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1、第八章 中西方秘书活动比较,学习目标,主要内容,思考练习,知识体系,了解中西方秘书教育、工作职能以及 会务工作的基本内容; 理解中西方秘书教育、工作职能以及 会务工作的不同特色; 学习借鉴适应社会需要的秘书教育培 训及工作方法。,第二节 中西方秘书工作职能比较,第三节 中西方秘书会务 工作比较,第一节 中西方秘书教育比较,第一节 中西方秘书教育比较,一、中西方秘书教育目标定位不同,二、中西方秘书教育课程设置的 侧重点不同,三、中西方秘书教育培训的考核 内容与组织形式有一定差异,四、中西方秘书教育特点分析,我国秘书教育的目标定位是随着社会进 步与发展以及我国社会主义市场经济体制的 逐步完善而不断
2、调整充实,呈现出百花齐放、 百家争鸣的多元化特征。 西方各国秘书教育的目标定位针对性较 强,辐射面较宽。,一、中西方秘书教育目标 定位不同,法国秘书教育目标定位:“ 全力培养从秘书做起 的管理国家的人 ”。为实现这一目标,法国政府筹办 了 “法国国立行政学院”,为国家培养高级秘书人才。 德国秘书教育目标:培养通用型欧洲秘书小姐。 许多大学附设有“欧洲秘书培训班”,其目的是为了 解决德国日趋严峻的就业压力。 美国的秘书教育分为高等院校秘书教育、高中秘 书职业技能教育和成人学校秘书培训教育三种类型。 不同类型有不同培养目标。 英国的秘书教育主要是职业教育,培养职业秘书 人才。其秘书教育的目标定位是
3、面向世界培养适应国 际竞争需要的职业秘书人才,针对性强、辐射面广。,一、中西方秘书教育目标 定位不同,中国秘书教育比较注重学科体系的理论性、系 统性和完整性,所以课程设置的内容覆盖面宽、综 合性强,学科化特点比较突出。 80年代初期,中国秘书专业一般都附设在中文 系,比较注重政治文化素质的培养。其课程设置以 文科为主,如表8-1所示。 90年代以后,各高等院校陆续创办了涉外秘书、 企业秘书、工商秘书、商务秘书、财经秘书等新的 秘书专业教育,各专业秘书教育的课程设置也做了 相应的调整,如表8-1所示。,二、中西方秘书教育课程 设置的侧重点不同,表8-1 中国秘书专业的课程设置,二、中西方秘书教育
4、课程 设置的侧重点不同,二、中西方秘书教育课程 设置的侧重点不同,西方各国秘书教育比较侧重职业技能和经济、 法律类课程的设置,职业定向性特征比较突出。 德国“欧洲秘书培训中心”课程设置,如表8-2 所示。,表8-2 德国“欧洲秘书培训中心”课程设置,二、中西方秘书教育课程 设置的侧重点不同,美国秘书教育的课程设置,如表8-3所示。,表8-3 美国秘书教育的课程设置,二、中西方秘书教育课程 设置的侧重点不同,图8-1 UCLES制定的秘书职业教育培训课程,英国剑桥大学考试委员会(UCLES)制定的秘 书职业教育培训课程设置以职业教育为基础,由八 个模块组成(见图8-1)。,我国秘书教育培训考试的
5、组织形式有两类: 第一类是学历教育考试, 第二类是秘书职业资格鉴定考试。 国家劳动和社会保障部推出的秘书职业资格 鉴定考试,考核内容覆盖面较宽、综合性和应用 性较强。 秘书职业资格鉴定考试,国家教育部考试 中心和英国剑桥大学考试委员会(UCLES)联合推 出的中文版社会化剑桥秘书证书考试。,三、中西方秘书教育培训的考核 内容与组织形式有一定差异,西方各国的秘书教育培训考核工作比中国起步 要早,已经形成了一定的规模和体系。 英国有专门教育、培训、鉴定、考核秘书职业 技能的皮特曼考试学院,还有权威性的秘书行业组 织,如 “ 特许秘书与行政人员公会 ”(ICSA),组 织秘书职业技能的教育培训和鉴定
6、考核,辐射到42 个英语国家和地区; 美国的“ 国际职业秘书协会 ”,每年5月的第一 个星期五、六两天,在南北美洲、欧洲、亚洲30个 国家的 250个考试中心举办特许职业秘书考试, 主 要内容是:企业行为科学、企业法、经济与管理、 会计学、秘书技能、办公室工作程序。,三、中西方秘书教育培训的考核 内容与组织形式有一定差异,1. 中西方秘书教育的不同特色 中国秘书教育的特色: 最初的秘书教育研究和关注的对象主要 是党政机关行政秘书工作实践。 最初的秘书教育专业一般都设在中文系, 其课程设置也比较偏重于政治理论和文科知 识。 秘书教育目标定位的内涵也随之不断拓 展延伸。,四、中西方秘书教育特点分析
7、,1. 中西方秘书教育的不同特色 西方各国秘书教育的特色: 1957 年3 月,德国、法国、意大利、比 利时、荷兰、卢森堡 6 国提出了实施旨在推 动国民经济和共同市场发展的共同职业培训。 推崇欧洲公民在另一成员国学习。 欧洲各国教育和培训领域的合作进一步 深化,内容涉及到大学入学标准、文凭双向 承认、职业教育培训、跨国文化教育和语言 学习等诸多方面。,四、中西方秘书教育特点分析,2. 中西方对秘书角色的认识差异对秘书 教育的影响 中国对秘书教育的认识: 秘书应该政治思想觉悟高,文化基础知 识扎实,能撰写文件材料,政策理论水平高, 懂经济、懂管理、懂外语、有组织能力、协 调能力、公关能力等,在
8、秘书教育的目标定 位上有复合型、通用型、实用型、一专多能 等多元化特征的体现。,四、中西方秘书教育特点分析,2. 中西方对秘书角色的认识差异对秘书 教育的影响 西方各国对秘书教育的认识: 秘书与培养领导者、管理者之间并没有 必然的联系,现代秘书是一个分布于社会各 个领域各行各业的庞大的职业群体,在秘书 教育的课程设置上都比较注重职业知识和职 业技能的培养;在秘书教育的目标定位上不 仅针对性较强,而且立足本国,面向世界, 加大了辐射面。,四、中西方秘书教育特点分析,第二节 中西方秘书工作 职能比较,一、中国秘书职能的形成及其 主要内容,二、西方秘书工作职能的形成 及其主要内容,三、中西方秘书工作
9、 职能比较分析,新中国成立初期,第一次全国秘书长工作会议, 明确指出了政府秘书机构的工作职能(见图8-2)。,一、中国秘书职能的形成 及其主要内容,图8-2 政府秘书机构的主要工作职能,社会主义建设初期的计划经济时期秘书工作主 要分布于国家 机关行政领域, 秘书工作内容 和工作任务以 政务服务为主, 其工作职能可 概括为八个方 面(见图8-3)。,一、中国秘书职能的形成 及其主要内容,图8-3 秘书的工作职能,一、中国秘书职能的形成 及其主要内容,社会结构由单一化向多元化的发展,秘书工 作任务和工作职能开始由政务服务向多元化服务 方向发展。对秘书工作职能的认识和理解开始呈 现出多元化的特点:
10、秘书工作的基本职能是办文、办会、办事; 秘书工作的基本职能是参谋咨询、辅助决策、 沟通协调、管理事务、检查督办; 把秘书的工作职能分解为四大部分:一是辅 助决策工作、二是日常程序化工作、三是协调工 作、四是临时交办的工作; 秘书的职能就是当好领导的参谋和助手。,二、西方秘书工作职能的形成 及其主要内容,西方封建社会秘书工作的产生,一开始就呈现出 多元化的特征。秘书工作职能也不尽相同。 封建王国秘书工作职能:为国王起草撰写命令、 法典,筹办国王召集的大臣及下属封建领主的会议, 参与制定国王与封建领主之间的各种契约、协助管理 国王领地内的日常事务等; 封建领主庄园秘书工作职能:协助领主管理庄园 内
11、部事务,草拟、收受、保管各类重要证书、文件、 契约、经济文书等; 教会秘书工作职能:辅助教会召开会议、发布文 件、宣传教义、处理教务、约束教民行为,开展宗教 活动,记录、保管、收藏教会领地的信件和账目等重 要证书、契约、各类文书档案。,二、西方秘书工作职能的形成 及其主要内容,不同行业领域中的各类秘书机构,和不同层次 级别的秘书工作者们,承担着不同的秘书工作,完 成着不同的秘书工作任务,其秘书工作职能和对秘 书职业能力的要求也不尽相同。 国家政府机关的政务秘书 经济领域中的公司秘书 各类公证仲裁机构和律师事务所秘书 西方秘书工作职能源自于多个不同社会领域政 务或经济管理活动的不同需要,而且各个
12、不同领域 对秘书工作职能的提出一般是很直接很具体的,即 什么领域哪个层次的秘书应该具有什么样的职业能 力,完成哪些具体的秘书工作任务。,三、中西方秘书工作职能 比较分析,1. 西方秘书工作职能强调职业能力呈现 出行业特色和层次特点 西方对秘书应具备的职业能力比较强调, 对秘书职业能力的要求也相对比较具体明确, 而且对各类秘书职业能力有一套系统完备的 考核鉴定体系。 美国劳工部对不同级别秘书的职业能力 进行了职位分类,使不同层次不同级别秘书 的职业能力与不同层次、不同级别管理工作 的辅助服务需要相适应,呈现出行业特色和 层次特点。,三、中西方秘书工作职能 比较分析,2. 中国秘书工作职能强调秘书
13、的综合素 质呈现出综合性特征 作为政务管理活动的直接辅助服务系统, 秘书工作必须提供政务管理工作所需要的全 方位辅助服务。 中国对秘书职业能力的要求就比较强调 秘书的综合素质,中国秘书工作职能的理论 概括也就必然呈现出综合性特征。,第三节 中西方秘书会务工作比较,一、中西方秘书会务工作 的共同点,二、中西方秘书会务工作 的不同点,三、中西方秘书会务工作 比较分析,中西方秘书会务工作的共同点,体现在三 个方面(见图8-4)。,一、中西方秘书会务工作 的共同点,图8-4 中西方秘书会务工作的共同点,从秘书会务工作的组织程序来看,中西方秘 书会务工作任务一般都分为三个阶段进行,程序 基本相同(见图8
14、-5)。,图8-5 中西方秘书会务工作的程序,(一)会务工作的组织程序 基本相同,1. 会前准备阶段 中国秘书会务工作的内容 宏观组织协调; 安排会议议题; 确定会议名称、规模和规格,提出与会人 员范围或人员名单; 拟定会议的时间、会期、议程与日程安排; 制发会议通知; 做好会议文件的印刷、核对和分发工作; 做好会议必备用品和特殊用品的准备工作; 做好会场的选择与布置工作; 拟定会议的后勤保障方案; 制定会议的经费预算; 制定出会议的值班和保卫方案。,(二)会务工作的基本内容 大体相同,1. 会前准备阶段 西方美国秘书会务工作的内容 联系会场和代表的住处; 察看和布置会场; 负责制会议证件、请
15、柬和备忘录; 拟定会议日程表; 给发言人发出邀请; 编排会议程序; 安排与会者的作息时间,膳食、茶点、娱乐活 动等; 准备会议资料、登记簿及办公用品; 准备视听设备、安排翻译服务; 安排会议后勤保障、保密及医疗、交通等事务; 安排宴会、摄影和有关新闻报道等活动。,(二)会务工作的基本内容 大体相同,1. 会前准备阶段 西方英国秘书会务工作的内容 与会议主席商量,准备会议议事日程,分发 给与会成员并发出会议通知; 联系安排预定食宿; 从与会者处收集意见书和有关文字材料,进 行分类整理; 准备好会议所需的物品; 布置会场和安排座位; 安排有关讨论、选举和表决等活动程序; 安排娱乐、摄影、宣传报到等
16、活动。,(二)会务工作的基本内容 大体相同,2. 会议进行阶段 中国秘书会务工作的内容 组织报到、签到,检查核对与会人员; 做好会场组织工作和服务工作; 及时汇总会议情况,编写简报; 做好会议记录; 做好会议的值班和保卫工作。,(二)会务工作的基本内容 大体相同,2. 会议进行阶段 西方美国秘书会务工作的内容 监督会议登记工作; 作会议记录; 满足会议负责人执行人员或特殊客人的需要; 收集大会的新闻消息并打印成情况简报; 把会议情况简报分发给与会者; 安置与会议活动保持联系的电话机; 协调会议中的各项活动; 迎接并指引记者、摄影师到规定的拍摄现场。,(二)会务工作的基本内容 大体相同,2. 会
17、议进行阶段 西方英国秘书会务工作的内容 提前到会布置用品; 摆好会场方向指示; 确保座位安排就序; 提供文件资料和用具,提供用水和杯子; 检查与会者的出席登记; 宣读上次会议记录等信件; 为主持者提供资料; 做会议记录,详细记录会议决定,及提议 者附议者姓名和投票结果。,(二)会务工作的基本内容 大体相同,3. 会议结束阶段 中国秘书会务工作的内容 回收有关文件; 整理会议记录; 会议文件立卷归档; 做好会后总结工作和反馈工作; 做好会后服务工作。,(二)会务工作的基本内容 大体相同,3. 会议结束阶段 西方美国、英国秘书会务工作的内容 从会场取走所有剩余的与会议有关的文件; 通知供应膳食的负
18、责人,收回会议室内的茶杯 和其他器皿; 把视听设备运回仓库,交给保管人员保存; 向大会当事人申报全部用品得失情况; 感谢曾经关照和帮助过本次会议的人员。,(二)会务工作的基本内容 大体相同,在完成会务工作任务的过程中,中西 方秘书都始终以贯彻、执行领导的意图为 宗旨,围绕会议主题内容和领导工作的需 要,去组织安排和具体实施会务工作,为 领导开好会议实现管理职能当好助手,发 挥了相同的辅助作用。,(三)秘书在会务工作中的辅助 管理作用基本相同,二、中西方秘书会务工作 的不同,中西方秘书会务工作的不同点,如表8-4所示。,表8-4 中西方秘书会务工作的不同点,三、中西方秘书会务工作 比较分析,1.
19、 中西方秘书会务工作涉及领域的差异 西方秘书会务工作不仅指发生在政府行 政环境领域中的会务工作,而且更则重于社 会经济领域活动中的会务工作。 改革开放以前的中国秘书工作主要是指 行政秘书工作,秘书会务工作也必然是指在 计划经济体制下形成于行政环境和行政领域 之中的会务工作。,三、中西方秘书会务工作 比较分析,2. 中西方秘书会务工作的管理思想各有特色 西方管理思想的研究过程关注的是个体,管理思 想的核心是提倡明确分工,强调个体作用。体现在秘 书会务工作中,强调个体作用,具体工作任务一般是 针对秘书个体而言,注重微观具体,强调秘书的工作 职责和必须完成什么样的具体工作任务,体现出西方 管理思想中分工负责明确责任、注重个体作用的管理 理念。 中国古代管理思想,体现在秘书会务工作中,任 务分配非常注重群体的合力,会务工作任务是针对群 体秘书而言的,体现出中国管理思想中关注群体、注 重合作为主要特征的管理理念。,中西方秘书教育有哪些不同特点? 中西方秘书教育目标定位有什么不同? 中西方秘书教育培训考核内容有什么差异? 新中国成立初期政府秘书职能是什么? 中西方秘书工作职能有什么不同特色? 中西方秘书会务工作有何不同?,1,2,3,4,5,6,
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