印章管理制度 (2).doc
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1、印章管理制度1.目的为维护集团印章使用的合法性、严肃性和安全性,规范集团印章管理,维护集团的利益,特制定本制度。 2.适用范围2.1本制度适用于集团公司各部门;2.2集团下属公司制度可参照本制度自行拟定,报集团审批备案后执行。3.印章分类本制度所指印章包括以下几类:3.1公司级印章:公司印章、法定代表人印章(包括手签章)、公司合同专用章。3.2专用印章:财务主管私章、财务专用章、发票专用章、报关专用章、报检专用章、公司条形章等;3.3部门级印章:刻有部门名称的印章;3.4标识章:组织机构代码章、海关注册代码章、以及刻有如“受控”等字样的印章等;4.印章刻制与启用4.1印章的刻制应由需刻章部门负
2、责人根据工作需要填报刻章申请表,经集团执行副总裁同意,由人力行政部办理,公司级印章刻制还须报董事长批准;4.2新印章启用前,人力行政应保留印模,注明启用日期、发放单位和使用范围以便备查。4.3公司级印章和部门级印章、专用章启用前应由人力行政部正式发文通告。5印章领取和保管5.1集团印章保管采取“审用分离”制度。负责签批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。5.2公司公章、法定代表人印章、合同专用章由财务部负责管理和使用;专用印章和标识章由具备该职能的部门负责管理和使用;部门印章由各部门负责管理和使用。 如遇特殊情况,由执行副总裁指定印章保管部门及保管人,必要时可针对特殊情况制定临时的管理和使用
3、办法,报执行副总裁审批后执行。5.3集团各枚印章由主管部门负责人登记领取(印章领用保管登记表),并指定部门专人负责保管和按规定使用,同时签订印章保管协议书。 5.4印章应保管在安全的设施内,印章保管人应及时清洗印章、添加印油,确保印章清晰。5.5印章保管人因事外出一天以上时,应指定临时代管人,到人力行政部变更印章领用保管登记表记录,并交代用印时的注意事项。公司级印章指定临时代管人须报请执行副总裁同意或由执行副总裁指定人员代管; 5.6印章保管人转岗或离职时,必须先办理印章交接手续,登记印章领用保管登记表后,才可办理其他交接手续,印章保管人的保管责任只有在妥善移交所保管印章后方为终止;5.7印章
4、如有遗失,印章保管人应及时向人力行政部负责人和执行副总裁报告,并及时登报声明作废。5.8因机构变动或印章缺损等原因须刻制新印章或印章停用时,印章保管人须将原印章交回人力行政部进行印章切角封存或办理销毁手续。6.印章使用6.1人力行政部统一印制用印申请单和印章使用登记簿。用印申请单内容包括:用印部门、用印内容、用印名称、经办人、用印部门负责人意见、集团领导审批意见。 印章使用登记簿内容应包括:用印日期、用印文件内容、印章名称、用印数量、用印部门经办人签字、印章管理部门负责人签字6.2公司级印章用印必须填写用印申请单,由执行副总裁及以上领导审批后方可用印;部门级印章用印须经部门负责人在印章使用登记
5、簿中签字认可;专用印章与标识章用印如在规范程序内的,不需另行登记;在规定程序外的,须在印章使用登记簿登记并由部门负责人签字认可。6.3印章保管人在用印前,必须检查用印申请单是否填写完整,必须检查用印文件是否与用印申请单相符合,核对无异议方具备用印条件;用印经办人应填写印章使用登记簿后,印章保管人方可用印。需用印的文件为单页时,在当页指定处用印;若加盖文件为多页时,必须同时骑缝用印。6.4印章保管人对用印文件内容须有所了解,对原则上不能用印的文件资料须说明用印理由及情况,协助签批领导把关,对不符合用印手续、不让看用印文件内容、未填写内容的空白文件或内容主要部分填写不完整的,乙方有权拒绝用印;6.
6、5因公务需要,需持空白介绍信或在空白纸上加盖公司印章时,必须经执行副总裁批准,登记签收后方能加盖公司公章、合同专用章、法人代表人名章。印章保管人有义务跟踪用印白纸的使用情况,如未使用,应及时收回办理销毁手续,不得挪作他用;6.6印章仅限于在公司内部使用。印章保管人不得随意将印章带离公司,不准交付他人使用,更不得擅自使用印章。特殊情况下,公司级印章需要带离公司使用时,必须填报印章出借申请单,经执行副总裁审批,并由用印承办人员和印章保管人同时负责其安全。除执行副总裁审批的特别情况,公司级印章不准在公司外隔夜;6.7公司级印章所用印的文件、资料、附件资料及印章签批单作为用印凭据由印章专管员留存,经整
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