人事行政工作手册.pdf
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1、人力资源部完全操作手册 第 1 页 共 28 页 1 人 力 资 源 部 完 全 操 作 手 册 人力资源部完全操作手册 第 2 页 共 28 页 2 参与岗位与行业 人力资源部 行业类别 人力资源部完全操作手册 一、 总则 1.1 为规范人力资源部员工的操作行为,指导各岗位员工有效开展工作,提高专业技能,稳 定提高工作业绩,特制订本手册。 1.2 本本手册规定了人力资源部员工的日常工作、工作要求、工作步骤是人力资源部每位员 工必须遵循的行为准则。 二、每日工作 - - 班前安排 2. 1 上班前工作:每日安排人员进行检查。 2.1.1 劳动纪律检查:对公司上班前员工打卡情况进行监督,并到各部
2、门巡查各部门到岗情 况,对异常情况进行记录。 2. 1.2 办公室巡查:对公司办公区域(包括会议室、洗手间)的卫生、办公桌面的整洁、固 定资产完好情况、消防设施及安全通道进行坚持检查。 人力资源部完全操作手册 第 3 页 共 28 页 3 三、每日工作 - - 每日早会 每天早上 8:30 召开每日早碰头会。 2.1.1 参加人员:在盐田人力资源部全体员工,包括前台文员、司机、助理、主管。 2.1.2 员工汇报上日工作存在的问题、公司各部门反映问题的处理结果及汇报、须与其他部 门沟通和配合的地方,包括员工的入离职、新人的跟进、办公室的日常管理,及后勤 事宜。 2.1.3 员工上日本职工作的总结
3、和本日工作安排。 2.1.4 周一早召开周会,总结上周工作 四、每日工作 - -前台工作 4.1 接听转接电话 4.1.1 电话接听必须保证电话铃响三声内接通电话. 4.1.2 接通电话注意说话语气温和、口齿清晰、热情礼貌、用语规范:接通时必须说 :“您好 , ,请问您找个哪个部门 ,哪位”, 转接时要用“请稍等” 。 4.1.3 当转接电话正在通话时,要用“麻烦你过几分钟打过来或如果方便的话请留下您的姓 名和电话号码,我让XXX 小姐/先生复电给您”。 4.1.3 当所接部门无人接听 ,电话回转到前台时前台文员必须给客人说:您好,请问是否方便让 我转告 ?或者“我能帮助您吗”? 4.1.4
4、注意事项:转接电话时不能使用免提功能。禁止其他人员用总机联系工作。 4.2 来访客人接待 4.2.1 当来访客人到前台时 ,前台文员必须起身站立接待,微笑示意、礼貌用语、语言规范: “您好,请问您有预约吗? 4.2.1.1 对于预先有预约的客人,应及时转告被访人并引座、倒茶。 4.2.1.2 对于预先没有预约的客人,应问清情况,特别对于指名候见公司某领导的,必须了 人力资源部完全操作手册 第 4 页 共 28 页 4 解清楚其身份、电话等基本情况,并转告该领导,征求该领导的同意,若领导不同意 受访,应婉言谢绝并起身送客。 4.2.1.1 对于一般客人,如:快递公司来送快递的客人应礼貌相迎,及时
5、办理。 4.2.1.2 来访者离开后,前台文员必须立即整理接待室。 4.2.1.3 非业务来访者,未经公司许可,不得接待(包括公司员工之亲戚朋友)。 4.3 员工出门的监督和系统考勤的核查 4.3.1 员工出门的监督 4.3.1.1 员工上班时间出门须有外出申请单 、 请假单出差单,经部门主管 / 经理签名, 方可有效。 4.3.1.2 当员工未持符合手续的出门单出门时,须问清情况,进行记录。 4.3.2 考勤异常情况的核查 4.3.2.1 每日下午 3 点前对员工的打卡情况进行查看,核对当日考勤,对异常情况进行核实。 4.3.2.2 每日下班前将外出单情况进行整理,并输入电脑系统。 4.3.
6、2.3 每月 5 日前由前台做出上月公司员工考勤月报表,并在宣传栏里张贴, 2 天之后取 下。如无异议上报,如有异议,在2 个工作日内核实后上报。 4.4 报纸的收放及管理 4.4.1 每日上午 11 点到楼下将当日报纸取来,放到规定的报架上按时间顺序夹好,每周六更 换一次,并将旧报纸收好,放在规定地方。 4.4.2 员工查阅报纸上的信息只能在小接待室进行,前台应随时监督到位。 4.5 快递及其他单证的收、发、转 4.5.1 快递和其他单的接收、发送与分发必须进行登记签名。 4.5.2 快递的发送:员工因业务需要发送快递,前台必须填写快递单发出记录表,将“客户 联”妥善保管,并对发生费用进行统
7、计,每月十日前将上月快递费用月报费用统 人力资源部完全操作手册 第 5 页 共 28 页 5 计表交财务。 4.5.3 快递接收及转发: 外来快递前台在接收时必须填写快递单接收分发记录表 在第一时间 内进行分类登记,登记时应分清是月结还是到付,及时通知有关人员领取并签名。 4.5.4 备用金准备:前台文员到财务借300 元现金,作为现付快递或其他之用。 4.5.2 对于月结的快递必须做月结快递费用表,并及时报账。 4.5.3 对于到付的快递应及时确认,每两周报销一次费用。 4.6 会议室及其相关附属物的管理 4.6.1 会议室的管理 4.6.1.2 会议室安排:会议室的使用实行登记备案制,前台
8、必须对会议室使用情况进行登记, 当日会议较多且会议时间发生冲突时,应首先安排公司会议, 再安排部门会议, 并及时 与其部门经理进行沟通; 4.6.1.3 会议室卫生管理:会前检查卫生,会后清理杂物; 4.6.1.4 会议室物品管理:每日下班前必须对会议室的物品进行清点,对于存放在会议室的物 品应的领用应及时登记入账,领用手续齐全。 4.6 文件资料的打印 4.6.1 对于安排前台打印的文件,前台必须迅速及时的完成,确保打印文件的准确。 4.6.2 前台打印文件时对文件资料的内容必须保密,不得将涉密内容文稿任意放在台面上,打 印时因特殊情况要离开必须将文件收好。 4.6.3 文件资料打印完成后必
9、须将件亲手交给起草人,并在征的起草人同意后对电子文进行响 应处理。 4.7 保管物品盘点 每月 5 日前协助总务后勤主管对办公用品进行盘点,核实库存; 并出具上月后勤用品 使用及库存报表;做到帐、实相符。 人力资源部完全操作手册 第 6 页 共 28 页 6 4.8 通讯费用统计 每月 8 日前到电信公司打单, 10 日前完成上月通讯费用月报 4.8. 其他事项 4.8.2 金鱼缸灯的开关 金鱼缸必须早上上班打开,晚上六点后关灯。 4.8.3 饮用水的安排: 前台根据用量情况进行订送 4.8.3.1 大桶水订送:通常情况下每两天订送一次,每次送四桶。 4.8.3.2 小瓶水的订送:用完即订,通
10、常情况下一星期订送一次,一次两箱。 4.9 须填写或上报的报表 快递单接收分发记录表- 备查表 快递单发出记录表 -备查表 快递费用月报 -备查及报账附件表 员工考勤月报表 -上传报表 来客来访登记表 - 备查表 矿泉水用量及费用表 - 备查及报账附件表 纸巾用量表 - 备查及报账附件表 快递费用分类登记表 - 备查及报账附件表 五、每日工作 - -人事工作 5.1 招聘计划的编制 5.1.1 每日根据公司组织架构图 ,各部门、各岗位的定员定岗,岗位空缺、公司拟新增岗位 编制人力资源需求计划,写清基本任职条件,报公司领导审批。 5.2 招聘 人力资源部完全操作手册 第 7 页 共 28 页 7
11、 5.2.1 网上招聘 5.2.1 招聘计划经领导审批后,在网上发布招聘广告:“人才热线网址: . 所发布的信息须每在三天刷新日期,保证招聘效果; 5.1.3 每日早上人事文员 / 助理打开电脑进行相关简历的收集,交经理进行初步筛选后打电话通 知相关应聘者到公司面试, 在简历上写明通知情况, 并做面试报表。 重要岗位须公司总经 理面试的须提前与总经理预约面试时间,再通知。 5.2.2 现场招聘 5.2.1 根据各部门职位申报情况,公司不定期安排到人才大市场招聘或参与专场招聘。 5.2.2 办理上述招聘须经公司领导批准后,提前申报招聘展位,并报送招聘职位报表。 5.2.3 招聘前一日须对临时增加
12、的职位要求进行准备,并办理招聘借款和安排次日招聘用车, 并通知次日参加招聘人员。 5.2.4 招聘当日参加招聘人员根据职位要求认真进行初步简历筛选,开出面试单, 在简历上写明 通知情况,并做面试报表。重要岗位须公司总经理面试的须提前与总经理预约面试时间, 再通知。 5.3 其他形式的招聘 5.3.1 媒体发布:在各报刊杂志上发布招聘信息,招聘职位为高级职位; 5.3.2 张贴广告:在盐田社会信息栏张贴招聘信息,招聘职位为操作岗位; 5.3.3 学校招聘:通过校企合作方式,招聘职位为储备人才和专业人才; 5.4 面试 5.4.1 通知人员面试后,人事助理应及时做好面试准备工作,如面试表格、考试题
13、目的准备等。 5.4.2 面试当天人事文员应按照 “先来后到” 的原则安排同一岗位应聘人员面试顺序,并通知面 试主考官进行面试。 5.4.1考试: 人事助理应安排应聘人员进行考试,根据不同的职位从题库中选择不同的题型。考 人力资源部完全操作手册 第 8 页 共 28 页 8 试时间一般在 30 分钟左右。书面考试占30% 。 5.4.1.1 题库中考试题目由人力资源部和各部门经理共同制订。 5.4.2面谈: 人事助理对于考试完成的应聘人员按考试交卷的先后顺序安排面谈,面谈时间一 般在 10-45分钟左右。面谈占70%。 5.4.2.1 人力资源部经理根据职位要求,就应聘者的“求职意愿、离职原因
14、、工作经验、基本技 能、基本道德观念”等进行了解,对应聘主管以上岗位的人员进行管理技能测试,做出 基本评价。 5.4.2.2 用人部门经理根据岗位专业特点对应聘者的专业技能进行系统、详细的询问和测试,并 做出详细评价。 5.3.2.4 在部门面谈的基础上,对于重要的岗位,人力资源部提交公司领导进行面试。 5.3.3 面试完成后, 人力资源部进行对简历进行重新整理,对于面试合格人员应与公司领导就薪 资和其他相关事情进行确认。 5.4 录用 5.4.1 拟录用人员工作背景调查:主管或同职岗位由人事助理进行,如实记录调查情况。 5.4.2 由经理对拟录用人员进行确认: 普通岗位与部门经理确认, 主管
15、以上岗位须与公司领导确 认。 5.4.2 拟录用人员确认后, 须打电话通知相关人员, 经理以上的职位由经理通知,主管及以下岗 位由人事文员 / 助理通知。 5.4.3 报到当日办理正试录用手续(入职手续) 。 5.5 办理入职手续 5.5.1 基本资料的办理 5.5.1 新员工来公司报到时 ,须备齐下列资料到人力资源部人事助理处填写入职登记表,办理入 职手续。 人力资源部完全操作手册 第 9 页 共 28 页 9 5.5.1.1 个人简历一份 ; 5.5.1.2 一寸照片 2 张; 5.5.1.3 身份证 ,学历证 ,职称证、英语等级证、健康证、社保卡等相关证件复印件各一份; 5.5.1.4
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