销售部管理制度汇编.doc
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1、销售管理流程一、以维护公司的利益,加强销售业务管理,促进各岗位间协调配合监督,明确销售相关人员的责、权、利为宗旨,制定本流程。二、本销售管理包括:项目跟踪、合同报价、合同评审、合同签订、合同实施、烂桩处理、合同收款、合同结算、客户档案的管理。三、销售管理流程图:流 程责 任 人市场调研、项目跟踪项目跟踪合同意向、可行性评估合同报价合同报价合同评审合同签订合同实施合同归档合同发货统计统计合同排产合同售中服务 合同收款合同结算客户档案办事处 业务组 业务员办事处 业务组 业务员办事处 业务组 业务员销售部经理 各部门经理总经理销售部 办事处 业务组业务员销售部 计划调度 统计办事处 业务组 业务员
2、技术人员 办事处 业务员办事处 业务组 业务员统计 业务员销售部 统计员 市场调研及项目跟踪一、销售部根据公司年度经营方针目标,制定销售战略及经营目标责任书。二、办事处、业务组、业务员按照经营目标责任书在划分的经营区域内开发市场、跟踪项目合同,对意向性合同进行可行性评估。三、具体跟踪的主要内容包括:工程名称、项目背景、建设资金运行计划、工地地址、产品规格型号、技术标准、桩长、数量、价格、付款方式、客户背景、注册资本、企业信誉、民事权利行为能力等。四、业务员每日填报日工作行程表并由调度员定期检查,对所跟踪的项目内容有详细的文字纪录,并及时报至销售部内勤处,定期更新信息,并及时向领导汇报跟踪进展情
3、况。五、内勤应把从业务员处获得的信息及时分类存档并上报销售部经理。以便销售部经理及时准确的了解业务员动态,做出合理有效的安排指导,督促销售项目跟踪的进展。合同管理合同报价管理一、产品报价应遵循供需双方互惠互利、双赢的原则。二、业务人员接获客户询价时,应根据产品规格型号、数量、桩长、付款方式、合作潜力、业务费用等因素,在销售部内部制定的报价标准范围内做出合理的报价。三、凡超出价格标准范围内的报价必须先向销售部经理汇报,经销售部经理同意后方可报价。如违反报价规定所造成的公司经济损失由签约责任人负责。四、针对管桩原材料价格受市场因素影响较大,业务人员对客户的报价应注明该次报价的有效时间,以免日后出现
4、纠分。五、产品的报价可以采用口头和书面报价函两种形式。合同评审管理一、所有销售合同在签订前必须先根据客户的需求及相关背景资料如实填写合同评审表。二、评审的内容主要包括:产品的规格型号、价格、数量、桩长与配桩情况、交货期或日供应量、付款方式、道路状况、客户信誉、运卸费标准等。三、销售部门通过对相关内容的评审、确认,如实填写评审结论,报销售部经理处批准后方可签署销售合同。四、若订单上要求的是特殊型号或非常规格产品,销售部应组织生产部、技术部对其技术可行性、质检能力、生产能力等进行评审。五、若在合同执行过程中双方有关于价格、数量、型号等任何实质内容的变更,应填写新的合同评审表,报销售部经理审批。此作
5、为原合同评审表的附件,具有同等效力。六、合同评审表交由财务备档。合同文本一般采用公司的标准格式合同,并按照运输方式不同确定版本管桩销售合同自提版、管桩销售合同包运版,并拿到客户的委托书(来厂自提)、委托书(工地签收)。合同签订管理一、要求业务人员不断学习和掌握经济合同与订立经济合同的知识。二、合同签订必须严格按照中华人民共和国合同法执行,对已评审确认的意向性合同要及时签订。三、签订合同前责任业务员必须先对客户的经营运作和经济情况全面、深入了解,做好信用调查。有疑问的业务应向上级领导请示,对客户不了解或敷衍蒙骗公司签署合同而造成的经济损失,由责任业务员承担全部的经济责任。四、签订合同的当事人必须
6、具备法人、法定代表人或委托代理人资格(代理人必须具有委托书或授权书),并加盖该企业公司合同专用章或行政公章,并将该企业公司有效的营业执照等相关资料复印件交公司存档。客户为个体户或私营企业,客户应提供营业执照和营业者身份证影印件,并由其在合同上签字或盖章,对某些个别情况,由其本人出具付款保证书。五、合同中涉及到的签订日期、产品型号规格、执行标准、价格、数量、桩长、交货期、交货地点、签收人、付款方式、违约责任等主要标的、条款等都必须完整、严密、明确、具体。六、合同中如提到工程结束后须经验收试压的,必须注明验收期限,超过此期限尚未试压,视同验收合格。七、合同中如有中介折让等,必须在合同签订前先向销售
7、部经理汇报并在评审表中填写,折让范围应超过公司规定的销售价格。八、合同签订一律以书面形式,使用正规的合同文本。合同表面须字迹清楚、工整干净、无涂改痕迹。九、合同一式四份,双方各执两份,正本与副本必须一致,否则视为无效。十、签订好的合同应在发桩前交回公司,特殊情况下最迟不得超过五天,自发桩之日起每延迟一天处以经办人50元/天的罚款,并且合同条款中错签或漏签处以经办人50元/条的罚款。合同实施和发货管理一、销售合同由销售部经理确认,调度员归档并建立合同台帐,做好跟踪记录,制订合同进度执行情况表。二、统计员对销售数量、金额等进行统计,确保数据的真实性、及时性、保密性,并做好月度、年度各种销售统计报表
8、。三、业务员在发桩前必须实地勘察施工现场,对场地照明、进场道路等施工准备状况,有责任按管桩基础施工规范向需方提出建议和要求,保证运输车辆安全进场,卸车作业。四、销售回款由统计员进行监控,通知调度员是否可发货,调度员负责按照合同情况制订发桩计划,如属无合同或超合同条款发桩,业务人员需填报非正常发货审批表,属试桩,需办事处主任一级在非正常发货审批表)中确认,属未按合同回款发桩,需总经理授权批准,未付款额超过十万元的,需备客户的回(还)款保证书。五、销售部计划调度员根据合同数量及库存下达生产计划,按合同付款方式、交货期及业务员发桩要求配桩发桩。发桩依据调度员开出的产品(材料)调拨单,由公司场地开产品
9、出库单,要求合同指定签收人签收确认收货,签收单一律由统计员保管进行相关操作。六、发桩计划坚持统筹、充分利用库存的原则,根据合同中工地指定的桩长、配桩等要求发桩。除经销售部经理批准外,没有合同不发桩、超过合同付款进度不发桩、超过合同数量不发桩的原则,落实好发货计划,并充分提高公司运输车队的效率。七、业务员对合同执行过程期间工地发生的有关问题、矛盾要及时处理,做好售中售后服务,并做好建设、施工、监理等相关部门的工作,保证合同的顺利实施。退桩与烂桩处理一、关于退桩1、退桩的条件:工地如因质量、规格、数量等原因要求退货的,业务员须先向工地了解其原因,并将要退桩规格、数量等情况填写退转桩申请表传真通知销
10、售部调度,由内勤主管批准方可办理。如遇特殊情况须经销售部经理批准方可。销售部业务员在接到工地因质量原因要求退桩的,应在第一时间内上报技术部门,由技术部人员到现场鉴定责任方。确属我方责任的,方可退桩。销售部调度通知场地开具退桩单将所要退规格、数量等通知运输部门及场地,办好运回及收货事宜。如所退规格或数量与通知单不符时,调度应通知业务员与工地再次核实后方可退回。因公司发桩相关人员工作疏忽发错桩的,可退桩(但须追罚相关人员责任);因施工地质变化,配桩长度改变,造成批量配桩不合适的,在工地结束后,经调度员批准可退桩。工地施工完毕后的尾数,经调度批准后可退桩。2、退桩的费用承担(包括运、卸费)对于以上第
11、1条的项,由公司承担退桩相关费用;第项,由公司承担相关费用,相关责任人员每次罚款50元;第项,按双程运费标准由工地承担相关费用;第项,在50米以下,可由公司承担相关费用,在50米以上,按双程运费标准由工地承担相关费用(但在签合同时均规定的工地负责相关费用)。3、退桩的程序:所有出现退桩的情况,都必须由工地管理员(业务员)到现场签认,确定是好桩坏桩、规格、数量、生产班组及生产日期,并填写退桩申请书,由责任业务员和客户签名后,经公司批准,由场地开出退桩单后方可退桩。强调(1)、所有退桩须经公司批准方可退桩;(2)、不可由司机打白条退桩,实际退桩与退桩申请书不符的,对责任业务员每次罚款100元。4、
12、退桩的定额及奖罚: 退桩率全年定额为2(减去第1条中的第项),每半年结算一次,半年结算后按5元/米的标准给予责任业务员低于或高于定额部分相应的奖罚。二、关于烂桩1、工地施工过程中如出现断桩等问题,业务组需派人及时到工地进行处理,必要时可组织公司技术人员前往工地处理。2、凡工地有出现烂桩情况发生的,业务员必须填写工地情况处理报告单,报销售经理审批。3、工地异常情况报告单中的客户及工地名称、规格、烂桩原因、管桩生产班组等内容办事处内勤都必须如实填写。4、对于赔偿与否的决定,必须在三天内如实上报公司。逾期不报者,由责任业务员自行承担。5、烂桩签证单一定要经责任业务员(工地业务员)和客户双方签名后生效
13、,如属公司赔偿的须经销售部经理签字同意。6、烂桩赔偿率全年定额为2。每半年结算一次,半年结算后按低于或于定额给予责任业务20%的奖罚。合同货款回收一、合同回款率是考核销售工作的重要指标。二、合同收款主要由责任业务员为主,销售部协助共同完成。三、业务员必须严格按照合同签订的付款方式执行,确实掌握收款期限,并随时注意客户的信用情况,经常与客户保持密切联系,了解客户的经营和支付情况,不断设法使对方如期付款。对逾期付款的客户要及时催收,减少公司坏帐损失。四、业务员必须以书面形式记录自己管辖工地每天的发桩情况,以利于及时准确的控制货款回收情况。五、收取货款时,对客户开出的银行票据中我方的公司名称、金额、
14、时间等内容须认真审核,并与财务部门沟通和联系,避免因错漏造成延误或损失。六、收款开出的收据的付款单位应与合同签订的需方单位名称一致。若不一致时,责任业务员必须在该收据上注明两者实际上是同一单位或索要已订立合同上的需方单位开出的付款委托书。七、若因业务员责任心不强而造成非公司质量原因工地退桩的,由此产生的费用全部由责任业务员或其办事处承担。八、业务员工作不细心等自身失误造成损失的,如期票不能按时进账、所收回支票因不符合票据规定不能进账等情况,应由业务员自行解决,并承担由此引发的经济责任。九、销售责任业务员对所负责的客户赊欠货款承担工作责任,直至把货款收回为止。十、办事处应于每月月初将下月货款回收
15、计划即销售预测表(HXB015)提交给销售部,销售部统计员根据货款回收计划表督促、加强收款业务。销售责任业务员对所负责的客户赊欠货款承担工作责任,直至把货款收回为止。十一、如果销售责任业务员部分未收款要先发货的,该责任人要相应承担全部经济责任。十二、必须做好销售部的服务工作,销售管桩所涉及到的资料一并由内勤管理,统计员负责开据混凝土预制桩产品出厂合格证、产品出库由场地开预应力高强混凝土管桩(PHC)合格证。合同结算一、对供桩完毕的合同,统计员须及时按合同条款开具销售结算清单。结算单一式三份,客户一份,财务部一份,销售部存档一份。二、业务员在收到客户货款时,应按规范开出收款收据并注明工地的名称、
16、客户名称等相关事项,统计员每月两次检查收款收据的使用情况。三、结算单上的客户名称、工地名称应与发货出仓单上相符。结算单管桩规格、数量以实际发货为准,单价必须与合同一致。如有退或断桩情况的,应把米数、单价、金额如实在调整项目里注明。四、工地结束后业务员要在合同双方约定的结算日范围内与客户办理好相关结算手续,并填写清楚结算日尚欠金额与尚欠货款的明确付款时间。五、结算单必须由客户的经济责任人签署,并须加盖签订合同公司的财务专用章或行政公章,并注明签章日期。六、结算单应在工地供桩结束后及时签好交回公司,最迟不得超过十天,自结算单开具之日起每延迟一天处以经办人50元/天罚款。七、如因业务员结算手续不及时
17、办理而造成客户赖帐,责任业务员必须承担由此引发的经济责任甚至法律责任。八、对于拖欠货款的客户,要抓紧追收余款,并且要求客户签订具有法律效力的还款协议,双方予以确认。否则造成的一切经济损失由责任业务员承担。九、结算单每填错或少填一处罚款50元。收据的管理1、严禁打白条收款。2、收款收据必须写明工地名称,必须写清收款日期。3、客户若是以现金存入或汇入我方银行帐户方式付款时,业务员在开给对方收款收据时必须要回对方其上面由银行开具的存、汇款凭单原件;若对方声称原件遗失时,必须在收据上对该笔款的相关内容作详细说明并由对方签字确认。4、收款开出收据的付款单位名称应与合同签订时的需方单位名称应与收货单位名称
18、一致。5、若收款开出收据的付款单位名称与订立合同时的需方单位名称不一致时,责任业务员必须在该收据上注明它们实际上是同一单位并由对方签字确认或索要以订立合同上的订货单位名义开出的付款委托书。6、以上五条,若有违反罚款50元/条,同时由此引发的经济纠纷和烂帐损失由当事人全部承担。客户档案管理一、客户资料应当分门别类存档。二、业务人员应定期把与有过业务往来或是沟通联系的客户信息报至销售部内勤处,内勤根据相关信息进行详细记录,建立档案。三、客户档案里包含客户具体名称、公司详细地址、注册资本、法人代表、经营能力、客户信誉、已合作项目相关明细、回款状况等信息。四、内勤根据合同的执行情况及业务员收集反馈回来
19、的信息定期对已建立档案的客户进行信誉度的评估。五、参与客户档案管理的人员必须对所掌握的客户信息保密,不得外泄。销售部信息、资料和报表管理规定一、目的:为了紧随市场,及时反应,合理决策,特制订本规定以完善销售部信息、资料和报表的收集、整理和汇总工作。二、职责1、销售部经理:负责销售部所有信息、资料和报表管理体系的建设、运作和维护工作,负领导责任。2、办事处主任:负责安排办事处业务、内勤人员进行信息、资料和报表的编制、整理和汇总工作,负直接责任。3、销售部内勤:负责各办信息、资料和报表的回收及汇总工作,并指导办事处进行信息整理的操作。4、业 务 员:负责所管理、接洽的信息、资料和报表的收集、跟进、
20、上报工作。5、办事处内勤:负责办事处信息、资料和报表的回收及汇总工作,并上交销售部内勤备档。三、管理方法1、办事处需上报的名称和相关要求见附表。2、工地申报以书面形式,及时申报。申报时需填报甲方的情况(甲方项目负责人、电话、甲方联系人、电话),申报方可生效。3、申报客户档案时,要准确、清楚、规范的填写表格中(包括甲方、总包单位、基础公司、桩队、设计院、勘测院、监理)的情况。4、各办事处每周组织全体人员召开一次工作会议,并填写办事处周例会纪要,所有与会人员会签,每周一前交销售部内勤存档。5、上报报表均采用书面格式;为了数据方便处理,请附一份电子表格。6、每个表格均要准确、规范的填写,如有不明确的
21、地方填写“不详”,不能留空,否则,销售部内勤有权要求重报。7、每星期办事处内勤都要对表格进行更新,报办事处主任。8、如果上报公司和销售部的信息、资料和报表无法按时保质上报,按责任确定责任人,处罚经理、办事处主任、办事处内勤和业务员200元/次;如销售部内勤不能按照上交各办上报表格,处罚100元/次。四、本规定解释权归销售部。驻外办事处管理规定为了实现公司的经营目标,建立和完善驻外办事处的管理,制定本规定:1. 适用范围本规定适用于本公司销售部常设、临时驻外办事处及公司授权委托的驻外业务机构、业务代表等。2. 驻外办事处的设立根据企业经营发展、拓展市场的需要,销售部经理提出报告,经公司总经理批准
22、设立驻外办事处。驻外办事处的驻地、人数、人员由销售部经理确定,驻外办事处主任由销售部经理推荐,经公司总经理批准后聘任。3. 办事处的职责驻外办事处、业务代表是由公司派出、代表公司进行经营活动、行使公司一定职权的业务机构。其主要职责是完成公司的经营目标及为完成目标所开展的市场调研、项目跟进、招投标、签订合同、销售回款、销售服务、公共关系等经营活动。驻外办事处、业务代表服从公司的决定,维护公司的权益,对公司负责。4. 办事处管理1) 行为规范驻外办事处、人员必须严格遵守国家法律、地方法规、遵章守纪、依法经营、尽职尽责、努力工作。商务活动要衣冠整洁、语言文明、礼貌待客、微笑服务,以良好的礼仪形象和精
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