档案管理人员培训PPT归档文件整理.ppt
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1、1,焦作市档案人员资格培训课程 -归档文件整理方法,焦作市档案局 刘军 2013年4月,2,2000年12月6日,规则由国家档案局发布,并于2001年1月1日正式实施。 规则是从实际出发,按照“需要、可能、合理、科学”的原则制定的。它没有全面否定传统的做法,也不是照搬国外的模式。而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上,对传统做法和其他国家经验进行了综合与扬弃,是在批判基础上的继承。规则由于其内在的科学性、合理性,充分适应了现实工作的需要,体现出了应有的超前性和导向性,为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。 规则)采用与传统立卷方法完全不同的思路,从“简化整理、深化检索”出发,对归档文件
2、整理工作的许多环节进行了调整或简化,使规则体现出了鲜明的特点-简 化 、兼 容 、灵 活 。,归档文件整理工作概述,3,第一部分:归档文件整理工作概述,一、归档文件,二、归档文件整理,三、归档文件整理原则,四、归档文件整理方法,4,形成,档案是由文件转化而来的。转化条件有三点:文件是档案的前身,档案是文件的归宿,办理完毕的文件才能成为档案;文件是档案的基础,档案是文件的精华,具有一定查考利用价值的文件,才能成为档案;文件是档案的因素,档案是文件的组合,按照一定的规律保存起来的文件,才能最后成为档案。,构成全宗的单位叫立档单位;所谓全宗,就是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形
3、成的档案的有机整体。简单地说,就是一个立档单位所形成的档案就构成一个全宗。,5,一、归档文件概念,归档文件,是指各立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。,归档文件的形成者很广泛,是指文件相应的文书处理程序已经完成,而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。,不适用于科技档案、专门档案、声像档案与实物档案。不适用于磁带、录音带、胶片、磁盘、光盘等其它特殊载体形式的文件。,6,归档文件整理,就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。,二、 归档文件整理,7,三、归档文件整理原则,1.遵循文件的形成规律,保
4、持文件之间的有机联系 2、区分不同的保存价值 3.便于保管和利用,文件的形成不是任意的,而是伴随着机关和社会组织的职能活动产生,有其自身的规律和特点。 不是所有办理完毕的文件材料都需要归档。 这是归档文件整理工作的出发点和最终目的,是检验归档文件整理工作的唯一标准。,贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针,简便高效、科学地开展文件归档整理工作的制度化、标准化、现代化。,8,文件材料之间的联系好比人的生命体中的有机联系,文件材料之间的联系好比人的生命体中各部分之间的联系,是密不可分,你如果强行分开后,生命就会受到损伤,文件材料之间的联系是后来固有的,不是人们想象的联系,不是
5、任意的联系,它是文件产生时已经确定,例如:请示和批复,再如,文书档案为什么分开年度,按年度整理。那就是不同的年度文书档案材料,它是没有历史联系性,所以不能放在一起整理,文件之间的联系一般分为:、与上、下级的联系。、与同级联系。、本单位各个科室的联系。文件之间的联系从内容来分一般分为:、同一工作中的联系,比如:一项工作在开始有计划,调查中间有措施,结束之后有总结、评价、那么计划、调查、措施、评价、总结是互有联系的,我们在整理时应放在一起,、同一个问题,同一个案件的联系,比如:纪检委查处一个案件,有举报,调查笔录、取证、审查、结案等这些过程是有联系应放在一起。、同一个会议同一事物,同一时间的联系,
6、比如:同一年度的统计报表汇集成册,会议记录。,9,四、归档文件整理方法,目前,我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。 文件级整理方法,就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 件的定义:件是指归档文件的整理单位。,10,归档文件整理方法,装 订,排 列,分 类,编 号,装 盒,编 目,11,1、一般情况下每份(单份)文件为一件。 2、文件正本与定稿为一件。 3、正文和附件为一件。 4、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 6、转发与被转发件为一件。 7、正文与文件处理单
7、为一件。 8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等,一册为一件。 9、会议文件。一次会议形成几份文件,就是几件,即一份文件为一件。 10、干部职工调动介绍信、存根,以一人为一件。 11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的,以一个人的一套材料为一件;若以若干人为一表或一文的,以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 12、文件的中文与外文为一件;文件的汉文本与少数民族文本为一件。,在实际操作中就注意: 组件时注意批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前,
8、依据性材料在后。这里所说的“为一件”就是实体装订在一起,编目时也应视为一条条目,但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起,这样容易引起检索混乱,难以查找。,12,第二部分 归档文件整理的组织工作,三、机关文件材料归档范围和 档案保管期限表,二、文件材料整理及归档办法,一、归档文件整理工作的组织领导,13,一、归档文件整理工作的组织领导,1、成立档案工作领导小组 2、建立档案管理组织体系 领导小组综合档案室(负责人、档案员)-兼职档案员(每科室内勤) 3、建立健全归档文件整理制度 归档、保管、保密、利用、统计、鉴定销毁、岗位责任制、室藏保管应急处置方案和计算机应急处置方案
9、。,14,二、文件材料整理及归档办法,(1)明确整理工作的环节。 (2)明确全宗及分类方案。 (3)确定整理方法。 (4)对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案 。 (5)限定归档的时间和质量要求。,15,三、机关文件材料归档范围和档案保管期限表,制定本机关规定时,应注意以下几个问题: (1)深入实际,摸清家底。 (2)切合实际,操作性强。 (3)以“我”为主,突出重点。一是指本机关,包括本机关各部门、直属机关等;二是指本系统,指本机关同一系统或同一系统的上级机关,尤其指具有垂直领导关系的机关。三是指与本机关密切相关的机关。 “我”指本机、本部门、主办的文件,高于联合办的文件, 总之
10、,判定一个文件该不该归档或保存价值大小,首先是要看它与本机关职能工作的联系以及本身的作用如何。凡是联系密切、在工作中起重要作用的,价值就大;反之,价值就小或根本没有保存价值。,16,如何突出机关文件材料归档范围的特色,一、突出本机关主要职能活动的特色 1、突出专业文件材料的特色 2、突出本机关行政执法工作的特色 3、突出本机关行政审批工作的特色 二、突出本机关基本历史面貌的特色 1、本机关举办重大活动、重要事件中形成的文件材料;2、本机关召开的重要会议文件材料;3、本机关的制发(或联合)的重要文件。 三、突出本机关经济利益的特色 1、本机关产权关系;2本机关债权债务关系;3、其他经济关系。 四
11、、突出个人利益的特色,在实际工作中,坚持“以我为主”的鉴定原则,来划分归档范围和确定保管期限,均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做,不仅能突出立档单位档案内容特色,保持立档单位档案的有机联系,而且可以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。,17,第三部分 文件级整理程序,文件级整理程序,就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下,文件级整理大致需要十二道程序,即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。,18,一、收集文件,收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料,应
12、归档文件材料能否收集齐全、完整,直接影响着整理工作的开展,所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。 收集文件,就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件材料,加以清交、聚集的工作。 档案法第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。 齐全完整,是收集工作的基本原则。,19,齐全是对整体而言,把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来,谓之齐全。完整是对个体而言,把一份文件的正件与附件,印件与底稿等,不缺件,不少页地都收集起来,谓之完整。,20,一、收集文件,文
13、件收集的方法,1、全面收集 2、重点收集 3、注意“帐外文件”的收集,21,一、收集文件,实际操作中应注意: 收集-每年年初档案室(或办公室)将上年度处理完毕的文件统一收集到档案室(办公室)。 1、收集范围:上年度领导和各部门处理完毕的文件材料。 2、收集时间:每年的12月份。由档案室(或办公室)发通知,提要求。 3、收集方法: (1)对照、参考本单位收文、发文登记簿和用印登记簿等。 (2)注意帐外文件的收集: 具体包括几个方面:1、本单位所有领导手中存放的文件材料,2、办公室收发的所有文件3、各科室的材料4、文秘人员手中留存5、借出去未还,22,二、区分归档范围,(一)归档文件材料的范围 凡
14、是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料; 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料; 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料; 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,一方面规则强调“本机关”的主体性,有效地从整体上防止文凭材料过于重复;另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准。,23,二、区分归档范围,(二)不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中,
15、普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等; 2、本机关文件材料中的重要文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来电、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料; 3、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料; 4、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。,24,二、区分归档范围,实际操作中应注意: 判断所收集的文件材料是否归档。 1、对
16、照机关文件材料归档和不归档的范围,将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。属归档范围的文件材料转入下一流程;不属归档范围的剔除。 2、注意: 应归档的:主要是本单位形成的文件材料,反映本单位主要工作职能活动的,有查考、保存价值的文件材料。 不归档的:普发的、不办理的、不涉及本单位人与事的、重复的文件材料。,25,三、分年度,实际操作中应注意: (一)分年度,把文件材料按形成年度分开(把机关单位内的文件材料按其形成年度分开,把相同年度的文件分在一类,不同年度的文件不能混淆); 1、一般以文件落款时间来确定文件所在年度。 2、注意: (1)请示与批复,应放在一起归档;没有复文的,放在请示年归档;
17、 (2)跨年度的会议文件放在会议结束年立卷; (3)跨年度的案件放在结案年立卷; (4)其他文件,应放在文件材料形成的年度组卷。,(一)分年度,把文件材料按形成年度分开(把机关单位内的文件材料按其形成年度分开,把相同年度的文件分在一类,不同年度的文件不能混淆); 1、一般以文件落款时间来确定文件所在年度。 2、注意: 实际操作中应注意: (1)请示与批复,应放在一起归档;没有复文的,放在请示年归档; (2)跨年度的会议文件放在会议结束年立卷; (3)跨年度的案件放在结案年立卷; (4)其他文件,应放在文件材料形成的年度组卷。,26,四、分类别,分类别,就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式
18、上的异同,按照一定的方法,分成若干类别的过程。 归档文件分类是指在一个全宗内,将文件按照一定的方法分成苦干层次和类别,使之构成有机体系的过程。归档文件整理规则选择年度、保管期限、组织机构或问题作为通用的分类方法,并将分类层次限定为23级。 在实际操作时,归档文件的分类,是指全宗内归档文件的实体分类,包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。,27,(一)年度分类法,年度分类法的优点: 1、符合档案按年度形成的特点和规律,能够反映立档单位年度工作的特点,保持档案在形成时间方面的历史联系。 2、便于人们按年度查找利用档案。 3、适合文件归档工作的制度。按年度分类法,机关档案室可按年度将接收的
19、档案排列上架。 4、可以和其他分类法结合使用。,28,几种特殊情况的处理:,1、机关档案室要不要编盒号 各单位目前不需要以盒为单位编流水盒号。如要编号的,可用铅笔临时编号。 2、传真件如何归档 传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档。尽管复制件本身在耐久性方面也存在问题,但强于传真件字迹的耐久性。复印件应单面复印,以防粘连。 3、为什么每个档案盒都必须放置备考表 备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明,无论在归档文件整理阶段,还是在档案保管阶段,都需要有备考表来写这些内容。此外,备考表还设有整理人、检查人和日期等项目,这些项目起到了明确整理工作责任,强化
20、监督的作用,对每盒归档文件来说都是必不可少的。,29,4、对有请示缺批复的处理。 有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拔经费的批复文件,一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔、添置手续;办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案,对此,应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档,并提供批复复印件与会计凭证一并归档。二是批复文件未经正式收文渠道传递,而由经办部门或经办人员直接取回后留存。对此应要回原件归档。 电话批复、口头批复未形成文字,或未批复,但实际上已办理,即成事实。此类请示文件在归档之前,应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况,并加盖公章后归档。
21、 直接在请示原件上批复的,将此份请示直接归档即可。 一个问题或一件事情,经多次请示才予批复的,将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档,前几次请示文件可不归档。 未批复也未办理的请示文件,属于正在办理过程中的文件,可暂不归档,但必须妥善保管,以备查找。如此类请示文件较多,已没有批复的可能,可单独整理。,30,5、文件上有属于不同年度的几个日期。内部文件和一般发文,以签发日期(或落款日期)为依据(如“2008年度工作总结、2009年度工作计划”);来往文书的收文,以收到日期为依据;法律、法令、条例等法规性文件,以批准日期或公布生效日期为依据;指示、命令等指令性文件,以签发日期为依据;计划、总
22、结、预(决)算、统计表等,统一按成文(落款)日期为准。电报则以发出的日期,判定文件所属年度归档。 6、几件文件作为一件时,确定件的日期,应以装订时排在前面“件”的日期为准,如正本与定稿为一件时,以正本日期为准,来文与复文为一件时,以复文日期为准。,31,(二)组织机构分类法,就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内部机构,将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。 组织机构分类法的优点: 1、符合一个全宗档案形成的特点和规律,能较好保持文件之间的历史联系,便于反映机关的历史面貌。 2、包含着按问题分类的因素,具有问题分类法的主要优点。 3、分类准确,容易掌握,方法简
23、便,利于实际分类工作的进行。 4、符合现行文书处理部门的立卷制度。 组织机构分类法适宜与不适宜的范围: 1、机关内设有组织机构适宜按此法分类,否则不适宜。 2、机关内组织机构稳定,或虽有变动但不太复杂,适宜按此法分类;机构不固定,经常变动,则不适用此法。 3、各组织机构的档案相对比较完整、条理,适宜按此法分类。 4、可以按照其他方法分类而难以按此法分类,不用此种分类法。,32,类别排列方法,依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。 依据本机关习惯的排列顺序排列。 依据其重要程度排列。,33,几种特殊情况的处理: 1、经机关党委(党组)讨论而以机关行政名义发出的文件,一般归入行政某机构类。
24、 2、业务机构起草而以机关名义发出的文件,一是归入机关的中心机构如办公厅(室);二是归入相应的业务部门或业务机构。 3、几个机构联合办理文件,一般应归入主办单位,也可归入批示退存单位或最后承办单位。 4、立档单位职能机构下,又设机构的,一般按上一级职能机构进行分类;业务独立性强、职能重要的,也可选择职能机构下设机构进行分类(如“办公室下又设秘书科”)。 需要注意的是:临时机构,在一般单位单独保存,但如果与内部机构合署办公,且内部机构是长设的机构,则应归于与之合署办公的长设机构类中。例如:2003年防治非典时,各单位都成立了防治非典工作临时机构。在市卫生局,这个机构是单位的,形成的文件可单独归档
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