十年审计项目管理经验谈.pdf
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1、1 十年审计项目管理经验 来源:王圆丽的日志 今天,我将给大家讲讲我从业十年中的项目管理的 经验,与其说是培训,不如说是分享与探讨。本次交流的内 容,完全是自己十年的项目管理经验的提炼和浓缩,没有参 考任何一本教科书,任何一篇已发表文章,任何其他人的观 点,全部为自己平常点滴感悟的积累。大家都已经知 道,我即将离开事务所,去一家集团公司担 任财务总监的职位, 应老板之要求在临走前 希望把自己的一点心得与大家进行分享。当 然,我不保证我所说的内容百分百准确,但是这没关系,因 为本来就是交流,大家听后有什么意见,或者在今后的审计 生涯中发现我的观点是不正确的,请一定要记得告诉我,我 们可以坦诚的进
2、行探讨,并且我还十分感激各位对我的指正 和补充。 今天我要讲的内容主要包括如下几点: 1、我的项目管理理解感悟。 2、项目管理的十八大原则。 3、与学习相关的三条格言。 我的十年工作经历,大致可以分为前五年的审计员经历 和后五年项目经理经历,其中有一年是在证券公司担任投行 项目经理的经历。事务所的项目管理与投行项目管理相比, 前者一般参与人员更多,时间短,任务急;而后者则时间跨 度长,任务先松后紧, 并且同一时间会有多个项目同时进行, 因此在项目管理上是不完全相同的,但大多数原则还是通用 的。 2 第一部分、我的项目管理理解感悟 1、项目经理不只是一种称谓,实际上是一种理念,当我们 开始站在项
3、目管理的角度思考问题的时候,就已经是项目经 理了。 2、项目经理一定是管理者,而不仅是业务主力; 3、 项目经理代表的是智力生存,而非体力生存或人脉生存; 4、项目经理的职责是项目计划、项目控制、项目管理的综 合; 5、项目经理的成长是永无止境的,这个成长过程伴随我们 的知识、能力、智慧的增长而增长; 6、 项目经理一定是项目组中最累的角色。 这些感悟,我暂时不展开详细论述,等我接下来就项目管理 的十八大原则讲完,请大家再来对照思考,看大家是否能够 认同我的说法。 第二部分、项目管理的十八大原则 在讲我的项目管理原则之前,我简单的将审计项目管理对象 分为如下三大管控领域: 1、人员与时间管理
4、2、 风险与质量控制 3、人事与公关处理 上述三大领域,我各总结出六条原则,总共为十八大原则, 我称之为项目管理的“ 降龙十八掌 ” ,请大家听完后评价是否 名副其实。 、人员与时间管理原则 先讲人员与时间管理原则,因为接到任何一个项目,就 面临在制定总体审计策略时对人员与项目时间的规划与 管理,所以我就从计划开始说起。 3 原则一、绝无简单项目。 任何时候,你接到一个项目,不管是你的负责经理、部 门经理或合伙人如何强调这个项目风险小,简单,容易做, 你千万别相信这是真话!一切从严要求,以最高级别最高规 格的级别去完成自己的工作,才是正途。 无数血的事实证明, 领导是记不得说过这些话的,如果你
5、希望不会哪天被质控部 追的焦头烂额的话,请相信绝无简单项目。 永远别相信有简单项目,也是对自己工作的尊重。自己 把人生中最宝贵的时间献给了项目,领导却告诉你这个项目 的工作不是很重要,不是在污蔑我们吗?所以,为了对自己 的青春负责,为了对自己的前途负责,我们必须认真对待。 退一万步讲,如果真的是简单项目,我还是建议你以最高级 别最高规格形式去做,这是用公司资源给自己练兵的最好的 方式。如能从平凡中作出出人意料的工作,于自己于下属都 是有益的。 绝无简单项目,就是要你珍惜每一个项目的机会,管理 好每一个项目,要知道未来的合伙人、未来的财务经理财务 总监的素质就是从你管理的每一个项目经验中而来!
6、原则二、绝不开科目底稿。 由于项目经理本身需要对项目风险和底稿质量进行管 控,日常中对企业内外部环境的访谈调查,对财务报表进行 分析,对审计员进行指导和复核,对特殊审计领域的跟踪, 自身需要完成的底稿一大堆,如果还要去做科目底稿,特别 是主要循环的科目底稿,就不可能去谈项目管理和控制了。 否则审计风险和审计质量控制就无从落实。 项目经理自己不负责具体科目底稿,对项目经理自身的 能力实际上是一种全面考验。项目经理需要思考一个问题: 4 在不用自己动手的情况下,如何指导审计员来贯彻自己的审 计思路,完成重要审计领域的审计程序。只有这样,项目经 理就不得不思考项目指导的问题了。 项目经理自己不负责具
7、体科目底稿,对审计员的学习和 提高是至关重要的,只有项目经理不再做主要科目审计程 序,审计员才有可能接触到主要循环和领域的审计,审计员 才有可能得到全面的锻炼,为审计员的成长为未来的项目经 理打下基础,人才梯队才有可能形成。 每个人都有自己的工作位置和职责,自己的事情不好好 做,专门去管别人,把触角深到自己负责范围以外的领域, 是不称职,甚至不道德的表现。 当然,不开底稿不是意味着项目经理就不去涉及实质性 测试,而是以指导的形式进行。个人观点:虽然自己花2 个 小时能做完,还是不如花4 个小时去指导,然后审计员再做 4 个小时去完成。 有些无形价值不是简单用工时价值体现的。 捍卫了事务所的审计
8、系统,培养了事务所审计人才(包括经 理和审计员的双向锻炼) 。 原则三:大胆启用新人。 项目经理敢不敢用新人,实际上反映了自己是否足够的 自信,是对自己的指导和传授能力的考验,是对自己是否形 成了一套审计体系的考验;不启用新人,新人永远得不到锻 炼,回想我们自己的成长经历,不也是一路摸索,一路跌跌 撞撞着走过来的吗? 启用新人,还包括一层意思,就是固定团队内也要常换 岗,不固定岗位,虽然可能丧失少许效率,但长远来看,于 员工于事务所有百利而无一害。 大胆用新人,一定要有同情心。所谓同情,就是多想想自己 5 刚毕业,刚出外勤,刚负责科目底稿时的悲惨场面,那种战 战兢兢,那种无地自容,我想每个人都
9、经历过,所以耐心的 善待新人就是抚慰自己的过去。 大胆用新人,最关键是有耐心。自己理论知识扎实,才 能教别人清晰,如果自己不耐烦,可能还是自己没有清晰和 恰当的表达,所以先自省。千万别表露情绪,否则你一个不 经意的动作可能就伤害了一个幼小的心灵,改变了某个人的 命运。 大胆用新人,表示你对别人的信任,在智力团队内,信 任是最好的鼓励。你相信别人,给别人机会,实际上某种意 义上来说,你就是这个人人生中最重要的人,或称“ 贵人 ” 。 (回想起自己这么多年的工作经历,我是遇到了不少这样的 “ 贵人 ” 的,是他们的鼓励和赞扬,才让自己一直充满信心的 在这个行业中保持进取之心。包括,引我入行的贾老师
10、,一 直视我为兄弟的张工,待我如亲人般的王姐,还有德高望重 的郭老师, 勤恳谨慎的证券公司李总,现在的事务所的黄总、 苏总等等!当然还有视野里的网友,他们的回贴和点评,都 曾经是我勤奋的动力!当然,还有其他一些兄弟的支持,我 就不象奥斯卡颁奖典礼一样罗列了。当然,如果哪天我真的 功成名就的话,肯定会写部回忆录来褒扬下这些人,呵呵! “ 投之以桃,报之以李” ,受到这么多贵人相助,我自己 这些年也发现、鼓励和培养了一些优秀的新人。包括一些现 在已经出国工作的朋友,一些证券公司的朋友,其中有前段 时间在 CPA 之声写了审计工作者总结七:终结篇,再见, 审计! 的 lucklygong ,都被我称
11、为得意门生,呵呵!) 我们每个人无论今后是否从事审计工作,未来的人脉关 系都很重要,在工作中多提携新人,培养新人,实际上就是 6 给自己积累人脉,佛教里面所谓的广结“ 善缘 ” 。所以多与人 为善实际上不仅是道德要求,也是经济价值最优化的考虑。 我今天之所以在这里与大家分享我的武功密笈,成为大家的 “ 一日之师 ” ,也是希望日后还能有缘与在座诸位进行互利合 作的可能。 原则四:勇于承担责任。 下属开的每张底稿项目经理都要看过,保证符合项目经 理心中的标准。不会出现日后底稿不符合要求,把责任推给 下属。事实上,名义上是给下属授权,实际只是官僚和不负 责的表现。 下属真的犯了错,自己也没有及时发
12、现,到了事后就不 能去责怪下属,指正教育可以,但不能在你的上司面前去推 卸责任。这是为人品格和领导艺术问题。当然不是说要包庇 下属,而是该保护的保护,该教育的教育,该指正的指正。 勇于承担责任,实际上就是要求自己经常反思项目管理方式 和方法,要把具体个案上升到方法论的高度来总结,只有这 样自己的能力才可能有质的飞跃。 勇于承担责任是一种生活艺术。我们常说:不与领导争 名(多替领导扬名) ;不与同级争利 (有好的项目多想别人) ; 不与下属争功(有功下面的,过自己担),这样你的人生之 途就会顺利很多。 不争并不是以为着退缩,而是更高级别的争。因为我们 要争的是更高的理想,更广阔的天地,我们不屑在
13、一个茶壶 的世界里争,在这里再兴风作浪,又能掀起多大的波澜呢? 原则五、先紧后松原则。 这个原则实际上很容易理解,与其让事情逼着自己跑, 不如自己逼着事情跑。情势之差异,给人感受和效果都是完 7 全不一样的。对一个项目,越往后实际上杂事越多,纠纷越 多,所以必须保留一个清醒的头脑来处理,比如报表左调右 调,附注改了又改,如果还有很多其他善后事项处理,肯定 就会出大疏漏。 先紧后松还有一个好处:我个人喜欢玩喜欢吃,所以 在出差的项目,到了一个地方之后,好玩的景点,好吃的东 西都想去领略一下,所以为了这个企图,我都会要求项目组 进场就赶进度,然后一起休息一下。并且一般情况下,这也 是项目组共同的心
14、声,因此先紧后松原则为促进事务所和谐 执业,建设和谐社会也是有益的。 原则六、戒急戒焦戒躁 我在执业现场中,发现了一个特点,有许多项目经理容易着 急。着急会引起几个问题: 、容易让自己失去头绪,抓不住工作的主次; 、容易动摇军心,让下属也跟着不知所措; 、最关键是会让你丧失威信,难以服众。 所以现场负责人一定要稳住。发现自己有掌控不了的情 形,一定要及时与领导沟通,协商解决,但是不要表露出自 己的情绪。当然最关键还是充实自己的能力,提高解决问题 的能力。如果自己总能将客户打理妥当,把重大问题解决清 楚,为项目组和谐团结就会打下很好的基础,因为大家都觉 得能从你身上学到东西。 风险与质量控制原则
15、 项目经理最基础的任务就是把控项目风险与质量,人员 与时间管理都是过程管理,而风险与质量管理是目标管理。 接下来我再简单对如何进行风险与质量控制分享下我的个 人经验。 8 原则七、审计思路清晰 审计思路清晰一方面是表现在对审计系统的理解上。目前 审计准则的思路,就是先了解和分析企业外部环境,了解企 业实际经营能力和状况,了解企业经营和管理控制流程;然 后在此基础上对财务报表进行分析,确定重要错报领域,进 而编制审计计划;最后在计划的指导下对内控和帐项进行进 一步的测试,最终得出审定结果的过程。 项目总体控制思路是如此,每个负责具体循环科目底稿的 人在编制自己实质性测试底稿时也要体现这个思路:先
16、调查 描述自己这个科目核算业务内容,核算流程,然后做总体合 理性分析, 再做细致分析, 最后做抽查、 盘点、函证等测试。 项目经理负责总体层面工作,审计员负责科目层面工作, 互通有无,相互印证。 实施人员底稿性质了解了解分析一般程序应对程序 项目经理控制底稿 企业实体与环 境的调查 企业内控流程 归纳 未审计财务报 表分析 监督常规程序 设计特殊风险 应对程序 审计员科目底稿 了解该科目核 算的内容和事 项 描述循环的单 据流 核算流 分析性复核 抽查盘点函 证等程序 实施特殊风险 应对程序 这个表可以这么理解: 第一、每个科目都是一个小的项目,其审计思路与整个企 业的项目管理是一致的; 第二
17、、项目经理通过质量控制程序来同步指导审计员工作 9 的开展。 上述审计准则的审计思路与我们认识事物研究事物的一 般规律是吻合的。即,一方面从宏观层面充分了解,再定量 分析,确定是否具备总体合理性;另一方面,从具体操作层 面了解,并分析,进而详细测试,从概率层面抽查印证。 审计思路清晰另一方面是表现在对审计程序进行分配的 原则上: 分类原则分类 1分类 2说明 科目测试底稿 资产负债表科目更重视余额 测试,清发生额测试。 利润表科目更重视发生 额测试。 一般不对资产负债表做发生额测试, 除长期资产采购和处置外。 高、低估测试 借 方 余 额 / 发 生 额做 高 估 测 试; 贷方余额 / 发生
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