秘书工作的基本原则、方法和艺术.ppt
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1、第五章 秘书工作的基本原则、 方法和艺术,学习目标,案例导入,主要内容,思考练习,知识体系,了解秘书工作的基本原则; 掌握秘书工作的协调、信息沟通、进程 调度和时间管理等方法; 了解秘书工作的艺术。,第二节 秘书工作的基本方法,第三节 秘书工作的艺术,第一节 秘书工作的基本原则,第一节 秘书工作的基本原则,一、正面利益原则,二、以领导工作为核心原则,三、闭环运作原则,四、双重角色原则,五、综合协调原则,六、信息沟通原则,正面利益原则,是指秘书工作价值取向 必须符合事业公利、组织公利,必须以有效 补益和优化社会效益、组织管理效益和领导 工作效益为出发点,必须在工作效能作用指 向、工作过程指向、心
2、理及思维指向和素质 发展指向等方面都以不断提高正面效益为目 标。 正面利益原则要求秘书为事业发展努力 多作贡献,约束自己不出现有损于事业发展 公利的行为。,一、正面利益原则,以领导工作为核心原则,是指秘书的一 切职能活动,必须围绕领导工作展开,按领 导工作的需要提供全面、周密、及时、有效 的服务。 以领导工作为核心原则,是由秘书工作 的主要任务决定的。,二、以领导工作为核心原则,具体工作流程闭环运作原则,是指在各 项业务活动中,各秘书岗位的分工、各工作 环节必须有序衔接、首尾相连,形成 “ 闭环 回路 ” 和连续运作的工作流程,以维护工作 进程的有序性、稳定性和连续性,充分发挥 整体功能。 遵
3、从具体工作流程闭环运作原则,秘书 工作都可按具体工作目标的分解、流程设计、 环节衔接,构成首尾相连,连续运作的闭环 流程。,三、闭环运作原则,秘书行为双重角色原则,是指秘书在受 权办理特定工作事务中,兼有 “ 领导代表 ” 和 “ 秘书 ” 双重角色(见图5-1)。,图5-1 秘书角色的两重性,四、双重角色原则,遵从受权理事双重角色原则,秘书应该 做到四点要求(见图5-2)。,图5-2 遵从受权理事双重角色原则的要求,四、双重角色原则,综合协调原则,是指秘书在处理协调工 作中,要按照整体大于部分之和的原则,充 分发挥综合部门的作用,正确使用各种协调 手段,从目标、利益、功能、节奏等多方面 促进
4、各子系统、各要素、各相关方面协调配 合,缓化矛盾,强化整体合力,维护组织协 调运转。 秘书在上下级交流沟通的网络中就起着 中枢神经的作用,秘书在工作中必须遵从综 合协调原则。,五、综合协调原则,有效信息沟通原则,是指要以提高信息 利用的效果为出发点,在收集信息时尽可能 全面、真实准确,在加工处理信息时注重识 别、筛选、分析、综合,在传输信息时尽可 能注重针对性、有效性、适用性,尽可能提 高信息的利用价值。在防止信息不全、沟通 不畅、传递和反映不及时,信息供给不适应 领导的需要的同时,还应防止信息泛滥、信 息失真、信息干扰等。,六、信息沟通原则,遵从有效信息沟通原则,秘书应该做到 六点要求(见图
5、5-3)。,图5-3 遵从有效信息沟通原则的要求,六、信息沟通原则,相关链接,第二节 秘书工作的基本方法,一、秘书协调方法,二、秘书信息沟通方法,三、秘书工作时间管理方法,四、秘书工作进程调度方法,秘书协调的方法,主要有八种(见图5-4)。,图5-4 秘书协调的方法,一、秘书协调方法,1. 要准确把握造成失调的原因是否由信 息沟通不畅或受阻造成的。 2. 要了解隔阂或误会的消除,需要进行 怎样内容的信息? 需要采用何种方式沟通? 需要选择怎样的最佳时机? 3. 要注重协调者促进失调各方之间的相 互沟通。,(一) 沟通协调方法,1. 要肯定有关各方所坚持的看法或观点中 的合理部分。 2. 在有关
6、各方看法的合理部分和共同之处 的基础上,避开差异之处,提出一个各方都可 接受的协调方法。 3. 要强调变通协调方法对各方都有利,事 业的整体利益需要各方的协调配合。 4. 当有关各方接受变通协调办法后,帮助 有关各方认识到利益是一致的,避免类似失调 现象出现。,(二)变通协调方法,1. 从分析失调问题中的相关因素入手, 将共同之处、相近之处、相容之处,与差异 之处、对立之处分开。 2. 要强调整体目标、整体利益的重要性, 使有关各方产生协调的意愿。 3. 提出一个各方都可接受的协调方案, 对差异之处采取灵活的折中的办法加以处理。 4. 若差异或对立一时难以解决,可暂时 搁置,首先恢复主要方面的
7、协调配合;对差 异或对立之处,可逐步解决,或请领导进行 裁决。,(三)融合协调方法,1. 要了解失调现象是由于对哪些政策法规的理解 或执行的偏差造成的。 2. 要全面理解有关政策法规,准确把握其精神实 质,并对照失调现象,具体分析在哪些方面对有关政 策法规理解或执行上出现了偏差,应当如何正确理解 或执行。 3. 要同有关各方一起学习相关的政策法规,一同 对照政策法规分析失调现象,提高认识水平。 4. 在提高认识的基础上,统一认识,共同研究遵 照政策法规,解决恢复协调配合的具体办法。 5. 要按照共同研究的办法,具体解决问题,并以 有关政策法规为尺度,衡量和分析协调过程中政策法 规把握的准确程度
8、,严格按政策法规办事。,(四)政策法规协调方法,1. 对计划执行不力或执行不当,应要求执行者严 格按计划执行,不能因局部问题影响整体计划目标的 实现。 2. 对有关方面执行计划的实力在因意外灾变或事 故受损而造成失调,可将此情况及时向领导汇报,以 便给予必要的支持和帮助,使计划得以顺利实施。 3. 对计划本身的疏漏造成的执行中的失调,应报 请计划的制定者做出必要的调整。 4. 对客观环境发生变化,使计划执行出现的失调, 应把失调现象及其原因及时向上级反映,并提出协调 措施的具体建议,供领导者参考,以便尽早对计划进 行必要的调整,使之符合客观环境变化的要求。,(五)计划协调方法,1. 要以有利于
9、组织整体工作效率为依据, 对各局部的运转节奏、步调进行考察,对太过 者抑之,不足者促之,使整体步调和节奏和谐 一致。 2. 要以组织整体效益为依据,将运转环节 上脱节、程序上颠倒或混乱之处进行调整,使 各局部、各环节、各子系统之间保持有机联系 和配合。 3. 要建立和健全维护组织有序运转的管理 制度,规范各相关方面的局部行为,维护组织 整体有序地正常运转。,(六)节奏程序协调方法,1. 要准确把握具体文件内容与哪些职能管 理部门的管理权限有关; 2. 要了解客观实际情况; 3. 要了解和把握国家和上级机关已发布了 哪些相关的政策法规; 4. 要约请相关的职能管理人员在遵循国家 和上级政策法规的
10、基础上,进行会稿,综合各 方面的意见,制成一份各方面都满意的文稿, 再按法定程序颁行; 5. 要组织各方面通力合作,贯彻执行,确 保取得良好的执行效果。,(七)会稿协调方法,1. 要针对实际问题的客观需要,约请相关 管理部门派人参与会商; 2. 要向会商人员全面地介绍有关失调问题 的全面情况,并指出需要进行协调的关键和重 点; 3. 要全面准确地综合各会商人员的看法和 意见,制定出协调的具体措施; 4. 要在实施协调的进程中,组织参与会商 的部门通力合作,取得圆满的协调效果。,(八)会商协调方法,(一)秘书与领导沟通方法 秘书与领导信息沟通,根据不同的情 况,可灵活选用许多具体的方法。 一般普
11、遍适用性的方法,可以概括为: 根据实际需要,确定沟通内容,根据领导 工作节奏,确定沟通时机、沟通形式、沟 通对象,以求有效地为领导工作服务。 这一方法具体如表5-1所示。,二、秘书信息沟通方法,表5-1 秘书与领导沟通的普遍方法,(一)秘书与领导沟通方法,(一)秘书与领导沟通方法,秘书与职能管理部门有着经常性的工作往来。 秘书与职能部门保持良好的信息沟通,不仅有利于 各自发挥作用,而且对组织的整体管理也是极为有 利的。 秘书与职能部门信息沟通方法,一般以正式组 织信息沟通渠道为依托,采用定期沟通与不定期沟 通相结合,并在工作交往中加强人际间的思想交流, 促进相互配合,共同为组织整体管理服务。,
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