2011最新某百货公司管理制度.pdf
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1、323 办公室管理制度 为了保持良好的工作环境,提高工作效率,给来店办事的客人和顾客留下良好印象,现 制定办公室管理制度如下: 1、办公室工作人员应自觉保持室内卫生。 2、办公室内保持安静,不得高声喧哗。 3、办公室只供店内工作人员办公使用,不得长时间接待私人访客;需要接待来访客人 时,应使用专用的会客室。 4、办公室内禁止吸烟。 5、营业员、班长、各主管、各经理应以卖场为主,缩短办公时间。 6、办公用品摆放整齐,与工作无关的物品严禁放于明面。 7、办公资料严格保管,不得随意放置。 324 关于经营数据保密的管理规定 一、百货营运各部门的经营数据及相关资料一律保密。 二、百货营运部各部门对与经
2、营有关的资料按级别设立相应的权限,不得越权查阅、翻看 资料。 三、相关人员如需查阅相关资料,必须有相关部门经理级以上人员授权。授权人员要严格 执行保密制度,严禁将各类数据、信息向外界泄露。 四、营运班长或经理助理在对帐时,应保管好销售日报表,严禁供应商、营业员或其它人 翻阅。 五、销售报表及其它数据严禁长期存放在营业卖场。 六、严禁在卖场及其他公共场合谈论与经营有关的数据,如销售额、扣点、保底额、促销 活动等商业机密。 七、各部门的经营数据严禁向其它部门泄露。 八、严禁将经营数据对外人泄露,包括家人、朋友等。 九、各部门负责人与供应商商谈时,注意对相关数据、信息的保密。 325 供应商管理规定
3、 为维护齐市新玛特的企业形象和社会信誉,保障我店及合作的合法利益,现依据齐市新 玛特相关经营合同书及各项管理制度,特制定如下规定: 一、 管理规定 1、我店有经营业务的供应商,必须遵守齐市新玛特的一切规章制度。 2、所有专柜的合作厂商,必须依据齐市新玛特的商品退换货管理规定处理顾客投诉, 因所经营商品的质量、性能、售后服务等原因导致顾客要求退换等投诉的,该供应商必须遵 从齐市新玛特的处理结果,不得提出异议、故意刁难、迟延或拒绝执行。 3、本商场卖场内,供应商不得以任何原因与顾客发生冲突,导致我店形象受损。 4、任何专柜不得进行非在统一收银台的钱款交易、结算。 5、出现任何纠纷,由齐市新玛特有关
4、部门管理人员进行处理后对于处理的结果,各专柜 的合作厂商必须无条件执行。 6、商场对于员工的违纪行为进行处理时,该专柜供应商不得提出异议,必须配合工作无 条件执行。 7、在齐市新玛特上柜进行销售的商品,经过检查出现不合乎合同标准、存在问题的商品 (包括: “三证”不全;无签约品牌;滞销商品;质量不合格等因素) ,我店管理人员要求该 商品下柜时,该供应商必须无条件服从。 8、各专柜的合作厂商在齐市新玛特经营过程中,出现商品短缺、断货、不应季等现象, 导致本商场利益受损,该专柜供应商必须在我店管理人员规定的期限内进行商品调整。 9、因合作厂商柜台、货架等布局摆放不合理,导致顾客个人物品及人身受到以
5、外伤害, 经由我店进行处理,供应商必须按处理结果无条件进行赔偿,费用由供应商自行承担。 10、由本商场工作人员调查确定,合作厂商在我店经营的商品价格与市场需求不符,我 店有权对价格进行调整,供应商必须执行。 11、与本商场合作的厂商在我店营业期间,不允许参与销售及长时间在本专柜逗留。 12、营业期间,各专柜供应商不允许将其在本商场内经营的商品擅自调换、拿走。 13、营运部有权对一切影响新玛特形象及违反我商场规定的行为予以制止及取缔。 二、 处罚方法 1、 对于不服从新玛特各相关规定及管理的合作厂商,将给于 2000 元10000 元罚款(在 326 结款中扣除) 。 2、无论何种原因与顾客发生
6、冲突的合作厂商,导致我店形象受损的行为,将给予 5000 元罚款,情节极其恶劣的除扣除 20000 元罚款外,我店将终止与其合作关系,限期退出我店, 由此产生的一切费用及损失由该供应商自行负责。 3、查出不合格、我商场勒令下柜的商品,该供应商在规定时间内不执行我店规定的,我 店将给予 2000 元罚款,并将此商品做没收处理。 4、未经允许合作厂商擅自调换、拿走在我店经营的商品,导致我店利益及信誉受损,视 情节给予该商品五十倍罚款,情节严重的我店将终止与其合作关系,并限期退出我店, 由此产生的一切费用及损失由该供应商自行负责。 327 关于物价、质量、信息采集的内部管理 一、物价、质量负责: 1
7、、建立商品台帐(台帐附后) 。 2、与供应商索要货单既报价单。 3、持供应商报价单与对方总公司确认价格的统一性。 4、持供应商报价单与竞争店确认价格的统一性,要求低于或与竞争店持平。 5、回收物价员印章,统一监制物价牌。 6、新品必须由主管经理同意,并在台帐上登记签字后方可上柜销售。 7、负责日常物价工作,重点对打折期间货品价格问题进行监督。 8、每周以周报形式在周间经营会议上上报。 (周报形式附后) 9、对卖场中商品质量进行档案管理即在商品台帐上记录。 10、建立日巡检、周抽查、月通报制度。重点工作内容:超品牌经营、货品吊牌耐久性 标识、工艺、与总公司核对该货号商品是否出品等。 11、对于临
8、时性促销活动的货品同样必须有新品上柜手续方可上柜,商品台帐登记准确。 12、每周以周报形式上报。 (周报形式附后) 二、信息采集工作: 1、新店开张、新品入市等社会动向。 2、竞争店促销动向。 3、竞争店经营调整动向。 4、竞争店品牌经营调整动向。 5、与本店共有的品牌经营数字、促销方式调查、货品差异。 6、供应商资质。 7、品牌资质调查。 8、顾客动向。 9、季节动向。 10、社会动向:如流行趋势等。 11、以周报形式上报。 (周报形式附后) 328 卖场担当业务手册 我们营业过程中应当遵守的基本事项汇集成卖场担当业务手册。请遵循下列要点来实施 卖场业务。 一、 1、交易厂商管理: 判定该公
9、司是否适合与我公司作贸易。 事前,务必确认交易条件,签订商品交易合同。 每个交易厂商付与“交易厂商号码”进行管理。 2、进货: (1)交易种类与传票种类 进货形态有“买断” 、 “代销” 、 “联销”三种。 根据进货形态, “商品购入传票”的形式、填写要领也有所不同。 (2)订货 订货,持“商品购入传票”的第五联进行。 新商品订货前,必须得到业种经理的认可。 (3)关于退货 事前须向财务部报告,确认可否退货,并发传真使厂商了解退回内容。 (4)卖价变更 前一天,根据“卖价变更传票”得到业种部长批准后,进行价签变更。 (5)部门转帐 部门间的商品移动时,须持“部门转帐传票”进行。 (6)商品移动
10、 商品在仓库和店内(店内仓库) 、店内(店内仓库)和卖场间移动时,须持“商品移动传 票”进行。 3、商品: (1)商品登录 商品的种类全部有计算机进行管理。 因此, 对于新商品在销售前, 必须设定 “商品号码” , 329 其种类需在系统进行登录。 登录用纸采用“订货书(商品购入传票) ” 。 (2)条形码价签和销售价格 所有商品必须都附有条形码价签。 在销售商品时,在收银机由条形码价签读取商品价格,并表示在收据上,以便和顾客进 行结算。因此,必须做到条形码价钱准确无误地贴在商品上。 (3)条形码价签的发行 根据“商品购入传票” ,商品管理发行价签,原则上要贴价签。 4、商品的管理: (1)损
11、失的责任 因商品管理失误造成的损失,每个人应负有责任,因此,每个人进行赔偿。 (2)商品和传票 商品进货(移动)时,必须有传票跟随运转。因此,在交接商品时相互确认,传票相应 联次各自保管,卖价变更或部门转帐,也同样以各自的传票为依据办理手续。 (3)商品在库管理 商品交接表: 通过损失的排除、在库周转率的提高等来提高毛利率,进行商品的管理,每日闭店时填 制“商品交接表”进行商品在库确认。 为防止商品的损失,卖区长确认其它工作人员退社后,方可退社。 次日早晨,根据“商品交接表”确认商品有无,进行检查。 二、厂商管理: 1、交易开始: 根据“商品交易手册” 。必须向厂商说明的要点如下: (1)新交
12、易开始时 (2)确认交易条件与签订商品买卖合同 (3)厂商银行帐户号码 (4)商谈和订货 (5)新商品的介绍 (6)商品购入传票或代销传票的处理 330 (7)交货方法、交货场所 (8)退货 (9)支付货款请求 2、登记新厂商: (1)得到业种 MG 的承认,向系统申请新厂商登录。 (2)各厂商的帐户 各厂商的帐户管理目的是为了确保向厂商付款及增值税申报的正确性。 (3)“新厂商”的登记和交易开始时间如下所示 交易开始时间 厂商登记结束后日后开始 具体填写另作规定 厂商代码6 位 购入形态 业种不同购入形态C/D(计算式) 不同业种连续号码 3、进货: 购入形态分“买断” 、 “代销” 、 “
13、联销” 。 关于代销商品: (1)因为本公司负担损失, 所以应把握库存状况, 每次到货应填写 “商品购入传票 (代销) 假进” ,作假进处理。 (2)与厂商结帐 库存盘点结束后与厂商结帐,用系统处理来确定应付给厂商的款项,填写“商品购入传 票(代销) , 正式进货 ” ,作正式进货处理。 关于联销商品: (1)对于每天销售额,按合同比率作为我公司利润,损失由厂商承担。 根据每天的销售额填写“商品购入传票自营 ” 。 (2)与厂商的结算 331 与厂商的货款结算,根据每天填写的“商品购入传票自营 ”计算付款金额。 交易的种类和传票如下: 购入形态定义传票备注 买断商品 与销售无关, 按进货结算日
14、期和付款 日期结帐 成为本商场的财产 有卖价变更,有损失 商品购入传 票 返品传票 白 红 代销传票 委托销售 月末实地盘点,确定购进 卖价根据收款机的销售额确定 无卖价变更有损失 (但包含在实际利 润中) 商品购入传 票 (代销)(正 式) 商品购入传 票 (代销) (假 进) 黄色 黄色 联销商品 消化进货 销售额的比率确定进价 收银机销售额的合同规定比率即为 利润率 按每日的销售额制成商品购入传票 无卖价变更,无损失 商品购入传 票 白 4、订货: (1)订货方法如下:洽谈订货、传真订货、电话订货 (2)订货业务: 新商品订货事前必须得到业种 MG 的承认。 另外, 原有商品的追加订货由
15、卖区长负责进行。 订货顺序如下: 332 卖区长确认库存状况的有无。 写好“商品购入传票” ,将第五页用传真发给厂商订货(电话订货时,将订货内容、订 货号码通知客户,并请厂商在交货时必须在自己的送货单上注明订货号码) 。 商品购入传票的第五联由订货的卖场留下,存档保管。 商品购入传票的第一联第四联交给商品管理。 商品购入传票的填写要领: 另见样本 5、关于退货业务: (1)退货时,要事前进行如下工作: 退货时,事前将“退货厂商” , “退货预定金额” , “预定退货日期”向财务部门报告,确 认是否可以退货。“返品审核申请书” 事前用传真或电话确认退货事宜,取得双方了解。 (2)退货商品: 非订
16、货商品; 不合格品; 基于其它商品买卖合同的退货。 (3)退货手续 开具“返品传票” ; 把“返品传票”共四联和退货商品交给商品管理。 6、关于卖价变更: 卖价变更的定义:卖价变更是指销售卖价的涨价或降价。 卖价变更传票的发行分事前取得承认的 “通常卖价变更” 和以售完为目的的食品部门的 “当 日卖价变更: 。 (1)在进行卖价变更时必须进行商品的实地盘点,按不同商品明确数量,必须事前将“卖 价变更传票”提交业种部长,取得承认。食品部门每天将规定记录在“卖价变更传票本”上 将其卖价变更金额记录在“卖价变更传票” ,进行卖价变更处理。 (2)将卖价变更理由按如下区分记录在“卖价变更传票”上: 商
17、品政策根据交易条件季节变更商品策划状况 销售政策竞争管理上的原因 333 超过保质期限涨价其它 (2)将业种部长认可的“卖价变更传票”交给商品管理担当。 7、关于条形码价格标签和卖价管理: 收银机登录时, 为了避免销售价格的差错, 按如下体系制作条形码价签, 所有的商品 (联 销除外)均需贴有条形码有“厂商自带码(源码) ”和“店内码”两种。 (1)条形码价格价签 因为条形码价格标签标出的卖价是用来与顾客结算的,所以所有商品均需贴有标签; 根据条形码价格标签种类不同,有的需要在系统登录售价,有的不需要。 (2)条形码价格标签的种类 条形码价格标签的种类及系统管理如下所示: 厂商自带码(源码)
18、店内码4000 代码价格价签 24 代码价格价签 21 代码价格价签 20 代码价格价签 种类用途计算机卖价管理样品 1源代码单品用代码 24000 代码价格价签 单品粘贴价签 324 代码价格价签 除单品以外粘 贴价签 421 代码价格价签 除单品以外悬 挂价签 520 代码价格价签计量商品价签 源代码商品自带的扫描码13 位(但一部分为 8 位) 13 位的代码体系 334 国家代码厂商代码连续号码C/D 8 位的代码体系 国家代码厂商号码连续号码C/D 店内码13 位或 5 位 PLU(单品管理的商品) 13 位单品管理的商品 5 位非单品管理的商品品种管理 厂商管理 13 位的代码体系
19、 4000(固定)品种连续号码C/D 5 位的代码体系(品种管理) 0品种 5 位的代码体系(厂商管理) 3业种号码(连续号码)衣料1 住生活5 食品8 20 位代码的价签体系 20商品代码金额元未满C/D 三、商品管理: 335 1、目的 作为把握商品单品的动向、损失对策,对商品实施盘点以进行数量管理。 2、实施方法 实地数量的盘点在开店前与闭店后进行。 (1)开店前对前一日闭店后的数量进行盘点,确认商品在夜间内是否有损失。 (3)闭店后对当日售出商品与售出后的数量进行盘点,确认营业中是否有商品损失。 3、实施者 (1)以贩区为单位,由卖区长制成“卖场布局图”和实施“要员一览表” 。 (2)
20、原则上,一个小组由三人组成,包括点数者、填写者、确认者。 (3)编制小组轮流盘点计划,排除同一个人实施盘点两次。 每日开店前与闭店前决定各自的责任者。 损失的判定: 已判定损失时,当日(开店前或闭店后)责任者要向卖区长、经理及业种部长做详细 报告。 业种部长向管理部报告。 对策 对策由业种部长指示给经理、卖区长、营业员。 关于店外仓库: 商品单品进出卖场时、以及进出店外仓库时、填写仓库用“商品交接表” 、始终对数量进 行管理。从而达到始终明确掌握库存数量之目的。 336 对帐流程(暂行) 1、营运部每日出前一天的销售报表,形式为供应商销售报表,下发各部门。 2、各部门接到报表当日内与厂家对帐,
21、及时查找存在差异的问题。如销售数字出现差 异,由当事人填写 POS 修正单,营运经理、部长、财务负责人签字后到财务修正,收银出现 错误由收银科负责修正。 3、第二日下班前,各部门将带有供应商签字确认的销售报表返还到财务;如无供应商签 字、无经理签字、到期末返还财务的情况发生,财务将默认为以报表数字为准。 4、月底营运部出全月的厂家对帐单,做最终确认。 337 营业人员服务管理规定 第一章 总则 第一条 目的为真正体现新玛特服务精神, 使服务管理规范化、 标准化, 特制定本规定。 第二条 适用范围本规定适用于在新玛特从事营业服务的人员。 第二章 管理权限 第三条 执行管理在日常工作中,采取层层负
22、责制,对营业服务人员进行管理。营业服 务质量的高低与营业员奖惩状况直接与上级工作业绩挂钩,营业人员的服务管理及租赁店管 理由营运部负责管理。 第四条 监督管理营运部负责对日常卖场的服务状况及营业员是否达到服务标准进行 指导、监督,对卖场服务状况进行评定,对违纪人员下发违纪单。营运部负责每周将卖场违纪 报告以书面形式公布,并每周在营业会议上将一周营业管理工作情况做以汇报。 第三章仪容仪表 第五条 着装仪表 (一)商场员工着装、仪表 上岗时按规定统一着装,保持清洁; 1、女: 外衣系好所有纽扣、衣袋保持平整; 领花系结端正; 穿着白色衬衣、其袖口、领口处不得露出个人衣服; 胸牌端正地戴在左胸,不反
23、带、歪带,需要时提前申请更换,不得佩带残损、字迹不 清胸牌。 2、男: 338 系好西服上衣第一粒纽扣,衣袋保持平整 ; 领带系紧、系正; 衬衣袖口、领口处不得露出个人衣服; 胸牌端正地戴在左胸,不反带、歪带,需要时提前申请更换,不得佩带残损、字迹不 清的胸牌。 (二)联销、租赁店、厂家促销人员的着装、仪表 1、联销营业员厂家营业员也须穿着商场统一制服。 2、由卖区提出申请、经公司审核通过的部分品牌柜台可穿着统一形象服或工服;同一柜 台营业员必须着同样服装。 3、品类厂家促销人员可以着个人服装,但必须统一佩带明显处标识; 4、厂家营业员和租赁店营业员必须在左胸佩带商场统一制作发放的胸牌方可以上
24、岗, 促 销人员必须佩带促销员工牌(按规定申请) 。 第六条 梳妆要求 (一)女: 1、发长超过肩部 10 公分时要捆扎起来,染色要以自然棕色为度; 2、不留长指甲,指甲油只限使用透明或浅粉红色; 3、化妆自然大方,不描过重眼影、眼线,不喷擦过浓香水,不擦特殊颜色口红(褐色、 土色、黑色) 4、首饰只限带一付耳丁、一个戒指; 5、发型要以自然、大方为原则,不留怪发。 (二)男: 1、发长不触及耳朵及衬衣衣领。鬓角长度以不过中耳为限,不烫发; 339 2、每天剃胡须; 3、不留长指甲; 4、首饰只可以戴一个戒指; 5、发型要以自然、大方为原则,不留怪发。 第七条 鞋袜规定 (一)女: 1、穿便于
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