一行缩进。 段落缩进:整个段落都缩进。 悬挂缩进:除首行外,其余各行缩进。,4.2
13、.4 文档排版段落排版(3),除了利用标尺可以调整缩进之外,还可以用菜单方法。 格式段落,4.2.4 文档排版段落排版(4),例4.8 将文档“珍惜.doc” 文中第一段设置为左右各缩进1厘米,首行缩进0.8厘米,行距为最小值15磅,段后间距为8磅。,4.2.4 文档的排版,包括: 如何设置文本字体格式 ? 如何设置行间距、段落间距等段落格式 ? 如何添加项目符号和编号? 如何给文本添加边框和底纹? 如何使用制表位? 如何复制格式? 如何设置页面? 如何分栏和设置首字下沉?,4.2.4文档排版项目符号和编号(1),自动编号 单击“格式工具栏”中的“编号”按钮; 这时光标处出现“1.”数字编号,
14、回车换行时,会自动出现“2.”数字编号; 如果想删除某一条内容,编号会自动重新排列。,4.2.4文档排版项目符号和编号(2),改变编号顺序 选择需要编辑的文字内容,在“格式”菜单中,选择“项目符号和编号”,选择标签“编号”的对话框: 选择“重新开始编号”,可重新开始编号; 选择“继续前一列表”,可继续前一列表的编号,4.2.4文档排版项目符号和编号(3),4.2.4 文档的排版,包括: 如何设置文本字体格式 ? 如何设置行间距、段落间距等段落格式 ? 如何添加项目符号和编号? 如何给文本添加边框和底纹? 如何使用制表位? 如何复制格式? 如何设置页面? 如何分栏和设置首字下沉?,4.2.4文档
15、排版边框和底纹(1),选定要添加边框的内容 选择“格式|边框和底纹”命令,打开“边框和底纹”对话框。 “底纹”选项卡中可以设置段落的填充色。 “应用于”下拉列表框中选择“段落”,则对段落设置边框和底纹;若选择“文字”,将对选定的文字加边框和底纹。,4.2.4文档排版边框和底纹(2),例4.9 打开文档“珍惜.doc”,为第1段落添加外粗内细的边框,第2段文字添加浅色上斜线底纹,整个页面添加“气球”页面边框。,4.2.4 文档的排版,包括: 如何设置文本字体格式 ? 如何设置行间距、段落间距等段落格式 ? 如何添加项目符号和编号? 如何给文本添加边框和底纹? 如何使用制表位? 如何复制格式? 如
16、何设置页面? 如何分栏和设置首字下沉?,4.2.4文档排版制表位(1),4.2.4文档排版制表位(2),设置制表位有两种方法之一:标尺设置,4.2.4文档排版制表位(3),设置制表位有两种方法之二:对话框设置,4.2.4 文档的排版,包括: 如何设置文本字体格式 ? 如何设置行间距、段落间距等段落格式 ? 如何添加项目符号和编号? 如何给文本添加边框和底纹? 如何使用制表位? 如何复制格式? 如何设置页面? 如何分栏和设置首字下沉?,4.2.4文档排版格式复制,可以使用“常用”工具栏上的格式刷按钮进行格式复制。 选定被复制格式的段落或字符,单击工具栏上的按钮,鼠标的指针形状变为刷形,然后选定要
17、复制格式的字符或者段落即可。,4.2.4 文档的排版,包括: 如何设置文本字体格式 ? 如何设置行间距、段落间距等段落格式 ? 如何添加项目符号和编号? 如何给文本添加边框和底纹? 如何使用制表位? 如何复制格式? 如何设置页面? 如何分栏和设置首字下沉?,4.2.4文档排版页面排版(1),可设置纸张大小和在页面顶部或底部设置页码和日期。,4.2.4文档排版页面排版(2),页面设置:包括文档的编排方式以及纸张大小等。 单击“文件”/“页面设置”菜单项,可打开“页面设置”对话框。 “页边距”选项卡 “纸型”选项卡,4.2.4文档排版页面排版(3),4.2.4 文档排版页面排版(4),例4.10
18、打开文档“珍惜.doc”进行页面设置:上边距为2.5厘米,下边距为3厘米,页面左边预留2厘米的装订线,纸张大小为16开,纸张方向为纵向,设置页眉页脚奇偶页不同,文档中每页35行,每行30个字。,4.2.4文档排版页面排版(5),4.2.4文档排版页面排版(6),页眉或页脚 是页码、日期或公司徽标等文字或图形,常打印在文档的每页的顶部或底部。 创建与编辑页眉和页脚 “视图|页眉和页脚”,弹出“页眉/页脚”工具栏,4.2.4文档排版页面排版(7),脚注和尾注 脚注对文档某处内容进行注释说明,通常位于页面底端;尾注用于说明引用文献的来源,一般位于文档末尾。 脚注和尾注只有在“页面视图”方式下可见。
19、通过“插入|引用|脚注和尾注”命令,在“脚注和尾注”对话框中进行编辑。,4.2.4文档排版页面排版(8),例4.11 打开“珍惜.doc” 页眉为“散文欣赏”,在页脚中加入页码,格式为“第X页共 Y页” 为“贝多芬”添加脚注:脚注引用标记是,脚注注释文本是“著名音乐家” 尾注引用标记是“*”,尾注注释文本是:“面对失去,珍惜拥有节选”。,4.2.4 文档的排版,包括: 如何设置文本字体格式 ? 如何设置行间距、段落间距等段落格式 ? 如何添加项目符号和编号? 如何给文本添加边框和底纹? 如何使用制表位? 如何复制格式? 如何设置页面? 如何分栏和设置首字下沉?,4.2.4文档排版分栏(1),4
20、.2.4文档排版分栏(2),在“格式”菜单中选择“分栏”,打开 “分栏”对话框。,4.2.4文档排版首字下沉,将光标定位于需要首字下沉的段落中 选择“格式|首字下沉”命令,打开“首字下沉” 对话框 然后按照需要选择“下沉”或“悬挂”位置,并设置字体、下沉行数及与正文的距离。,4.2.4文档排版分栏以及首字下沉,例4.12 打开文档“珍惜.doc”,将正文第1段分为等宽2栏,栏宽为7厘米,栏间加分隔线;并设置首字下沉,字体为隶书,下沉行数为2,距正文0.3厘米。,4.2.5 图形处理,图形主要分为两类:图片和图形对象。 如何插入图片? 如何编辑和格式化图片? 如何插入图形对象? 如何编辑和格式化
21、图形对象? 如何插入文本框、艺术字和公式?,4.2.5 图形处理插入图片(1),剪贴画 插入|图片|剪贴画 图片文件插入|图片|来自文件 桌面(截取的屏幕图像)PrintScreen 后粘贴 图标利用“画图”工具,4.2.5 图形处理插入图片(2),例4.13 打开文档“珍惜.doc”,插入一幅剪贴画、一张图片、Windows桌面(截取的屏幕图像)以及“智能ABC”输入法状态条图标(截取的界面图标)。,4.2.5 图形处理,图形主要分为两类:图片和图形对象。 如何插入图片? 如何编辑和格式化图片? 如何插入图形对象? 如何编辑和格式化图形对象? 如何插入文本框、艺术字和公式?,4.2.5图形处
22、理编辑和格式化图片(1),图片工具栏,4.2.5图形处理编辑和格式化图片(2),“设置图片格式”对话框,4.2.5图形处理编辑和格式化图片(3),文字环绕效果,4.2.5图形处理编辑和格式化图片(4),例 4.14 对例4.13中插入的剪贴画适当调整大小和位置,设置文字环绕方式为“紧密型环绕”;对插入的图片设置为水印效果,衬于文字下方。,4.2.5 图形处理,图形主要分为两类:图片和图形对象。 如何插入图片? 如何编辑和格式化图片? 如何插入图形对象? 如何编辑和格式化图形对象? 如何插入文本框、艺术字和公式?,4.2.5图形处理插入图形对象,绘图工具栏 简单图形 复杂图形,4.2.5 图形处
23、理,图形主要分为两类:图片和图形对象。 如何插入图片? 如何编辑和格式化图片? 如何插入图形对象? 如何编辑和格式化图形对象? 如何插入文本框、艺术字和公式?,4.2.5图形处理 编辑和格式化图形对象,缩放和旋转 添加文字 在需要添加文字的图形上单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“添加文字”命令。 组合 可以先按住Shift键,再分别单击其他图形,当所有图形选中后,选择快捷菜单中的“组合”命令。 叠放次序 利用右键快捷菜单中的“叠放次序”功能改变图形的叠放次序。 设置自选图形格式。,4.2.5图形处理图形对象,例4.15 绘制一个组织结构图和流程图,4.2.5 图形处理,图形主要分为两类:图片和图
24、形对象。 如何插入图片? 如何编辑和格式化图片? 如何插入图形对象? 如何编辑和格式化图形对象? 如何插入文本框、艺术字和公式?,单击如上图所示按钮,鼠标变成十字型; 将十字型光标移到文档中要插入文本框的左上角,按住鼠标拖动完成插入操作 在文本框中输入文字。,4.2.5图形处理文本框(1),4.2.5图形处理文本框(2),例4.18 制作几种不同风格的文本框,包括无边框文本框、加阴影的竖排文本框和立体文本框等。,4.2.5图形处理艺术字(1),4.2.5图形处理艺术字(2),“艺术字”工具栏,4.2.5图形处理艺术字(3),例4.19 设置“大学计算机基础”艺术字,艺术字式样为“第5行第4列”
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