0403 如何做好会前准备.doc
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1、如何做好会前准备适用情景:当需要着手进行会议准备时,查看此技能。会议管理作为一个过程管理,会前准备是其第一个步骤。通常,大型会议的准备往往需要按照严格的程序进行。一般来说,企业的会前准备有以下工作:1、确定与会者作为会议的主体,与会者的确定无疑是十分重要的。出于对会议成本的控制,应该控制与会者数量。但这种控制不以降低会议的目的和效果为代价。所以,确定与会者应该考虑以下因素:(1)与会者是不是必要成员;(2)与会者是否直接参与会后执行;(3)与会者是否有利于会议目标的实现;(4)与会者是否具有达成某项决议的能力;(5)与会者是否能全身心地投入;(6)与会者是否会对他人造成妨碍,从而影响会议的整体
2、成效。2、选择开会的时间选择合适的开会时间,确保与会者可以按时出席,积极参与,从而取得好的效果。因此,选择开会时间应该考虑以下因素:(1)调查了解与会者方便的时间段,尽量不打乱与会者原来的时间计划安排;(2)注意选准会议中心人物的最佳开会时间段,确保其能够集中精力,安心开会;(3)开会时间尽量不要与企业重要的经营活动发生冲突,避免打乱企业正常的运行秩序,影响效益;(4)尽量开短会,可以保证参会者精力旺盛,达到最佳的开会效果。3、选择开会的地点会场的选择是否合适,会议地点的物质条件、环境氛围等都会对与会者的情绪产生影响。而且,选择会议地点还要考虑到硬件设施的条件。所以,应考虑:(1)会址与参会人
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