零售企业供应商管理手册.pdf
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1、1 / 59 零售企业供应商管理手册 前言,00 零售企业诚信经营自律守则,01 零售商业经营模式现代化管理基本原则,02 零售商业供应商管理规范,03 零售商业寻找优秀的供应商,04 零售商业供应商的谈判,05 零售商业供应商档案的建 立,06b5E2RGbCAP 零售企业供应商引进标准,07 零售企业新品引进 ,08 零售企业商品新品登记表,09 供应商档案登记表 ,10 供 应商 考核,11 供应商要提供给零售的文件和资 料,12p1EanqFDPw 零售企业要提供给供方的文件和资料,13 零售企业公司杜绝商业贿赂协议,14 零售企业采购作业流程图,15 零售企业合同管理 ,16 零售企
2、业公司经营合同,17 零 售 采 购 进 货“ 五 把 关 ” 、 “十 不 进 ” 原 则,18DXDiTa9E3d 零售企业商品质量标准化,19 供应商交货程序 ,20 供应商退、换货 ,21 供应商货款结算 ,22 供应商交货误差串货通知单,23 零售退货通知 ,24 零售企业与供应商交易条件变动通知,25 2 / 59 零售商业供应商的汰换,26 零售公司商品分类说明,27 零售企业诚信经营自律守则 诚信是企业的生命,是商业经营的灵魂,诚实守信是市场经济的要求,也是企业在市 场竞争中的立业之道、兴业之本。为了适应加入世界贸易组织后的新环境,维护投资 者、经营管理者和消费者的权益,更好地
3、满足客户,满足消费者需求,为客户创造最大 价值,实现企业的社会责任,促进我国经济持续、快速、健康发展,特制定企业诚信经 营自律守则。RTCrpUDGiT 第一条企业诚信经营是指企业依照国家法律规定、市场规则和商业道德规 范,本企业经营宗旨、方针、发展战略,在经营管理和市场营运中确立和执行的自律性 理念和行为。 第二条企业要强化诚信意识,树立企业效益与社会效益相统一的经营思想 摒弃弄虚作假、苛斤扣两,短少串货、掺杂兑假,不正当竞争,见利忘义等不道德行 为。 第三条企业要依法经营。要建立和健全规范的法人治理结构,确保出资人 的权益。反对和抵制企业经营管理者在企业经营和企业重组、上市、兼并过程中,侵
4、吞 国家资产和给国有资产造成严重流失,为谋个人私利,以侵占他人财产、损害他人利益 为目的的行为。5PCzVD7HxA 第四条企业从事市场活动要遵循“公开、公平、公正”的市场规则。严格 执行国家物价政策法规,明码标价,货真价实,老幼无欺,决不利用非法、不道德手段 及虚假广告等方式捏造、散布虚假事实,诋毁竞争对手,搅乱市场秩序,损害消费者权 益。jLBHrnAILg 第五条企业要认真执行消费者权益保护法,切实维护消费者的合法权益, 兑现各项承诺。杜绝企业的非法传销、暴利经营、拖欠货款等违法违纪行为。 第六条企业要严格质量管理,采购坚持“五把关、十不进”。不伪造或冒 用认证标志、名优标志等质量标志;
5、不在生产、销售的产品中以假充真,以次充好;绝 不搞“虚夸原价、虚假折扣”欺骗顾客的把戏。xHAQX74J0X 第七条企业要加强技术创新、营销创新、技术改革和产品开发。不侵害他 人知识产权,不冒充或使用其他企业的商标、标记。 第八条企业要保障职工的利益,遵守劳动合同、社会保障和医疗卫生保健的规 定,加强安全管理,保护职工在劳动过程中的安全与健康。杜绝拖欠工资、擅自违约、 危害职工生命安全等侵害职工利益的行为,确保企业职工社会福利保障权利的落实。 LDAYtRyKfE 第九条企业要严格遵守会计法和有关财务、会计、审计的规定,保证会计 资料真实、准确、完整,不做假帐,不开具虚假发票。Zzz6ZB2L
6、tk 第十条企业要依法纳税,认真履行纳税义务。决不逃税、偷税、漏税、欠税、 抗税。 第十一条企业要确立和维护自身的金融信用,支持和配合金融机构防范风险。强 化客户档案管理、诚信数据库等信用管理功能,自觉履行行业规则和为客户保守秘密。 dvzfvkwMI1 第十二条企业之间遇有经济纠纷、侵权和伤害行为时,应通过协商方式或 经济仲裁、法律诉讼等办法解决。决不用非法手段或不正当行为处理争议,更不得伤害 对方。不搞地方保护主义。 第十三条企业要自觉维护社会稳定,履行社会职责。严格执行和落实保护 3 / 59 自然环境和实现可持续发展的各项法规和措施,决不以邻为壑。认真贯彻“三个代 表”、全面建设小康社
7、会的奋斗目标,共同创建社会主义物质文明、精神文明、政治文 明,争当“三大文明”的窗口企业。rqyn14ZNXI 第十四条企业要自觉接受行政、司法部门及中介组织的审计和监督。决不 采取不正当手段欺骗检查和监督。 第十五条我们将虚心接受广大客户、供应商,同仁、兄弟单位、消费者的 监督,并望广大客户、供应商和同行共同努力营铸诚信企业、诚信市场、诚信社会。 零售商业经营模式 现代化管理基本原则 自主经营集中管理 集中采购统一配送 进销分离一级核算 单品管理进价核算 严把合同统一结算 应对人世快速反应 拓展周边进军农村 连锁开路批发布网 规划新业态整合资源 电子采购网上交易 “三流”归一整体运行 集团兴
8、业资本运营 专业分工配合默契 网络营销做大做强 严格程序扣紧环节 规范化操作标准化管理 客户第一诚信至上 勇追最先进敢当排头兵 供应商管理规范 1 0 目的 : 为明确规定公司的供应商、合同管理程序,特制定本管理规定。 2 0 适用范围本管理手册适用于公司采购部门全体员工。 30 相关文件采购部员工基本素质要求供应商管理规范 40 职责严格审查供应商资格,确定双方合作的内容和条款,维护公司利益,遵 4 / 59 守审批手续,加强供应商合同的管理。建立供应商管理规范,优化供应商结构,维护公 司整体利益,提高供应商对店铺的支持,提升销售。EmxvxOtOco 60 作业程序 -寻找优秀的供应商 6
9、1 供应商的分类: 6111 按供应性质分类:制造商、代理商、批发商; 6112 按区域分类:全国性供应商、区域性供应商、本地供应商; 6113 按品牌分类:知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商; 612 供应商选择策略: 6121 全国品牌商品争取与制造商、地区总代理直接进货; 6122 地方商品应与本地制造商直接进货; 6123 同一品类应有至少两家供应商供货,以获取较为低廉的供货价格, 6124 不引进只提供一种商品的供应商,除非特别情况,并经采购总监批准。 613 供应商应提交的资料: 6131 盖公章的企业营业执照复印件并已办理当年度年检) 6132 盖公章的企业税务登记证
10、复印件并已办理当年度年检) 6133 企业法人代码证书 6134 商标注册证明 6135 代理、经销商的代理、经销许可授权书) 6136 企业开户行资料 6137 盖公章的增值税发票复印件 6138 盖公章的商品报价表 6139 其它相关资料 613 10 食品类商品供应商还应提供:食品生产企业许可证,食品卫生许可证,新 产品批准证书防疫检测报告,销售地当地的卫生防疫检测报告,进口商品卫生许可证 SixE2yXPq5 6 1 3 11 药字号保健品供应商应提供:药品生产企业许可证,药品生产企业合格 证,药字号保健品批准证书等。6ewMyirQFL 62 供应商的谈判 621 谈判要点: 序号谈
11、判要点谈判细则 1 销售分析1 最近时期的销售情况最近一个月或半个月) 2 供应商商品中销售最好和最差的商品 3 每天、每周、每月销售额 4.顾客反馈 5 / 59 2 利润回顾1 销售情况很好,供应商是否能再降低进价,以便扩大销售量 2 销售达到供应商的返利要求,供应商应予返利 3 供应商提供给其他门店更低的价格,应对本门店一视同仁或提 供更低价格 4供应商的通道费用 3 促 销 活 动 及安排 1 新产品上市时的促销活动 2 节假日的促销活动 3 店庆及门店组织的促销活动 4 供应商自身的产品促销活动 5 促销的详细计划应提前7-10 天提交给门店 6 促销的配合与衔接 7 促销员的管理
12、8 促销品、赠品的管理 9 促销期间的加大订单和货源保证 10 促销费用 4 供货情况1 严格控制断货现象的发生 2 与供应商一起分析断货的原因: A.信息沟通中的不顺畅、不及时 B.供应商的生产、供应能力跟不上 C.其他原因 3 在供应商商品畅销的情况下,要求供应商的优先供货 4 对于销售缓慢或滞销的商品,与供应商共同分析原因并采取相 应对策: A.促销 B.供应商提供折扣,降价 C.调整位置 D.退换商品 5 要求供应商逐步建立与本门店的信息系统相连接的信息系统, 以便及时的信息传递 6 对多次断货供应商采取惩罚措施 5 送货1 直接送货 2 送货至配销中心 3 送货的预约 6 价格分析1
13、 其他门店同样商品的售价 2 其他品牌同类商品的售价 6 / 59 3 与供应商共同分析,是否还能在降低成本的基础上降低其零售 价? 7 付款方式1 付款方式 现金买断? 30 天付款?代销?其他?) 2 总部统一结款?分店结款? 8 新货1 新产品的推广计划 2 新产品的进场 3 新产品的促销方案 9 市场信息1 同类商品的销售情况 2 顾客的反馈 3 潜在能力的商品 10 季 节 性 销 售计划 1 提前 30-60 天准备 2 供应商应备足货源 3 门店指定价位的商品开发 4 供应商的促销计划 11 竞 争 情 况 分析 1 与供应商共同分析其产品在不同商场的销售情况,分析本门店 的优势
14、与不足 2 同类产品的其他品牌的市场状况 12 货 品 种 类 发展潜质 1 同一品类应增加的品种 2 不同规格、不同包装产品的开发 3 根据顾客的要求进行新产品的开发 622 与供应商谈判的技巧: 62 21 谈判前要有充分的准备 62 22 谈判时要精神焕发,有朝气 62 23 尽量与有权决定的人谈判 62 24 尽量在本门店办公室内谈判 62 25 我方应掌握主动 62 26 必要时转移话题 62 27 尽量以肯定的语气与对方谈话 62 28 尽量成为一个倾听者 62 29 尽量站在对方的角度,为对方着想 62 210 必要时以退为进 62 11 不要草率做出决定 62 12 谈判时要避
15、免谈判破裂 7 / 59 63 供应商档案的建立 631 供应商的档案应包括以下内容: 6311 供应商登记表 6312 供应商产品价格登记表 6313 供应商企业资料 6314 供应商采购合同 6315 供应商洽谈登记表 6316 供应商顾客投诉登记表 6317 供应商顾客服务登记表 6318 供应商销售业绩分析表 6319 优秀供应商综合评估加权评分表 632 供应商的档案应该及时登记、整理 633 供应商的档案应由专人负责整理、保管,并录入电脑系统保存资料。 零售供应商引进标准 供应商与我公司是一种合作,而非对抗的关系,双方惟有相互合作,才有可能达 到互利和双赢的目的。我公司为了更大限度
16、地使客户满意,优化供货渠道,建立稳定可 靠的供应商队伍,为顾客提供优质的产品和服务,对市场负责,对顾客负责,也对供应 商负责,因此对供应商引进制定以下标准,作为我公司引进新客户的依据。kavU42VRUs (1)供应商的资信、实力、信誉满意度、信誉度、忠诚度)好; (2)报价合理诚实、绝不违背诚信的原则; (3)不贪图近利和暴利,愿与我公司一起成长; (4)商品品质优良,品牌形象好,商品适销对路; (5)能在订货及配送作业时与我公司密切配合; (6)应是其所从事行业中的佼佼者,其产品市场占有率高; (7)供应商的协调能力强协调就是供应商的配合程度、灵活应变能力、 技术和共同开发能力等); (8
17、)供应商的质量保证体系较为完善,主要包括其体系完整性、有效性和 员工的参与程度。比如,是否实行全员、全过程、全面质量管理及其严格的考核制度和 程序; (9)供应商的生产开发、综合能力要强,主要包括生产管理能力、设计能力、 生产工艺技改能力、对不合格产品的控制能力及采购的储运管理能力强; y6v3ALoS89 (10)供应商管理流程、仓储应整洁有序,运输应按时保质,生产现场应进行自 检、首检、互检、巡检,主要工序有简洁而实效的作业指导书或规程规 范、有详尽记录和封样样品说明其有独立或合作设计开发产品的能力,对 不合格品进行标识、隔离、记录、评审和及时处理,对采购的物料应按ABC 分离管理,对其不
18、同的供应商应定期进行有针对性评审与记录,有一整套 严格的进货检验、控制制度、检验人员应该尽职尽责,仪、校设备要求精 8 / 59 密,进行盘点时账、卡、物要相符;M2ub6vSTnP (11) 付款条件优惠; (12) 供应商具有战略联盟、双赢多赢理念。 供应商初次进入零售,应将自己的资质证明等详细资料,提供给零售业务人员,并 将自己的商品明细及报价单交给零售业务人员,然后我方业务人员将会提供给供方 一些零售的文件和资料,并指导供应商填写供应商档案登记表,供应商应按 照供应商档案登记表中的各项据实登记,不得出据伪造、虚假证件,否则,必须承 担由此造成的一切后果,包括赔偿给甲方造成的经济损失。不
19、能通过供应商档案审 查的,零售将拒绝同其发生业务往来。0YujCfmUCw 通过供应商档案审查合格的供应商信息将进入零售计算机系统中的客户关系管理系 统,成为零售意向客户。我方业务人员将根据供方提供的资料对供应商进行调查和评 估,特别是对新品引进的可行性进行评估,根据市场需求情况,写出引进建议方案,报 经零售联审委员会会议研究,是否引进该供应商和该产品。经联审委会议决定批 准后,零售将同其签署杜绝商业贿赂协议,以期双方建立诚信合作关系;若 供方拒绝签署杜绝商业贿赂协议,零售将不能同其发生业务往来,只有签署 了此协议的供应商,才能继续下一步同零售签订正式合同。这时我方业务人员将 向供方提供零售公
20、司经营合同文本,并同供方业务人员一起对合同文本的条款进 行逐项谈判,以期达成共识,形成合同草案,双方依据各自公司合同审批程序对合同进 行审批,经审批后的合同,我方业务人员即可将其内容登录到计算机系统中,进入我方 计算机中的合同管理系统,此供应商也就是被我公司正式引进,成为我公司的合作伙 伴。以后的所有环节下订单、进货、送货、收货、销售、结算)等都要依据合同。 eUts8ZQVRd 新品引进 对于一个商场来说,“市场定位准确,就是成功的一半”、“进货对路是经营成功 的一半”。科学的发展,市场瞬息万变,使每年有无数的新品生产,同时有无数的产品 被淘汰,因此,引进新品是一个商场工作的中的重中之重。我
21、们公司要发展就必须不断 引进新品,扩大名、优、特、新产品比重,靠不断引进新品搞差异化经营。因此我公司 每年要有25% 至 30% 的新品引进,争取做到“人无我有,人有我新”。sQsAEJkW5T 新品引进是采购的常职工作。业务部门每周的新品审核工作应从如下几个方面进行 分析: 价格优势。新品在品目的价格带中是否处于优势。质量优势。在符合相应法规 要求的前提下,表现出的质量价格比优势。品牌优势。新品在国内乃至国际属于名牌 产品,品牌形象好,对提升商场形象及吸引消费者有利。GMsIasNXkA 供应商介绍新品应带样品,并带来有销售记录的增值税发票复印件,并陈述商品, 列明所供商品的品名、规格、型号
22、、品牌、花色、质地含量、保质期、质量等级、生产 厂家、产地等,说明可否退换,最小定货量,运费是否包括及报价是否含税,并介绍商 品附带的服务,如是否带衣架服装),是否维修、安装,有无特别包装等,然后据实填 写我方业务人员提供的新品登记表,业务人员可依据市场调查情况对新品登记表进行评 估,确认其引进的可行性,上报联审委员会审批通过,即可办理相关手续。如已签订合 同,则依据合同签订程序先签订合同,再制作订单。供应商依据订单提供货源。 TIrRGchYzg 附加:商品ABC管理法 ABC管理法就是将各种商品按其数量和成本大小划分为ABC三类,区别对待。ABC三 类划分的标准是:一般将品种少占全部商品的
23、5%-10% 左右),成本大约占全部商品的 70%-80% 左右)的商品划为A 类;将品种数量和成本额都占10%-20% 的商品划为B 类;将 9 / 59 数量多 约占全部商品的70%-80% )成本小 约占全部商品的5%-10% )的商品划分为C 类。然后按ABC 三类商品的品种数量比重列表分析,以确定商品管理的重点,并对不同 类别的商品采取不同的管理措施。7EqZcWLZNX 1、对 A类产品。由于其成本占有比重高,应作为管理的重点。确定进货批量和经济 订货点,尽量减少每次的批量,适当增加全年的订货次数,其次在按商品的品种确定其 保本保利期,严格控制在库时间,尽可能加速A类商品的周转。l
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