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1、编号:HJ-ZD-ZB-01-G1 第 1 页 共 4 页 豪钧同创科贸有限公司豪钧同创科贸有限公司 档案借阅管理制度档案借阅管理制度 为了规范公司档案管理,防止公司文件外流、丢失及便于查找,特制订此制度。 公司可以借阅的档案有:技术文件资料、公司管理文件资料、财务文件资料(详见 财务规定) 、业务文件资料、外来文件资料。借阅规定如下。 1. 员工因工作需要借阅、调用文件资料时都必须填写“档案借阅登记表” ,并 预计归还日期。其中书籍与不涉及保密的文件资料可以直接外借,而涉及保密的文 件或公司内部文件都必须有借阅权限许可人签字方可借阅(见表一) 。 2. 如借阅者直属上级外出又需急用文件资料,
2、可请越级领导签字借阅文件资 料,但同时必须在借阅单的备注栏中写明原因。 3. 如果借阅者借阅在密级规定中明确写明不得借阅、 调用的某类档案, 此时直 属上级的签名无效,借阅者如要借阅该类档案必须由总经理签字批准。 4. 所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、 拷 贝或其它任何方式留有复件。同时也不能将该保密性文件资料在公司内外传播或传 阅。 5.借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁,如果为光盘软盘类资料要尽 量保持载体无划损。 6. 借阅者如将所借阅的书籍、 资料遗失均须照价赔偿。 光盘软盘类数据如若损 坏应将已坏载体上交档案室做报废处理,如不能交出原件均按遗失处
3、理,其中重要 文件资料的遗失由总经办按情况严重性处理。 7.7. 为方便信息资料的流通, 所有文件资料均有一定借阅期限, 借阅期限依文件 资料的类别由档案管理员告知归还日期,如因工作需要文件资料资料还需使用,需 办理续借手续。 8.8. 本制度解释权归总经办。 9.本制度自总经理签字之日起开始执行。 编号:HJ-ZD-ZB-01-G1 第 2 页 共 4 页 文件资料借阅权限(文本)文件资料借阅权限(文本) 表一 文件类型文件类型密级密级保存期限保存期限借阅权限借阅权限 批准批准 级别级别 借阅借阅 期限期限 备备注注 设计、生产图纸资料机密永久保存 按归档借 阅时权限 一般用 后归还 业务资
4、料机密5 年以上 按岗位 权限 用后归还 公 司 文 件 资 料 证件原件机密永久 依需要承 办人员 总经理用后归还 按用途的日 期归还 证件复印件 依需要承 办人员 部门 经理 按情况 处理 规章制度、办 法 内部 公开 永久或 长期 所有员工用后归还 按用途的日 期归还 人事档案保密长期 部门经理 以上及相 关人员 用后归还 按用途的日 期归还,离职 人员档案保 存一年 财务文件资料绝密长期 一般不得 借阅 总经理用后归还 按用途的日 期归还 北京豪钧同创科贸有限公司总经办 总经理: 年月日 编号:HJ-ZD-ZB-01-G1 3 档档案案借借阅阅登登记记表表表二 序 号 借出档卷归还档案
5、 备注 借出日期 借阅人 批准人 利用目的 数量 借阅期限档案名称(或文件资料号)管理员签字日 期签 字 编号:HJ-ZD-ZB-01-G1 档案管理流程档案管理流程 一、一、文件资料归档文件资料归档 二、二、文件资料及档案借阅文件资料及档案借阅 档案管理员填写文 件资料归档登记表 资料归档人及资料接收人在 文件归档登记表上签字确认 管理员将档案进 行编号、归档,以 备查阅及借阅 档案借阅人填写 档案借阅登记表 A管理员按文件资料借阅人权 限,办理文件资料借阅 档案借出后, 档 案管理员要做好 记录,及时追踪。 档案借阅人要及 时归还所借档案。 因工作需要文件 资料还需使用的, 借阅人需办理续 借手续 B借阅者不得将借出的保密性文 件资料在未经许可的情况下私自 复印、 拷贝或其它方式留有附件, 也不得将该保密性文件资料在公 司内外范围内传播或传阅 C借阅者有义务保持所借文件资 料的完整、整洁,如果为光盘软 盘类资料要尽量保持载体无划横 A.完好:档案管理员 办理归还手续后存档 归还所借的文件资料, 管 理员要检查归还的文件 资料是否保持完好、 整洁 B.有破损但能使用: 根据 破损情况按规定执行, 办理归还手续后存档 C.丢失或损坏后不能 使用: 按规定赔偿, 档案管理员进行销帐
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