第5章中文Excel2003.ppt
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1、第5章 中文Excel 2003,湖北师范学院计科系,教学课件,Excel是Microsoft Office主要组件之一,是Windows环境下一款优秀的电子表格软件,具有很强的图形、图表功能,广泛用于财务、科学分析计算等方面。 5.1 Excel 2003简介 5.2 工作簿的基本操作 5.3 工作表的编辑和格式化 5.4 公式与函数 5.5 图表的使用 5.6 数据的应用 5.7 工作表的打印,5.1 中文版Excel 2003简介,电子表格,是个人PC革命和普及的最主要的推动力之一。 第一个电子表格叫做VisiCalc,1977年开发成功,1979年商业应用,运行于Apple II。 正
2、是缘于VisiCalc,大量商业公司才购买Apple II,也可以说,引发一场个人PC的革命风暴。,标题栏,菜单栏,名称框,编辑栏,行号,列号,工具栏,工作区,标签 按钮,状态栏,水平拆分框,任务窗口,操作一:Excel 2003的启动与退出 1.启动 使用快捷方式 桌面 “开始”菜单“程序”“Microsoft Office” “Microsoft Office Excel 2003” 利用“开始”菜单中的“运行”命令,输入excel,回车即可。 双击一个Excel 2003工作簿 2.退出 双击Excel 2003工作窗口左上角的“控制按钮” 单击右上角的“关闭”按钮 选择“文件|退出”命
3、令 快捷键:ALT+F4,5.2 工作簿的基本操作,5.2.1 工作簿的建立 案例一 【案例说明】建立一个“学生基本情况”工作簿和不断完善的过程。 【案例分析】需要用到的知识点如下: 理解工作簿和工作表的区别 工作簿的新建、打开和保存等操作 窗口的使用 【案例效果】:如图5-11所示。,5.2.2 工作簿的使用,1. 基本概念 (1)工作簿和工作表 (2)单元格,工作簿窗口是Excel 2003的主要工作区,一个工作簿就是一个普通文档。,当Excel启动时会自动创建一个名为“Book1.xls”,其中“.xls”是Excel 2003工作簿文件的默认文件扩展名。,工作簿的结构像一本书,它的每一
4、页是一个工作表或一个图表。在默认状态下,每个工作簿由三张工作表组成。 用户也可以根据需要增减工作表,最多可有255个工作表。,工作表是工作簿中的一个组成部分,本身并不是文档。 工作表被划分为行和列的结构。每张工作表最多有65536行和256列.,单元格是工作表中存放数据的基本单位。 每个单元格有自己的行号和列号。 正在被操作的单元称为“当前单元格”,当前单元格被黑色粗框框住。,2. 工作簿的使用 (1)工作簿的创建和命名 创建一个工作簿即创建一个Excel文档。在打开Excel后系统自动创建了一个工作簿名为“Book1”,内含三张空白工作表。 创建一个工作簿通常有如下三种方式: 在Window
5、s下先创建一个Excel文档,再打开进行编辑。 在“文件”菜单上执行“新建”命令,或直接按+。 使用工具栏中的新建按钮。,(2)工作簿的保存 工作簿的命名方式和一般文件的命名方式一样,可以使用说明性的长文件名,但不能包含下列字符:斜杠(/)、反斜杠()、星号(*)、问号(?)、小节号(|)、冒号(:)、分号(;)、大于号()或小于号()。 在输入完数据后,点击【文件】菜单【保存】命令“另存为”对话框。,(3)工作簿的打开 选择【文件】/【打开】,或单击“打开”工具按钮,在对话框中选择,单击“打开”按钮,则文件打开并显示在工作簿窗口中。 (4)工作簿的加密 在 “另存为”对话框中,从“工具”下拉
6、菜单中选择“常规选项”,用户输入文件的密码,则当下次打开该文件时,系统会要求输入口令,只有口令相符才能打开文件。,(5)工作表的选择 使用工作簿窗口下方的工作表队列,可实现在工作表之间的转换,使用箭头可滚动队列,当要选择的工作表名出现在队列中时,单击它即选择为当前工作表。 先选择一个工作表,再按住Shift键单击队列中的工作表,可同时选择几个连续的工作表。 按住Ctrl键的同时单击队列上的工作表,可选择几个不连续的工作表。 在工作组设定后,在其中一个工作表中的所做的操作相当于在工作组中其它工作表中做同样的操作。取消工作组的设定,只需要单击一个工作表名即可。,(6)工作表的插入、删除、 命名、移
7、动和复制 将保存好的工作簿打开,并双击当前工作的工作表标签栏,给工作表命名为“学生基本情况” 。 在工作表标签栏上单击右键,在弹出的菜单中选择,将多余的两张工作表删除。 若要移动工作表,只需要选定工作表标签,然后沿着标签拖动到适当位置,标签行上出现一个小黑色三角形,松开鼠标即可。 复制工作表,可以采用在按住Ctrl键同时拖动的方式。,5.2.3 使用模板创建个人通讯录,案例二 【案例说明】:制作一份通讯录,学习使用 Excel 2003中的模板的使用。 【案例分析】:本案例需要用到的知识点如下 使用模板制作各种文档 使用【格式】菜单对文档进行设置 【案例效果】: 利用【文件】/【新建】,在右方
8、的任务栏选择“本机上的模板”这个选项,单击“通讯录”新建一个个人通讯录。,运行,5.3 工作表的编辑及格式化,5.3.1 工作表的修饰 5.3.2 表格数据的输入 5.3.3 表格的调整 5.3.4 单元格格式的设置 5.3.5 条件格式 5.3.6 自动套用格式 5.3.7 批注,5.3.1 工作表的修饰,案例三 【案例说明】现有一个已经制作好的学生基本情况 表,对单元格进行修饰。 【案例分析】制作本案例需要用到的知识点如下: Excel 2003中的数据类型和数据的输入 表格的调整:单元格(行和列)的复制、粘贴、删除等 条件格式的使用 单元格格式的设置:字体、底纹、边框等的设置 自动套用格
9、式的应用 插入批注,5.3.2 表格数据的输入,1.文本数据 新建一个工作簿文件,在第一个工作表中从A1到G1单元格中输入“学号”、“姓名”、“性别”、“籍贯”、“语文”、“数学”和“英语”这几个汉字。注意到文本数据在默认情况下是左对齐的。 在输入数据的过程中Excel 2003还提供了自动完成功能,一般是文字数据且位于同列中的单元格,比如说在输入了姓名“孙一言”后再输入“孙二平”时,当输入完第一个字“孙”后,系统会将给出提示,如果不用更改,可直接回车。,2.数值数据 学号的输入 在A2、A3这两个单元格中输入1和2这两个数字后,同时选中这两个单元格,将光标放在该区域的最右下角时,会出现一个小
10、方块(称为填充柄)光标也会变成一个实心十字、拖动这个十字即可将其余的学号输入。在一些连续的,有规律的数据输入中可以采用这种方式,极大的提高输入速度。 利用填充柄输入数据时,也可以输入其它一些有规律的数据,如“星期一、星期二、”。 使用菜单【工具】/【选项】,点击“自定义序列” ,可以在其中发现哪些是可以利用这种方式被填充的。用户也可以自已定义一些新的序列来使用。,分数的输入 分数为各不相同的数据,可利用复制粘贴的方式输入,或者直接手工输入。不过手工输入速度慢且容易出错。另外输入分式数据时,应先输入“0”和一个空格。比如:若直接输入“1/2”,得到的将是日期1月2日。 身份证的输入 在H1单元格
11、输入“身份证号码”这几个汉字,在相应的列中输入学生的身份证号码。但因Excel默认的单元格的数据长度为11,一旦超过,系统会自动将转换成科学计数的形式,同时将最低位的三位转换成0。,解决这个问题的办法有两个: 一是在输入数据前加单引号“”; 二是将单元格格式转换成文本类型。,日期的输入 日期在输入时最好先将单元格的格式设置成日期格式后再输入,可利用在菜单【格式】/【单元格】,或“右键”菜单中的【设置单元格格式】选项打开“单元格格式”对话框。 输入当前日期的快捷方式是“Ctrl+;”。输入当前时间的快捷方式是“Ctrl+shift+;”,5.3.3 表格的调整,1.单元格的剪切、复制、粘贴 用鼠
12、标选择某一列,并右键弹出菜单中选择删除列。对于单元格的剪切、复制、粘贴等操作同OFFICE其它组件一样,用户可选选择对象再利用【编辑】菜单进行操作,或直接使用工具栏上的快捷按钮。 2.合并单元格 定位在A1单元格,菜单【插入】/【行】,或者使用右键弹出菜单中的插入行命令在第一行前再插入一行。选择第一行,在A1单元格中输入“学生基本情况”,并同时选中从A1到G1的所有单元格,单击工具栏上的“合并及居中”按钮。,3.设置行高与列宽 选中第一行,利用菜单【格式】/【行】/【行高】,在弹出的对话框中输入48,设置第一行的行高为48,或者可以在行号上右键单击使用快捷键。 另外,还有一种快速设置行高与列宽
13、的方法,将光标定位在行号与行号或列号与列号之间,双击可调整行高与列宽调整到最合适的位置。,5.3.4 单元格格式的设置,1.设置字体、字号、颜色 选择第一行,将“学生基本情况”设置成颜色、20号的“华文新魏”字体,可使用工具栏下拉菜单,也可使用单元格格式对话框中“字体”选项卡。 同样的方法,将文档中所有的数字设置成“Arial”字体,并将第2行中的标题设置为14号字体。,2.设置对齐 选择要设置对齐格式的单元格或单元格区域,然后单击“右键”,选择“右键”菜单中的【设置单元格格式】选项打开“单元格格式”对话框。在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中,将水平对齐和垂直对齐都设置为“居中”。,运行
14、,3.边框 选中文档中整个表格区域的所有单元格,利用菜单【格式】/【单元格】打开单元格格式对话框。在“边框”选项卡中,先设置边框为黑色的粗实线,操作步骤如下: 在颜色下拉菜单中选择黑色 选择线型为粗线 在对话框左边的边框区域内要运用的地方单击,也可以使用周围的按钮,在预览区域会看到效果。 在设置边框的时候要特别注意,一般情况下要先设置好颜色后再设置线型。对话框中有三个预置的按钮可以帮助我们设置边框。 还可使用格式工具栏上的快捷方式直接给该单元格添加粗黑实线边框。,运行,4.底纹 选中第一个单元格,利用单元格格式对话框中的“图案”选项卡,给第一个单元格的底纹设为蓝色。 5.格式的清除 在Exce
15、l中提供了两种删除的方式,一种是直接删除,另一种是选择清除。在【编辑】菜单中选择【清除】,选择想要清除的对象。如果只是清除格式的话,单元格的内容会保留下来,但单元格中的格式会回到默认状态下。,运行,5.3.5 条件格式,1.单条件格式 对于学生成绩中不及格的分数,要将其采用红色标记出来,如果手工查找操作,费时费力。Excel 2003提供了一个很有用的工具,利用条件格式,可以很容易得到这样的效果。 条件格式的作用在于,在满足一定条件后单元格采用所设置的格式。这里应是,当单元格的分数数值低于60分时,设置字体颜色为红色,加粗倾斜。,2.多条件格式 如果有多个条件,比如在对不及格分数设置成红色的同
16、时,也要将90分以上的分数,设置成“蓝色”的话,可单击“添加”按钮,从而添加一个条件格式。 在Excel中最多可设置三个条件,可利用删除按钮对条件格式删除。,5.3.6 自动套用格式,在设置表格格式时,Excel也提供了16种可以直接使用的格式,极大的方便我们的操作。 在使用自动套用格式后,如果不想使用,可以使用自动套用格式对话框中最后一种格式,也就是没做任何设置的一种格式进行清除。或者可以使用【编辑】菜单中【清除】格式命令来清除格式。,运行,5.3.7 批注,添加批注可更好的对单元格的内容进行解释和说明。选择“鲍不同”这名学生所在的单元格,使用【插入】/【批注】,在其中输入“百米短跑特别牛”
17、 。 插入批注后,单元格的右上角会出现一个小红色三角形,当光标移到上面时会显示批注的内容。若要删除批注,可右键单击单元格在弹出菜单中选择“删除批注”。,运行,5.4 公式和函数,5.4.1 使用公式和函数 5.4.2 公式和函数的应用 5.4.3 常见的公式和函数 5.4.4 单元格引用操作,5.4.1 使用公式和函数,1、【案例说明】利用公式和函数进行数据处理是提高电子表格编辑速度、效率和准确性的一种有效手段 2、【案例分析】本案例用到的知识点如下: 插入公式和函数 要掌握的函数:Sum(), Average(), Max(), Min(), If(), count(), countif()
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