ILT物流部门经理证书培训【强烈推荐,非常经典】 .pdf
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1、2011-3-171 ILT物流部门经理证书 培训 2011-3-172 一、商务及其附属活动 结构的划分 影响结构划分决策的主要因素有哪些? 划分组织的方法: 按功能划分 按产品划分 按地理位置划分 按部门划分(事业部形式)矩阵式结构。 2011-3-173 一、商务及其附属活动 控制范围 所谓控制范围就是指向同一个人报告的雇员数目 集权制组织:可能所有员工都由一个经理来管理。 分权制组织:每位经理或主管可能只管理2-3职员。 利弊:在集权制组织中,控制范围过大会导致效率 低下。 合理的控制范围:直接管理员工的数量不应该超过7 人。 2011-3-174 一、商务及其附属活动 控制范围关注的
2、主要问题 集权制组织或分权制组织决策中,主要的关注问题 1、谁有权力调动公司的资源?是中央集权还是权力下放至每个基层 2、公司权力和权威的中心位于哪里? 在一个高度集权的组织中,权力会被有意地限制在小部分管理者手中。 在一个高度分权的组织中,权力由每一层的管理者实施。 公司的有些职能如销售、营销与生产易于实行分权管理;而有些职能如 计划、研发、财务和人事等则不容易实行分权化管理。 2011-3-175 一、商务及其附属活动 分权化的优势和弊病 分权化的优势 1、减轻高层管理者的负担 2、有更多的时间去关注战略问题 3、更快速的营运决策,不需要事事都向高层领导请示 4、灵活,尤其是处理地方性业务
3、时 5、经理会更关注成本问题 6、较好的激励机制 分权化的弊病 (课题互动:讨论其弊病) 2011-3-176 一、商务及其附属活动 指挥链、权利等级 公司的组织结构可以是“扁平的”或是“高耸的”。也可以是二者的混合体。 A、扁平型结构具有如下特点 1、管理等级少 2、 集权现象多 3、 控制范围大 4、 常常是较小规模的组织或较大规模组织的某个部门 5、 沟通问题少 B、 高耸型结构具有如下特点 1、 分权的 2、 需要大量沟通 3、 对正规程序和标准要求很高 (互动:让员工描述自己公司的层级,说明是扁平的还是高耸的) 2011-3-177 一、商务及其附属活动 一线与职能管理 一线经理可以
4、管哪些人 一线经理和职能部门经理的关系 一线经理具有: 1、直接管理员工的权力 2、职能权力,如销售经理 2011-3-178 一、商务及其附属活动 职能经理可能有两种类型的关系 职能性方面: 1、可能拥有专门的职员,并对其具有直接管理权力 2、积极的作用,为确定目标提供指导并设计标准 服务方面: 1、只提供咨询性的意见 2、被动参与,不承担责任 一线与职能的关系很复杂,并随企业的不同而不同。在一个公司属 于辅助职能的在另一个公司可能是主要职能。 2011-3-179 一、商务及其附属活动 决策制定 决策是指从诸多可选方案中做出选择的过程 决策的过程可界定为五个阶段 1、对整个形势或问题的细致
5、考虑。 2、确定最先需要解决的问题 3、对可能的行为和相应的后果进行识别与分析。 4、最佳解决办法的选择 5、正式决策,采取行动。 2011-3-1710 一、商务及其附属活动 在第五个阶段时,必须做到: 与需要了解决策的人沟通 激励执行决策的员工 对采取的行动和执行过程进行控制和检查 反馈,以便使问题得到妥善解决。 2011-3-1711 一、商务及其附属活动 团体决策制定 合作型的决策是团队为整个组织来选择解决问题方 法的过程。团队中的每个人都要贡献出自己的力 量,即使他只参与早期的工作,而不参与最终决 策。 例子:中青旅价格委员会、营销委员会 优势和劣势:课堂互动 2011-3-1712
6、 第二节 有效沟通 沟通的过程、沟通模型(参考示意图) 企业需要的沟通(参考自己做过的表) 2011-3-1713 第二节 有效沟通 沟通的作用:良好的沟通可以支撑并强化任 何健全的组织系统。有效的沟通不仅可以有 更好的信息表达,而且也能使人们意识到他 们的工作环境,并进一步维系良好的工作关 系。通常当人们明白在他们周围发生了什么 以及为什么发生时,他们会工作得更好而且 更愿意合作。理解万岁! 2011-3-1714 第二节 有效沟通 正式沟通方法和非正式沟通方法有什么区别? 正式沟通通常是: 1、书面形式(信件、会议记录、报告)。尽管一个备忘录、信件可能 是非正式的,这取决于作者的文体。信息
7、用书面形式表达,这个事 实本身就反应了信息要记录下来并保持正式的意愿。 2、通过特定的团体,例如委员会、会议、谈判组进行 3、在各组织派出的代表之间进行 非正式沟通通常是: 1、没有记录的直接对话,例如打电话,面对面的交谈 2、通过第三方转达的间接信息 要绝对地区分二者是很困难的,但重要的是在于认识到沟通有两种不同 的方式,人们在用哪种方式沟通 2011-3-1715 第二节 有效沟通 正式沟通机制包括13种形式:课堂互动 2011-3-1716 第二节 有效沟通 运输中的沟通 当运输经理和运输人员之间需要通信时,需要解决距离和移动性问题。 充分利用信息技术和通信技术产品。 呼机、电话、手机
8、对讲机 短信息 EDI 互联网 条形码扫描 卫星通信系统 地理信息系统 全球定位系统 2011-3-1717 第二节 有效沟通 沟通的复杂性 误解、失真、变形、丢失、贪污、延迟等。 沟通在商业中的作用:生产作业中的沟通过 程可以使指示传达、观念和行动影响以及许 多其它行为成为可能。 2011-3-1718 第二节 有效沟通 做二个游戏 2011-3-1719 第二节 有效沟通 公共关系 沟通不仅局限于公司内部,还有外部沟通。 外部关系单位有:顾客、承包商、供应商、 媒体、政府各相关部门。 确保公司和外部单位沟通的准确与恰当,往 往是一项特殊的任务。这需要在公关技巧方 面训练有素的人员。 201
9、1-3-1720 第二节 有效沟通 沟通的作用如下所示: 1、在外部和内部自上而下地传递公司政策和 指示 2、接受来自公司外部公众以及内部成员的建 议、观点、看法、反应以及感受(自下而上 的沟通) 确保所有外部公众以及员工的支持、兴趣、 好意和合作 2011-3-1721 第二节 有效沟通 沟通的障碍 同信息发送人有关的困难:自我表达困难;发送人 对信息进行了整理。 同环境有关的困难:喧哗、噪音、以及发送者和接 受者之间的物理障碍;转递的环节太多。 同接受者有关的困难:语义理解障碍;情感状况; 成见等。 努力的目标:取得更好的沟通。顺畅的沟通是公司 成功的关键因素 2011-3-1722 第二
10、节 有效沟通 课堂互动: 列举三种以上你常用的传递或接受的沟通方 式。判断他们是正式的还是非正式的。 2011-3-1723 第三节 计划与控制 经理需要有很强的计划性:一个计划是不行 的,一切都需要不断的做计划。 (One plan is nothing, planning is everything) 计划要适应变化 2011-3-1724 第三节 计划与控制 计划活动的几个主要阶段 1、搜集、分析和整理一切与计划有关的事实,以使经理可以 进一步确认目标,认清计划的可行性 2、制定出可以达到目标的可选择性活动安排(管理不是一门 精确的科学,撇开特定的环境不谈,总会有可选的其他行 动,达到同
11、样的结果。) 3、在前两个阶段所列事实的基础上选择出一种最佳行动方案。 备注:必须明白公司一个部门的活动会影响到公司的其他部 门。部门经理的最佳方案并不一定是公司整体的最佳方案。 2011-3-1725 第三节 计划与控制 课堂互动:讨论个好的计划可以产生的益 处 2011-3-1726 第三节 计划与控制 糟糕的计划带来的后果 1、使员工士气低落 2、产出水平和质量下降 3、丧失机会 4、额外增加成本 5、充满危机的管理 2011-3-1727 第三节 计划与控制 课堂互动:讨论糟糕计划产生的原因(你 有没有制订过糟糕的计划) 2011-3-1728 第三节 计划与控制 计划编制的金字塔图:
12、 组织的每一个层面都有计划的制订和实施 1、组织自身有远大的总体目标 2、组织的职能部门在整个组织计划的基础 上,有自己的派生计划 3、督导层通常需要很具体、详细的计划,例 如谁做些什么、什么时候、在哪里、如何做 等等。 2011-3-1729 第三节 计划与控制 计划必须具备的基础 1、清晰、明确的目标 2、可靠的反馈系统 3、良好的协调系统 4、良好的人际沟通 2011-3-1730 第三节 计划与控制 战略计划编制 战略计划编制是长期的,通常包括1-5年的时间跨度,并且包 含下列内容: 1、把公司方针性的决策发展成为战略计划 2、公司的财务计划 3、全面的系统决策 战略性决策的例子可能包
13、括预先设计在什么地方选址建仓 库,参与什么市场,车辆更换的决策等。 发展战略公司战略 经营战略 2011-3-1731 第三节 计划与控制 战术计划编制 战术计划的编制是中等时间跨度的计划,通 常跨越6个月到一年的时间。它包括下列内 容: 1、战略计划的细节及其实施细则 2、年度预算的决定 战术计划的例子包括竞争性的活动,收费的 政策,以及与其他单位的关系。 2011-3-1732 第三节 计划与控制 操作计划编制 此类计划编制涉及日常实施的具体计划。它 包括下面的主要内容: 1、根据期望的标准有秩序地控制操作过程 2、每周每月进行情况汇报 3、实施操作规则的具体内容 操作性决定的实例是营运过
14、程的监控;“好管 家”式服务的变化,以及回应竞争对手。 2011-3-1733 第三节 计划与控制 运筹计划编制方法 1、通过作业研究 2、通过工作调研 3、使用合适的方法论 4、通过工作的衡量。 2011-3-1734 第三节 计划与控制 工作调研的目标 工作调研是检查人们在工作中的行为,需要考虑所 有影响经济和效率的因素。 工作调研的目标是: 1、调查某一特殊活动的影响因素 2、发现持久节约计划 3、重组工作状况,提高工作效率 4、为决策提供信息。 2011-3-1735 第三节 计划与控制 控制 控制就是衡量当前完成任务的情况,以便事情的发展向着既定的目标, 按照原定的计划进展的过程。
15、控制系统的主要组成部分: 预定的目标和议定的标准 绩效的度量 记录 报告 偏差 分析 2011-3-1736 第三节 计划与控制 控制系统的原则 战略要点控制原则 反馈原则 灵活性原则 组织结构影响因素 部门自控原则 直接控制原则 人力因素原则 2011-3-1737 第三节 计划与控制 如何区分封闭式反馈与开放式反馈? 封闭式循环。这是指信息直接传回到源头那里去。例 如,工程进行中,一个固定的装置的状况可以用来提供系 统运作正常的信息。 开放式循环。这是指在工程的一个或几个阶段需要人员 介入来获取相关的信息。例如,一个工程师通过观察机器 和提取仪器读数来检查和发现问题。 2011-3-173
16、8 第四节 招募和选拔 大流程 确定公司所需员工数量和员工素质预测 进行工作分析 提出工作描述和人员要求 刊登招聘广告 申请人填表 筛选名单 面试 选拔测试 综合评估 录用(试用、转正) 2011-3-1739 第四节 招募和选拔 公司所需员工数量和员工素质预测 依据:公司的业务特点、技术特点、公司规模、公 司发展阶段 工作分析:工作是什么?需要什么样的人。 为了确定人力资源需求,组织必须准确地定义实现 公司目标所需的所有工作,这些说明要界定完成 每一项工作的任务和相应的人力资源属性。这种 系统分析的方法叫做工作分析。 2011-3-1740 第四节 招募和选拔 工作描述的目的 工作描述定义了
17、特定工作的目的、范围、职 责和责任。不同的工作需要相应的工作描 述,包括从工作分析中得到的相关信息。 2011-3-1741 第四节 招募和选拔 工作描述包括下列信息: 1、工作标识。描述工作头衔、部门、工作处所的地域 2、工作目标。用两、三个短句描述出工作的总体面貌 3、在组织里所处的地位。包括工作人员向谁汇报工作以及直接或间接监 督的下属是谁。 4、工作联系范围。说明工作人员与组织内外的哪些人之间有联系联系的 目的和频率。 5、工作权限。要说明工作人员的常规授权、开销的限制数额和预算的责 任。 6、工作地点。 7、工作条件。物理环境和社会环境 8、工作内容。明确了工作职责以及与工作相关的任
18、务和义务。 2011-3-1742 第四节 招募和选拔 人员要求的目的 人员要求明确了适合该种工作的人应该具有 什么样的特点。不同的工作或者完成工作的 环境不一样,就要对人员有新的要求。以工 作分析得出的信息为基础,应该明确最基本 的任职资格和经验。要确保具体的标准既有 相关性又有必要性。 2011-3-1743 第四节 招募和选拔 人员要求七点计划 1、身体情况。明确身体的总体健康状况以及具体的相貌、举止、言谈和 性别方面的要求。 2、学历。明确所需基本教育(如果实用的话,应指明所需学历)、专门 培训和实践经验的范围。 3、通常智力情况。明确所需要的理解速度和准确性以及完成复杂工作的 能力水
19、平。可以通过测试来判定这种能力。 4、特殊才能。工作中需要机敏性、语言表达能力、数字能力和艺术能力。 5、兴趣。个人兴趣(智力方面、实践活动、体育活动、社会活动或是艺 术活动)对工作的完成有什么帮助。 6、性格倾向。工作承担者自信、自立、接受他人、承受压力并且能领导 或是影响他人的程度如何? 7、其他境况。如,家庭负担;从家到工厂的距离;非正常时间工作的能 力;处理工作和家庭负担的能力。 2011-3-1744 第四节 招募和选拔 招聘广告 内容:信息要足够(例子) 广告刊登媒体:要有针对性的媒体 内部招聘还是外部招聘 招聘方式(课堂互动:讨论招聘渠道) 2011-3-1745 第四节 招募和
20、选拔 初筛名单 对申请人的第一阶段的筛选需要很细心。客 观地比较专业人员的申请表,确保不何时的 申请人被删除,好的候选人没被漏掉。 2011-3-1746 第四节 招募和选拔 选拔面试的三个主要目的 1、获取候选人的信息,从而保证选拔的有效 和公平。 2、让候选人了解所有关于工作和组织的信息 3、使候选人有受到公平待遇的感觉,即使他 没有获得成功。 2011-3-1747 第四节 招募和选拔 面试准备:三个基本步骤 1、面试前确保所有的候选人都得到相关资料 2、确定使用哪一种面试形式以及面试小组的成员 3、面试前,所有面试小组的成员都要做好准备工作 面试还要关注一些细节:如房间、干扰、电话、时
21、 间的控制提醒等。 2011-3-1748 第四节 招募和选拔 候选人参加面试前,应该看到哪些文件 ? 面试前确保所有的候选人都得到: 1、一份完整的工作描述的复印件 2、关于该公司和该行业的一般信息 3、他们已经填好并已返回的申请表 2011-3-1749 第四节 招募和选拔 面试技巧 九个技巧 (课堂互动) 关注:控制谈话、控制时间、了解信息(甚 至同行信息)。 2011-3-1750 第四节 招募和选拔 微软的经典问题: 1、 为什么下水道的盖子是圆形的? 2、 请你估计北京有多少加油站。 3、 你和你的导师发生分歧怎么办? 4、 给你一个非常困难的问题,你将怎样解决它? 5、 两条不规
22、则的绳子,每条绳子的燃烧时间为1小时,请你 在45分钟内烧完两条绳子。 对于这些问题,考官并不是想得到正确的答案,而是想看看 应聘者是否能找到最好的解题方法,看看他们是否能够创 造性地思考问题。 2011-3-1751 第四节 招募和选拔 面试潜在的十个问题 1.没有准备的面试者 2.夸夸其谈的面试者 3.固执己见的面试者 4.注意力不集中的面试者 5.提问题很直接的面试者 6.提问具有限制性的面试者 7.乐于争辩的面试者 8.暗示倾向的面试者 9.过于友好的面试者 10. 被候选人控制局面的面试者。 2011-3-1752 第四节 招募和选拔 不同选拔测试的目的 熟练性或是技能考试 目的:是
23、为了考察他们工作能力,例如,数学测试考察的是候选人的计 算能力,而技能则是通过让候选人完成一、两件任务来进行判断。 能力测试 目的:可以识别候选人最适合的职业范围,例如,机械、电子、计算机 程序。 智力测试 目的:可以评估候选人的心理才能,有助于证明候选人是否具有符合工 作要求以及接受专业(职业)培训的快速反应能力。 性格测试 目的:是测试候选人的情感稳定性,社会态度以及其它各种人格特点。 2011-3-1753 第四节 招募和选拔 综合评估:初评;总评 正式录用:谁有最终决定权 进入使用人才和留住人才阶段 2011-3-1754 招聘一流雇员的四步法 第一步、量化目标:你公司(部门)究竟需要
24、什么人才 所有的工作都可以量化。是否真的需要人。需要什么样的人 第二步、面试,“二八”法则 面试过程中,首要任务是让候选人不断说话。因为,你的兴趣在于候选人说话的 内容,以及他们所说的是否符合你的要求。 面试的成功必须建立在“八二”原则上,即80%的时间是候选人在说话,而20%的 时间是面试官在说。 第三步、招聘考试和背景调查 聘前测试是为了预测未来,而背景调查是追述过去,并作为未来表现的指标。背 景调查的范围通常包括犯罪、驾驶、信用和从业经历等各种记录。 “网上测试”刚刚诞生。 第四步、最后筛选 综合一个候选人的所有评价结果,将由此而得到的整体印象与其他候选人的所有 评价结果进行比较,最终决
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