采购管理手册(修改).pdf
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1、采购管理手册 一、编制目的:本规定主要阐明基本的采购业务程序,促进采购工作的合理运作。 二、定义:指接受采购申请后,从公司外筹措物品或劳务的行为。 三、适用范围:公司使用的原材料(A类) 、重要辅助材料(B类) 、一般辅助材料(C类、 D类) 、备品备 件、办公用品、零星采购或技术服务的采购作业,均适用本规定。 四、采购政策: 1、 本公司对物料供应采用集中及分散结合(即混合制)的采购制度。 2、 公司对储备性物料采用预购备用方式,对非储备性物料采用现购现用方式。 3、 本公司采购从业人员应保持客观公正的态度对供应商采用询价、比价、议价或投标方式办理。 4、 每批采购除因单一货源限制,应以指定
2、三家以上供方询价为原则。 5、 本公司采购是订立长期或短期合同方式、应以公司利益最大化来综合考虑。 五、采购授权: 1、 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。 2、 采购员应当在职权范围内,按照审批人的批准办理采购与付款业务。 3、 对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,采购员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级 授权部门报告。 4、 采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。 六、采购作业流程:采购工作流程大致按以下三个流程划分:长期合同采购作业流程A、长期采购作业流 程 B、低值易耗品采购作业流程,具体分述如下。 1、 长期采购合同作业流程A: 适用于非
3、生产性材料采购:如:办公用品、电脑、耗材、检验维修或工具保养或劳务的采购工作(流 程一) 相关部门及责任: (1)采购预测计划发放 申请部门在规定时间必须拟定相应的物料采购预测计划报采购部,不允许超计划采购。 申请规格参考必须详细清楚、以避免误购。 一般申请部门不能指定供应商,若需要指定供应商,请在采购单中注明原因或联系办法,并获得 部门主管或主管总经理批准。 (2)报价邀请:收到采购计划申请后,采购员开始选择合适的供应商报价,具体参照以下规定操作: 采购价值(年度)报价方法及要求 1000RMB 100000RMB 以询价单方式 100000RMB以上三份密封报价 已有长期协议直接执行 若为
4、单一货源,采购部必须提供相关证明并获得批准 以上方式须有三家以上的供应商 相同的标准 统一形式报价、招标文件 (3)比价、议价或开标、评标 由采购部根据以上报价方式按以下进行 比价议价:在相同质量标准情况下选择低价。 开标评标方式:传真或密封件投标书收到后,由采购部召集申请部门、采购经理、财务部三方共 同开标。 开标通常以报价最低的供方作为签约合作的供应商。 若开标发现所有的报价无法接受或不符合技术标准要求,采购部和相关人员签明意见,报主管总 经理重新获准,重新按竞标流程实施。 (4)供方选择批准的申请 如果有以上理由选择确定供应商,采购部必须准备一个申请批准表格(附表),并注明选择的理由,
5、呈请总经理批准。 (5)长期合同的报批、签定 采购部根据已批准供方选择表,必须和申请人联系规格或计划是否有变化,若确定采购之后,参照 以上采购合同授权批准人报批。 长期合同抄送相关授权执行采购业务部门(物流部)、财务部 长期合同期限一期为6 个月以上。 (6)采购订单发放、入库验收、申请付款 相关授权部门根据采购部签订的长期采购合同自行发放订单进行采购,并根据合同相关质量规定进 行验收并自行办理付款。 (7)合同执行结果的评定 采购部每三月调查并监控长期合同的各类项目价格,并会同授权采购部门、申请单位共同评定其价 格、质量、服务情况,以便作为下次长期采购合同延续签定或供应商更改的依据。 2、长
6、期采购作业流程B 适用于生产材料的采购,如:A类原材料、 B、C类辅助材料的采购工作(流程二) (1)长期采购作业流程B 采购计划预测合同签定、报备和长期采购作业流程A相同。 其后流程按以 下操作。 (2)采购订单由采购部自行发放(见表格) 采购订单相关技术标准、价格按长期采购合同。 每批采购订单制定的依据为物流部计划员制定的采购计划(经审批),原则上不允许超计划采购, 超计划采购必须经与计划员沟通后提交总经理审批。 若标准更改则需要重新按流程签定合同。 (3)入库、检验、申请付款 A类材料:由采购部督促供方交付并自行入库、申验并请款。 B、C、D类材料:由采购部督促供方交付,物料中心办理入库
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