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1、中烟2013年度教育培训会,授课内容,上午:第一场:office Word的应用 主要内容: A.文档修饰 B.页眉和页脚的定义 C.样式和自动生目录 D.表格制作 E.文档打印设置 F.域的使用方法 第二场:office Excel的应用 主要内容: A. 函数 B.图表制作 C.数据有效性的设置 D.打印设置 E.高级筛选 F.合并数据 下午: 第三场:office PowerPoint的应用 主要内容: A.链接设置 B.幻灯片动画的设置 C.音乐背景的设置 D.幻灯片的设置,普通文档编辑 知识要点: 字体 段落 项目符号和编号 边框和底纹 字体 选定文本区域,再选择“格式”菜单下的“字
2、体”命令 段落 选定文本区域,再选择“格式”菜单下的“段落”命令 项目符号和编号 选定文本区域,再选择“格式”菜单下的“项目符号和编号”命令 边框和底纹 选定文本区域,再选择“格式”菜单下的“边框和底纹”命令,高级文档编辑 知识要点: 格式刷的使用 文档合并 表注和题注的制作 页眉页脚的定义 格式刷的使用 选定已设置格式的文本区域,选择“格式”工具栏中的“格式刷”命令。 鼠标移至另一个目标文本区的始点,按下鼠标左键不放,随文本拖动鼠标。 文档合并 A 直接插入文档 打开一个文档,将插入点定位到要插入文档的位置。然后执行“插入文件”,找到要插入 的文件后按“插入”即可。 B.利用域插入文档 执行
3、“插入域类别链接和引用”,在“域名”列表中选择“IncludeText”域,“IncludeText” 会自动出现在命令行中。,在此输入路径和文件名,页眉页脚的定义 知识要点 同一种页眉和页脚 奇偶页不同页眉和页脚 分节符页眉和页脚(实现每页不同页眉和页脚) 同一种页眉和页脚 选择“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令 分别定义页眉和页脚的文本及格式 单击“关闭”按钮,即可,奇偶页不同页眉和页脚 操作步骤: 第一步:选择“文件”菜单下“页面设置”命令。 第二步:单击“版式”选项卡。 第三步:在奇偶页不同选项上,打勾。 第四步:选择“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令。 第五步:分别定义奇偶页页眉和页
4、脚的文本及格式。 第六步:单击“关闭”按钮,即可。 提示:只需要在文档中的其中一页奇、偶页定义就可以了。,分节符不同页眉和页脚 操作步骤: 第一步:分别在文档两节之间插入一个分节符,选择“插入”菜单下“分隔符”命令。 第二步:选择“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令。 第三步:单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮,去除与上一节相同效果 第四步:根据节编号,分别定义分节的页页眉和页脚的文本及格式。 第五步:单击“关闭”按钮,即可。 提示:两节之间就是指两种页眉和页脚 之间。,链接到前一个,页面设置的定义 知识要点 纸张的定义 边距的设置 设置同一个文档,两种不同纸的方向 纸张的定义 选
5、择“文件”菜单下的“页面设置”命令 边距的定义 选择“文件”菜单下的“页面设置”命令 设置同一个文档,两种不同纸的方向 插入光标定位在上页文本区的末尾,选择“插入”菜单下的“分隔符”中的分节符“下一页”选项。 选择“文件”菜单下的“页面设置”命令,“页边距”选项卡中的“方向”中的“纵向”或“横向”。,打印设置 知识要点 打印页的范围设置 打印份数的设置 选择“文件”菜单下的“打印”命令,样式和自动生成目录 样式:是指用有意义的名字保存的字符格式和段落格式的集合,这样在编排重复格式时,先创建一个该格式的样式,然后在需要的地方套用这种样式,就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作。,Office
6、Word 上半场,操作步骤如下: 定义样式: (1)选择“格式”菜单下的“样式和格式”命令,选择“屏幕右侧的样式和格式”任务框中的“新样式”命令。,(2)在“名称”的文本框中输入相关的“样式”名称。 (3)在“样式类型”的下拉框中,选择新建样式的类型“段落”或“字符”。 (4)单击“格式”按钮,在弹出的下拉菜单中,选择相关的命令进行设置格式效果。 (5)单击“确定”按钮。即可完成新样式的定义,样式的修改 选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令,在弹出的“样式和格式”任务框中,单击将要进行修改样式右侧的按钮,选择“修改”命令。,使用样式 步骤: (1)选定文本区域 (2)选择“格式”菜单下的“样
7、式和格式”命令。 (3)在“样式和格式”任务框中,选择相对应的“样式”即可。,自动生成目录,知识要点: 插入“自动生成目录”表 目录更新 自动生成目录的步骤: 前提条件:文档中的标题必须采用样式制作格式效果。 选择“插入”菜单下的“引用”中的“索引和目录”命令。 选择“目录”选项卡,单击“选项”按钮。 设置自动生成目录的有效样式。 更新目录的方法: 在目录区域,单击右键选择“更新目录”命令 提示:有效样式就是指文档中所采用的样式。,知识要点: 制作表格的方法(直接插入表格和绘制表格 行、列操作 表格边框和底纹 直接插入表格法: 选择“表格”菜单下的“插入”子菜单下的“表格”。 绘制表格法: 选
8、择“表格”菜单下的“绘制表格”命令。 行、列删除操作 选定行或列,选择“表格”菜单下的“删除”子菜单的相关操作。 表格属性的设置 选定表格区域,选择“表格”菜单下的“属性”命令。 表格边框和底纹 选定表格区域,选择“边框和底纹”命令。,表格的制作,域的使用 简单地讲,域就是引导Word 在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。每个域都有一个唯一的名字,它具有的功能与Excel 中的函数非常相似。,域的使用 方法一:选择“插入”菜单下的“域”命令。 方法二:单击插入域的位置按CTRL+F9,输入内容,工作表的计算 单元格地址的种类 函数计算的方法 单元格地址的种类 种类:相对地址,
9、绝对地址,混合地址 函数计算的方法: 单击定义公式的单元格。 选择“插入”菜单下的“函数”命令,在弹出的“函数”对话框中选择“相关的计算函数”,单击下一步。 在“函数参数”对话框中,设置“相关的函数参数”。 单击“确定”按钮,即可。,Office Excle 下半场,常用函数的举例 SUM-计算单元格所有数值的和 AVERAGE-计算单元格所有数值的平均值。 count-计算数值单元格的个数 COUNTA-计算数值单元格及非空单元格的个数,高级函数的应用 SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和,公式:=SUMIF(range,criteria,sum_range) 公式中 rang
10、e用于条件判断的单元格区域; criteria确定哪些单元格将被相加求和的条件, 其形式可以为数字、表达式或文本; sum_range需要求和的实际单元格。,一、countif函数的用途 countif函数是根据条件在另一个区域进行个数的统计,一方面它可以完成符合条件的统计计算。另一方面由此扩展出它可以进行重复值的查找我表格的核对。 二、countif的基本语法: COUNTIF(单元格引用, 条件),IF函数也称条件函数,它根据参数条件的真假,返回不同的结果。在实践中,经常使用函数IF对数值和公式进行条件检测。 = IF(logical_test,value_if_true,value_if
11、_false) 公式中 logical_test条件表达式,其结果要么TRUE,要么为 FALSE,它可使用任何比较运算符; value_if_truelogical_test 为 TRUE 时返回的值; value_if_falselogical_test 为 FALSE 时返回的值。 IF函数在财务管理中具有非常广泛的应用。,Mid()函数的使用 从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。 Datedif()-求两个日期间隔数 基本语法: Datedif(开始日期,结束日期,”单位代号”) 单位代号:Y-表示年;M-表示月; D-表示天数 例如: datedif(“2013-10-
12、12”,today(),”y”),高级筛选 高级筛选的操作步骤: 第一步,根据源数据表的列标题,建立条件区域的列标题,然后在条件区域列标题下行输入条件表达式。 第二步,选中原工作表全部或部分,但必须包含标题行。然后单击“数据“筛选“高级筛选“。 第三步,设置“高级筛选“对话框。 “数据区域“,原工作表中需要筛选的表格区域。 “条件区域“,筛选条件表区域。 “方法“选项区, 选中“在原有区域显示筛选结果“单选框,筛选结果在原位显示(即隐藏不符合筛选条件的记录); 选中“将筛选结果复制到其它区域“单选框,筛选结果将复制到指定区域(生成一个新表格)。 “选择不重复的记录“复选框,选中,则筛选结果中不
13、包含重复的记录。 第四步,在上述设置完成后,单击“高级筛选“对话框的“确定“按钮,筛选结果即可显示。 第五步,取消高级筛选。单击“数据“ “筛选“高级筛选“。,合并数据 在若干个相同表结构中,将相同的数据记录通过汇总方式合并成一条记录。 操作步骤: 制作一张新的汇总表,并选定第一个空白单元格。 选择“数据”菜单下的“合并计算”命令。 在弹出的对话中,设置相应的参数。(如图所示) 单击“确定”按钮,即可,设置有效性 通过设置数据有效性制 下拉列表框的效果。 步骤: 1.选定单元格区域 2.选择“数据”菜单下的 “数据有效性”命令。 3.在弹出的“数据有效性” 对话框中,如图下图所示。,4.在“允
14、许”下拉框中,选择“序列” 5.在“来源”下列文本框中,输入相关值。 6.单击“确定”按钮。,图表的制作,插入图表操作步骤: 1. 任意选取数据表中的一个单元格(如右图所示) 。 2.选择“插入”菜单下的“图表 ”命令。如图所示。 3.在“图表向导”-“图表类型”中选择相应的图表类型。,4.单击“下一步”,弹出“图表数据源”对话框,在数据区域右框中,选择用于制作图表的数据区域。如图所示,5.单击“下一步”,弹出“图表选项”对话框。根据图表格式要求,设置相关的参数。如图所示,5.单击“下一步”,弹出“图表位置”对话框。根据要求设置图表所存放的位置。如图所示,图表的组成部分:,标题,图例,图表区,
15、绘图区,分类X轴,数值Y轴,分类X轴标题,修改图表区操作: 操作方法: 鼠标停在图表区空白的位置,选择“图表” 菜单或单击右键。 修改绘图区的格式操作: 操作方法: 鼠标停在绘图区的位置,单击右键。,打印效果的设置 为了满足不同需要的客户要求,EXCEL中设置多种打印方式。 工作表分页打印 操作方法: 选定将要分页的下一行,单击“插入”菜单下的“分页符”命令。 设置打印标题 操作方法: 选择“文件”菜单下的“页面设置”命令。如图所示,工作表的打印,设置打印区域 操作方法: 选定将要打印单元格区域。 选择“文件”菜单下的“打印区域”下的“设置打印区域”命令。 设置打印区域 选择“文件”菜单下的“
16、打印区域”下的“取消打印区域”命令。,设置打印工作表对齐 操作方法: 选择“文件”菜单下的“页面设置” 命令,如图所示。,第三场:office PowerPoint的应用,链接设置 操作步骤: 1.选定链接对象(文字,图形等)。 2.选择“插入”菜单下的“超链接”命令。 3.在弹出的“插入超链接”对话框中,选择将要链接到的对象。如图所示 4.单击“确定”按钮。,对象动画设置 添加动画操作步骤: 1.选择将要设置动画的对象。 2.选择“幻灯片放映”菜单下的“自定义动”命令。 3.在弹出的“自定义动画”任务框中,选择添加效果。从显示的下拉菜单中选择添加的类型中的其他效果。 4.在弹出的“添加效果”
17、对话框中,选择相应的动画。,动画效果的设置 操作方法: 1.从“自定义动画”任务框中,单击将要进行修改动画名称右侧的下拉按钮,从中选择“效果选项”命令。 2.在弹出的对话框中,设置相关的动画参数。如图所示。 3.设置完毕,单击确定按钮。,音乐文件的设置 插入音乐操作步骤: 1.选择“插入”菜单下的“影片和声音”子菜单下的“文件中的声音”命令。 2.在弹出的对话框中,改变路径选择音乐文件。,音乐的设置 操作步骤: 1.从“自定义动画”任务框中,单击将要进行修改动画名称右侧的下拉按钮,从中选择“效果选项”命令。 2.在弹出的对话框中,设置相关的动画参数。如图所示。 3.设置完毕,单击确定按钮。,幻灯片的设置 为了满足不同环境时,对演示文件实施播放效果。这时应必须要对幻灯片放映进行相关的设置。 操作步骤: 选择-幻灯片放映-设置放映方式命令 如下图所示:,谢谢大家!,
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