广州市学校档案工作规范.ppt
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1、2019/10/4,1,广州市学校档案 工作规范,2019/10/4,2,新学校档案工作规范出台,旧规范废止:关于印发广州市中小学档案管理工作规范的通知(穗教199623号)不能满足目前全市学校档案工作的需要。 根据目前广州市学校档案管理的现状,广泛征求市属各学校及各区(县)教育局和档案局的意见的基础上,经市档案局与市教育局于2015年5月8日联合全面修订而成。 新规范适用于我市中小学校、中等职业技术学校和幼儿园,同类民办学校(幼儿园)可参照执行。,2019/10/4,3,新学校档案工作规范出台,注: 旧规范废止的同时,关于印发的通知(穗档【2002】19号)、关于执行的补充通知(穗档【200
2、6】18号)也相应废止。,2019/10/4,4,主要介绍内容: 一、学校档案机构业务建设 二、学校档案综合管理分类规范 三、各门类档案的整理 四、电子档案的整理 五、档案编研,2019/10/4,5,一、学校档案机构业务建设,根据目前学校档案工作的实际,对学校档案工作的基本原则、基本任务、制度建设、素质要求及档案的收集、整理归档及档案的信息化建设、档案的保管、鉴定销毁统计和开发利用提出更具体和明确的要求。,2019/10/4,6,细化“三纳入”:(P1) 将学校文件材料的形成和积累纳入学校工作计划,纳入学校规章制度及工作流程,纳入学校有关人员岗位责任制;,2019/10/4,细化“四同步”:
3、(P1) 档案工作应与学校各项工作的(特别是涉及重大活动的)布置、检查、验收、总结同步开展: 学校下达工作任务、教学计划与提出相应文件材料的归档要求同步。 检查工作、教学计划进度与检查相应文件材料积累情况同步。 验收、鉴定工作和教学成果与验收、鉴定相应文件材料归档情况同步。 工作、教学总结与相应文件材料完成归档同步。,2019/10/4,8,强化了制度建设:(P23) 综合性的规章制度、文件材料归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案统计制度、档案利用制度、档案鉴定销毁制度、档案岗位责任制、档案管理应急预案。 新增:档案管理应急预案,对组织机构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点提出了要
4、求。 建立健全应急预案的目的:有突发事件时可以迅速启动,有序有效的组织实施各项应对措施,力争把损失和不利影响降到最低。,2019/10/4,9,规范了档案的收集工作:(P3) 结合目前全市学校实际,规范全面修订了党群、行政、教育教学、幼儿园卫生保健、基本建设、仪器设备、财会、声像等门类的文件材料归档范围和档案保管期限表(附件1-8)(P59-80)。 各学校结合本校实际,参照本规范动态制定本校相应类文件材料归档范围和档案保管期限表。,2019/10/4,10,明确了整理归档分工要求:(P4) 全校性、综合性文件材料由学校办公室负责整理归档,其他文件材料按分工由相应的职能部门负责整理归档。 涉及
5、多个部门的文件材料由协办部门初步整理后移交主办部门汇集整理归档。,2019/10/4,11,明确了归档时间和手续:(P45) 1、党群、行政、教育教学、幼儿园卫生保健类的归档文件材料应在寒、暑假前由相应的职能部门收集齐全并按要求整理后向档案室移交。 2、基建类归档文件材料的收集整理应与工程建设同步进行。在项目完成通过鉴定验收时,学校基建部门通知档案室参加,于工程竣工验收后三个月内将项目建设全过程形成的文件材料立卷整理后向档案室移交。,2019/10/4,12,明确了归档时间和手续: (P45) 3、在仪器设备开箱时,有关部门应通知档案室参加验收。仪器设备类归档文件材料在安装调试后的 一个月内由
6、学校设备管理部门按要求整理后向档案室移交。 4、财会类归档文件材料于次年6月底前由财务部门按要求和规定完成整理后将档案目录移交一套至档案室,档案实体在财务部门保管三年后向档案室移交。,2019/10/4,13,明确了归档时间和手续: (P45) 5、声像类材料在每项工作完成后两个月内,由主办部门将声像材料和文字说明移交档案室。 6、已故人员档案,属学校保存范围的由本校人事部门保存三年后向档案室移交。,14,明确了归档时间和手续: (P45) 7、实物类材料在各类工作、活动结束后一个月内,由经办部门将实物和文字说明移交档案室。 8、档案室应随时接收上级规定应接收的档案。 9、档案室接收档案应履行
7、手续,填写移交清册一式两份。交接双方应签名盖章,移交清册归入全宗卷永久保存。,2019/10/4,15,规范档案的整理要求: 明确归档周期(P6) 党群、行政、基本建设、仪器设备、财会、实物类的归档文件材料以文件形成的“自然年度”为归档周期。 教育教学、幼儿园卫生保健类的归档文件材料以文件形成的“教学年度”为归档周期。 声像类、已故人员类的归档文件材料按特定周期归档。,2019/10/4,16,明确整理方式(P6) 党群、行政类文件材料按“件”整理归档。 教育教学、幼儿园卫生保健类归档文件材料可选择立卷或按“件”整理归档。 其他类文件材料立卷整理归档 (具体参阅各门类档案的整理)。,2019/
8、10/4,17,规范编制档案检索工具(立卷整理) (P68) 立卷整理的档案目录应根据不同类别档案的具体情况按“教学年度”或“自然年度”或“特定周期”编制。,编制档案检索工具,以立卷整理为例: 卷内目录 案卷封面 卷内备考表 案卷目录,2019/10/4,19,卷内目录 (附件10) 档号:,2019/10/4,20,案卷封面(附件13),2019/10/4,21,卷内备考表(附件14),2019/10/4,22,案卷目录(附件9),2019/10/4,23,取消了原规范的“卷内科技文件材料目录”、“照片档案卷内目录”。 增加了“声像档案案卷目录”(附件11)、“声像档案卷内目录”(附件12)
9、、“归档电子文件目录”(附件19)、“归档载体目录”(附件20)。 规范了“归档文件目录夹” (附件16)、“立卷归档档案目录夹” (附件17)、“文件汇编及参考资料目录盒” (附件18)封面及脊背标签式样。,2019/10/4,24,二、学校档案综合管理分类规范,一、类目的设置与标识(P11) 学校以一个全宗的全部档案为对象,设立党群、行政、教育教学、基本建设、仪器设备、财会、声像、已故人员、实物等九个门类(一级类目)。幼儿园增设卫生保健类。 已故人员和幼儿园卫生保健档案只设一级类目。 一级类目是学校档案实体分类的最高层级,一般使用到三级类目,个别选用到四级类目。,2019/10/4,25,
10、(一)各门类档案一级类目名称、代号(P11),2019/10/4,26,(二)党群档案(P12),2019/10/4,27,(三)行政档案(P12),2019/10/4,28,(四)教育教学档案(P12),2019/10/4,29,(四)教育教学档案(P13),2019/10/4,30,(五)基本建设档案(P13),注:在同一年度,只有一个基建工程项目竣工或装修改造工程完工时,分类号只需设至二级类目。,2019/10/4,31,(六)仪器设备档案(P14),注:在同一年度,如有两个(含两个)以上仪器设备项目时,分类号需扩展至三级类目。,32,(七)财会档案(P14),2019/10/4,33,
11、(八)声像档案(P14),其他以数码形式存储于光盘、磁盘、磁带等载体所形成的电子档案,参照第四章 电子档案的整理进行整理归档。,2019/10/4,34,(九)实物档案(P14),2019/10/4,35,二、类目的扩展与标识(P15),设立有若干分校且分校区均有档案室,需对校本部和分校区分类编号,并作为学校各门类档案的二级类目。(教师业务、财会、已故人员由校本部统一保管),2019/10/4,设立有若干分校时编制档号模式:,校本部及分校的一、二级类目设置: JX11为校本部,JX12、JX13、JX14、JX15为分校。,2019/10/4,37,三、各门类档案的整理,党群行政档案、教育教学
12、档案、幼儿园卫生保健档案、基本建设档案、仪器设备档案、财会档案、声像档案、已故人员档案、实物档案的整理,2019/10/4,38,第一节 党群行政档案的整理,整理程序(不再保留以前立卷整理方法) (1)“件”的构成与装订(P18) 归档文件按“件”装订。正本在前、定稿在后;正文在前、附件在后;原件在前、复制件在后;转发文在前、被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前、来文在后。永久、30年保管的归档文件应使用符合档案安全保管要求的装订材料。装订时不得压字迹。,2019/10/4,39,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 (2)分类与排列(P18) 党群类和行政类文件材料分别各自整理归档,
13、只设立一级类目,归档文件按永久、30年、10年各自分别从“1”开始编件号。同一年度同一保管期限的归档文件按二级类目的先后顺序排列,并在“归档文件目录”中于每个“备注”栏注明相应二级类目代号。如:DQ11、DQ12、DQ13XZ11、XZ12、XZ13,2019/10/4,40,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 (3)编号(P19) 归档章式样 :,注:类别栏通常只填写DQ或XZ,如有分校情况时则需填写DQ11、DQ12,此时的二级类目代表的是分校代号。,2019/10/4,41,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 (5)编制归档文件目录。(P1920) 归档文件应依据分类方法和室编件号顺
14、序编制归档文件目录。,2019/10/4,42,注:此表格可打印为红色框,也可以为黑白。,2019/10/4,43,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 (4)装盒(P20) 使用学校档案盒(附件22)。将档案按室编件号的顺序装入档案盒,档案盒脊背应标注学校全称和档号。脊背档号处设置三栏,从上至下分别填写年度、类别和起止件号,起止件号中间用“”连接。档案盒脊背档号底线下侧标注与盒内档案相同的保管期限。 归档文件目录无需随档案实体入盒。,2019/10/4,44,2019/10/4,45,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 (5)归档文件目录本的构成与装订。(P20) 归档文件目录本由归档文件
15、目录夹、归档文件整理说明、归档文件目录三部分构成,并装订成册,填写归档文件目录夹封面、脊背标签(附件16)。其中:,2019/10/4,第一节 党群行政档案的整理,整理程序 归档文件整理说明的内容包括:立档单位全称(规范简称)、成立时间、沿革,本年度内设机构及学校党、政主要领导人变化情况、本年度立档单位主要工作概况、本年度各类文件材料归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、需要说明的问题等)。 归档文件目录在同一年度、同一保管期限内采用与分类相对应的方式依次排列。,2019/10/4,47,归档文件目录夹封面及脊背标签(P88),(正面),(脊背),2019/10/4,48
16、,第二节 教育教学档案的整理,整理方法 教育教学文件材料可选择立卷或按“件”整理方法,各学校根据实际情况选择一种整理方法并保持相对稳定。,2019/10/4,49,1.立卷整理(P2224) 档号构成:年度号教育教学档案分类号案卷号,(小学、幼儿园的教育教学档案除教师业务外无需分二级类目),2019/10/4,50,1.立卷整理 教师业务档案取消“年度号”。 教师业务档案应列表明确教师代号。,(小学、幼儿园不分科组,只设二级类目)。,2019/10/4,51,1.立卷整理,按顺序编排页号,有图文的页面应编写页号,每卷页号均从1开始,页号标注在非装订的一侧的上角。卷内印制成册的书籍、图表等不需装
17、订,不装订的案卷以件为单位,分别在每件文件首页的右上角加盖档号章。,2019/10/4,52,档号章式样:,2019/10/4,53,编制档案检索工具与案卷装订、装盒: 编制卷内目录、案卷封面、卷内备考表、案卷目录及案卷装订、装盒参照第一章 学校档案机构业务建设之五:档案的收集、整理归档工作(P67)的要求。 教师业务档案的装盒:因教师业务档案已取消年度号,档案盒脊背无需填写年度号,只需填写分类号和起止案卷号。 教师业务档案的排列:单独排列。,2019/10/4,54,教育教学档案目录本的构成与装订(立卷整理):,教育教学档案目录本由档案目录夹、案卷目录、卷内目录三部分构成,其中案卷目录、卷内
18、目录按教育教学档案分类依次排列,同一学年案卷目录排前,卷内目录排后,并装订成册。 教师业务档案目录单独装订与排列。填写档案目录夹封面、脊背标签(附件17)。,2019/10/4,55,立卷归档档案目录夹封面及脊背标签(P89),(正面),(脊背),2019/10/4,56,2.按“件”整理(P24),具体整理方式原则上参照第三章第一节“党群行政档案的整理”中有关整理程序,并有以下整理特点: (1)“件”的构成与装订。 归档文件按“件”装订时,学生名册、成绩表、毕业生派遣名册及其他同类表、册以班级为一件装订成册。学籍表以若干份装订为一件,其文件题名的录入应完整录入学生姓名等相关信息。,2019/
19、10/4,57,2.按“件”整理,(2)编号。(P25) 归档章的填写(除教师业务档案外) 。 “类别”一般只填写一级类目代号,如“JX”。 归档章填写示例:,注:类别栏通常只填写JX,如有分校情况时则需填写JX11、JX12,此时的二级类目代表的是分校代号。,2019/10/4,58,2.按“件”整理,教师业务档案归档章的填写。(P25) 教师业务类的“类别”项由教师业务档案分类号和教师代号组成,如:JX1811-001。 某小学(幼儿园)教师业务档案归档章填写示例:,2019/10/4,59,2.按“件”整理,某中学教师业务档案归档章填写示例:,2019/10/4,60,2.按“件”整理,
20、(3)归档文件目录本的构成与装订。(P25) 归档文件目录本由归档文件目录夹、归档文件目录两部分构成,并装订成册。归档文件目录在同一保管期限内采用与分类相对应的方式依次排列。教师业务档案目录单独装订与排列。并填写归档文件目录夹封面、脊背标签(附件16)。,2019/10/4,61,第三节 幼儿园卫生保健档案的整理,幼儿园卫生保健文件材料可选择立卷或按“件”整理方法,根据实际情况选择一种整理方法并保持相对稳定。,2019/10/4,62,第三节 幼儿园卫生保健档案的整理,整理方法(P2627) (一)立卷整理。 1.幼儿园卫生保健档案的分类只设一级类目。 2.档号构成:年度号+幼儿园卫生保健档案
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