行政管理实用手册.pdf
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1、- 1 - / 59 行政管理手册 一、前言 2 二、部门职能 2 三、组织结构 2 四、岗位职责 2 1、政部经理岗位职责2 2、行政文员岗位职责3 3、人事文员岗位职责3 4、培训文员岗位职责4 五、管理规范与流程 4 (一、营销系统人力资源管理规范4 1、前言4 2、员工任职管理4 (1、员工招聘录用规定4 (2、岗位职位管理规定6 (3、岗位调动管理流程7 (4、员工离职管理流程8 3、员工培训管理规范9 4、人事档案管理规范10 5、营销部门薪酬体系11 (1、绩效考核内容规范11 (2、薪酬构成说明16 - 2 - / 59 (3、薪酬的调整20 (4、薪酬执行规定20 6、人力资
2、源用工具表格及范本22 (二、营销系统行政管理规 范44 第一章前言44 第二章办公制度 44 第三章办事处考勤管理工作流程 46 第四章会议制度 47 第五章办公用品及设备管理制度 49 第六章档案管理制度 50 第七章保密制度 51 第八章出差管理制度 51 第九章通讯设备管理制度 、行政隶属 上级主管:营销副总经理 直接下属:行政文员、人事文员、培训文员 (2、主要职责 A 营销中心的日常办公管理工作,负责各类来往文件的影印、收 发、处理和归档,以及人员考勤和办公后勤工作。 B 接待营销中心日常到访客人,协助营销副总作好公关工作。 C 协助和指导各办事处的行政、人事和后勤等管理工作。 D
3、 负责组织营销系统各项制度的建立、调整和实施监督工作。 - 4 - / 59 E 负责组织营销人员的招聘工作、岗位调动和录用、解聘、离职 等职位管理工作。 F 组织对营销系统各级员工的绩效考评工作,依照员工绩效、奖 惩办法及升降职务办法等进行考评,力求公平合理。 G 根据考核结果计算营销系统人员的月度薪酬和年终奖励。 H 管理营销系统员工的人事档案,负责人事档案的建立、记录、 保管和维护等工作。 I 负责规划营销系统培训工作,并具体安排、组织实施各类员工培 训;负责营销会议的会务工作。 J 做好所属员工的工作管理,提高士气及工作效率,并协助其他营 销部门作好员工工作。 K 营销副总交办的其他工
4、作事宜。 2、 行政文员岗位职责 (1、行政隶属 上级主管:行政部经理 工作对象:各办事处 、主要职责 A 负责营销中心日常行政、公关信息以及文件的收发、传递和归 档工作。 B 营销中心的客户及外来人员的接待工作。 C 负责营销系统员工的考勤记录和统计。 D 负责办公室日常后勤工作和值日排班等。 - 5 - / 59 E 对营销中心各种规章制度进行发放、整理和归档管理。 F 负责营销系统员工的有关劳保福利用品的发放。 G 完成部门经理交办的其他任务。 3、 人事文员岗位职责 (1、行政隶属 上级主管:行政部经理 工作对象:各办事处 、主要职责 A 协助主管组织月度和季度考评,并及时完成统计、整
5、理和发布 工作。 B 负责营销系统员工的薪酬计算与统计工作,并将考评和薪酬调 整结果记入档案。 C 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。 D 协助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。 E 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体 手续。 F 部门经理交办的其他事宜。 4、 培训文员岗位职责 (1、行政隶属 上级主管:行政部经理 工作对象:各办事处 、主要职责 A 协助主管完成员工招聘工作,联系招聘事宜,组织面试、测评 和录用等工作。 B 协助主管搞好员工培训及学习工作,开发适合员工需要的培训 课程和形式,并按计划组织实施。作好培训效果的评估工作。 C 协助主管组织
6、每季度的办事处经理和直辖区域经理的述职考评 工作。 D 协助准备和安排营销系统的各类工作会议,作好服务工作。 E 协助主管每月作好员工关怀和沟通工作,起草员工信函、电话 和传真联系等。 F 部门经理交办的其他事宜。 五、 管理规范与流程 (一、营销系统人力资源管理规范 1、前言 为公司营销模式的变革和经营战略地顺利展开,必须要有人力资源 的开发、管理和利用的保障,本规范的意义和目的在于使公司营销 系统的人力资源处于有章可依管理的管理状态,保证任职、考核、 薪酬和奖励等管理的合理性,提高员工满意度和忠诚度,同时能面 向未来全面提升营销系统员工素质,促使其向职业化转变。 2、员工任职管理 (1、
7、员工招聘录用规定 - 7 - / 59 第一章总则 第一条:为实现公司营销的整体目标和方针,确保录用身体健康、 品德优良、具备优秀员工潜质的人员为公司服务,特制定本规定。 第二条:本规定适用于照明公司营销体系各类员工的招聘工作。 第二章招聘计划 第三条:营销中心各部门需招聘员工,应事先向中心行政部提出招 聘申请,填写招聘人员申请表,提出招聘的职位、人数及要 求。 第四条:行政部根据各部门人员编制情况提出初步意见,报营销中 心副总审核,批准后执行招聘。 第三章招聘 第五条:招聘原则:公平竞争、择优录用。 第六条:招聘方式:推荐、面向社会登报招聘、参加人才交流会及 劳务市场招聘等形式。 第四章应聘
8、 第七条:应聘人员应如实填写应聘登记表,并提交学历、简 历、身份证、各类职称证书等应聘材料的原件及复印件。 第八条:行政部在收齐应聘者材料后,会同用人部门管理者对应聘 者资格进行书面材料初审;由各办事处代为招聘的,由办事处经理 进行初审。 第九条:书面材料初审合格者通知面试或当场面试。 - 8 - / 59 第五章面试 第十条:招聘小组一般由营销行政部与用人部门领导等人员组成, 面试时,小组成员应不少于三人,并且至少有一名主管领导参加。 第十一条:面试内容及招聘小组职责: A 审核应聘者是否具备专业素质及资格。 B 对应聘者是否具备正式录用资格以及综合素质进行评审。 C 对小组成员的意见进行综
9、合分析后,做出初步决定。 第十二条:面试评价: A 小组成员应对面试结果做出书面评价并签名。 B 评价标准见面试评价标准表。 第十三条:面试结果审核: A 面试、岗位职位管理规定 - 10 - / 59 第一章定义 第一条:职位分析的理论基础是劳动分工理论和科学管理原理。职 位分析是现代人力资源管理和开发的首要基础。职位分析是指在各 级组织中进行收集、分析和整理职务信息的一系列管理活动,目的 是建立各职位的职务说明书。 第二章作用 第二条:职位分析能够在以下方面发挥作用: A 职员选拔:职位分析指出了对各个岗位任职者的具体资格要 求,便于对应聘者和被轮换者或被提升者的知识、技能、素质是否 胜任
10、、适应该职位的需要进行测试和考核。 B 员工培训:职位分析结果可用于员工培训内容的选择,知其所 欠缺才能而有的放矢地进行补课。 C 绩效考核:职位分析可以为绩效考核提供更为精确的标准,易 于为考核者和被考核者所接受。 D 职务分类:职位分析有利于将任职资格相似的某些职位归为一 类,便于确定同一类职务的工资水平、升迁、培训。 E 职务评价:职位分析的结果可用于评价某一职位在组织中的价 值,以确定其工资水平。 F 职务设计:职位分析可以更好地设计某一职务,可以对现有职 务进行批判性反思,多余的不合理的取消或合并,实现因事设岗。 G 职务描述:职务描述是职位分析的结果,职务描述给任职者提 供了应遵循
11、的原则,使任职者由于明了自己所处特定职位的要求而 - 11 - / 59 提高工作效率。 H 效标体系:职位分析有助于建立效标体系,这些效标可用于员 工的培训、心理测评的效度分析。 第三章职位分析组织 第三条:公司人力资源部负责职位分析的组织、培训。 第四条:各职能部门负责人负责具体职位分析的操作,动员本部门 职员参与职位分析工作。 第四章分析程序 第五条:假设现有部门设置是合理的。 第六条:描述本部门所有业务活动内容、岗位调动管理流程 第一条:营销系统中一般工作人员和业务经理的岗位调动,由需要 调动的办事处经理向部门负责人提出申请,由销售计划部经理通报 行政部,报批营销副总。 第二条:办事处
12、经理、区域经理和营销中心各职能部门管理人员的 岗位调动,由各部门经理向行政部提出申请,报批营销副总批准。 第三条:营销中心的各部门负责人的岗位调动,由营销副总向公司 总经理申请,批准后生效。 第四条:岗位调动确认之后,具体流程如下: (4、员工离职管理流程 第一条:员工申请离职必须提前一个月提出书面辞职申请,经主管 领导同意后报请营销副总,批准后即确认该员工离职。 第二条:因违反公司制度或工作不胜任等原因给予解聘的,行政部 正式通知该员工确认离职。 - 13 - / 59 第三条:对于员工擅自离岗的,由其直接主管领导向上级和行政部 报告,经行政部查明原因后,确认离职,并报知营销副总。 第四条:
13、具体流程如下: 3、员工培训管理规范 第一章总则 第一条:重视人才并培养和发展人才,是公司实现营销战略和营销 体系提升的关键,是做大、做强公司的重要保障之一。营销中心必 须采取与公司理念文化、发展战略、岗位技能和业务考核相结合 的,独具特色的培训方式,将员工培养成一流的职业营销管理人 才。 第二条:营销体系各级部门要建立学习型组织,为员工提供系统的 入职、管理技能、专业技术培训。通过行政部开设的管理技能培训 课程,员工能及时了解基础营销管理知识、国际先进的管理技术、 行业信息和实用性强的实际工作技巧,令员工在短期内胜任各项工 作。 第二章培训内容 第三条:入职基础培训:新员工加入公司后,必须接
14、受三天的入职 培训。其目的是让新员工了解公司的理念文化、发展历程、相关政 策、制度及公司各部门的职能和运作方式。 第四条:集中式的管理技能与商业知识培训:营销中心行政部定期 开设关于管理技能和商业知识的培训课程,如领导技能、管理技 术、公文处理、合同管理、计算机办公自动化、财务基础知识、商 - 14 - / 59 务处理、心态调整和沟通技巧等,提高员工基本素质和沟通技巧, 结合员工个人发展的需要,帮助新员工在短期内成为称职的职员。 第五条:专业技术的在职培训:从新员工入职开始, 其直接领导和相 关部门员工要悉心对其日常工作加以指导、帮助和培训,如岗位的 技能、技术、业务流程和管理记录等一系列培
15、训。通过员工的培训 和工作发展计划,最终使他们成为本部门和本领域的骨干。 第三章培训的形式 第六条:内部交流。 第七条:经验及案例分析教案。 第八条:聘请专业技术人员、专家学者讲课。 第九条:参加外部的公开培训班等。 第四章培训规划组织实施 第十条:营销中心行政部根据营销战略规划、年度营销计划与业务 部门的要求,制定营销系统的年度培训计划,并报批营销副总。每 年度的 1 月 30 日前制订出全年的培训计划,统一组织实施。 第十一条:员工的培训工作日程安排、教材资料和教员的选择,由 行政部具体执行,营销副总批准后实施,并将培训评估结果反馈归 档。 第十二条:培训费用采用预决算制度管理,由营销中心
16、行政部做出 详细的预算,经营销副总批准后执行,纳入当年的营销费用。 第十三条:营销中心必须参加相关培训科目的人员,不得以任何理 由拒绝参加或不遵守培训纪律,否则行政部有权处罚。 - 15 - / 59 第五章附则 第十四条:本规定由营销中心行政部负责解释。 4、人事档案管理规范 (1、营销中心行政部必须为营销系统全体员工建立人事档案,负责 档案的设计、填写、更新和管理等。 (2、员工档案将作为公司人力资源开发和管理的基本数据库,是开 展员工关怀、职业生涯设计和个性化员工培训的基础。 (3、人事档案的内容必须包括员工基本资料如简历、员工登记表、 身份证、相关证件复印件等;员工考核动态情况,如月度
17、考核结 果、季度考评结果和薪酬变动情况;员工奖励情况,如年度奖励、 其他奖励状况;详见人事档案用表。 (4、员工档案必须进行动态管理,及时根据实际情况进行记录和变 更,每月 10日前必须进行月度检视。 (5、人事档案管理的具体规定详见档案管理规范。 5、营销部门薪酬体系 (1、绩效考核内容规范 第一章考核目的与原则 第一条:在客观公正的基础上,对各级管理者,对营销系统前端的 销售和管理人员的工作行为与工作结果,进行实事求是的考核评 价。 - 16 - / 59 第二条:营销系统的各级直线管理者必须承担起责任,运用考核评 价的方式,指导、帮助、约束与激励下属员工。 第三条:考核的重点在于“ 业绩
18、” ,强调在职务工作中做出的实际结 果。通过业绩考核来把握被考核者的工作能力与工作态度;任何工 作能力与工作态度,都必须通过某种实际的业绩表现出来,才能够 被最终认定。 第四条:兼顾历史继承和未来发展的原则,在考虑员工对企业历史 贡献的同时,积极引导整个营销队伍基本素质的提高,以培育面向 未来的人力资源。 第二章考核指标及说明 第五条:业绩指标设定原则:各职务的业绩指标设定,必须从业务 流程中把握。把握各职务间责任边界与关键环节,从而设定关键业 绩指标。各职务业绩指标必须具体、可度量、可达到。 第六条:对办事处经理 (直属区域经理 的考核指标: A 销售目标完成率,当月整个区域的销售任务完成情
19、况,考核权 重为 60%。 C 客户管理,所维护的客户满意度,有无投诉和纠纷,考核权重 为 10%。出现问题扣 1-2%/次,严重的扣 3-5%。 D 市场开拓,所在区域的客户开发情况,客户数量及规模的增 长,考核权重为10%,由销售计划部经理负责评分。 - 17 - / 59 E 平台管理工作 /(信息反馈 ,所承担的平台管理责任的完成情 况,考核权重为10%,销售部经理根据相关部门的意见,给予评 分。 第七条:对区域经理 /业务经理的考核指标: A 销售目标完成率,当月所负责的整个区域销售任务的完成情 况,考核权重为 60%。、薪酬构成说明 第一章营销中心各部门经理 1、 部门经理薪酬采用
20、年薪制,其薪酬由三部分组成: 基本年薪季度浮动年终奖励。 2、 基本年薪:每月核发年薪水平的一半数额,如年薪12 万元,每 月核发工资 5000元。 3、 季度浮动:每季度根据述职考核结果,核定季度浮动工资。 季度浮动本季度浮动 季度考评百分 如年薪 12万元,每季度浮动工资为15000元,假设季度考核百分比 为 80%,则实发季度浮动为12000元。 4、 年终奖励由营销副总和总经理等高管团队评议 第二章营销中心部门工作人员 - 22 - / 59 1、 各部门工作人员薪酬由二部分组成:基本工资月度奖励 2、 基本工资:基本工资为九级;根据季度综合考核结果,每 三个月调整一次基本工资薪级;
21、营销中心文员基本工资等级 等级 一级 二级 三级 四级 五级 六级 七级 八级 九级 备注 月工资额 、薪酬的调整 1、 据营销系统人员现有工资水平,参照各岗位的各类工资等级标 - 27 - / 59 准,按就近原则进行入等入级,但必须保证原有工资水平不降低。 2、 基本工资等级依据季度绩效考核表的考评结果,每季评档 一次。调整标准为: 。 评出、薪酬执行规定 1、 月度工资的发放规定 。 每月底由行政部负责组织各级考核,并将考核结果汇 集,调整各类工资等级,计算各级人员实际月度工资发放金额,填 写营销系统月度薪酬表,在次月5 日前提交营销副总。 。
22、营销副总负责审核批准,由营销行政部交财务部,于次 月七日给予发放。 2、 年度奖金的发放 。 于每销售年度末,由营销行政部根据营销体系人员的年 - 28 - / 59 度奖金积分,核算各级营销人员实际年度奖金,填写营销人员年 终奖金表,于次年一月15日以前报批营销副总。 。 营销副总批准后,由公司财务部负责发放。 。 部门经理、办事处经理、区域经理的年度奖金,第二季 度初发放 50%,另外 50%在不违反任职责任协议书 行政部 (20% 客户服务部 (20% 物流部(10% 销 售部(30% 考评结果 备注 后台管理人员考核 姓名 企划部 (15% 行
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