XX公司信用(合同)管理制度.docx
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1、第 1 页 XX 公司信用(合同)管理制度 特征码 OGRHMoaMPVSHsIPUoKOt 一、法律法规学习制度 1、制订学法的内容、时间安排计划表,组织人员定期进行合同 法律法规的系统学习,并做好每次学习记录。 2、公司经理、各部门负责人必须带头参加合同法律法规的学习。 信用(合同)管理人员、销售、供应、财务等部门业务人员必 须经过合同法规的系统培训和考核方可从事该项工作,取得合 格证书;专、兼职信用(合同)管理员还必须取得信用(合同) 管理员培训合格证书方可从事合同管理工作。 3、公司分管信用(合同)工作的负责人,部门分管信用(合同) 负责人及信用(合同)管理员应当定期组织活动,结合信用
2、 (合同)管理中碰到的实际问题,学习新法规,解决新问题, 不断提高信用(合同)管理水平。组织研讨会,案例分析会等, 并做好局面记录。 二、信用(合同)管理机构、人员岗位责任制度 第 2 页 、信用(合同)管理机构职能: 1、负责组织宣传、贯彻合同法律法规条例,培训信用(合同) 管理人员和业务人员,依法保护企业的合法权益。 2、制订、修订本矿信用政策、信用管理制度、办法,组织实施 信用管理工作的考核。 3、对客户进行资信调查,建立客户信用档案,并进行动态化管 理。 4、客户授信管理:进行客户信用审批,跟踪客户,定期对客户 的信用状况进行统计分析。 5、应收账款管理:控制应收账款平均持有水平,日常
3、监督应收 账款的账龄,对潜在的不良账款及时采取措施,防范逾期应收 账款的发生。 6、欠账处理:建立标准的催账程序和一支工作高效的追账队伍, 及时制定对逾期应收账款处理的方案。 第 3 页 7、利用征信数据库资源,帮助销售部门开拓市场。 、岗位责任制度: 1、法定代表人的主要职责: 、加强信用管理工作,支持信用(合同)管理机构开展工作, 解决信用管理工作中的重大问题。 、授权委托合同承办人员对外签订合同。 、根据具体情况,对本公司合同承办人员进行考核、奖惩。 、定期了解合同的签订、履行情况。 2、信用(合同)管理机构负责人的主要职责: 、组织合同法律法规的宣传、培训,组织信用管理研讨会、 案例评
4、析会。机构开展工作,解决信用管理工作的考核。 、制订、修订本矿信用政策、信用管理制度、办法,组织实 施信用管理工作的考核。 第 4 页 、统一办理授权委托书,严格管理本公司合同专用章的使用。 、制止本矿或个人利用合同进行违法活动。 、日常监督、分析应收账款账龄,防范逾期应收账款的发生。 、建立标准的催账程序。 、汇总、分析客户信用数据,向有关部门提供咨询服务。 、协调与供销、财务、技术等部门的关系。 3、信用(合同)管理员的主要职责: 、协助合同承办人员依法签订合同,参与重大合同的谈判与 签订。 、审查合同,防止不完善或不合法的合同出现,保管好合同 专用章。 第 5 页 、审查合同履行情况,协
5、助合同承办人员处理合同执行中的 问题与纠纷。 、登记合同台账,做好合同统计、归档工作,汇总合同签订、 履行以及合同纠纷处理情况。 、发现不符合法律规定的合同行为,及时向信用(合同)管 理机构负责人或本矿分管领导报告。 、参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。 、定期向信用(合同)管理负责人汇报信用管理情况。 、负责客户档案管理与服务。 、参与商账追收。 、配合有关部门共同搞好信用管理工作。 4、供销部门的主要职责: 、依法签订、变更、解除本部门的合同。 第 6 页 、严格审查本部门所签订的合同,重大合同提交有关方面会 审。 、对所签合同,认真执行,并定期自查合同履行情况。 、在合同履行过程中
6、,加强与其它各有关部门联系,发生问 题及时向信用(合同)管理机构信用(合同)管理员通报。 、做好本部门合同的登记、统计、归档工作。 、参加本部门合同纠纷的处理。 、配合企业信用(合同)管理机构做好信用(合同)管理工 作。 5、财务、技术部门的主要职责: 、加强与供销等有关部门的联系,及时通报合同履行中的应 收应付情况。 、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理 第 7 页 建议。 、解决合同履行中有关技术方面的问题。 、依法签订、变更、解决技术合同。 、负责本部门合同的登记、统计和归档工作。 、配合企业信用(合同)管理机构做好信用(合同)管理工 作。 、信用(合同)管理员考核与奖励
7、 1、考核范围:本矿专职或兼职信用(合同)管理员。 2、考评时间:公司每年组织一次考核评审活动,在对各有关部 门信用(合同)管理工作检查基础上进行考核。 3、考核内容 序号 考核内容 应得分 第 8 页 一 1、 掌握合同的有关法律、法规的应知应会基础知识。 2、 认真参加部门或公司举办的业务和有关法律法规学习。 3 5 二 1、 检查所签订合同符合“三性”合法性、真实性、可行 性。 2、 检查所签订合同符合“五审查” (对方主体是否合格、授 权代理是否合法、资信是否有保证、经营范围是否超出、合同 结算方法和程序是否符合规定) 。 3、 检查除即时清结外,是否签订了局面合同。 4、 检查使用各
8、类合同文本的正确性和合同内容合法、条款 齐全手续完备。 5、 检查签订合同人员的有效代理范围和权限。 6、 检查杜绝无效合同的出现。 3 第 9 页 3 3 6 4 4 三 1、 检查有关合同审查表的办理和送审,内容是否齐全, 手续是否完备。 2、 定期或不定期与业务员对账。 3、 经常督促合同的履约行为。 第 10 页 4、 全面了解本部门的合同履行情况。 5 6 5 6 四 1、 检查本部门的合同变更、解除手续的及时办理和手续 齐全。 2、 协助做好信息反馈和信访工作。 6 4 五 1、 建立合同台账。 2、 检查合同台账的登记质量(台账登记及时、正确、全面) 。 3、 检查合同章的使用和
9、保管。 第 11 页 4、 做好有关资料的保管和归档工作。 6 10 5 6 六 1、在信用(合同)管理上有创新的典型事例(包括运用计 算机管理等事项) 。 10 合计 100 4、考核部门: 信用(合同)管理机构为本公司信用(合同)管理员的考核评 审工作的管理机构。 获奖名单由考核部门根据考核内容进行考核评审后报法定代表 人批准。取消资格的审批程序由考核部门将名单及考核依据报 法定代表人批准。 第 12 页 5、奖惩方法 信用(合同)管理员的奖励等级设三等:即先进、优胜和表扬; 获奖者以精神鼓励为主,并分别给予适当的物质奖励。 、获先进名单从考核总分在 95 分以上者中产生。 、获优胜名单从
10、考核总分在 9095 分者中产生。 、获表扬名单从考核总分在 8090 分者中产生。 信用(合同)管理员的惩处方法: 、凡考核总分首次达不到 60 分者,由部门分别给予教育、帮 助和扣发奖金。 、凡考核总分两次达不到 60 分者,取消信用(合同)管理员 资格。 、凡利用合同从事违法违纪活动者,取消信用(合同)管理 员资格并按情节轻重,追究其行政或法律责任。 第 13 页 三、法人授权委托及合同签订前的评审制度 一、法人授权委托管理制度 (一)被授予“法人委托书”者的条 件 1、必须是本公司生产经营活动中确需签订合同,并具有经 济工作经验的有关人员。 2、必须经过中华人民共和国合同 法培训,考试
11、合格,并经工作业绩审查合格 3、能够遵纪守法,执行好国家各项法令、法规和本企业的 规章制度。 (二)“法人委托书”的申请程序 l、凡申请持证者,先由申请部门向信用(合同)管理机构提 出申请,填写“参加合同法培训人员登记表” 。 2、由信用(合同)管理机构统一组织申请持证者参加工商行 政管理部门举办的合同法培训班,并参加考试。 3、考试合格后,申请部门按信用(合同)管理机构要求填写 “法人委托书申请审批表” ,并对其工作业绩进行考核审查,再 经公司人事部门和信用(合同)管理机构审核后报公司法定代表 人批准,签章颁发授权证书。 第 14 页 (三)“法人委托书”的管理 l、信用(合同)管理机构负责
12、“法人委托书”的中请审核、 证件办理销登记、遗失声明和监督检查等管理工作,并为公司 归口管理部门。变更、 2、本公司颁发的签订合同的“法人委托书” ,采用由省工 商行政管理局统一印制的“法人委托书”文本,在有效期限内 可连续使用,但有效期限最长不得超过两年。 3、凡不持有“法人委托书”因特殊情况需对外签约者,由 所在部门向信用(合同)管理机构提出申请,经法定代表人批准, 由信用(合同)管理机构具体办理一事一委托的临时“法入委托 证明”事宜;未取得“法人委托书”及“法人委托证明”的其 他人员一律不得对外签订合同。 4、凡持有“法人委托书”对外签订合同者,必须严格遵守 本公司制定的信用(合同)管理
13、规定和相关的配套制度,做好合 同台帐记录,以备考查。 5、凡发生下列情况之一者,必须办理变更或核准注销手续: 第 15 页 (1) “法人委托书”授权内容变更; (2)证件有效期届满,不再续展; (3)持证人因工作变动,不再对外签约; (4)持证人因调离本公司、退休或死亡; (5)持证人因违反本公司管理制度,情节严重需撤消“持证 人”资格 (6)持证人擅自涂改授权内容、转借和弄虚作假撤消“持证 人”资格 6、经颁发的“法人委托书”如有遗失,持证人应书面向本 部门领导报告,并将本部门批示意见送信用(合同)管理机构, 由信用(合同)管理机构向法定代表人或信用 (合同)管理领导小 组报告后,根据情况
14、酌情处理。 7、凡核准注销人员的“法人委托书”证件,由所在部门负 第 16 页 责收回交信用(合同)管理机构统一处理。 (四)责任 1、各部门应加强对持证人的教育和管理,凡发现严重违反 本公司有关制度规定签约或利用证件进行违法活动,以及失职、 渎职等给公司带来重大损失者,应依法追究责任,同时注销证 件。 2、持证人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订 合同围和授权权限发生的纠纷,其经济及法律责任由持证人承 担。如因超越授权范 二、合同签订前的评审制度 合同签订前实行评审制度。合同评审机构设在信用(合同) 管理机构内部,组成人员包括主管副总、信用(合同)管理机构 负责人、信用(合同)管理员
15、、合同承办入、供销、财务部门负 责人等。 (一)合同评审程序 第 17 页 1、合同承办入将合同草本及相关资料交信用(合同)管理员 初审: 2、信用(合同)管理员填写合同评审表中初审记录交信用 (合同)管理机构负责人审批,签署审批意见。 3、特殊重大合同,由信用(合同)管理机构负责人组织有 关部门进行会审 (合同)管理员汇总各部门会审意见后交信用 (合同)管理机构负责人签署意见主管经理批准实施。 4、信用(合同)管理员将合同评审表归入该合同档案。 (二)评审内容 l、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。 对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章 的公司法人营业执照或营业执照的
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