企业文件和档案管理制度.doc
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1、文件和档案管理制度1 目的为加强公司文件和档案的管理,制定本制度。2 适用范围本制度适用于安全生产管理和安全标准化有关的各类文件。3 职责3.1 行政部3.1.1 负责本程序的编制、更改和组织实施,程序文件等管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审批、更改,确保文件的充分性和适宜性。3.1.2 负责各类文件的发放,确保各部门所得到和使用相应文件的有效性。3.1.3 负责体系文件的处置和归档,外来文件的管理。4 工作程序4.1 文件的编写、审核、批准及发放公司规章制度和操作规程等文件的编写和更改、审核、批准及发放按下列规定执行:序号文件类别编写、更改审 核批 准发 放1管理手册行政部及有关部门
2、部门主要负责人总经理行政部2程序文件行政部及有关部门部门主要负责人总经理行政部3作业文件行政部及有关部门部门主要负责人总经理行政部4外来文件按原编号管理行政部负责人管理者代表行政部4.2 文件发放4.2.1 行政部进行文件发放,发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适用的有效版本,并填写文件发放记录,由文件领用人签字确认。4.2.2 若文件使用人因文件破损,严重影响使用时,应交回破损文件,换发新文件,新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。行政部负责将破损文件销毁。4.2.3 若文件使用人将文件丢失,须经部门负责人批准后,到行政部办理申请领用手续。补发文件应给予新的发放号,原发放号作废,由文件管理
3、人员在文件发放记录上注明。4.2.4 外来文件由行政部根据需要发放至各相关部门,并填写文件发放记录。4.3 文件的评审与修订4.3.1 文件的评审4.3.1.1 评审的频次:正常情况下,每年组织评审一次;当出现以下情况时,可随时组织评审。A 法律、法规发生变化;B 生产装置和工艺技术发生重大变化;C 安全生产相关的组织机构发生重大变化;D 管理机构的管理职责发生重大变化时;4.3.1.2 评审组织:文件的评审,本着制订部门组织相评审的原则。4.3.1.3 评审内容A 与法律、法规符合性;B 与企业发展总体水平的相适应性;C 与工艺流程和装置变化的相适应性;D 文件之间的相容性和匹配性;4.3.
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