企业怎样做好应付账款管理.pdf
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1、企业怎样做好应付账款管理 传统观念认为, 既然大多数生产要素的市场是买方市场,只要我有购买需求,就会有卖家 找上门来, 与供应商的关系如何并不重要,因此对应付帐款不存在有意识的管理,对帐和尽 可能地延缓支付货款成为应付帐款管理的主要内容。 但是,在目前流行的供应链理论看来,企业与供应商之间决非“ 买” 、 “ 卖” 关系这么简单, 而是一种长期的战略合作伙伴关系。通过与供应链上游企业间的紧密联系和协同运作,充分 利用内外资源, 使供应商有效地参与到企业自身的产品设计、销售预测、 成本降低甚至管理 运作方式的改进等方面,从而创造了一种新型的、能够增强企业核心竞争力的商业运作模式。 加强应付帐款的
2、管理,是维护企业与供应商之间的良好合作关系,保证企业可持续发展 的重要途径。本文从财务管理角度出发,谈谈如何进行应付帐款的管理。 一、规范应付帐款的会计核算 核算是管理的基础和信息来源,错误的核算将导致错误的信息和错误的分析结果,因此 规范应付帐款的会计核算至关重要。 1. “应付帐款 ” 科目的设置与核算 为了保证数据来源的统一性,减少核算级次,对供应商的核算通常只采用“ 应付帐款 ” 一 个一级科目, “ 预付帐款 ” 业务反映在 “ 应付帐款 ” 的借方 (编制会计报表时需根据其余额方向进 行重分类 )。“ 应付帐款 ” 科目借方蓝字反映实际支付(或预付 )的款项,借方红字反映收到供应
3、商退回多付的款项;贷方蓝字反映实际收到的材料或商品,贷方红字反映退回供应商的材料 或商品 ;期末借方余额反映公司实际预付、尚未到货的款项,贷方余额反映公司应付未付的 款项。 “ 应付帐款 ” 科目应按供应商设置明细账或按往来单位(供应商 )核算。 2. 帐务处理及时性要求 在采购业务发生后,财务部门应及时取得货物出入库单据并做帐务处理。在企业实际工 作中,由于货物流转与单据流转并非完全同步进行,做帐的及时性往往很难得到保证;而帐 务处理不及时导致的财务信息的时间性差异,将直接影响应付帐款帐龄分析的准确性。如何 保证物流单据流转的及时与畅通,是企业业务流程管理中应解决的问题。规范应付帐款的 会计
4、核算是进行应付帐款帐龄分析取数的基础。 二、建立供应商基础信息档案 供应商基础信息来源渠道有三种,一是财务部门在财务软件中录入,二是财务部门平时 手工或电脑记载, 三是企业物资采购部门手工或电脑记载。由于各部门对供应商信息需求不 同和财务软件自身的局限性,对于从前两种渠道得到的供应商信息,仍需进行适当的加工才 能加以运用,因此第二、三种渠道相结合,即财务与采购部门配合、在电脑中共同建立和维 护供应商基础信息档案,是较佳的选择。 供应商基础信息的内容视企业管理需要而定,通常应包括以下信息:供应商名称、 供应 商简称 (或编号 )、国别、城市、供货商品类型(或品种 )、开始合作日期、结算币种、结算
5、方 式(细分为转帐、电汇、信用证、现金、预付等)、信用额度、信用期、(预付情况下 )首付比 例、到货比例、尾付比例、运保费承担方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供应商电 话、供应商地址、供应商银行帐号,等等。 应当注意的是, 为了增强数据库之间的有效链接、实现数据的自动归集和汇总分析,必 须保证上述信息中至少有一条(如“ 供应商简称或编号”)与财务软件中的供应商资料完全匹配。 三、创建应付帐款帐龄自动分析表格 为了分析企业对供应商欠款时间的长短,维护企业对供应商的信誉,为资金安排提供轻 重缓急的依据,需要象对待应收帐款客户一样,对应付帐款的帐龄进行分析。传统的 帐龄分析方法是,从应收(付)
6、帐款明细帐中逐笔提取、按客户逐个进行分析,其结果是速度 慢、工作量大、 准确度低, 在客户数量众多、 业务频繁时几乎无法开展。笔者在实际工作中, 总结出一种结合财务软件、利用EXCEL 自动快速地编制应付帐款帐龄分析表的方法:在按 月收集供应商采购额、付款额的基础上,将近几年每个供应商每个月采购额、付款额的数据 反映在同一张工作表中,然后运用EXCEL 函数,自动、快速地编制出各种帐龄时间段金额 分布的应付帐款帐龄分析表(受篇幅所限, 具体编制方法在此省略)。简化的 “ 应付帐款帐龄分 析表 ” 格式如下:序号供应商名称国别产品品种币种信用期 /天 近半年累计采购额近 1 年累计采购额本期应结
7、算金额欠款余额360 天 结合供应商基础信息档案,“ 应付帐款 帐龄分析表 ” 能为我们提供与供应商管理相关的极为有用的数据信息,如企业欠各供应商货 款的时间长短分布、超过信用期的供应商名称和欠款金额、一定时期内各供应商与产品品种 的采购与付款金额等。 四、建立供应商分类管理系统 1. 供应商 ABC 分类法 库存 ABC 分类法同样可以被移植到供应商管理中来:供应商中的少数将占采购总值的 大部份。 (1) 可将所有供应商区分为三个不同的部份: A 类供应商:采购额占采购总额的7080% 、但数量只相当于供应商总数的1520% 。 B 类供应商:采购额占采购总额的1520% 、数量相当于供应商
8、总数的3040% 。 C 类供应商:其采购金额在总金额中几乎可以忽略不计,采购额占采购总额的510% 、 数量相当于供应商总数的6070% 。 (2) 将“ 应付帐款帐龄分析表” 按近半年或近1 年累计采购额由大到小排序,计算出累计 百分数。通常情况下,当累计采购额百分数达到70%时,组成这些采购额的供应商即为A 类供应商 ;当累计采购额百分数达到95% 时,组成70%95% 采购额之间的供应商即为B 类 供应商 ;剩下的属C 类供应商。 (3) 对于不同类别的供应商实施不同的发展策略和控制措施:类别发展策略优先级 内部流程参与度往来记录A 战略同盟,共同成长始终优先溶入到企业内部销售预测、
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