0404 会议期间的组织与服务.doc
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1、第四节 会议期间的组织与服务教学设计一、教学目标:(一)知识目标1、会议召开期间会务工作流程。2、掌握会议期间会务组、秘书组、接待组的工作。(二)能力目标能熟练操作会议召开期间的各项服务工作。(三)素质目标培养学生日常生活、工作中周到热情、做事缜密的工作作风以及随机应变、头脑灵活的能力。二、学时分配:2课时三、教学重点:会务组、秘书组、接待组的工作内容和方法。四、教学难点:实际工作方法的掌握和突发事件的处理。五、教学方法:(一)案例分析法(二)图表示法(三)任务驱动法六、教学手段:多媒体辅助教学(课件)七、教学过程设计:总体思路:通过案例导入,了解会议召开期间会务工作的重要性。通过具体事例,演
2、示讲解掌握工作内容和方法。导言部分: 会议的正式召开,标志着会务工作进入了一个新的阶段。无论是会务组,还是秘书组,还是接待组都要投入紧张的工作。尤其是在会议召开期间出现的一些突发事件,更需要工作人员发挥机智,灵活应对。导入新课:案例导入44点评:会务工作是一项非常细致而琐碎的工作,需要秘书人员拿出百倍的精神和细心去完成。准备工作要细致,认真做好最后的检查与落实工作。同时,在会议召开期间的工作更是紧张的,不容忽视的。秘书人员要具备了扎实的基本知识、灵活机智的头脑和丰富的临场经验,学会应对突发事件的发生。一、会务组的会务工作会议召开期间,会务组的工作主要有四项:(一)组织会议报到有两种会议必须在会
3、前组织报到:一是代表大会或重要的工作会议。会议工作人员要向大会执行主席报告人员出席情况,以保证会议的合法性。二是有外部人员参加的专题性会议。这类会议往往在开会的前一天组织报到,以安排食宿,掌握人员出席情况。(二)进行会议签到会议签到的目的是准确掌握会议的人员出席情况,一般在会场门口进行,主要有两种形式:一种是签到簿式。即与会人员在到达会场时,在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容,以表示到会。二是卡片式签到。是将预先印制好的卡片提前发给与会者,入场时,交出一张即可。或者使用磁卡签到,与会者进入会场时,将磁卡送进电子签到机里,签到机即时将其姓名、号码等内容输入电脑,与会者入场完毕,签到情况便
4、立即在电脑屏幕上显示出来。不管使用哪种方法签到,工作人员都应及时对会议的出缺席情况进行统计,报告给大会执行主席。有的会议,如代表大会、委员会议,大会执行主席还要向大会报告代表或委员的出缺席情况,以证明大会的合法性。(三)组织合影工作人员要事先选好地址,如果人数多,还要事先搭好摄影台。工作人员应事先编制好与会人员的站位图表,在前排领导的坐椅上贴上名签。集体合影的时间一般应安排在开幕式结束之后、会议正式开始之前。(四)安排好会议值班重要的会议一般都要安排工作人员24小时值班,并有明确的制度和要求,必要时请领导同志带班。值班人员的职责是:1、随时应对可能发生的应急性事件;2、控制与会议无关人员进入会
5、场,特别是保密性强的会议;3、保持与公司领导、工作人员及会议驻地相关人员的联系,以便及时解决出现的各种问题;4、做好会议期间各项活动或出现的矛盾的协调工作;5、检查安全保卫工作;6、填写值班记录。 二、秘书组的会务工作会议召开期间,例会性质的会议,秘书组要做好会议记录;非例会性质的大中型会议,秘书组要安排人员当好“舞台监督”。(一)当好“舞台监督”在主席台的一侧,做好主席台上下临时性信息的传输和有关人员的临时性调度等工作。具体工作内容有:1、当领导临时动议找人或交代问题,又不便走下主席台,也不便在台上拨打手机时,秘书应代替传递信息;2、当会外有紧急情况需要即时向领导报告或告知,或者与会者有重要
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