第7章 文书处理与档案管理(第3版).ppt
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1、第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理 第二节 文件归档 第三节 文件的整理与编目 第四节 档案管理,主要内容,第七章 文书处理与档案管理,电子教案模版配色(1),学习提示,(一)学习目标 了解文书处理的行文关系及行文方式 掌握文书处理的收文及发文程序 掌握档案分类的方法 能够编制档案目录 (二)学习重点 文书处理的程序 档案的分类与编目 (三)学习难点 档案的分类与编目,第七章 文书处理与档案管理,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,一、文书处理的原则 1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,二、行
2、文关系与行文方式 (一)行文关系 1. 隶属关系 (1)同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系(属行政关系); (2)同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系(属业务关系)。 2. 非隶属关系 (1)同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部门之间; (2)非同一系统的非同级单位、部门之间。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,第七章 文书处理与档案管理,(二)行文方式,三、文书处理程序,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,三、文书处理程序 (一)发文处理程序 1草拟 (1)交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写
3、稿件的任务。 (2)起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末,做好调查研究,认真分析各类情况和需要,然后再起草。 2. 审核 审核又称核稿,是指草拟好的文稿在送出去前,由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,3. 签发 “签发”又称为“会签”,是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查,审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。 4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核,是在正式的公文印制出来之前,秘书部门对签发的文稿进行复核审查。 5. 缮印 缮印,是根据复核好的文件
4、定稿进行誊清或印制文件。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,6. 校对 校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。 7. 用印 用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。 8. 登记 登记,是对准备发出的文件进行记录,以便日后核查。 9. 分发 分发,是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。,第七章 文书处理与档案管理,微型案例 聪明的“亡羊补牢”之术 小何刚开始做文书处理工作时,对文书处理的手续掌握不严,文件的传、借全无记载。因此,工作不到三个月的时间,就有两次调不出文件来,影响了工作。事实使她认识到,文书处理工作是一项重要和细致的工作,要求从业人员具备一定的业
5、务水平和办事能力;同时,要建立并严格执行文书处理制度,以保证工作质量。于是,她采取了一系列的措施: 首先,固定文书处理人员。由她们负责文件的工作,并专门设一个监管人员负责把关。 其次,建立了责任制。简化手续,只用收文簿和借阅卡片2种。具体做法是:来文在收文簿上登记,传阅文件交给该处室管理人,并在此簿上让收文人签字,并注明“已办”。借阅文件都要卡片。另外,建立时间制度。规定时间传、借文件,文件收回后,一般是即时归档,文件归档后,在收文簿上写“存”。 在各方面的协作努力下,小何出色的完成了文书处理工作任务。,第一节 文书处理,第七章 文书处理与档案管理,发文登记簿,小知识,第一节 文书处理,(二)
6、收文处理程序 签收 签收是收文处理的第一个环节,是指秘书部门对收到的文件进行清点确认的过程。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,2. 拆封 拆封,一般由办公室收发人员或秘书负责收到文件的启封。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,3. 登记 需要登记的文件有: (1)上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件;(2)下级单位的请示性、报告性的文件;(3)带有密级的重要资料;(4)单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。 不需要登记的文件有: (1)领导人的亲启件;(2)事务性的通知、便函等;(3)一般性的简报;(4)公开的和内部不保密的出版物;(5)已经被其他综合性质的
7、文件包括的文件。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,(二)收文处理程序 4. 审核 5. 传阅 6. 拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见,供领导人批办时参阅。 7. 批办。领导人对来文如何办理、由谁负责办理而做出的决定。 8. 承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。 9. 催办。就是文秘人员按照承办时限,对承办部门定期进行检查与催促,防止文件处理被延误。 10. 注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结果进行简要的情况说明,第七章 文书处理与档案管理,将单位办理完毕的、具有备考保存价值的文件转化为档案,就必须做好文件的归
8、档工作。,第二节 文件归档,第七章 文书处理与档案管理,一、归档文件的鉴定 1文件材料的归档范围 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定第三条规定了机关文件材料归档范围。 (1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料; (2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料; (3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料; (4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,第七章 文书处理与档案管理,2文件材料的不归档范围 (1)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理
9、的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等; (2)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料; (3)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料; (4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。,第七章 文书处理与档案管理,文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
10、1永久保管的文书档案 永久保管的文书档案主要包括: (1)本机关制定的法规政策性文件材料; (2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料; (3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料; (4)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等; (5)本机关机构演变、人事任免等文件材料; (6)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料; (7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; (8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,第七章 文书处理与档案管理,2定期保管的文书档
11、案 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定第八条规定:定期保管的文书档案主要包括: (1)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料; (2)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料; (3)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料; (4)本机关一般性事务管理文件材料; (5)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等; (6)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料; (7)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料; (8)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料; (9)下
12、级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,第七章 文书处理与档案管理,二、归档文件的整理 (一)归档文件的整理原则 1遵循文件材料的形成规律和特点 2保持文件之间的有机联系 3区别不同价值并便于保管和利用 (二)归档文件整理的质量要求 1应归档的文件材料必须齐全、完整 2必须注意保持文件之间的有机联系 3归档文件整理必须符合规范,便于保管和检索利用,第七章 文书处理与档案管理,三、归档文件的分类与组卷 1.年度分类法 年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对档案进行分类。 年度的处理主要有以下几种情况: (1)跨年度的文件处理。通常收文以收到年度为准;发文以文件签发
13、的年度为准;内部文件以定稿时间为准。 (2)某些文件的形成时间与文件内容涉及的年度不一致,则以文件内容针对的年度为准。 (3)专业年度的文件处理。如,教育部门在教学活动中是按学年计算。 另外,有一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期,对此需要根据文件内容或各种标记等方法,考证和判定文件的准确或近似日期,并将其合理归类。,第七章 文书处理与档案管理,2.组织机构分类法 组织机构分类法就是档案按文件形成或承办的部门来分类,一个机构设置一个类,机构名称就是类名。 分类时需注意的事项有: 以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中; 几个机构联合办理的文件一般应归入主办机构; 业务部门起草而以机关
14、或办公厅(室)名义发出的,如果内容属该部门职责或业务,则应归入负责起草文件的机构类中,否则归人办公厅(室)类。,第七章 文书处理与档案管理,3.问题分类法 问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对档案文件划分类别。其适用范围包括以下几种情况: (1)立档单位内部机构不稳定,变动较大且又较为复杂,不宜按组织机构分类,而适用于按问题分类; (2)各个机构的文件由于某种原因被打乱而混杂在一起,难以按组织机构分类从而只能按照问题分类; (3)单位在用了组织机构作为第一或第二层的分类法后,由于类内档案数量较多确实有必要细分,这时就可以结合采用问题分类法。,第七章 文书处理与档案管理,(二)常用的复式档案
15、分类法 1年度一组织机构分类法。 即以年度为第一级类目,机构为第二级类目。,第七章 文书处理与档案管理,某企业按年度组织机构分类 2010年 办公室 人事部 报关部 生产部 2011年 办公室 人事部 报关部 生产部 ,微型案例,2年度问题分类法。 即以年度为一级类目,问题为二级类目。,第七章 文书处理与档案管理,某农林水利局全宗分类 2010年 会议类 组织人事类 生产类 品质类 2011年 会议类 组织人事类 生产类 品质类 ,微型案例,3组织机构年度分类法 这种方法适用于立档单位内部组织机构多年一直不变,或在比较稳定的基础上有所调整的全宗。 4问题一年度分类法 这种方法是适用于历史档案和
16、撤销机关档案。对现行机关的档案,不宜采用这种分类方法。,第七章 文书处理与档案管理,第七章 文书处理与档案管理,(三)归档文件组合 1“六个特征”立卷法 (1)作者特征。按作者特征组卷,即将同一单位与领导制发的文件组合成一个案卷。 (2)问题特征。按问题特征组卷,即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。 (3)名称特征。按名称特征组卷,即将相同名称的文件组合成一个案卷。 (4)时间特征。即将针对时间相同的文件组合成一个案卷。 (5)通讯者特征。按通讯者特征立卷,即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复函件组合成一个案卷。 (6)地区特征。即将针
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