64077船舶工业档案管理规则案卷格式和一般要求 标准 CB T 3495.17-1998.pdf
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1、I C S 0 1 . 1 4 0 . 2 0 u0 1 备案号: 2 4 3 7 -2 4 3 8 -1 9 9 9 CH 中华 人 民 共 和 国船 舶 行 业 标 准 C s / T 3 4 9 5 . 1 4 -1 9 9 8 C s / r 3 4 9 5 . 1 7 -1 9 9 8 船舶工业档案管理规则 R e g u l a t i o n s f o r a r c h i v e s m a n a g e me n t f o r s h i p b u i l d i n g i n d u s t r y 1 9 9 8 一1 2 一2 9 发布1 9 9 9 一0
2、6 一0 1 实施 中国船舶工业总公司发 布 C B / T 3 4 9 5 . 1 1 - - 1 9 9 8 前言 本标准参照G B / T 9 7 0 5 一 8 8 文书档案案卷格式 , G B / T 1 1 8 2 2 - 8 9 科学技术档案案卷构成的一般 要求 , 并结合C B 3 4 9 5 . 1 -9 2 R 船舶工业档案管理规则 分类大纲及编号 进行编制, 是一项船舶工业档 案业务管理标准。 本标准由中国船舶工业总公司办公厅提出并归口。 本标准起草 单位: 中国船舶工业总公司第七研究院第七U一研究 所。 本标准主要起草人: 贝珍丽、 都永芬、 吕凤芝、 成更海。 中华人
3、民共和国船舶行业标准 C B / T 3 4 9 5 . 1 7 -1 9 9 8 分类号: u 0 1 船舶工业档案管理规则 案卷格式和一般要求 R e g u l a t i o n s f o r a r c h i v e s m a n a g e n e n t f o r s h i p b u i l d i n g i n d u s t r y F i l e f o r ma t a n d g e n e r a l r e q u i r e me n t 范 围 本标准规定了船舶工业档案案卷的格式、 装订及制作等要求。 本标准适用于船舶行业企、 事业单位除职工、 教
4、学、 会计类档案以外的档案案卷。 弓 1 用标准 下列标准所包含的条文, 通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时, 所示版本均 为有效。所有标准都会被修订, 使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性. G B / T 9 7 0 5 -8 8 文书档案案卷格式 G B / T 1 1 8 2 2 -8 9 科学技术档案案卷构成的一般要求 C B 3 4 9 5 . 1 -9 2 船舶工业档案 管理规则 分类大纲及编号 C B 3 4 9 5 . 2 -9 2 船舶工业档案管理规则 产品 C B 3 4 9 5 . 3 -9 2 船舶工业档案管理规则设备仪器 C B 3
5、4 9 5 . 4 -9 2 船舶工业档案管理规则 经营、 生产、 技术 C B 3 4 9 5 . 5 -9 2 船舶工业档案管理规则 党群、 行政 C B / T 3 .4 9 5 . 1 3 -1 9 9 7 船舶工业档案管理规则科研 定义 本标准采用下列定义。 象1 案卷f il e 由互相联系的若干 文件组合而成的一种档案保管单位。 3 . 2 卷内目 录 f il e li s t 案卷内登记文件及其排列次序的目录。 3 . 3 卷内 备 考 表 m e m o r a n d u m 说明案卷内文件状况的表格。 3 . 4 档 号 a r c h iv a l n u m b e
6、 r 在整理和管理档案过程中, 以字符形式赋于档案的一组代码。 4 案卷券皮( 盒) 格式 4 . 1 船舶工业档案案卷卷皮( 盒) 分为软、 硬卷皮和卷盒。 42 卷皮和卷盒尺寸, 见图 l a 、 图l b 、 图 2 a 、 图 2 b和表 1 , 中国船伯工业总公司1 9 9 8 一1 2 一2 9 批准 8 1 9 9 9 一0 6 一0 1 实施 C B / T 3 4 9 5 . 1 7 -1 9 9 8 表 1 类型长人宽B 厚D 软卷皮 2 6 01 8 5 硬卷皮 2 8 02 1 01 01 5 , 2 03 0 卷盒 2 8 02 1 01 01 52 0 3 0 3
7、0 02 2 0 2 03 04 05 06 0 9 0 3 2 02 3 02 03 0 4 05 06 09 0 4 . 3 卷皮( 盒 封面和脊背项 目 4 . 3 . 1 封面项 目包括: 全宗名称、 档号、 全宗号、 缩微号、 案卷题名、 日期、 保管期限、 密级。 各项目具体位 置、 尺寸见图 3 , 4 . 3 . 2 脊背项目包括: 全宗号、 档号、 案卷题名、 保管期限, 底脊背项目 包括: 档号、 案卷题名。 各项 具体位 置、 尺寸见图4 , 4 . 4 封面、 脊背填写说明 4 . 4 . 1 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称应用全称或通用简称。 如“ 中国船
8、舶工业总公 司” 简称“ 船舶总公司” ; “ 中国 船舶工业总公司第x研究院第xxx 研究所” 简称“ 船舶总公司x院xx X所” , 4 . 4 . 2 档号由 分类号、 项目 代号( 或年代号) 、 案卷号组成。按C B 3 4 9 5 . 1 规定填写。 脊背宽D为1 0 , 1 5 , 2 0 , 3 0 m m脊背上的档号填写格 式可 选择图5 或图6 , 脊背宽 D为4 0 , 5 0 , 6 0 , 9 0 m m脊背上的档号一律为横写格式见图 6 , 4 . 4 . 3 全宗号填写档案馆指定给立档单位的编号。 4 . 4 . 4 缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。 4 . 4
9、 . 5 案卷题名( 案卷标题) 一般由立卷者自拟。 A , B , C , D四 大类档案的案卷题名应当准确概括本卷文件的 主要制发单位、 内容、 文种。 文字应力求 简炼、 明确。 E , F , G , H四 大 类 档 案的 案 卷 题 名 应 简 明、 准 确 揭 示 卷内 文 件 材料 的 内 容。 其 案 卷题 名 主 要内 容包 括项目 名称( 及其代字、 代号) 、 特征( 如阶段、 专业、 公文、 图样、 技术文件、 其它文字材料等) . 4 . 4 . 6 日期填写卷内文件的起止日期。 4 . 4 . 7 保管期限是立卷时划定的案卷保管期限, 分为永久、 长期、 短期三种
10、保管期限. 永久为 5 0年以上; 长期为1 5 至 5 0 年; 短期为 1 5 年以下。 4 . 4 . 8 密级按照保密规定划定的密级填写。当卷内文件有不同的密级时, 则按最高密级填写。 4 . 5 填写要求 4 . 5 . 飞 使用软卷皮装入卷盒保管时, 卷盒封面不填写, 脊背填写全宗号、 档号、 保管期限。 4 . 5 . 2 填写案卷封面和脊背时用黑墨汁或黑墨水、 蓝黑墨水,字迹规范工整, 也可采用计算机打字。 卷内目录格式 5 . 1 卷内目录 5 . 1 . 1 国内通用1 6 开型( 8 p 长x 宽为2 6 0 m m x 1 8 5 m m ) . 适用于A, B , C
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