档案信息服务知识导航研究.pdf
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1、广西民族大学 硕士学位论文 档案信息服务知识导航研究 姓名:黄静 申请学位级别:硕士 专业:档案学 指导教师:麻新纯 20080401 档案信息服务知识导航研究 档案信息服务知识导航研究 摘 要 摘 要 大力开发档案信息资源,为用户提供服务,是档案工作的出发点 和归宿。随着计算机网络和现代信息技术的发展,档案信息服务成为 一个涉及理论和时间两个层面的复杂问题,对档案信息服务进行知识 导航将成为档案利用服务的关键和重点。 本文通过对档案信息服务知识导航的相关理论进行分析,结合我 国实际对构建我国档案信息服务知识导航模式进行研究,如网上导航 模式、档案参考咨询模式、自助式档案信息服务模式、个性化信
2、息服 务模式、专业化档案信息服务模式等,并从馆藏、技术、人才、法制、 资金五个方面对保障我国档案信息服务知识导航的实现进行论述。 知识导航是网络时代档案信息服务的重要内容之一,我们要在实 践工作中不断研究与探索、完善与改进,达到优质服务的理想境界。 关键词关键词:档案 信息服务 知识导航 STUDY ON ARCHIVES INFORMATION SERVICE OF KNOWLEDGE NAVIGATION ABSTRACT Vigorously developing archival information resources for the users is the starting p
3、oint and destination of archival work. With the development of computer network and modern information technology, the archives information service becomes a complex problem involving theory and time. It has become a key aspect to carry on the knowledge navigation for the archives information servic
4、e. This article analyzes the related theories of the archives information service knowledge navigation and studies the pattern of archives information service knowledge navigation according to the domestic situation, such as the navigation pattern on Internet, the pattern of archives reference consu
5、ltation, the pattern of self-service archives information service, the pattern of individualized information service, the pattern of specialized archives information service and so on. And then it discusses the realization process of the file information service knowledge navigation in our country f
6、rom the collection in the archives, the technology, the talented person, the legal system, the fund respectively. The knowledge navigation is one of the important contents at network time and we must study and explore endlessly in practice to improve and perfect it. KEY WORDS: archives; information
7、service; knowledge navigation 论文独创性声明论文独创性声明 本人郑重声明:所提交的学位论文,是本人在导师的指导下,独 立撰写完成的。除文中已经注明引用的内容外,本论文不含其他个人 或其他机构已经发表或撰写过的研究成果,也没有剽窃、抄袭等违反 学术道德规范的侵权行为。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体, 均已在文中以明确方式标明。本人愿意承担由本声明而引起的法律责 任。 研究生签名: 日期: 年 日 月 论文使用授权声明论文使用授权声明 本人完全了解广西民族大学有关保留、使用学位论文的规定。学 校有权保留并向国家有关部门或机构送交学位论文的复印件和电子文 档,可以
8、采用影印、缩印或其他复制手段保存、汇编学位论文。除在 保密期内的保密论文外,允许学位论文被查阅和借阅,可以公布(包 括刊登)论文的全部或部分内容。 研究生签名: 日期: 年 日 月 导 师 签 名: 日期: 年 日 月 1 1 绪 论 1 绪 论 现代信息技术的发展使得海量信息存储已经不再是难题,网络的普及也使得 信息传播交流日趋方便快捷。因此,今天人们获取信息的手段已不再是主要的问题, 而主要问题则是如何从浩如烟海的信息海洋中去识别出有效的、新颖的、潜在有 用的以及最终可理解的知识信息。换句话说,用户获得信息的主要障碍已从距离上 的障碍转变到选择上的障碍。档案馆充分利用和开发馆藏资源和网络资
9、源,建立 便于利用者利用的导航系统,满足全社会对知识、信息的需求,促进知识的转化 与创新服务内容,其作用也将日益凸显。 近几年来伴随着电子文件的出现,档案信息资源管理数字化,数字档案馆的 开发与建设,档案馆网络建设等一系列工作的开展,都为档案信息服务知识导航 研究的发展提供了机遇和空间。 11 选题背景选题背景 大力开发档案信息资源,为用户提供服务,是档案工作的出发点和归宿。我 国著名档案学家吴宝康在 90 年代就提出: “档案管理是基础,利用是主导(中心) , 服务是根本和方向。 ” 1档案信息资源只有通过用户的利用,才能实现其蕴藏的价 值,才能实现档案的经济效益和社会效益。近年来,政府非常
10、重视档案信息资源 的开发利用工作。2004 年,中央办公厅、国务院办公厅印发了关于加强信息资 源开发利用工作的若干意见 (3 号文件) ,对信息资源开发利用工作做出了重要部 署,同时对档案信息资源开发利用和信息化工作提出了新的要求。为此,国家档 案局 2005 年印发了 1 号文件关于加强档案信息资源开发利用工作的意见 , 对全国档案信息资源开发利用工作和档案信息化工作做出安排,要求要做好档案 信息资源的服务工作。国家档案局局长毛福民同志在 2005 年 12 月全国档案局 馆长会议上的报告中指出,要在档案工作服务机制上不断创新,使档案工作为党 和国家工作大局服务的广度和深度得到拓展。 全国档
11、案事业发展“十一五”规划 将“国家数字档案馆建设与服务工程”列为三个重大项目之一,项目要求在“十 一五”期间要建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系, 极大地改变档案基础工作的面貌,全面提高档案信息化水平,使档案事业发展充 分适应国家经济建设和社会发展的需要,适应信息资源开发利用、政府信息公开 和电子政务建设等各项工作的需要。 2 随着社会的进步和信息技术的发展,档案馆所处的信息环境发生了根本性的 变化。一方面,信息生产、加工、存储及传递越来越数字化和网络化,档案信息 资源结构趋向多元化;另一方面,人们对信息的需求日趋多样化、个性化和多层 次化。在这样的背景下,档案馆传统的服
12、务方式受到了严峻的挑战,信息的无限 性与利用者信息需求的特定性之间的矛盾越来越尖锐。当前,我国的档案工作正 处在一个历史的转型时期。传统的档案工作模式已经不适应时代的发展。现代信 息技术对档案和档案管理活动的渗透和改造使档案工作经历着前所未有的洗礼和 考验。正如加拿大著名档案学者特里库克认为的那样: “面对电子文件的挑战, 如果我们在理论上做出科学可行的回应,那么我们就可能抓住了一个绝妙的时机, 来提高我们的地位,受到现代档案工作者从未受到过的礼遇,像古埃及档案司神 (THOT)一样,重新坐回上帝的身边,而不是坐在凄凉冷清的办公室或是寂静的 档案架前。 ” 2反之,如果不能很好的应对信息技术的
13、挑战,档案职业将会悄然陨 落,被图书、资料管理所同化,或是被一些信息提供商和软件开发商所取代,档 案工作完全有可能成为单纯的保管工作,档案工作者则成为“管库员” 。 知识导航是网络时代信息服务的新平台。信息服务的知识导航作用是通过知 识、信息的开发、利用、共享等一系列工作,使用户从文献集合中汲取知识信息, 再通过思维,达到知识创新的目的。档案馆是对档案信息进行收集、整理、存贮、 开发,并为社会提供利用的科学文化教育和信息服务机构。充分利用和开发馆藏 资源,建立便于用户利用的导航系统,满足用户对档案信息的需求,促进档案的 转化与创新,服务于内容,其作用将日益凸显。以提供借阅和传统档案信息咨询 为
14、主的档案馆员只有向以知识的组织、提供、导航为主的“知识导航员”角色转 变,才能在信息服务过程中拓展知识导航的功能,达到档案信息提供利用的理想境 界。 12 选题意义选题意义 高层次的信息服务工作既是宣传档案工作的窗口,也是充分体现档案信息价 值的重要方式。本文结合时代特点,将传统档案信息服务模式提升到知识服务的 高度,进行知识导航,从而提高档案信息服务工作的质量和效益,使档案信息更 广泛地服务社会,为档案事业发展带来活力和希望。具体表现在: (1)更好的发挥档案信息资源的经济效益和社会效益,促进国家经济建设和社 会发展。 (2)最大限度的开发和利用档案信息资源,从根本上消除档案信息资源利用的
15、3 屏障,提高档案利用率,实现开放式档案信息共享。 (3)从根本上提高档案信息服务的质量和效率,扩大档案工作的影响,为档案 工作创造良好的发展环境。 (4)探索档案服务的市场化运行模式,对档案信息内容进行加工和开发,初步 形成档案信息内容加工业、档案信息咨询服务业等产业,创造社会效益和经济效 益,促进档案信息内容服务业的形成。 13 研究现状研究现状 1958 年,英国物理化学家 Polanyi 在其代表作PersonalKnowledge中首先 提出了人类的知识有两种:通常被描述为知识的,即以书面文字、图表和数学公式 加以表述的,只是一种类型的知识,即显性知识;而未被表达的知识,也就是我们在
16、 做某事的行动中所拥有的知识,是另一种知识,即隐性知识。 3知识导航技术主要涉 及信息提取技术和元知识技术。信息提取技术主要是针对文献信息资源而言的,它 是指通过提取文献信息资源中的基本概念来表达结构化或者半结构化的文本,通 过词语分割、文本索引和特征选择等文档转换技术,将文档划分为最小单元,然后 识别每篇文档主要概念的关键术语并建立索引。元知识技术主要针对一些其他知 识,例如“有关知识的知识” ,等等。 4在各个信息服务领域,对知识导航技术的研 究都有所涉及,尤其是在于图书馆学,在知识导航服务理念、服务模式、服务机 制、人员建设方面都已经形成了体系。而档案界学者虽然已经认识到了开展档案 信息
17、资源知识管理、知识服务的迫切需要,并且已经开始进行了研究,但是研究 还不是很深入,对档案信息知识导航服务的模式、机制的研究基本上处于空白。 在欧美一些国家,由于社会档案意识普遍较高,信息自由民主意识较强,网 络设施等物质基础发达等原因,档案馆信息服务已经成为一种稳定的档案职业理 念和档案工作的促进机制。档案信息资源开发、档案数字化建设、档案网络建设 等都比我们国家先进。从英、美、加、澳档案信息资源开发状况来看,其走的是 先建立档案网站 (包括门户和独立网站),再建资源库,最后发展数字档案馆的道 路。从整体发展水平来看,英、美、加、澳四国实际上代表了目前国际档案开发 所处的三个不同阶段。其中英美
18、属于第一层次,档案信息资源开发正从档案数据 库建设向数字档案馆迈进;加拿大则属于第二层次,处于档案数据库建设阶段; 而澳大利亚则属于第三层次,档案开发仍然以可获知性信息为主,数据库建设没 有成为信息资源开发的主要手段。如果说目前国外的联合开发主要还是基于某一 个(类)特定档案信息资源库建设的话,那么加拿大图书档案馆 (Library and 4 Archives of Canada,LAC)的成立,建立统一的网站对加拿大包括档案、图书在 内的信息资源联合开发,则较好地反映了这种基于用户需求为导向的联合开发在 国家层面的贯彻,同时也恰如其分地揭示了联合开发已经成为未来发展的一种趋 势。 14 研
19、究内容和方法研究内容和方法 随着信息社会的发展,信息的整合性特征越来越突出,尤其是网络环境的形成, 使得信息服务方式日趋同一。不同的信息服务领域之间出现相互交叉、渗透、融合 的趋势。 当前档案界与图书馆界都大力开展信息化建设,在这个过程中渗透与融合趋 势初露端倪。在实践层面,图书馆界的信息化程度超前于面对安全性、保密性等诸多 问题的档案界。本文试图借鉴图书馆界的先进经验,结合档案信息服务的实际特点, 提出在档案信息服务中进行知识导航,使档案信息服务达到新的层次,使档案价值 得到最大限度的体现。 本文采取了多种研究方法,主要包括: 文献追踪调查法:通过网络数据库和其他网络资源检索相关的文献。 实
20、地调查法:到广西区档案馆、百色市档案馆等地考察档案信息服务的实际工 作。 对比分析方法:通过对国内外档案网站和数字档案馆的访问,分析比较不同地 区档案信息知识导航服务的不平衡状 5 2 档案信息服务知识导航概述档案信息服务知识导航概述 21 档案信息服务知识导航概念档案信息服务知识导航概念 知识是“人们在改造世界的实践中所获得的知识和经验的总和。 ” 5它是经过 每个个体的头脑处理过的信息,是关于事实、过程、概念、理解、理念、观察和 判断的个性化的主观的信息。知识是个性化的,想要使一个人的知识对其他人也 有用,那么就必须通过一种方法,使其他人能够阐明并得到知识。从知识的分类 来看,知识可分为显
21、形知识和隐性知识,由此,知识导航也可分为显性知识导航 和隐性知识导航。档案信息服务知识导航就是在整合现实馆藏以及其他相关信息 源的各种显性和隐性资源的基础上,借助计算机、通讯网络等现代技术引导利用 者根据利用需要使用有关检索工具、编研资料、档案信息资源数据库等来获取所 需的档案资料的过程。简单的说,档案信息服务知识导航就是引导利用者获得所 需的档案资料的过程。 22 档案信息服务知识导航特点档案信息服务知识导航特点 2.2.1 导航资源的数字化、虚拟化导航资源的数字化、虚拟化 档案信息服务知识导航服务资源是以计算机可读的数字形式存储的,不仅包 括载体形式多样的本馆实体数字档案信息资源,而且包括
22、大量网上分布的虚拟信 息资源。导航资源的数字化、虚拟化是档案信息资源建设的发展趋势,数字档案 的出现改变了传统档案建设的概念、 理论和方法;改变了档案建设体系结构与内容; 拓展了档案信息资源的空间和服务模式。虚拟档案突破了档案的界限,使网上所有 信息资源构成档案逻辑上的“馆藏” 。馆藏数字化、虚拟化是现代档案的发展趋势, 大大丰富了获取所需的档案资料的途径。 2.2.2 服务内容知识化、多样化服务内容知识化、多样化 档案信息服务知识导航服务已从文献单元转移到档案信息知识单元,强调档 案信息资源的开发利用,为用户提供解决现实问题的档案信息知识。具体表现为把 6 过去数据型资料看成“历史”资料信息
23、,按信息管理方式在系统中分类,供查询 搜索;把过去的信息型资料看成知识型文档,按知识资源结构进行归类、沉淀、 共享应用;对将来的数据型资料,将其转化成信息型文档,按信息管理方式分类 存贮,搜索查询;对将来的信息型文档,设立网上专家委托处理流程系统,快速 将信息型文档转化成知识型文档,按知识资源结构进行管理,即归类沉淀,共享 应用;对将来的知识型文档,设计、设立标准模板,并设立网上专业人员自动处 理流程系统,快速将知识型文档形成规范知识资源,并按知识资源管理实施“沉 淀”“应用”和“创新”。 2.2.3 服务方式开放化、多元化服务方式开放化、多元化 计算机网络将档案馆置身于广阔的档案信息空间,最
24、大限度地拓展了档案信息 服务知识导航服务的空间。同时档案馆可以采取主动的、多元的、多层次的服务 方式随时在网上发布各种档案信息资源的消息,并为用户进行“引导”或“导航” 。 传统档案服务工作主要是围绕印刷型档案资料的开发利用来组织和开展的。随着 电子文件的产生、大量联机数据库的出现和传统馆藏的数字化转换,电子信息资 源将成为信息时代档案文献信息资源的主体。档案馆用户服务的内容将逐渐从提 供传统性馆藏向提供多元化、电子化的信息以及更广领域、更深层次的信息服务 发展。因此,为用户提供多元化的服务势在必行。如帮助用户选择和利用数据库, 掌握复杂的档案检索方法,介绍检索技能及网络知识,检索遇到的问题及
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