word排版艺术繁体.pdf
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1、 http:/ http:/1 你能夠從 學到什麼 文檔結構圖文檔結構圖文檔結構圖文檔結構圖 (document map) 目錄目錄目錄目錄 (table of contents or figures) 自動化自動化自動化自動化 頁眉與頁尾頁眉與頁尾頁眉與頁尾頁眉與頁尾 (headers and footers)自動化自動化自動化自動化 題注題注題注題注 (captions) 自動化自動化自動化自動化 多級符號多級符號多級符號多級符號 (outline numbering) 自動化自動化自動化自動化 交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用 (cross references) 自動化自動化自動化自動
2、化 腳注腳注腳注腳注 (footnotes) 與尾注與尾注與尾注與尾注 (endnotes) 索引索引索引索引 (index) 自動化自動化自動化自動化 協同作業協同作業協同作業協同作業:批注批注批注批注 (comments), 修訂修訂修訂修訂 (track changes), 保護保護保護保護(protection) 次開發次開發次開發次開發 侯捷侯捷侯捷侯捷 2005.02.01 http:/ http:/2 前言 本投影片旨在以圖示方式,提綱挈領讓讀者快速了解 Word 提供之排版平台 和寫作平台的功能。 投影片本身的文字是如您現在所見的綠色,時而間雜紅色文字以提醒注意或提 高閱讀效
3、果。投影片本身所用之線條和框框皆為紅色,例如 和 。其他東西皆為示範畫面。 我常使用 “自動化“ 詞,而不說 “自動“,例如目錄自動化、索引自動化、章節 編號自動化、題注自動化、交叉引用自動化,蓋 Word 並不會 “自動“ 為我們 做什麼,但我們只要建立好各種 styles,達個命令便可獲得目錄、索引、各 種自動編號、交叉引用更新,是謂 “自動化“。 本投影片只是告訴各位 Word 的功能,以及Word排版藝術涵蓋內容,並不 說明詳細操作。 http:/ http:/3 名詞解釋 有些用語,通用於日常生活之,般都能理解,例如 “目錄“、“索引“、“章節“。 有些用語,則非排版專業或熟悉 W
4、ord 之士無法望文生義。以解釋本投影片出現 之名詞。為令術語突出,只在第次出現時使用文,其他場合使用英文。 文件 (File) - Word 開啟或存儲的單元。 文檔 (Document) - 就是般意義的 “文檔“,是排版成品。也許是本書籍,或篇 論文,或份技術報告、客戶報告、運營計劃.。可由或多個文件組成。 節 (Section) - 不是般所謂 “章節“ 的節,而是Word排版的種單元。 頁眉 (Header) - 每頁最端區域,通常用於放置頁碼或章節名稱.等等。 頁尾 (Footer) - 每頁最端區域,通常用於放置頁碼或作者名稱或日期.等等。 題注 (Caption) - 圖、表、
5、方程式、程序代碼等等的 “編號和說明“。 交叉引用 (Cross Reference) - “請參考圖5-2“ 或 “請參考2-4節“ 這類東西。 腳注 (Footnote) - 正文帶有編號的補充說明。置於每頁最端。 尾注 (Endnote) - 正文帶有編號的補充說明。置於每節最尾端。 目錄 (Table of Contents) - 整份文檔的標題總覽。通常置於文檔最前。 索引 (Index) - 整份文檔的 “語彙-頁碼“ 檢索表。通常置於文檔最後。 批注 (Comment) - 多協作文檔,成員彼此之間的加注意見。 修訂 (Change) - 多協作文檔,成員彼此之間的修改(增刪)。
6、 以針對述各個 Word 用語給出圖例。 http:/ http:/4 名詞解釋:Sections Section,通常被譯為 “節“,但請不要和般所謂 “章節“ 的 “節“ 混淆。 Sections 是 “不可視“ 的排版元素。它是排版作業的個單元。許多 Word 設定都以 section 為作用範圍。因此,如果你要在整份文檔做不同的系統性設定,首先就需 要將整份文檔分割為數個 sections。 例如: 頁面設置 的每種設置: 都可選擇套用於整份文檔或此節。因此瞸瞸瞸?瞸?瞸? ?瞸?。(不同的紙張大小將造成印刷作 業困難,因此通常只用於電子文檔。) ?瞸?。通常目錄、前言、致謝等的頁碼
7、使用?,正文的頁碼使用 ?。 ?瞸?。 我們可以令?瞸?(或偶數頁)?。也可以令?瞸?瞸? (許多書籍往往如此)。這對文檔的成形非常方便。 http:/ http:/5 名詞解釋:Headers & Footers 左頁 headers右頁 headers 左頁 footer右頁 footer http:/ http:/6 名詞解釋:Captions 這是個 caption,其 “表“ 是標籤(tag), “11-1“ 是編號(number), “超連結“ 是文字(text)。 http:/ http:/7 名詞解釋:Cross References 所謂cross reference
8、就是文檔對其他版面元素的引用(reference)。 這些都是 cross references。 Cross reference 引用的對象可以是: 還可以更選擇引用對象的(例): http:/ http:/8 名詞解釋:Footnotes & Endnotes 這是 footnote 編號(或稱 “footnote 引用“) 這是 footnote 文字。如果文字 不像這樣置於頁末,而是置於 節末,是所謂 endnote。 http:/ http:/9 名詞解釋:Comments 在多協作的文檔,成員彼此之間的意見加注, 便是所謂 comments。文檔以黃色顯現,並在鼠 標移至該處時
9、出現個小方塊,內含加注意見。 這個東西只對電子文檔有用,或在多協作開發 文檔的過程過程過程過程有用,列印時不顯現。 適用於多人協作,例如: 碩博導師和研究生的論文創作 公司文檔開發部門的集體創作 合著或合譯書籍時的往返溝通 http:/ http:/10 名詞解釋:Changes 凡被修訂之文字行都會出現條直線標記。 出現於右頁右側,或左頁左側。 只要令文檔進入修訂保護修訂保護修訂保護修訂保護狀態狀態狀態狀態,所有文字的增減便都會被記錄 來,將來解除解除解除解除修訂保護修訂保護修訂保護修訂保護時便可確認。很適用於多協作。 解除解除解除解除修訂保護修訂保護修訂保護修訂保護時,Word 提供對話
10、框讓 user 逐確認各個 changes: 這是文檔原本內容 這是文檔被審閱者修改後的結果 (藍色代表增,紅色代表刪) 適用於多人協作,例如: 碩博導師和研究生的論文創作 公司文檔開發部門的集體創作 合著或合譯書籍時的往返溝通 http:/ http:/11 頁面尺寸設定 Word 允許 user 設定各種頁面尺寸。 http:/ http:/12 樣式 (Styles) 總論 styles 是排版的最根本要素,Word 提供的?瞸?(例如目錄和索引的收集 整理等等)?!styles!瞸?。有了它,排版不再是字句行段的辛 苦爬梳,而是大塊山水潑灑(加少量細部微調)。 Styles 是某種
11、特定身份(例如大標、小標、內文、程序代碼、圖、表)的文 字的呈現風貌(包括字體、字體大小、字距、行距、顏色、前後段距離)。 Word 允許用戶將這些風貌設定儲存起來並賦予名稱,即為 styles,將來可快速套用 於文字身。 Word 提供多種built-in styles(內建樣式)。其各種設定,為因應用戶需求,應由 用戶加以修改。這些 built-in styles ? Word ?瞸?。例如 Word 會收集 styles 為標題1標題9 的文字內容組成目錄,並以styles 目錄1目錄9 表現之;Word 也會收集文件內由用戶加入的 index entries(索引項),並以styles
12、 索引1索引9表現之。 http:/ http:/13 這是標題3, 種內建 “段落樣式“ 這是 標題2, 種內建 “段落樣式“ 這是 命令, 種定制 “字符樣式“ 這是高亮, 種定制 “字符樣式“ 這是 對話方塊, 種定制 “字符樣式“ 這是 框內元素, 種定制 “字符樣式“ 依據建立者的不同,styles 分為 “內建內建內建內建樣式“ 和 “定制定制定制定制樣式“ 兩種。 依據套用對象的不同,styles 分為 “段落段落段落段落樣式“ 和 “字符字符字符字符樣式“ 兩種。例如: 樣式 (Styles) 舉例 http:/ http:/14 ?根據己身需求,設定各種 styles。此
13、後即可在這 些 styles 之進行文字工作,於寫作同時獲得最終版面視覺 效果。Word 提供的各種自動化作業,包括多級符號 (outline numbering)、交叉引用 (cross references)、題注 (captions)、目錄 (table of contents) 、頁眉與頁尾 (headers and footers)、腳注 (footnotes) 與尾注 (endnotes)、索引 (index)自動化,對寫作過程帶來極大便利, 可謂是個良好的寫作平台。?得以將繁雜瑣碎的 事務交給 Word,全副心力放在創造性工作。 排版平台 vs.寫作平台 ?瞸?收到客戶交付的文稿
14、後,根據己身美工素養 或客戶需求,設定各種 styles,即可快速套用於文稿身, 迅速完成排版任務。 http:/ http:/15 文件結構圖 (Document Map) “文檔結構圖“ 可讓創作者或排版者隨時掌握整份文檔的大局。 圖左窗口相當於份完整目錄,各層目錄可收可張,並有 hyperlink 效果鏈接至主窗口。 http:/ http:/16 目錄自動化:章節目錄 (table of contents) Word會自動化收集特定 styles 做成 “階層式目錄“。每個頁碼都是 hyperlink,鏈接至文檔內容。 http:/ http:/17 目錄自動化:圖目錄 (tab
15、le of figures) 除了般的內容(章節)目錄,Word 亦可為各種 captions 做出對應的目錄。 例如圖目錄、表目錄、方程式目錄、程序代碼目錄.。 “caption 文字“ 的各種型式(字體、顏色、框線.)會被抓取過來忠實呈現。 http:/ http:/18 頁眉與頁尾 (headers and footers)自動化 可設定 headers 和 footers 的內容。通常 可能在左右頁外側放置頁碼,內側放文檔名稱或大綱(章節)名稱。 header footer http:/ http:/19 題注 (captions) 自動化 ?瞸? captions ?。 Word
16、 會自動化重新編號。 captions 文字 captions 標籤 captions 數字(編號) 整行是謂 caption http:/ http:/20 多級符號 (outline numbering) 自動化 ?瞸? outline ?。 Word 會自動化重新編號。 http:/ http:/21 交叉引用 (cross references) 自動化 ?瞸? cross references ?。 Word 會自動加以修改。 也就是說當 “被引用點“ (例如頁碼、圖表編號、章節編號)有所改動, “引用點“ 會對應更動。 如果將來圖5-18 被重新編號為圖5-19, 這裡會自動成
17、為 “圖5-19“。 如果將來5.2.2節被重新編號為5.2.4節, 這裡會自動成為 “5.2.4節“。 http:/ http:/22 腳注 (footnotes),尾注 (endnotes) ?瞸? footnotes ?/? endnotes ?。 Word 會自動化重新編號。 這個編號可以是全書流水號, 或每個 section 重新開始 (如果將每章設為個section,那麼就是每章重新開始) http:/ http:/23 索引 (index) 自動化 只要在寫作過程嵌入 “索引項“(index entries),Word 便能抽取其所在頁碼做成索引。 可做出多層次索引。英文索引
18、以字母次序排序,文索引以筆劃次序排序, http:/ http:/24 協同作業:批注 (comments) 假設某份文檔由 CHEN 和 HOU 兩協作。HOU 覆閱 CHEN 的稿件時有些意見 想表達,這就可以用 comments。 http:/ http:/25 協同作業:修訂 (track changes) 以團隊方式發展文檔,過程需要頻繁溝通協調、同僚覆審。在溝通修改的過程,除了 剛才所說的 comments,還有項利器可用,就是 track changes。 只要令文檔進入修訂保護狀態,所有文字增減便都會被記錄來,留待文件最高負責 (或說有能力解除修訂保護的)日後定奪。團隊內不
19、同的成員可設定自己的文字增刪 顯現風格,使觀者目了然。 http:/ http:/26 協同作業:保護 (protection) Word 電子文檔的保護共有五種:表單保護、修訂 (changes) 保護、批注 (comments) 保護、 開啟 (open) 保護、防寫(read only)保護。 修訂 (changes) 保護:此後造成文檔內容改變的任何操作,包括文字的增加、刪 除、格式變化,都將留 track changes 記錄。 批注 (comments) 保護:文件只允許被添加 comments。 開啟 (open) 保護:需要密碼才能開啟。 防寫(read only)保護:在此
20、保護仍可修改文檔內容,但只能另存為新文件。 http:/ http:/27 二次開發 運用 VBA 或 VC+ATL,可實現 Word 插件(add-ins)。 例如圖以 VBA macros 實現 5 個額外功能,並以 buttons 形式出現在 toolbar 。 用戶按某個 button,便啟動某個 VBA macro。 http:/ http:/28 讀者反饋.1 以是讀者來函、書評文章、網絡論壇、網誌(blog)與本書相關的報導或感言 。本書 繁簡兩版都有,評論來自兩岸,以保留原用語,不做兩岸轉換(例如軟體 ?軟件, 檔案?文件,文件?文檔)。 我是名軟體開發者,經常使用Word
21、製作文件,深感Word功能繁多,系統龐大,不易掌 握。從前對於Word我是見樹不見林。讀完Word排版藝術第章問答101,腦海 就浮現出Word的功能架構。綱舉目張,爾後各章節,順著架構理解,路讀去,通行無 阻。 我非常喜歡讀您的書,這本也不例外。讀這本書的過程,有時真有寫本書的衝動, 當然要用Word排版,體驗樂趣了- 好像本末倒置?。 非常佩服您的這部作品:能夠將如此繁雜的內容組織得如此井井有條是其;能夠將 本書排版成好似件藝術品是其;能把Word使用到如此境界是其。 拜讀大作收穫頗豐。平常工作並非寫書創作,倒是撰寫客戶計畫書常常吃到苦果。同事 間文件交換總是以dirty work方式做兩
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