第1章 秘书实务概述(第3版).ppt
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1、秘书实务,(第三版),“十二五”职业教育国家规划教材 目录,第一章 秘书实务概述,第二章 秘书的接待工作,第四章 沟通与协调工作,第五章 会议组织与服务,第六章 商务活动,第三章 秘书的日常事务工作,第七章 文书处理与档案管理,第八章 参谋与信息调研工作,电子教案模版配色(1),第一章 秘书实务概述,引入案例,主要内容,本章小结,案例分析,实践训练,学习提示,电子教案模版配色(1),第一章 秘书实务概述,第一节 秘书实务的内容 第二节 秘书实务工作的性质与特点 第三节 秘书应具备的能力及职业道德 第四节 秘书工作的方法,主要内容,第一章 秘书实务概述,电子教案模版配色(1),(一)学习目标 了
2、解秘书实务的内容 了解秘书实务工作的性质与特点 熟悉秘书应具备的能力及职业道德要求 掌握秘书实务工作的规律与方法 (二)学习重点 秘书实务的主要内容 秘书实务工作的规律与方法 (三)学习难点 秘书实务工作的规律与方法,学习提示,第一章 秘书实务概述,电子教案模版配色(1),新任总经理秘书孙婷的忐忑 内容(略),请见教材第2-3页 问题:据你所知,你认为总经理秘书的职责有哪些?,引入案例,第一章 秘书实务概述,第一节 秘书实务的内容,一、秘书与秘书实务的含义 (一)秘书 一般而言,秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策,综合协调,沟通信息以及办文、办会、办事等为
3、主要职能,是领导者、主事者的参谋和助手。 现代意义上的秘书,谈的大都是“大秘书”的概念。它从形式上可以表现为:前台、打字员、秘书、内勤人员、文员、助理、办公室主任等岗位。 (二)秘书实务 从秘书学科体系的角度来看,秘书实务是秘书学科的一个分支,它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。 从秘书工作的职能的角度来看,秘书实务是指秘书工作者通过具体操作,直接作用于实际事和物的过程,即秘书具体办理事务的职能。,电子教案模版配色(1),第一章 秘书实务概述,第一节 秘书实务的内容,二、秘书实务的内容,微型案例分析:某企业总经理秘书岗位工作的内容P5,电子教案模版配色(2),第一章 秘书实务概述
4、,第二节 秘书实务工作的性质与特点,一、秘书实务工作的性质 1辅助性 秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于领导或部门的工作;秘书只是辅助领导工作,没有决策权。 2服从性 秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥,按领导的意图办事。 3服务性 为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点,是秘书实务的首要任务。,电子教案模版配色(2),第一章 秘书实务概述,第二节 秘书实务工作的性质与特点,二、秘书实务工作的特点 (一)综合性与专业性相统一的特点 (二)被动性与主动性相统一的特点 (三)机要性与群众性相统一的特点 (四)经常性与突击性相统一的特点,第一章 秘书实务概述,第二节 秘书实务
5、工作的性质与特点,微型案例 杨修逞能泄军机惹杀身之祸 曹操平汉中时,连吃败仗。想要进兵,怕马超拒守。想要收兵,又担心蜀兵耻笑,心中犹豫不决。后传“鸡肋”为夜间口令。杨修听闻,便让随行军士收拾行装,准备归程。将士们问何以得知魏王要回师,杨修说:“从今夜口令,便知魏王退兵之心已决。鸡肋,食之无味,弃之可惜。今进不能胜,退恐人笑,在此无益,不如早归。魏王班师就在这几日,故早准备行装,以免临行慌乱。”曹操早就忌恨杨修才高于已,今见修又猜透了自己的心事,便怒以扰乱军心定罪,杀了杨修。 “鸡肋”一词,虽隐含曹操退兵的决定,但杨修作为主簿(即秘书),即使能猜中领导的心思,也不该擅自透露领导的决定,制造混乱,
6、破坏军中的秩序,影响军心军纪,这既是军中大忌,也是秘书的大忌。但杨修就是爱展示自己的小聪明,出卖了军事情报,泄露了上级尚未决定的事,而不经过请示直接越过上级自己做决定,最终难逃杀身之祸。,电子教案模版配色(2),第一章 秘书实务概述,第三节 秘书应具备的能力及职业道德,一、秘书应具备的能力,内外沟通均需提高的市场部秘书 夏捷是宏达公司市场部经理秘书。一天,夏捷到苏经理的办公室说:“苏经理,客户打电话催促发货呢!” “噢?合同规定的交货期到了吗?” “还没有呢!” 苏经理皱了皱眉头:“那你应该告诉他,我们会按合同交货的。” 可是过了一会儿,她又怯怯地敲开苏经理的门:“对不起,苏经理!我还得再打扰
7、一下。打印机坏了。” 苏经理火冒三丈:“什么!打印机坏了应该找哪个部门修理你不知道吗?你来告诉我,难道是想让我帮你修打印机?”,电子教案模版配色(2),第一章 秘书实务概述,第三节 秘书应具备的能力及职业道德,二、秘书的职业道德,一、将工作分类排序处理 1按事情的轻重缓急排序处理 例如,有A、B、C、D四件事,根据它们的紧急与重要程度,将四件事进行两两比较,发现: A、紧急且重要的事; B、紧急但并不重要的事; C、不紧急但重要的事; D、不紧急也不重要。 那么在处理时,就应该按照A、B、C、D的先后顺序处理。,电子教案模版配色(3),第一章 秘书实务概述,第四节 秘书工作的方法,李秘书的应变
8、之道 李秘书坐在办公桌前帮总经理草拟本年度的工作报告。这时,她接到正在会议室与客户谈判的总经理的电话,让李秘书送一份材料过去。她刚站起身准备去送材料。一抬头,发现有位来访的客人微笑着走过来。 李秘书对上述三件事情的分析如下:从重要性上而言,三件事都重要。从紧急性上而言,第一件事较后两件不是很着急,并且做这件事需要的时间比较长,因此放在最后做。第二与第三件事都比较急,如果能找到同事帮忙接待一下客人,自己去给总经理送材料比较好。因为,经理可能还会有其他的事情需要沟通。如果周围没有人能够帮忙接待客人,则可以简单了解客人的情况,表示歉意请其稍候。然后给总经理送材料,速去速回后,再次向客人致歉,并热情接
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