【工作计划】采购内勤工作计划例文.docx
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1、第 1 页 采购内勤工作计划例文 特征码 YDHLmcmCNFfFGflqLwNq 【篇一】 采购部是传统制造业订单生产的服务性部门。采购价格, 对公司订单产品的成本有着直接的影响;其中采购物料成本所占 生产总成本的比例较大,采购价格的高低不仅关系到公司的销 售额和利润额的多少,而且将会直接影响到公司产品的品质和 市场竞争力。 综合分析我们采购所存在的问题,由于没有遵循皮具行业 的客观标准和市场实际而进行采购作业,所以面对客人不同材 质和工艺的产品在生产和出货后所出现的异常状况,不能做到 实事求是,常以强制性的观念附加到产品原材料品质方面。故 而,在部分产品的加工过程中出现了不少“疑难杂症”
2、,如路易 威登、GUCCI 等十大国际奢侈品牌在五金选材和品质方面可以 说是世界皮具制造业的顶级代表,如果专业人士按照这样的质 量标准判定这类品牌的五金材质品质是 OK 的,但在我们公司品 第 2 页 质判定却是 NG。这说明了什么呢?不难找出原因所在,这说明 了我们的判定不符合市场实际而偏离事实。在五金产品方面反 复退货、重复验收,不仅影响订单的交期,还会事倍功半而直 接影响到公司的经营利润。因为五金的重点工艺是人工为主, 机械设备为辅;俗话说:“金无足赤,人无完人。 ”何况五金是 以人工为主的制作工艺?我们公司品质严格自然是优势也是好事, 但仍然必须符合客观事实,否则从长远来看在信用方面公
3、司会 打折扣,不可太急功近利,一线生产员工“用工荒”及薪资差 异等综合因素影响未来珠三角传统制造业产能。所以,业务、 生管、采购和品保等部门都应该去了解产品的原材料实际生产 工艺和行业国际水平。 为了优化公司采购部现有工作,逐步改变目前所存在的不 足之处和薄弱环节,根据公司订单生产需求现状的实际,提高 采购效率、降低成本,使公司利益最大化;同时,为实现品质保 障、价格合理和供应及时的采购目标,客观地寻找供应商,做 到货比三家,严格按照公司质量检验标准进行采购作业,并合 理有效地使用公司采购资金,确保良好的周转率。自 xxxx 年 8 月份开始,针对本部门所负责采购工作目前的状态,现制定采 购部
4、门工作计划如下: 一、供应商管理: 时间:8 月份-10 月份 1、供应商管理存在的主要问题: 第 3 页 (1)缺少实力的一手供应商直接生产厂商; (2)没有比价环节,行政指令性下达; (3)未签订采购合同及约束协议; (4)采购被动,受供应商牵制。 2、解决方法: (1 考核评估工作。 对现有供应商进行综合评估,以满足公司现阶段的生产需 求。对这些供应商进行筛选,符合评估标准的厂商可继续后续 的合作和问题的改善,反之则淘汰不符合公司采购需求的不合 格供应商。采购部门向着每种物料有 3 家以上的供应商努力, 争取各种产品逐步达到此要求。为公司后期的大批量生产做好 准备,以获得最理想的采购价格
5、和品质。新开发供应商初次合 作,根据实际情况须组织由总经理室、采购、品保和工程部等 人员组成安排对确认样板 OK 的厂商进行验厂程序。 (2 节后交总经理室核准确认,相同材质的物料返单,原则 以初次比价表核准的单价为准向合作愉快的供应商进行采购, 同时该采购物料的检验记录报告判定结果须交付总经理室 并对应供应商报价比价表各备案一份。 (3)原有供应商须补签采购合同和相关约束协议,新供 应商一律在初次合作时签订采购合同 。重点培养主要供应商, 争取和一些重要的供应商达成长期合作协议(合作方式的业务洽 谈等,需要上级主管领导组织执行)。 第 4 页 (4)做好异常情况的妥善处理:因供应商生产能力的
6、不足, 或其它原因引发采购异常时,采购部第一时间知会相关部门并 积极应对。同时,对异常情况的发生原因进行分析处理,记录 在案;如有必要,将采取法律程序进行公司利益的维护工作。 二、各部门的配合及采购流程: 1、各部门采购计划及采购流程存在的主要问题: (1 (2)采购清单请购物料名称不规范,同种产品写法多样,不 能一次性提供准确的规格型号及样板参照,概念模糊不清; (3)没有计划性进行所需物料的计划请购,同一事情不能一 次性说明清楚而耽误或打乱采购部作业计划; (4)经常受到上级先联络的资料送达到采购部行政指令性采 购,采购部无法知晓对方情况如何; (5)同一物料跟催过程多人联络,不能准确传达
7、供应商交期 进度状况,导致跟催异常时有发生; (6)采购流程没有形成规定,导致账目处理流程混乱无章, 单据不统一; (7 人员被动追踪、无从着手,这是皮具企业的关键环节流 程,在我们公司一直缺失。 2、解决方法: (1)在接到会签的物料清单指令后进行采购作业,并跟催物 料进度(做订单采购物料跟催时间表,利用白板统计异常物料); 第 5 页 (2)如果需要报价,新产品须在三个工作日内提供报价,不 需要报价直接列入采购物料跟催时间表; (3)采购部以陈先生主导采购全面工作,唐先生负责采购开 发并配合采购部工作;所有业务订单的各种原物料均须提供样品 让工程部、业务部和品保部共同签板确认(设变请及时以
8、书面形 式通知采购部以免造成不必要的失误和浪费); (4)每次厂商选定以三家或三家以上作为比较,同种品名及 型号、同种质量情况下优先选择前期和新准入合作愉快的供应 商; (5)制定采购合同,除现货市场现金外的订单原物料采购均 须签订采购合同(采购合同及订购单必须带有原物料确认样 板或图片); (6)供应商提供的物料在备货完毕后按照确认样品验货; (7)供应商送货到仓库须按公司规定要求带送货相关的清单, 以清单送检验货,合格会签后返还到采购部; (8)拿到签字清单做账,规范对账单据:现金采购物料除工 程部和板房请购的样品材料及各部门代购产品之外,其它均须 交仓库入仓后及时做账报销,月结对账单相关
9、清单也需要逐步 规范; (9)剩余物料退回公司仓库入库暂存以备用; (10)按照订单需求,及时完成采购工作,确保满足订单的 生产需要。 第 6 页 三、部门管理: 1、管理制度和流程存在的主要问题: (1)管理制度不完善,流程不统一,配合协作团队未形成; (2)部门界限不明确,职责分工不协调; (3)缺乏采购资料档案的归档分类,部门组织架构不完善。 2、解决方法: (1)加强本部门的沟通和学习,完善部门的管理流程和管理 制度:重点是现金采购和月结采购流程; (2)收集供应商资料(厂家资质、营业执照及税务登记证等 相关资质)作为长期合作厂商; (3)收集产品资料备做产品色卡; (4)会议室或办公
10、室开会(总结工作)。 四、采购成本控制及采购效率: 1、采购成本控制及采购效率存在的主要问题: (1)不考虑比价环节而直接下单,事先没有告知供应商按照 签板 OK 的常规品质标准落单而发生扯皮的现象,甚至增加了正 常成本采购; (2)品保部异常检验记录报告比例较高的供应商仍然被 批量下单:条件接受,而配合的供应商却没能续单,并且以往 的品保检验记录报告均有据可查; (3)采购交期和品质抵对,导致采购效率不高,影响生产上 线进度。 第 7 页 2、解决方法: 根据原有供应商采购单价资料,进行性价比分析,从中找 出价格差异,并比照之前的品保异常检验记录报告做好与 筛选淘汰后的合格供应商进行价格优惠
11、的洽谈和实施落实。采 购周转率,是反映资金的使用效率,故而合理的采购数量和适 当的采购时机,既能避免车间生产停工待料,又能降低物料库 存,从而减少资金积压。 采购相关人员须经常前往车间了解相关物料的使用状况并 进行跟踪,尽可能地减少采购周期,提高采购效率和及时性, 并且对订单各种物料的采购周期进行统计,提供给各请购单位 作为制定请购计划时的参考依据。 五、交期及品质: 根据订单生产周期,客观合理地确认采购周期;区分不同的 客人需求和产品要求,从而客观地认识和判定品质。 1、交期 (1)采购部交期跟催存在的主要问题: 1)使用 MSN 转发信息,物料采购清单未完成签单就主观要 求确定交期以及订购
12、单未回签落实准确交期,导致交期误差; 2)没有根据产品材料的实际生产状况统计采购周期而进行 交期确认,采购没有合理掌控供应商运输过程异常,确认交期 与实际偏差;生管部门没有根据产品材料的工艺特点(材料难度) 和生产周期科学安排并确认回复合理的出货日期,业务部门缺 第 8 页 乏生产常识和专业说服力以及专业的业务能力; 3)业务部、生管部、品保部和工程部没有对产品的质量等 级和价格层次进行有效区分,导致材料采购品质标准不明确, 延误材料入仓或退货处理时间,从而直接影响采购交期的跟催 完成; 4)生管部门和物控做库存采购的 LST/LPST 订单和业务订单 采购没有进行有效区分,即常用材料安全库存
13、采购和现货或起 订量采购。二者的采购周期是明显不同的,采购周期不能以不 符合实际的交期跟催进度以及知会相关部门。例如:某订单所 需 0.6mm 荔枝纹 PU1000 码,皮革供应商正常生产周期为 7 天, 但不包括运输环节的周期 1-5 天,所以皮革的实际生产周期是 7-12 天,但也存在 5 天可完成的生产周期事实,不过这种情况 其中多数是自行批量生产做库存现货的常用纹路,可提前安排 送货。若我们根据 5 天确定交期就是不符合实际的,以这样的 概念就是主观且不现实的,则交期误差异常自然也不足为奇。 尤其是五金配件的实际生产周期为 10-15 天,但却不包括设计 和开模打样周期 7-10 天在
14、内,因而新产品五金件的采购周期为 20-25 天;其它小五金也存在 3-7 天的生产周期,但也不包括设 计和开模打样周期等等。 (2)解决方法: 1)重新制定采购周期统计表; 2)生产计划排程表:生管部门必须第一时间提供更新 第 9 页 的生产计划排程表给采购部一份,采购部门相关人员根据 此排程表跟催物料进度,第一时间将异常知会生管、物控和仓 库; 3)联络单式送达到各相关部门人员,采购部不接受任 何口头通知的请购物料采购订单处理方式,从而明确和约束各 环节的职责,做到各尽其责、责任到人和有理有据,避免推卸 责任和不担当。 2、品质 (1)品质异常的主要问题: 1)产品订单材料存在部分行政指令
15、要求指定供应商的现象, 导致控制品质及跟催沟通被动:没有开发丰富的供应商资源, 但有开发的新供应商却被转单到不配合的供应商进行采购; 2)部分业务未能与生管、品保(重点)部门达成品质方面的 共识,常主观想象而没有概念; 3)部分产品不符合行业生产工艺品质标准的客观事实,跟 客人就品质问题不能客观协调,导致品质标准高于市场实际能 够做到的行业水平“瓶颈” ,因此而延误交期。 (2)解决方法: 寻找多家供应商打样确认品质,产品订单的所有采购皮料 样板或大货首件,均第一时间送业务部对应客人的业务跟单人 员,转交品保部进行常规测试和色差判定;其它辅料配件的首件 交业务确认结果。凡属业务客人指定的供应商
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