《0403筹备阶段的会务工作.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《0403筹备阶段的会务工作.ppt(27页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、第三节 筹备环节的会务工作,第四章 会务工作,案例导入43,会前筹备阶段室整个会务工作的重要组成部分,是决定会议成败的关键性因素。本案例中秘书犯了经验主义的而错误,会前没有亲自到现场勘查情况,布置情况有变,导致影响了会议的正常进行,这是秘书人员的疏漏。秘书人员应该在会前做好一切准备工作,而且要做到细致、不出任何差错,才能保证会议的进行。,要围绕中心,服务主题。,要突出特点,体现特色。,1,2,秘书组筹备工作起草、审核会议主旨材料,秘书组筹备工作拟制会议日程表,会议日程表是根据会议的内容和议题,对具体的会议内容和活动进行表格化的安排,是按照时间顺序确定的工作步骤。 其内容包括日期、时间、地点、会
2、议议题、活动内容、主持人、参加人员等。,会议证件,会议须知,会议证件包括代表证、列席代表证、工作人员证、签到证、记者证、汽车出入证等。 内容包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。,包括参加会议人员名单、分组情况及住宿房间,会议的保密要求、请假制度、会客制度、作息时间以及会务组、秘书组、医务室、商务中心的房间号、电话号和其他注意事项。,秘书组筹备工作其他会议材料,秘书组筹备工作文件校对,校对工作的主要任务是:校正与原稿不符的各种错字、别字、倒字、横字、残字;校正与原稿不符的字句、行段;删除多余成分,补正被遗漏的部分;矫正标点符号、公式、图表等方面的错漏;矫正格式方面的
3、差错;解决增行、缩面等版式问题,以及图表与正文、注码与注文的衔接和页码编排问题等。,安全保卫工作,卫生防疫工作,确保交通安全,1,2,3,接待组会务工作安全保卫,优先安排参加会议的德高望重的老领导、老专家以及资深人士的住宿。,把如同一民族、同一地区、同一专业、相同年龄、相同职务或职称 的客人安排在同一个房间。,要在客人入住前对预订的房间进行一次全面检查。,1,2,3,接待组会务工作住宿安排,接待组会务工作组织餐饮,(1)贯彻会议预算和费用支出的原则,既要尽力让与会者满意,又要掌握标准,避免浪费。 (2)随时征求与会者的意见和建议,及时调整饭菜的数量、结构和品种。 (3)编制会议食谱,既要突出地
4、方的饮食特色,又要尽量满足众多与会者的不同要求,力求风格多样化。 (4)尊重与会者的特殊饮食习惯和宗教信仰,对特定群体和人员单独制定食谱、单独安排就餐。 (5)早餐要讲究营养;午餐可安排自助餐;晚餐要力求丰富,。 (6)会议期间主办方举行的欢迎酒会或欢送酒会,要事先对宴会厅进行布置;餐桌摆上与会者的名签,有服务员引导就座;安排主办方领导致欢迎辞和与会者代表致答谢辞,以融洽气氛,体现诚意。,准确掌握与会者抵达的信息。,在机场和火车站出口处,应竖立鲜明醒目的标志。,1,2,秘书组筹备工作接站接机,会务组工作选择会议地点及布置会场,1,2,选择会议地点及布置会场,会场大小适中、设施齐全,3,会场的布
5、置要突出主题,会标:位于主席台上方或主席台台幕上。,台幕:一般用紫红色或湖兰色面料制作。,会徽:设在主席台台幕上。,花卉:庄重的会议适宜摆放君子兰、棕榈、万年青等大叶长青花卉,给人以稳定、恒久的感觉;一般性会议则应选择月季、百合、扶桑等观赏类花卉,可以表现愉悦的心情和轻松的气氛。,4,1,2,3,4,主席台座位的排列要符合规范,图示一:,图示二:,图示三:,主席台座位排列的规范是:首先确定在主席台上就座的领导人名单,根据其职务确定排列顺序;然后根据居中为尊、以左为尊的排列规则,准确地摆放名签。,5,会场的排列形式要烘托气氛,1、礼堂式 这类会场的面积比较大,灯光、音响设施比较齐全,容纳人员比较
6、多,适宜于召开有全体员工参加的总结动员大会、纪念大会、表彰大会等。在大会结束后,可举行文艺演出、放映电影等。 2、教室式 这种布置风格比较规范、端庄,适用于比较狭长的会场,适合召开百人左右的公司中层以上干部工作会议、股东代表大会、职工代表大会等。 3、而字形 这类会议室呈正方形,而字形的排列方式,缩短了与会者的距离,便于集中精力开会。适合于召开各类中型会议。,4、回字形 这是小型例会最常见的排列方式,适用于经 理办公会议、董事会议以及小型研讨会、座谈会。中间是参加会议人员,外环是列席人员。 5、圆桌式、椭圆式 圆桌式和椭圆式是讨论研究问题,让所有与会者具有均等权利的最佳排列方式,体现平等、团结
7、的气氛。适宜于大会的小组讨论,座谈会等小型会议,人员以20人左右为宜。 6、方形中空式、马蹄形、六边形 方形中空式、马蹄形和六边形的排列形式,与会者对面而座,便于互相沟通和交流。适宜于20人左右的小型会议。,座位排列一般性会议,中间为尊,面门为尊,左为尊。 以日常例会的会场为例,如果是条形会议桌,会议的主持人应面门居中而坐,或坐在条形桌的左端,其他人员按职位大小分列左右,列席人员则分坐于四周。,座位排列大型会议,按照正式委员(代表)、候补委员(代表)、列席人员的顺序排列; 按照代表团的既定顺序排列; 按照地区、行业、界别等类型进行分区排列; 按照选举得票的顺序排列,得票数一样的,以姓氏笔画为序
8、排列先后; 按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列;字头相同的,依次以第二、第三字为序; 按照姓氏笔画顺序排列,笔画相同的,按照横、竖、撇、捺、点的顺序排列;姓氏相同的,依次以第二、第三个字笔画为序排列。,横排法,竖排法,居中排列法,混座法,座次,排列座次的方法:,开会前的检查确认:,(1)会标是否醒目、居中、正确,字体、字号和颜色是否合适; (2)会场的照明、通风、温度是否适宜,空气是否清新; (3)麦克够不够用,音质、音度是否适宜,大屏幕上的图象是否清晰、真实,会间播放的音乐如国歌、颁奖曲等是否准备好; (4)会场的安全、消防设施是否齐全有效、方便使用,人员安全出口和通道是否畅通; (5)桌牌和
9、名签的摆放是否准确、整齐,特别是主席台人员的名字是否准确,座位排列是否规范。,发送会议通知内部通知,Text in here,电话通知,网上通知,内容包括会议议题、时间、地点、参加人员、列席人员,例文:,本周会议通知单 (6月22日6月26日) 集团公司办公室 6月22日印发,会议通知外部通知,电话通知,电子邮件通知,发邀请函、请柬等。,发送形式,以与会者接到通知后,能够比较从容地做好赴会的准备工作,并按时参加会议为宜。,发送时间,为了保证参加会议的人数,达到会议的预期目的,在信函通知时,最好要求对方复函。,注意问题,例文:,中国疾病预防控制中心妇幼保健中心 关于举办妇产科安全管理体系研讨班的
10、通知 各省、自治区、直辖市妇幼保健院(所、中心): 为进一步加强我国妇幼保健机构质量管理,提高服务水平,我中心定于2009年2月25日27日在北京召开妇产科安全管理体系研讨班,在学习、了解国外发达国家妇产科安全管理体系内容的前提下研讨我国妇产科安全管理体系的基本框架。会议将邀请美国妇产科协会和美国病人安全委员会的专家进行专题讲座。 现将研讨班有关事宜通知如下: 一、主办单位:中国疾病预防控制中心妇幼保健中心 二、协办单位:雅培国际营养品部 三、培训内容:以妇产科安全质量管理为例,介绍医院病人安全和医院质量管理的相关内容,包括医疗事故产生的原因、处理方法和程序、影响医院质量管理的关键环节、医院管
11、理团队的建设与团队合作等内容。,四、参加人员:院长或分管业务副院长,妇产科主任或护理部主任。 五、培训地点及时间安排 地 点:北京新云南假日酒店 时间安排:2009年2月25日27日,2009年2月24日全天报到。会议不安排接站。 六、其他事宜 本次研讨班免收培训费和研讨班期间的食宿费用,往返交通费自理。请参加培训班的人员填写报名回执,并于2009年2月16日前将回执邮寄或传真至我中心。 七、乘车路线 (一)乘飞机 1、乘坐机场快轨在三元桥站下后转地铁10号线,至芍药居站下,从E出口出来后步行5分钟至宾馆。 2、直接从机场乘坐出租车至宾馆,大约80元。,(二)乘火车 1、北京火车站乘坐地铁2号线,至建国门站转1号线,到国贸站后转10号线,至芍药居站下,从E出口出来后步行5分钟至宾馆。 2、直接从北京火车站乘坐出租车至宾馆,大约30元;从北京西站乘坐出租车至宾馆,大约80元;从北京南站乘坐出租车至宾馆,大约80元。 八、联系方式 (一)中国疾病预防控制中心妇幼保健中心科教部 联系人: 地 址:北京市朝阳区东土城路13号A座 邮编:100013 电 话:01064294171 64294139 传 真:010-64296782 (回执略),
链接地址:https://www.31doc.com/p-4594678.html