企业管理有限公司行政前台工作流程.docx
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1、 武汉品易企业管理有限公司行政前台工作流程一、 每天上班负责开公司大门(提前15分钟到岗),下班时交接好直线员工下班后关灯、电脑、空调、锁门。二、 环境卫生的打扫以及保持:1) 上班前或下班后打扫前台,接待室,总经理室,总监室,休息区域卫生(包括地面、桌椅、茶几、沙发卫生)2) 每天并要定时检查如有地面或者桌子不干净请及时清理,定期检查垃圾框,及时更换垃圾袋。三、 接待客户来访:1) 客户来访起身迎接打招呼,询问来访事由。2) 告知客户填写客户来访登记表,并指导客户填写,弄清楚来访者身份以及意图。3) 将客户待到接待区域或休息区域休息,准备一次性纸杯,到饮水机接水,用托盘双手将水杯放在客户前方
2、。告知客户:“请您稍等,我去通知*”4) 通知相关人员有人来访:5) 每隔30分钟添水,客户告辞时起身道别。6) 客人离开后两分钟内清理水杯,茶几卫生,保持接待区域卫生。把客户填写的客户来访统计放在对应的文件夹中存档,月底统计。7) 如需公司提供午餐的向部门负责人请示(来访人找哪个部门的负责人)由彭总签字才可安排订餐。8) 每月月底统计本月所有来访信息在Excel表汇总,下月一号汇总完成。四、 电话的接听和记录:1) 电话响起三声内拿起话筒,如有特殊情况超过三声要主动道歉。2) 主动向对方介绍:“您好,我是武汉品易企业管理有限公司,我是前台。”3) 问清来电意图,如需转接问清原由转接。(如遇到
3、找总经理的不要告诉对方总经理的联系方式)或者直接转给行政张经理。4) 如果对方找的人不在座位上,要问清对方的联系方式,姓名,来电目的。并记录在便签上,电话结束后告知同事。5) 结束语:“感谢您对武汉品易企业管理有限公司工作的支持,祝您生活愉快,再见。”由对方先挂断在放下话筒。一、 订饭统计:1) 每天上班11:00前统计,统计好并要在Excel表格中存档,统计好后通知快餐店送餐。2) 每天带饭员工会主动把饭放在前台,中午11:45开始用微波炉加热。(日后配备微波炉后)二、 办公用品的出入库管理:1) 将库房所有物品分类装箱、登记、存档。2) 如物品有所变化,则应及时更新库存存档。3) 库存所有
4、物品只能由综合部相关负责人员取出或放入,其余人员未经许可不得随意进入库房,否则后果自负。4) 办公用品库存应每月整理,并及时梳理出需要购买的办公用品。5) 办公用品购买,应向上级申请,填写申购单签字后并及时购买,放入库存,更新存档,所有办公用品应有购买单价纪录,应及时更新存档。6) 填写办公用品领用表。7) 到财务室文件柜中领取对应要领取的物品,核对表格的信息。(不允许个人随意到财务室领取,只能由前台统一领取后转领)8) 让领取人确认物品,签字。9) 月底及时汇总,下月一号汇总完成。三、 日常公司订水以及统计1) 每次订水一般情况一次性定24桶,再水只剩一桶的时候即使给水站打电话送水。2) 每
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