【工作计划】行政部每周工作计划表格.docx
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1、第 1 页 行政部每周工作计划表格1 特征码 VYoXPlyjbxmwcuqefkCI 一、 费用控制。 此项目和财务共同来完成。公司确定了各部门*年年度费用预 算后,各部门将以每个月的费用预算明细数据作为各项日常费 用控制的依据,进行合理采购及支出,行政部以月预算执行偏 差2%为月度费用控制目标,来开展此项工作。每月底各部门 进行费用汇总,如有预算超支的现象,行政部将督促费用超支 部门进行超支原因分析, 并在下月费用支出时进行控制和调整。 以保证全年费用控制目标的实现。 二、行政管理工作。 1)制度的监督执行与完善。 目前各部门的管理制度已建立起来,行政管理制度以员工手 册的形式传达至每位员
2、工。08 年制度的执行力很差。在*年 的工作中,行政部将以“持续改善”为工作原则,以下达改 善通知单为主要方式,来加大制度执行力度。 2)公司会议组织及有关事项落实与传达 会议组织讲求效率,每次会议行政部至少提前 10 分钟做好会 议现场布置工作,并知会与会人员准时参与会议,以保证会议 准时召开。会议中有关事项的落实,行政部在 09 年度将不再以 第 2 页 会议纪要的形式进行记录,直接以事项责任书的方式进行 记录,并跟进落实事件进展情况。会议精神的传达由各部门执 行,行政部仍以抽检的方式督促传达情况。 3) 规范办公秩序与员工行为的引导。开展此项工作,以日常 抽检作为主体,当场发现,当场进行
3、纠正引导,抽检次数每周 至少两次。 4) 公司硬件规划及管理,网络系统建设与管理。 公司的硬件规划以“提高客户满意度” “确系办公所需”等为 购置依据,结合各部门 09 年经营目标的设定,行政部拟出硬件 购置计划如下: 序号硬件名称购置数量用途放置地点拟购置时间 1 台式电脑 2 台客用网吧二楼顾客休息厅 20xx 年 4 月 2 台球桌 1 张客用二楼自由空间区 20xx 年 5 月 3 打印机 1 台行政办公用行政办公室 20xx 年 5 月 4 货架 2 张行政办公用二楼仓库 20xx 年 6 月 硬件购置回来后,由使用部门进行日常管理,行政部做月度使 用抽查记录。 目前公司的网站建设已
4、开始,域名已申请到位,网站内容的更 新主要由 CR 部策划人员完成,行政部对更新频率从旁督促,年 度内网络信息更新目标为每天更新一次。行政部督察更新的频 率不低于每周 2 次。 公司日常网络维护和 DTS 系统的使用维护由行政部网管人员具 第 3 页 体负责,每周至少做一次全面检查,并做巡检记录。月底报行 政部汇总备档。DTS 权限分配情况,也由网管人员负责记录和 跟进。每月汇总一次。 5) 引导员有效实施及公司企业理念的宣讲与加强。 09 年引导员岗位将由保安兼任。在保证安全的前提下,对前 岗亭保安人员将安排具体的引导员岗位培训工作。首先让保安 熟悉引导员岗位职责内容,在此基础上,讲解 HM
5、CI 对引导员在 流程中的角色定位要求,在具体的日常工作中仍将引导员工作 纳入流程考核内容,以考核结果来不断督促保安人员对引导员 工作的实施。 对企业理念的学习一般安排在晨会上进行,日常工作中有能积 极反映企业理念的事件,行政部将适时将以挖掘,进行积极正 面的企业理念。 6) 部门间协调与沟通 部门间的协调与沟通,有助于提高工作效率,减少内耗。但部 门间因职责不同,工作重点不同,常会有很多矛盾,行政部将 充分发挥“促进剂”的作用,积极调查工作事实,本着团队绩 效第一,安全及客户第一的原则,积极协调工作,化解各部门 工作矛盾,保障公司各部门之间业务的正常开展。09 年行政部 至少每周与各部门负责
6、人就部门工作进行沟通一次,收集有关 工作协调的问题,进行妥善协调与处理。 第 4 页 7) 公司凝聚力建设 公司的凝聚力,有时体现在员工对于公司开展活动的积极参与 性上,有时体现在部门协作时的工作成效上,有凝聚力的公司, 员工精神饱满,士气高涨,团队绩效高。公司凝聚力的建设, 需要行政部长时间的投入精力,积极开展员工文化活动,公平 公正地执行各项管理制度,积极关注员工需求,同时让员工时 刻感受到公司给予的关注和支持。当员工对企业产生了强烈的 归属感和认同感时,公司的凝聚力建设也就有了成效。 三、5S 管理。 1) 卫生保洁与维护。店面环境管理中,以物业公司保洁员的 工作为主要管理对象,行政部实
7、行日检制,每天至少抽查一次 卫生情况。对于不合格的地方及时提出整改意见并督促整改, 年度内目标设定为日缺失点3 个,为保证现场清扫及时率 10 分钟,需要业务部门工作人员的共同协助,为保证清扫及 时率的达标,行政部除了对内不断提高对保洁员的工作要求, 加强对保洁员的监督管理之外,在部门间进行工作沟通时,会 不间断地强调业务部 部门在此项工作中应起到的推进作用。如销售顾问送客户离店 第 5 页 后,发现没有保洁员及时清场,应立即知会保洁员清扫现场, 以保证待客环境的整洁。 2)绿化及环境维护。绿植的清洁工作及绿化率的提高是 09 年 与绿化相关的目标。行政部已向绿植租摆方提出绿植清洁一个 月至少
8、两次。目前,绿植数量 120 盆左右,在不增加租摆费用 的情况下,一个季度内将陆续提高到 150 盆,以满足 HMCI 对于 店面绿化率的要求。行政部对于绿植的质量和清洁将以抽查方 式进行,一个月至少两次。另外,绿植摆放的格局在 09 年度将 以两个月一次的频率进行调整,以丰富店面装饰效果。 四、安全管理 1)门禁管理 车辆是门禁管理的主要对象。09 年此项工作的开展,以完善 和落实车辆出门制度为重点。目前行政部主要是日检保安车辆 记录,及查看出门证收取情况来衡量门禁管理工作是否落实到 位。08 年的工作中已反映出一些弊端,制度流于形式化,保安 安全意识不够,并不能 100%执行出门制度,09
9、 年行政部将结合 现有车辆进出情况,重新编制记录表格,并加强对车辆进入情 况的核查工作。08 年保安工作会议对于安全工作的开展有所帮 助,在 09 年的工作中,将继续实施会议,并将门禁管理作为每 次的会议重点加以强调,对每月门禁管理中存在的问题进行总 结和改善,强化制度的重要性,提高保安对于车辆进出安全的 重视。同时,保安在制度执行中如出现执行不力的情况,行政 第 6 页 部将及时反馈到物业公司,督促物业公司加强内部管理力度, 从侧面强化我公司安保制度的执行。 2)安全保卫管理。 自 09 年 1 月起,行政部加强对保安的监管,实施白班签到, 及岗亭交接班制度。并对每个班次的工作职责进行明确,
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