《进出口贸易作业标准化手册范例.pdf》由会员分享,可在线阅读,更多相关《进出口贸易作业标准化手册范例.pdf(39页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、进出口贸易作业标准化手册 进出口贸易作业标准化手册(范例A) 进出口贸易作业标准化手册(范例A)( 第一部分 ) 营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成,如未 1. 营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品,如需准备 (C S ) 或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应立即准备 2. 营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价,以满足客户再订购 3. 营业助理应客户所需,代订饭店房间,并于到京前一天应再与饭店联络,不可有误。 4. 营业助理须通知装押助理, 最迟于客户来京前一日备妥OOL(O ) 5. 如需采购部有关科长配合准备工作者,营
2、业助理应即与其联系协调妥善,对大客户来 12 小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早 5 分钟抵达机场或饭店将 2 3 1. 2. 3. 1. 2. 经客户挑选的有兴趣产品, 营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明 细、材数、最近工厂价格。 如有必要, 可与有关科长协调报价。 如客户系以 CF或 CIF 条件采购者, 应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户前曾购买者, 则应记录前 3. 与客户洽谈中,对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材 料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草 4. 如客户当日未能决定
3、采购,须待数日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品, 留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保 留期限不得超过一星期 ) 5. 如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品,营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原 6. 客户如有任何询问应即查核答复, 如不能即时答复, 也应向客户说明原因并告以何时 7. 整理 O C 1. 应客户需要,将洽谈中有兴趣的产品, 营业助理与采购有关科长协调整理报价单,经 2. 客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限期内将O C单项总价及全部总 价底稿整理妥当,呈主管经理核阅后,按O C所需份数多加二份。如系CF 或 CIF 时,
4、O C上之材数 3. 营业助理,应立即核对O C是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后 抽出一份 O C 4. 所有寄境外信件, O C或其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出之份上经理签 名处旁签名, 日期,送交主管经理发出, 但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价 营业助理应时常查核自存之O C,并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单, 并在存档 O C及资料卡或 P L 上注明承制工厂、厂价、境内订单号码 1. (1) (2) (3) 2. 如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出“订单更改通知 “ ,并 3. 如系将境内订单改开给另一工厂,则应于境内订
5、单留底联、验货联、装运联上注明“ 本订单系原订单号重开, 原订单作废 “,并于存档 O C联及资料卡或 P L 上更改境内订单号码、 日期、承制厂商名称价格, 但在工厂联及签回联上绝对不 可注明该订单系重开,并立即将装运联直接交装 4. KR 1021 ( 此为改开订单号码 ) K1021 ( 此为原订单号码 ) 5. 6. 如系纺织品的订单,亦应于订单上注明需办q 7. 8. 订单一个 ITEM在 US 5000 以上,营业部科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如 科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出,但如未 经科长签字的订单,采购 9. 凡向工厂催货 (包括
6、配件及印刷品 )一切成败的责任由营业助理负责, 但装押助理协助 催货。 进出口贸易作业标准化手册(范例A)( 第二部分 ) 1. 如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后,立即以 公司印妥之表格, 寄交工厂及有关外务员, 留底一份交装押签收, 并在原境内订单装运 联上登记后再交回营业助理留存,如有电话通知工厂,应补寄正式通知以便安排出货。 2. 客户正式确认通过的样品,应通知有关外务员或科长,明确规格以便验货。 1. 如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌,或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因 承制厂商质量差, 外务人员不能决定可出货时, 外务人员来电或来函通知营业助理
7、应即 2. 营业助理因解决重要问题须前往工厂时,应填出差申请表返回公司后凭出差报告表, 3. 所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员,以便协助催货, 如助理需到仓库验 申请境外 (内) 1. 营业助理填妥申请书, 送呈主管经理、 总经理签名核准送交押汇科长,如赔偿须扣工 厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计,一份交稽核, 一份交采购科长, 一份留 底,以便工厂清款时扣除, 如系亲交来京的客户, 须备妥收据及护照影本送交会计制单 ( 申请书为四联,其中一份留底) 2. (1) (2) 3. 1. 出货样品:营业助理必须取得,并切实负责验货无误后予以自行保 2. 收到工厂新样品, 呈阅主管
8、经理后, 应附厂商住址、 电话及负责人姓名及价格资料即 3. 4. 有秘密样品 ( 专利或只能卖给专门客户 ) 不可随便陈列样品室。其订单及样品函的科长 5. 如需向资料中心借出样品时, 应填写 “ 样品外借申请单 “连同彩色照片呈总经理核准后 6. 如有不可陈列的印刷盒,由承办助理于出货SAMPLE 上注明 “ 不可陈列 “ 字样,先交管 1. 营业助理向装押助理签收 “ 营业部订单货款支付核准单“ 须详细核对单价、数量及扣款 事项并作付款记录后交管理中心核对,无误后签名呈阅经理, 并将原境内订单留底上予 2. 凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留50(包括送仓库货 ) 。如工厂
9、接到 O C 装押助理收到由营业助理转来的O C与境内订单时,应核对O C与境内订单上包装、 数量是否完全相符, 如发生错误或有疑问时, 应立即与营业助理协调或请示主管经理如 签收 LC影本 1. 押汇科长收到 LC后,即影印一份送交营业经理签收,再转交营业助理核阅并在存 档之 O C上登记 LC号码, SD、VD以及金额后,交装押助理。(V ) 2.L C (1) 收到 LC (2) 收到 LC当天时,如距有效日少于30 (3) 通常 LC (4) 如本地无直接船可到达的港口,需看LC是否可以转船,如不可以 需请示主管经理,必须特别注 (5) (6) 核对交易条件系为FOB 、CIF、C F
10、 (7)L C (8) (9) 如同一客户有数张LC (10) 如 LC直接由境外客户寄来,而未经银行登记,须即请示主管经理是否送银行核 (11) 如远期付款之 LC (12) 进出口贸易作业标准化手册(范例A)( 第三部分 ) 1. 依照境内订单的规定交货日期1 个月至 1 个半月前开始作业,由装押助理按外勤人员 第二、三联: (1) 寄有关外务员,在第二联上填妥确定出货日期、 净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理,再交装押助理协 调安排出货。 (2) 如每一 ITEM超过美金 5 千元者,第二联交有关科长,第三联仍寄 第四联: 货送仓库者:填 “送仓装船通知单 “ 如重要订单未能如
11、期交货,得填写“ 重要订单逾期追问单 “ 2. 如境内订单规定收到LC后才通知生产者,收到LC当日即发出装船 通知单上注明 “L C已收到 “船期通常以 SD期限前三星期为宜。 ( 弹性应用 )( ) 3. 如境内订单规定须等样品确实通过才生产者,当收到客户确认或回电时, 由营业助理 填写确认函交工厂,并将留底联交有关装押助理签收,并在境内订单装运联上登记后, 4. 如出口美、日地区, 应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥, 可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回,以便向 “ 经济部 “ 商品检 5. 需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件,协调报关行
12、后与有关工厂办理手 1. 送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货,应立即会同营业助理向工厂或 2. 退税资料寄回本公司时, 应先告知工厂填写承办人姓名, 否则经常很多助理有同一家 1. 装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合, 2. 收到进货单后, 需通知助理前往仓库验货, 并制订 “ 营业部订单货款支付核准单“ 3. 签订 SO 1. 2. 向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到SO( ) 3. 4. 打 SO时须查核是否每张均打, 如有漏打, 应立即补上, 以免报关行在船公司重打, 5. 签 SO 6. 如装整台货柜时, 货物实际重量不可超过船公
13、司所规定的重量,如超过时应立即请示 1. 如由仓库装货柜出货者,应提前将出货明细表一份交仓储科科长,以便送货( 货未到 尚未验货,应在明细表上注明) 2. 如由仓库出卡车者,须在结关前二天将出货明细表交押汇科长,以便及时通知卡车, 3. 须密切注意仓库出货时间、 车号、唛头、数量及送货地点, 等确定时应立即通知报关 4. 于船期结关前一日, 确定出货明细表之正确项目、 数量,如所出之货有配件印刷工厂 5. 打 P L 六份,并于其中三份抬头改成I 并于其上注 明每家工厂正确全名, 统一编号、发票号码,交营业助理核阅。 并填写出口登记本四联, 第二联 ( 财务)连同 P L 三份和 I 二份送交
14、押汇科长盖 章后,连同退税资料交报关行, 一份交会计科长, 其中另一份 I 自行留底。 6. 出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期,应填写结关后七天, 如有延误应写 7. 送货当天早上必须联络工厂确定出货时间,卡车号码及到达时间, 等确定时立即通知 8. 9. 货如未依时间送达, 所发生海关费用及规费应有记录,并于签订单支付核准单时填上 10. 装押助理如当日有结关之货,须算所有货确实到达并报关完毕, 11. 装押助理必须待进货柜场的货确实已送达无误才可制“ 营业部订单货款支付核准单 “ 。 12. 工厂的出货发票一定要开送货当天之日期、配件如分批出货, 亦需于每一次出货 (送 货) 1
15、3. 工厂如在货未结关前,即已送达货柜场,而有需退货物税或关税者,清款时一律暂 时保留 50,并于货款支付核准单上注明此点。 进出口贸易作业标准化手册(范例A)( 第四部分 ) 1. 装押助理须查询报关行及船公司,货是否确实出口无误, 如确实无误, 将出口明细表 一份交承办会计, 另一份 2. 催 CBC必须确实于结关次日取得, 除非以错单出口者, 须随时催报关行, 最迟须于一 3. 于 CBC到达后,如要办理经济部产地证明书,须附上I 一份,工厂已盖 好章的原料来料加工切结书一份,及 CBC 4. 在拿 BL 前须将 SO留底正确无误一份交报关行,以便到船公司拿BL 时核对。 5. 在收到
16、BL 时立刻核对材数与运费和内容有无错误,是否符合。(Bll ) 6.BL 如须预付运费,应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交有关会计,如经 理不在,为争取时间,可凭装押助理签名,即送会计付款,事后由会计送各经理、副经 7. 将押汇文件备妥,待文件齐全后,将全套押汇文件另加出货明细表I , BL 各一份连同出口登记本第三联( 稽核)第四联 ( 押汇) 交押汇科长,将必要文件转送 银行押汇,出口登记本第三联由押汇科长转送稽核,时间由结关日起不得超过七天,如 8. 押准文件存档联及寄交客户联经由营业助理呈阅主管经理后分别寄出并在存档联上 注明“ 归档“ 9. 押汇科长收到结汇证书连同信汇回条,
17、出货明细表,I 及 BL 各一份送 交有关会计。 打 OOL 视客户或经理需要, 装押助理应按所办客户, 会同营业助理打OOL 三份,一份由装押助 仓储科须于每周一上午十一时半前将仓库存货周报表送交行政助理,行政助理于午前送 交装押助理,装押助理收到后须填妥LC期限栏及装船日期栏,并核对数量、唛头、 厂商无误后交营业助理核对, 于每周二中午下班前交主管经理转交行政助理,如仓库存 申请 L L C 1. 向押汇科长取表填妥, 即送主管经理, 总经理签名核准交汇科长申请,在开发本地信 2. 押汇时 L L C 1. 2.L C 1. 核对唛头、件数是否无误, 并于出口登记本留底联注销并于出口登记本
18、上报关费栏登 2. 报关费如超出规定费用时,应签请经理核准。 进出口贸易作业标准化手册(范例 B) 详见组织系统图 18.2.1 图 18.2.1 组织系统图 1. 新产品开发 ( 样品收集 ) 2. 3. 客户询价 ( 电报、信件、电报处理 ) 4. 5. 6. 7. 生产督促及 LC 8. 9. 押汇( 出货通知 ) 10. 付款。 业务处理细 1. 新产品开发 ( 样品收集 ) (1) 业务科取得新样品后,应填写产品卡( 附表 18.2.2) (2) 业务科于每周业务汇报时,就前项新产品提出讨论,经逐项评估,按开发价值分为 A、B、C三类, A类为极具开发价值, B类为有开发价值, C
19、(3) 经评估列为 A、B类之产品,赋予正式产品编号,列入产品档。样品拍照存档,样品 存放样品室,并于产品卡上写明存放位置。 经评估列为 C类之产品,产品卡列入次品档, (4) 业务科每月就现有产品,选择过时产品,于每月第一周业务汇报时,提出检查,经 (5) 新产品临时编号共六位数字,分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995 年 6 月 10 日开发的产品,临时编号为950610。若同一日开发数种新产品,则于第七位数, 按英文字母顺序编号。 旧产品淘汰列入次品档, 其淘汰编号原则与新产品之临时编号相 (6) 产品档正式编号共七位数字,第一位数代表, 第二位数代表, 第三、四、 五、六位数代
20、表序号,第七位数填A、B分别代表 A类产品或 B 第一位数填 1 代表 第一位数填 6 2 7 3 8 4 9 5 第二位数填 1 2 3 4 5 6 7 8 9 2 (1) 业务科于每月最后一周业务汇报时,提报下个月的客户开发计划,计划内容包括: 制作公司简介,产品目录( 注明交货期限及付款条件 ) 介绍新产品 ( 邮寄新产品目录 ) (2) 客户开发应选择 A (3) 经研讨定案之客户开发计划, 应由业务科列入下个月的营业计划(附表 18.2.3) ,并 按职责列入个人工作计划(附表 18.2.4) 3. 客户询价 ( 电报、信件、电话处理 ) (1) 业务科收到客户询价的电报及信件,应即
21、加盖收文戳记,填上收文日期,并依来电 或来信内容,于文件空栏填具处理意见后,将来文大意及处理情况,登记于收文簿(附 件 4),将原文呈经理核阅后,依经理批示内容,回函或回电,并将回函或回电大意填 入收文簿。回函或回电副本存客户档( 附表 18.2.6) 。 (2) 处理中的电报或信件,存于待办卷,随时查阅催办,已经处理的电报或信件,依客 户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单( 附表 18.2.7) (3) (4) 接到客户电话,应将通话内容记入电话记录上( 附表 18.2.8) ,呈经理批阅,并依指 示处理。电话记录一式两联,处理程序同电报、信件。处理完成后,第一联依顺序归入 4. (
22、1) 业务科接到客户询价之电报或信件,应立即按客户需求指派人员洽询厂商后,挑选 产品 ITEM ,呈经理核可后,打报价单(附表 18.2.9) ,必要时修剪样品照片,贴于报价 (2) 5. (1) 业务科接到客户订单,即依订单内容,填成交卡( 附表 18.2.10) 交专业人员,让厂 商确认买价及交货期后,打SALES CONFIRMATION(SC)( 附表 18.2.11) ,SC一式五 联,第一、二、三联寄客户, 第四联存业务科待办卷, 第五联存客户档, 并将订购品名、 6. (1) 业务科依据 SC及成交卡开立境内订货单 ( 附表 18.2.12) (2) 订货单一式四联,第一联交售方
23、存查,第二联存业务科待办卷,第三联交专专业 人员,据以协调厂商填写生产及验货进度表,第四联交售方签认后存厂商档,并将订购 (3) 业务科依据 SC及订 7生产督促及催开LC (1) 业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促,填写实际生产进度,于每周业务 (2) 业务科依每笔 SC所订 LC开立日期,催开 LC (3) 收到客户开来之 LC ,应立即核对交易内容是否相符,若与原来的 SC内容不符, 应即要求客户修改LC,或协调厂商修改订货单内容,修改订货单处理程序与开立境 8 (1) 出货前,业务科联络船公司确定船期,填写装船预计表,同时联络专业人员,确定 装柜日期及地点 (2) 装船预计表一
24、式三联,第一联交报关行签SHIPPING ORDER(SO),第二联业务科存 (3) 装柜完成后,专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材 数、及退税方式, 由业务科通知报关行修改, 并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退 9押汇 ( 出货通知 ) (1) 结关后三日内, 业务科自报关行取得提单及押汇文件,经与 LC条款核对相符, 呈 经理签名后送银行办理押汇, 并随时追踪押汇程序, 确定银行已经拨款后, 通知银行取 回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC) (2) 每笔货品出口后,业务科依出口内容,套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER) , 一式
25、三联,第一联( 正本)及一份完整出口文件副本寄客户,第二联 (副本) 及一份完整出 口文件副本 ( 包括 LC,CBC第六联,装船预计表第二联) 存入出货文件档,第三联(副 本) (3) 1 (1) 每笔货品出口后,业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专 (2) 会计复核业务科转来的付款凭证,确定该笔出口已经押汇入帐后, 即开立付款传票, 呈经理核示后,开立结关后11 天之支票支付货款,并于所有付款凭证上加盖“ 付讫“戳 记。 第二章 进出口贸易作业 标准化手册 一、进出口贸易作业标准化手册( 范例 A) 准备工作 营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作
26、是否已完成,如未完成应 1. 营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品,如需准备 (C S ) 或报 价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应立即准备齐全,如有问题 2. 3. 4. 营业助理须通知装押助理,最迟于客户来京前一日备妥OOL(O ) 5. 如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应即与其联系协调妥善,对大客户来京应预 客户当日工作 12 小时与 航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早5 2 3 客户来公司当日 1. 赴机场或饭店接客户前,营业助 2.如 3. 客户接洽业务 1. 2. 经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应立即记录详细资料及产品编码、
27、规格、包装明细、材 数、最近工厂价格。如有必要,可与有关科长协调报价。如客户系以CF 或 CIF 条件采购者,应 3. 与客户洽谈中,对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜 4.如客户 当日未能决定采购,须待数日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室有关 人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。( 保留期限不得超过一星期) 5. 6. 客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,也应向客户说明原因并告以何时答复。 7. 与客户洽谈中, 整理 O C 1. 应客户需要,将洽谈中有兴趣的产品,营业助理与采购有关科长协调整理报价单,经主管
28、经 2. 客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限期内将O C 单项总价及全部总价底稿 整理妥当,呈主管经理核阅后,按O C所需份数多加二份。如系CF或 CIF 时,OC上之材数不 3. 营业助理,应立即核对O C 是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一 份 O C请示经理后,开境内订单,连同境内订单装运联一并交装押 4. 所有寄境外信件,O C或其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出之份上经理签名处旁签 名,日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量,必须在当日内 开境内订单时 营业助理应时常查核自存之O C,并尽快请主管经理会同有关采购科长发
29、出境内订单,并在存 档 O C及资料卡或P L 1. (1) (2) (3) 2. 如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出“订单更改通知”,并与原 3. 如系将境内订单改开给另一工厂,则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明“本订单 系原订单号重开,原订单作废” ,并于存档O C联及资料卡或P L 上更改境内 订单号码、日期、承制厂商名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开,并立即 4. KR1021 (此为改开订单号码) K1021 (此为原订单号码) 5. 6. 如系纺织品的订单,亦应于订单上注明需办q 7. 8. 订单一个ITEM在 US 5000 以上
30、,营业部科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如科长不 在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出,但如未经科长签字的订 9. 凡向工厂催货( 包括配件及印刷品) 一切成败的责任由营业助理负责,但装押助理协助催货。 开妥境内订单 1. 境内订单开妥后,须校对与O C 2. (1) (2) (3) 装运联连同OC (4) 签回联逾10 天工厂未自动签回时,由管理中心筛选,如该订单单项金额 超过 US$2000 元或 8 万元以上,通知有关副( 助 ) 理或外务员负责签回( 如金额未超过以上金额 不必硬性签回 ) ,如超过美金5000 元者,务 (5) 管理中心收到签回联时,核对
31、单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管理中心通知 3. 营业助理收到出货样品时,须详查出货样品的质量规格是否符合客户要求,如符合则呈阅主 管经理后将出货样品自行保管,否则即刻请示主管经理如何处理,验货联由主管经理核阅后收回保 (1) (2) 4. 工厂收到订单 索取样品 1.客户未订购,但要求样品的项目应请示主管经理会同采购有关科长向何家工厂索取样 2.客户已订购者,应按O C 3. 4. 重要样品如在限期内仍未收到回音时,应即填写“重要样品逾期追问单”,交有关采购科长 5. 6. 收到工厂样品后应立即详细检查是否完好无缺,如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄,并嘱咐注 7. 8. 9. 外
32、借样品申请单上一律附上23 10. 内借 ( 暂借 ) 11. 凡一个 ITEM 拍成一张的相片均以23 (1) 旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取,若无法取得,请科长提供资料,由助理继 (2) 客户送来的样品(图片 ) 客户送来的样品(图片 ) 寄样品给客户 依收到工厂所寄来的样品上,贴妥本公司标签,写上ITEM NO 1. 如以海邮 (SEA PARCEL POST) 或空邮 (AIR PARCEL POST) 寄出者,应打收件人地址、 姓名、 电话、标签及SAMPLE INVOICE五联,在第四联上签名及注明日期交包裹组寄出,将第三联随同样 (1) 如样品数量过多或价值过高,而交涉
33、仍需付样品费者,应于 SAMPLE INVOICE上注明 SAMPLE CHARGE (2) 每三个月依自存的第五联SAMPLE INVOICE 清理客户未寄来样品费邮费或其他费用,打 DEBIT NOTE (3) (4) 如寄出 SAMPLE 有需办出口配额(q ) 2. 如以航空货运方式寄出,应打 SAMPLE INVOICE六联单价打上虚价(不实之价格 ) 第一联于样 品寄出后随函寄给客户,第二联由航空货运公司签名后交秘书室收发人员归档。第三、四、五联于 押汇科长处盖公司负责人章及发票章,交航空货运公司,第六联自存。收到航空货运公司提单应即 核对航空运费,客户地址及班机是否正确,如有错误
34、,应即通知航空货运公司更正。将航空提单其 中一联交稽核,以便每月由稽核与航空货运公司计算佣金时核对,其余交秘书室存档,如航空运费 为本公司支付, 须等客户确3. 所有寄出境外的样品,须由经理过目, 客户来电来函来样品 1. 2. 收到客户寄来拟在京仿制的样品,或寄来的目录相片,其开发报价等, 应立即请示主管经理, 3. 主管经理外出时,营业助理应在自己能力范围内所能办理之事先行处理,等主管经理返公司 须 1. 如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后,立即以公司印 妥之表格,寄交工厂及有关外务员,留底一份交装押签收,并在原境内订单装运联上登记后再交回 2. 1. 如非
35、专案订单因订购数量小或外务员忙碌,或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂 商质量差,外务人员不能决定可出货时,外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理如何 2. 营业助理因解决重要问题须前往工厂时,应填出差申请表返回公司后凭出差报告表,向总务 3. 所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员,以便协助催货,如助理需到仓库验货,自 申请境外 ( 内) 佣金赔偿 1. 营业助理填妥申请书,送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长,如赔偿须扣工厂者于 其表上注明并另填写扣款单一份交会计,一份交稽核,一份交采购科长,一份留底,以便工厂清款 时扣除,如系亲交来京的客户,须备妥收据及护照影本送交
36、会计制单( 申请书为四联,其中一份留 底) 2. (1) 与境外 (2) 3. 1. 2. 收到工厂新样品,呈阅主管经理后,应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购 3. 4. 有秘密样品 ( 专利或只能卖给专门客户) 不可随便陈列样品室。其订单及样品函的科长栏应改 5. 如需向资料中心借出样品时,应填写“样品外借申请单”连同彩色照片呈总经理核准后方可 6. 如有不可陈列的印刷盒,由承办助理于出货SAMPLE上注明“不可陈列”字样,先交管理中 注销境内订单 1. 营业助理向装押助理签收“营业部订单货款支付核准单”须详细核对单价、数量及扣款事项 2. 凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清
37、款一律保留50( 包括送仓库货) 。如工厂急需货 接到 O C与境内订单 装押助理收到由营业助理转来的OC与境内订单时,应核对OC与境内订单上包装、数量是 签收 LC 1. 押汇科长收到LC 后,即影印一份送交营业经理签收,再转交营业助理核阅并在存档之O C 上登记 LC 号码, SD、V D以及金额后,交装押助理。(V ) 2.L C可能发生的问 (1) 收到 L C (2) 收到 L C当天时,如距有效日少于30 (3) 通常 L C (4) 如本地无直接船可到达的港口,需看LC是否可以转船,如不可以 (5) (6) 核对交易条件系为FOB 、CIF、 CF (7)L C (8) (9)
38、如同一客户有数张L C (10) 如 LC 直接由境外客户寄来,而未经银行登记,须即请示主管经理是否送银行核对其签 (11) 如远期付款之LC (12) 装船通知单 1. 依照境内订单的规定交货日期1 个月至 1 个半月前开始作业,由装押助理按外勤人员的报告 第一联:寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再 第二、三联: (1)寄有关外务员,在第二联上填妥确定出货日期、 净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理,再交装押助理协 调安排出货。 (2)如每一 ITEM超过美金5 千元者,第二联交有关科长,第三联仍寄 第一联:寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后,再送收 2.
39、如境内订单规定收到LC后才通知生产者,收到L C当日即发出装船 通知单上注明 “ LC已收到” 船期通常以S D期限前三星期为宜。( 弹性应用 )( ) 3. 如境内订单规定须等样品确实通过才生产者,当收到客户确认或回电时,由营业助理填写确 认函交工厂,并将留底联交有关装押助理签收,并在境内订单装运联上登记后,再交回营业助理, 4. 如出口美、日地区,应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥,可随 同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回,以便向“经济部”商品检验局申请产地 5. 催货 1. 送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货,应立即会同营业助理向工厂或外
40、勤业 2. 退税资料寄回本公司时,应先告知工厂填写承办人姓名,否则经常很多助理有同一家工厂的 收到仓库送来的进货单 1. 装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合,如需更 2. 3. 签订 SO 1. 2. 向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到SO( ) 3. 4. 打 SO 时须查核是否每张均打,如有漏打,应立即补上,以免报关行在船公司重打,浪费 5. 签 SO 6. 如装整台货柜时,货物实际重量不可超过船公司所规定的重量,如超过时应立即请示主管经 结关前 1. 如由仓库装货柜出货者,应提前将出货明细表一份交仓储科科长,以便送货( 货未到尚未验 货,应在明
41、细表上注明) 2. 如由仓库出卡车者,须在结关前二天将出货明细表交押汇科长,以便及时通知卡车,货未到 3. 须密切注意仓库出货时 4. 于船期结关前一日,确定出货明细表之正确项目、数量,如所出之货有配件印刷工厂的,须 5. 打 P L 六份, 并于其中三份抬头改成I 并于其上注明每家 工厂正确全名,统一编号、发票号码,交营业助理核阅。并填写出口登记本四联,第二联( 财务 ) 连 同 P L 三份和I 二份送交押汇科长盖章后,连同退税资料交报关 行,一份交会计科长,其中另一份I 6. 出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期,应填写结关后七天,如有延误应写原因。 7. 送货当天早上必须联络工厂
42、确定出货时间,卡车号码及到达时间,等确定时立即通知报关行。 8. 9. 货如未依时间送达,所发生海关费用及规费应有记录,并于签订单支付核准单时填上应扣数 10. 11. 装押助理必须待进货柜场的货确实已送达无误才可制“营业部订单货款支付核准单”。 12. 工厂的出货发票一定要开送货当天之日期、配件如分批出货,亦需于每一次出货( 送货 ) 即 13. 工厂如在货未结关前,即已送达货柜场,而有需退货物税或关税者,清款时一律暂时保留 50 结关后 1. 装押助理须查询报关行及船公司,货是否确实出口无误,如确实无误,将出口明细表一份交 2. 催 CBC必须确实于结关次日取得,除非以错单出口者,须随时催
43、报关行,最迟须于一星期内 取得, 3. 于 CBC到达后,如要办理经济部产地证明书,须附上I 一份,工厂已盖好章的 原料来料加工切结书一份,及CBC 4. 在拿 BL 前须将 S O留底正确无误一份交报关行,以便到船公司拿B L 5. 在收到 BL 时立刻核对材数与运费和内容有无错误,是否符合。(Bll ) 6.B L 如须预付运费,应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交有关会计,如经理不在, 为争取时间,可凭装押助理签名,即送会计付款,事后由 7. 将押汇文件备妥,待文件齐全后,将全套押汇文件另加出货明细表I ,BL 各 一份连同出口登记本第三联( 稽核 ) 第四联 ( 押汇 ) 交押汇科
44、长,将必要文件转送银行押汇,出口登记 本第三联由押汇科长转送稽核,时间由结关日起不得超过七天,如有延误需写原因,并须扣各经理 8. 押准文件存档联及寄交客户联经由营业助理呈阅主管经理后分别寄出并在存档联上注明“归 9. 押汇科长收到结汇证书连同信汇回条,出货明细表,I 及B L各一份送交有关 打 OOL 视客户或经理需要,装押助理应按所办客户,会同营业助理打OOL三份, 一份由装押助理留存, 收到仓库存货周报表 仓储科须于每周一上午十一时半前将仓库存货周报表送交行政助理,行政助理于午前送交装押 助理,装押助理收到后须填妥LC 期限栏及装船日期栏,并核对数量、唛头、厂商无误后交营业 助理核对,于
45、每周二中午下班前交主管经理转交行政助理,如仓库存货周报表上有错误时须立刻去 申请 L L C 1. 向押汇科长取表填妥,即送主管经理,总经理签名核准交汇科长申请,在开发本地信用状申 2. 押汇时 L L C 货完全出清时 1. 2.L C 核签报关费 1. 核对唛头、件数是否无误,并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批 2. 报关费如超出规定费用时,应签请经理核 二、进出口贸易作业标准化手册( 范例 B) 详见组织系统图18.2.1 图 18.2.1 组织系统图 1. 新产品开发 ( 样品收集 ) 2. 3. 客户询价 ( 电报、信件、电报处理) 4. 5. 6. 7. 生产
46、督促及L C 8. 9. 押汇 ( 出货通知 ) 10. 付款。 业务处理细则 1. 新产品开发 ( 样品收集 ) (1) 业务科取得新样品后,应填写产品卡( 附表 18.2.2) (2) 业务科于每周业务汇报时,就前项新产品提出讨论,经逐项评估,按开发价值分为A、B、C 三类, A类为极具开发价值,B类为有开发价值,C (3) 经评估列为A、B类之产品,赋予正式产品编号,列入产品档。样品拍照存档,样品存放样 品室, 并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品, 产品卡列入次品档,样品存放次品室。 (4) 业务科每月就现有产品,选择过时产品,于每月第一周业务汇报时,提出检查,经评定已 (5
47、) 新产品临时编号共六位数字,分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995 年 6 月 10 日 开发的产品, 临时编号为950610。若同一日开发数种新产品,则于第七位数, 按英文字母顺序编号。 (6) 产品档正式编号共七位数字,第一位数代表,第二位数代表,第三、四、五、 六位数代表序号,第七位数填A 、B分别代表A类产品或B 第一位数填1 代表第一位数填6 2 7 3 8 4 9 5 第二位数填1 2 3 4 5 6 7 8 9 2 (1) 制作公司简介,产品目录( 注明交货期限及付款条件) 介绍新产品( 邮寄新产品目录) (2) 客户开发应选择A (3) 经研讨定案之客户开发计划,应由业务科列入下个月的营业计划( 附表 18.2.3),并按职责 列入个人工作计划(附表 18.2.4) 3. 客户询价 ( 电报、信件、电话处理) (1) 业务科收到客户询价的电报及信件,应即加盖收文戳记,填上收文日期,并依来电或来信 内容,于文件空栏填具处理意见后,将来文大意及处理情况,登记于收文簿( 附件 4) ,将原文呈经 理核阅后,依经理批示内容,回函或回电,并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客 户档 ( 附表 18.2
链接地址:https://www.31doc.com/p-4692626.html