公司办公用品管理制度.doc
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1、办公用品管理制度1.总则1.1 为加强集团公司办公用品管理,控制费用开支,合理利用办公资源,规范办公用品的采购与使用,特制定本制度。1.2 本制度适用于集团公司各部门;集团下属公司可参照本制度自行拟定办公用品管理相关制度,报集团审批备案后执行。2.办公用品分类办公用品按用途分为办公文具、电子办公设备、办公家具、接待用品与礼品和其他物品类。2.1 办公文具如笔、文件夹、抽杆夹、别针、胶水、书立、订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、割刀、钉针系列、削笔刀、胶棒、胶水、胶带、计算器、记事本、打印纸、复写纸、计算器、印泥、插座、墨盒、硒鼓等办公消耗品。2.2 电子办公设备如电脑、打印机、复印机、传真
2、机、照相机、摄像机、投影仪、扫描仪、服务器、路由器、交换机、碎纸机、电话机、移动硬盘、U盘、电子设备配件等。2.3 办公家具如文件柜、更衣柜、多屉柜、杂柜、保险柜、会议桌、办公桌、办公椅、沙发、茶几、空调、饮水机、白板、投影幕布、集体福利设施、装饰陈列品等。2.4 接待用品与礼品办公所需的接待品与礼品。2.5其他物品工装、工作器具、印刷品等日常用品。3.管理管理要求及职责分配3.1办公用品管理要求3.1.1 集团公司办公用品管理实行“统一管理、合理分配,谁使用、谁负责”的原则。3.1.2 办公用品的申领、采购、配发、使用保管、维护、调配、储存应符合程序并登记备查。3.1.3 办公用品应分类登记
3、和管理。3.1.4 办公用品的使用应遵循集团管理规定与产品使用说明。3.1.5 管理部门定期盘点办公用品库存。3.2管理职责分配3.2.1 管理部门集团人力行政部为集团办公用品的归口管理部门,负责办公用品的采购、登记、配发和调配等。3.2.2 使用部门办公用品使用部门负责办公用品的申领、使用、保管、维护、报修等。4.办公用品领用申请4.1办公用品的领用申请由需求部门提出,并指定专人办理申领、领用、内部配发与报修工作。4.2需求部门每月申领办公用品的数量和额度原则上应不超出当月的财务预算范围。4.3办公用品申领4.3.1 计划内申领每月月底,各部门向人力行政部汇总申报本部门下月办公用品需求计划,
4、申领物品的数量和额度在当月财务预算范围内。4.3.2 特别申领因业务情况变动等特殊原因,超出本月计划或财务预算范围的办公用品申领需求,须另行单独审批。4.4申领审批权限各部门办公用品需求计划由人力行政部确认、财务部审核,经执行副总裁审批后有效。5.办公用品采购5.1供应商选择5.1.1 办公文具等办公消耗品的采购应由人力行政部、财务部共同选择并确定二至三家指定供应商。每年年底,人力行政部组织进行供应商综合评估后对供应商做出续用或更换选择。5.1.2 无指定供应商的一次性采购必须进行询价和比价程序,填写办公用品采购询价单。供应商的选择应遵循货比三家的原则,如为单一供应商或独家供应商,人力行政部须
5、加以说明或解释;5.2采购周期5.2.1 办公文具等办公消耗品于每月上旬集中采购;5.2.2 非办公消耗品按需求采购。5.3采购需求审批人力行政部比对办公用品库存与申领需求后编制采购方案,按集团采购相关制度填写物料采购申请单,报集团执行副总裁审批后实施。采购物品属固定资产范畴的应按固定资产管理制度办理。电子办公设备的采购在报批前须附由专业人员出具的性能与硬件配置建议。6.办公用品日常管理6.1办公用品验收入库办公用品采购到货时,由人力行政部按集团采购相关制度组织验收,入库单并按办公用品类别分类建账、登记、入库并保管。采购物品需要专业部门进行验收的,还需要专业人员验收签字。6.2办公用品领用办公
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