数据分析实战技能培训-excel使用技能提高分析.pdf
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1、数据分析实战技能培训 Office 技能帮助QQ 群: 24274733(已满) 31366936 讲师:陈理 一、数据录入 数据类型 :单元格的数据类型和单元格内数据的数据类型是独立的 1、在输入数据之前,改变单元格的类型,再输入数据,可以达到输入数据类型和单元格设 置类型一致的结果。 2、在已有数据情况下,并不能通过改单元格格式来改变数据格式。 建议 采用分列的方法(数据分列) ,在最后一步的“列数据格式”进行选择就可以将数 据格式进行改变。 【案例 1】 Excel 里面最多支持15 位数字,超过 15 位后面数字丢失变成0, 如身份证号码等, 不能直接敲,可以选择的方法: 1) 将单元
2、格格式改成文本后再敲数据 2) 建议 英文的单引号 +直接输入 总结:敲之前,单引号;敲之后,用分列 【案例 2】 要求数据是上下行文本类型编号连续的,但输入时长文本格式数据不能通过“拖” 的方式序次增加 发现“文本 +数字”的形式,向下托,数字可以变,可以在需要变和不变的之间敲个空格或 者“ A”等,强制将后面的数据变成数值,再采用“拖”的方式完成数据录入,再用替换的 方法去除加入的多余字符 二、行列转换 【案例1】数据文件中有特殊符号,如何替换特殊符号:将特殊符号ctrl+C ,到替换位置 ctrl+V ,再进行替换 【案例 2】数据行列转换 1、 一列变成多列: 需要借助word ,将数
3、据拷贝到word 文档中,选择“表格转换 将表格转换 成文本(选择段落标记); “表格 转换 将文本转换为表格,选择需要转换的列数; 将转换完成的数据拷贝回Excel。 2、 多列变成一列 借助 word 表格,将数据拷贝到word 文档中,选择“表格转换 将表格转换 成文本(选择段落标记)就可以完成 注意 如果需要保持一定顺序,可以借助先在excel 中用“选择性粘贴”将数据转置, 再进行上一步操作(如果数据块行数不一样时可能有问题); 另外可以使用添加标识的方式,如给数据块中数据添加以数据所在行列的标识(通过函 数 column() 、row() ) ,来定位此列的位置,然后再word 中
4、转换,贴到excel 中再排 序,随后进行分列来完成。 三、利用选择性粘贴,进行数据运算 【案例 1】 某一列数字固定加减乘除另外一个固定数字,如图中所示的一列数据同除以100。 复制固定数字100 选择准备运算的列选择“选择性粘贴”,在“运算”块内选择 相应操作即可。 【案例 2】 如果数据是两列或者两个表,把两列的结果进行加减乘除运算,结果放到第一列。 复制被预算数字列选择准备运算的列选择“选择性粘贴”,在“运算”块内选择相 应操作即可。 【案例 3】利用“选择性粘贴”将交错的两列数据合并。 “选择性粘贴选择跳过空单元;这样对于前一列数据空的地方不贴,只粘贴存在的数 据。 四、定位空值 【
5、案例 1】数据如下图所示,要求第一列空格处填充向上的内容 选中需要填充数据的区域,选择“编辑定位 定位条件 空值”; 选中所有空格后,直接 输入公式(注意不要再点击单元格,已经选中区域了),随 后 ctrl+enter(目的是在选黑区域内输入相同内容); 用选择性粘贴将公式变为数值,便于以后计算。 五、选择不重复记录 【案例 1】选择不重复记录 选中需要进行不重复记录的数据区域“数据 筛选 高级筛选”; 按照下图“选择不重复的记录”; 得到的结果是将重复的纪录隐藏的方式,选择“可见单元格按钮”,将数据复制到 新的工作表中。完成。 如果需要恢复所有数据:“数据 筛选 全部显示” 不同需求时,注意
6、和排序结合使用 “可见单元格按钮”显示在菜单栏的方法: 右击菜单栏,选择“自定义”,如下图所示 将选定的按钮拖到菜单栏上 阶段练习一 下表转换,转换成下图中右边的格式。 做法与步骤: 多列变一列: 将除表头外数据拷贝粘贴到word 中, 参照上面的做法将其变成一列, 替换掉空格后,拷回excel 空值中填入上一行值:将是号码的数据在前一列标示出来(用 if 函数) ,然后再用 选中空格进行相同公式输入,将首行均为号码的进行筛选删除。 注意:操作过程中,定位可能不成功,将公式运算后的结果粘贴成数值,或者用分列完成。 阶段练习二 对“号码”该列记录相同的进行汇总。做法如下: 再采用排序,筛选不重复
7、的,得到最后结果。 六、Excel常用函数 1、文本处理 left、right、 mid、len、 rept、find (找的内容,在哪里找)找指定在指定单元格中出现的位 置 Find 函数:在字符串中查找某字符所在位置,如果出错,则是没有该字符 Left 函数: Rept 函数:加几位固定数字 2、数字函数: Round(数字,小数位数) :四舍五入 Roundup(数字,保留小数位数):有数就入 Rounddown(数字,保留小数位数):有数就舍 Rand() , 01 之间的随机数 【案例 1】头 60s 算 3毛钱,后面每6s 算 1 毛钱,不足6s 算 6s =IF(通话时长 透视表
8、 外部数据 获取数据 如果出现以上情况,将选项中的系统表选中。 选中表格,生成透视表。 透视表有四个部分:页字段、行字段(汇总依据)、列字段(汇总依据) ,中间(汇总) ; 对于汇总后的数据还可以修改和刷新: 可以对汇总数据部分点击右键,选择字段设置; 双击汇总数据可以看明细 数据透视表相当于数据库的交叉表查询 透视表位置选择右键,选择“刷新”(当数据源改变时可以直接刷新) 如果想周期更新数据透视表,做法如下图。 【案例 1】利用透视表可以直接计算百分比,如下: 【案例 2】利用透视表,可以汇总数据 右键组及显示明细数据 每一种价位的总数量,同样上述方法,选择步长 注意:在数据的同一个文件做透
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