[推荐]如何标引公文主题词.docx
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1、第 1 页 推荐如何标引公文主题词 特征码 AYsCcURxYNyMqPKrcouB * 主题词是指能表达文件基本内容并经过规范化处理的 名词术语。制定统一的词汇和规则,是为了方便标引文件主题 词和利用主题词检索文件。 一、主题词的选词原则 主题词的选词是编制主题词表的基础;主题词以名词为主, 概念必须清楚、确切,具有实际检索意义。形容词、数词、量 词一般不选作主题词,动词和虚词不能作为主题词。编写省公 安厅*主题词的原则是: 1,着重选用公安工作范围内的基本名词术语。 2选用各项业务工作中经常出现的具有检索意义和使用频 率较多的名词术语。 3在过去文件中经常出现的,但现在不常用的名词术语不
2、第 2 页 选用。 二、主题词标引规则 1、主题词要能够直接地、客观地反映文件的主题。如“公 共娱乐场所消防安全管理”这一中心意思,主题词可标引为消 防安全管理 公共娱乐场所 2、主题词标引一般应按照公安主题词表中的词标引, 如果主题词表中确实没有专指的词来标引时,按照主题词的选 词原则,可自由选用适当的词来标引,但第一个主题词必须选 用主题词表中的词。如:关于大中城市公安局普遍建立 110 报警服务台的通知主题词:“治安 报警服务台”其中的报 警服务台为自由标引。 3、一个文件涉及几个业务部门,主题词的标引以主办部门 为主。如省厅一处起草的关于台胞来大陆探亲旅游几个问题 的通知 ,主题词:“
3、政保 出入境管理 治安 台湾同胞” 。 4、一个业务部门的文件涉及本部门的几项业务工作,主题 词应按文件内容的主次排列。 5、人名、地名和组织机构的名称一律自由标引。人名标用 全称。省(含自治区、直辖市)、市、县只标引名称,如:广东、 深圳、增城,不写“省” 、 “市” 、 “县”字样。机构名称标引标 准简称。 第 3 页 三、主题词的应用范围 凡是以省公安厅或省厅办公室名义行文的*,除明传电报、 密码电报外,都必须标引主题词。由本厅主办与其他厅局联合 发出的*也必须标引主题词。 四、主题词标引程序和其他注意事项 1、*主题词由文件拟稿人在起草文件时标引,并把这项工 作列为办文的必要程序之一,要求根据文件的基本内容,直接 地、全面地、客观地揭示出文件的主题概念,切忌只按文件的 标题进行标引。各业务部门的负责人在审核文件时必须同时审 核主题词。 2、主题词标引在文件、函件末尾、抄送单位之上,两个主 题词之间空一格。 3、一个文件的主题词一般可以有 2 个至 4 个主题词,最多 不得超过 7 个。 4有些词是几个部门共用的,如:“敌情” 、 “社情, “涉 外案件” 、 “警容风纪” 、 “装备”等,只编在一个部门里,其他 部门在标引时,均可参照使用。 *
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