会计档案管理作业指导书.doc
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1、会计档案管理作业指导书1 目的 为加强置业会计档案管理,根据中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法和财政部会计档案管理办法制定本规定。2 范围本规定适用于恒兴置业总部及各控股子公司的会计档案管理。3 定义会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。4 职责4.1 财务人员应严格遵照本作业指导书做好会计档案管理。5 内容5.1 会计档案分类5.1.1 会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。5.1.2 会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。5.1.3 财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附注及财务分析报告,验资报告、审计
2、报告等。5.1.4 税务资料类:税审报告、纳税申报表、月份缴税情况表、税收优惠及退税表等。5.1.5 经济合同类:各类采购合同、工程施工合同、设计合同等。5.1.6 其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。5.2 会计档案日常管理5.2.1 当月工作结束后,须及时将记账凭证装订成册,月末结账后,须及时打印月度会计报表,并连同报表附注及文字说明等整理归档。5.2.2 年终决算后,须将会计账簿及时打印装订成册,将年度财务报告及时归档。5.2.3 每月结账后须将会计电子账套进行备份;每季度将硬盘数据作一次性全部备份
3、并刻录光盘双重备份存放于不同地点。5.3 会计档案的装订5.3.1 会计凭证装订前的准备工作:5.3.1.1 分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全。5.3.1.2 按凭证汇总日期或凭证号归集确定装订成册的本数。5.3.1.3 摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整。5.3.1.4 整理和检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。5.3.1.5 要检查附件是否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。5.3.1.6 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章或签字是
4、否齐全。5.3.2 会计凭证装订时的要求:凭证外面要加封面,封面纸用牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。5.3.3 会计凭证装订后的注意事项:每本封面上填写好单位名称、凭证年月份、起止号码、会计主管人员和装订人员签章。5.3.4 会计账簿的装订:5.3.4.1 年末结账后,打印出纸质账簿,在账本的封面上填写好账目的种类,账簿年份,会计主管人员和装订人(经办人)签章。5.3.4.2 会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、调页、加空白纸的现象。5.3.5 会计报表的装订:会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失,
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